商貿企業(yè)財務管理核心制度

商貿企業(yè)財務管理制度一、財務檔案管理制度為加強會計檔案管理，特制訂本管理措施。

1、本企業(yè)會計檔案包含：會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計匯報、審計匯報、驗資匯報、資產評定匯報、財務管理制度和和經營管理相關其它關鍵文件，如協(xié)議、章程等多種會計資料。

2、會計檔案保留。

財務部應有專員負責保留會計檔案，定時將財務部歸檔會計資料，整理裝訂后按次序立卷登記。

會計檔案保管期限為永久保留和定時保留兩類。

會計檔案應該在會計機構內部指定專員保管。出納人員不得兼管會計檔案。

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，股份企業(yè)財務部同意，并報上級相關部門同意后實施。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由股份企業(yè)財務審計部相關人員共同參與，并在銷毀單上署名或蓋章。

3、會計檔案借用。

財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必需按要求次序立即歸還原處，若要查閱入庫檔案，必需辦理相關借用手續(xù)。

企業(yè)內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必需經本單位領導同意證實，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員具體登記查閱會計檔人工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

會計檔案通常不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，必需經財務部經理同意，并限期歸還。

4、因為會計人員變動或會計機構改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

5、本措施適適用于企業(yè)總部、分企業(yè)、下屬全資及控股企業(yè)。

6、會計檔案保管期限

會計檔案保管期限，從會計年度終了后第一天算起。會計憑證類:

(1)、原始憑證、記帳憑證、匯總憑證

(2)、銀行存款余額調整表和銀行對賬單5年

會計帳簿類：

(1)、日志帳

其中：現(xiàn)金和銀行存款日志帳25年

(2)、明細帳、總帳、輔助帳

(3)、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年

會計報表類：

(1)、關鍵財務指標報表（包含文字分析）3年

(2)、月、季度會計報表（包含文字分析）5年

(3)、年度會計報表（包含文字分析）永久

其它類：

(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久

(2)、財務成本計劃3年

(3)、關鍵財務會計文件、協(xié)議、協(xié)議永久二、資金管理制度

1、現(xiàn)金管理

(1)、現(xiàn)金科目設兩個子目---貨款戶和費用戶。

(2)、出納應確保庫存現(xiàn)金日清日結，月末應編制銀行存款余額調整表，以確保銀行日志賬賬實相符。貨款現(xiàn)金必需送存銀行，不準坐支。

(3)、庫存現(xiàn)金定額核定為5000元，如有多出費用現(xiàn)金應該立即送存銀行，確?，F(xiàn)金安全。

(4)、會計應定時、不定時對庫存現(xiàn)金進行監(jiān)盤，每個月最少監(jiān)盤三次，編制"庫存現(xiàn)金盤點表"；審核出納編制"銀行余額調整表"，對未達事項進行落實。

2、銀行存款管理

(1)、銷售分企業(yè)資金實施收支兩條線標準。各銷售分企業(yè)必需開設收支兩個銀行賬戶，即貨款戶和費用戶；賬戶資料交股份企業(yè)財務部立案。貨款賬戶只收不支，全部貨款回籠到該賬戶；費用賬戶用于銷售分企業(yè)各項費用、稅金等支出結算。

(2)、新開賬戶。銷售分企業(yè)不得隨意開設銀行賬戶，若因業(yè)務需要而必需開設新銀行賬戶，需匯報股份企業(yè)財務部同意。銀行賬戶要立即進行清理，對于用途不大銀行賬戶要立即消戶，并報股份企業(yè)財務部立案。

(3)、回款。對于銷售回款要立即匯入總部銀行賬戶，銷售分企業(yè)貨款賬戶余額達成2萬元時，或貨款停留達一周以上，必需即時匯入股份企業(yè)總部指定賬戶，每個月25號前必需把全部貨款賬戶余額匯入總部賬戶。

(4)、費用賬戶。銷售分企業(yè)費用開支等所需資金由股份企業(yè)財務部依據(jù)月度預算下?lián)苤粮鞣制髽I(yè)支出賬戶，具體措施詳見《費用管理制度》。

(5)、支票管理。凡不能用現(xiàn)金收付款各項業(yè)務，一律應經過銀行轉帳進行結算。

①企業(yè)支票購置由出納員負責，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售企業(yè)財務經理保管。

②空白支票由出納員負責保管，簽發(fā)支票所需財務章由財務經理保管，人名章由出納保管。

③現(xiàn)金支票只能由出納員從銀行提取現(xiàn)金時使用，企業(yè)和其它單位之間金額在結算起點以上經濟業(yè)務往來，一律使用轉帳支票。

④各部門或個人因工作需要領用支票時，應填制要求借款單，由部門經理和財務部門經理審核簽字，并報分企業(yè)總經理同意后，由出納人員簽發(fā)。借款人應在支票領用之日起，十日內到財務部辦理報銷手續(xù)，其程序和現(xiàn)金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發(fā)支票，如有丟失應立即通知財務部門并對造成后果負擔責任。

⑤出納員不得簽發(fā)不確定日期支票，不得簽發(fā)任何種類空白支票，當付款金額無法確定時，可簽發(fā)限額轉帳支票，并寫明用途和收款單位。

⑥財務人員不得在支票簽發(fā)前預先加蓋簽發(fā)支票印章，簽發(fā)支票時必需按編號序順使用，對簽錯支票或退票必需加蓋"作廢"戳記并和存根一起保管。

⑦應立即登記支票登記簿，和銀行立即查對存款余額。

3、銀行承兌匯票管理要求

(1)分企業(yè)收取銀行承兌匯票必需經股份企業(yè)財務部（書面匯報）才能收取，嚴禁收取省轄銀行承兌匯票及注有"不得轉讓"字樣銀行承兌匯票。

(2)銀行承兌匯票票面要素必需齊全：日期大寫；金額大、小寫要一至；并必需有銀行"匯票專用章"鋼印或紅印（現(xiàn)在只有農行為鋼印，其它銀行均為紅?。?。銀行承兌匯票下面左邊"承兌申請人蓋章"處必需由承兌匯票申請單位（即出票單位）蓋上預留銀行印簽，出票人全稱和出票人簽章財務專用章必需完全一致，一字不漏，收款人全稱、賬號、開戶行必需查對無誤。

(3)銀行承匯票出票人必需含有下列條件：A、在承兌銀行開立存款賬戶法人和其它組織；

B、和承兌銀行含有真實委托付款關系；

C、資信情況良好，含有支付匯票金額可靠資金起源。(4)銀行承兌匯票期限最長不得超出六個月，即其出票日期和到期日不得超出六個月（含六個月，但不能多出一天）。轉賬背書回股份企業(yè)銀行承兌匯票，必需取得連續(xù)背書，第一背書人必需同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最終一次背書轉讓被背書人是票據(jù)最終持票人。

(5)信用社無開具銀行承兌匯票資格，所以信用社出具銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分企業(yè)收取銀行承兌匯票必需在當?shù)叵蜷_票銀行查詢確定其為有效銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款（支行級銀行），才能發(fā)貨。

(6)分企業(yè)收取銀行承兌匯票除了經過分企業(yè)開戶行向開票銀行查詢外，還必需帶銀行承兌匯票到分企業(yè)開戶行找銀行票據(jù)專業(yè)人士分辨銀行承兌匯票真實性及有效性。如收到銀行承兌匯票是同城銀行開出，要求財務經理親自到出票行落實該票據(jù)真實性和有效性。

(7)分企業(yè)收取銀行承兌匯票以分企業(yè)為收款人（或被背書人），且必需在收取銀行承兌匯票二個工作日內將所收取銀行承兌匯票背書寄回股份企業(yè)財務審計部。在背書欄蓋分企業(yè)銀行印鑒章同時，必需注明被背書人全稱，以免銀行承兌匯票遺失給總企業(yè)造成損失，如在背書欄內蓋章，而沒有注明被背書人全稱，假如該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現(xiàn)。

4、借支制度。企業(yè)人員借支應該依據(jù)需要核定額度，填寫借支單，由財務經理和銷售分企業(yè)經理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。企業(yè)職員出差借時需附經審批后《出差申報單》。

5、相關嚴禁非授權人員向經銷商（用戶）收（借）取"錢、物"要求

為防范風險，預防經濟糾紛，現(xiàn)就相關嚴禁分企業(yè)職員到經銷商（用戶）處借款、借貨事宜要求以下：

(1)股份企業(yè)嚴厲嚴禁銷售分企業(yè)任何人員到企業(yè)任何經銷商（用戶）處借款、借貨；嚴禁業(yè)務人員為任何經銷商（用戶）帶款、帶貨。

(2)銷售分企業(yè)財務經理要負責給和分企業(yè)有往來關系每一個經銷商法人發(fā)一份書面函件（一式二份并蓋企業(yè)財務章，由分企業(yè)總經理簽發(fā)，經銷商法人簽章確定后，分企業(yè)財務部回收一份存檔備查，經銷商自留一份），明確股份企業(yè)嚴禁員工到經銷商（用戶）處借款、借貨及其它任何經手錢、物事情。三、崗位職責分企業(yè)財務崗位責任制是一個管理制度，現(xiàn)相關分企業(yè)每個財務工作人員職責、任務、權限、完成任務標準作出明確要求，依據(jù)分企業(yè)財務人員推行崗位職責優(yōu)劣作為對財務人員晉升、獎懲依據(jù)。

1、分企業(yè)財務經理崗位職責

(1)在股份企業(yè)財務部領導下,嚴格遵守財經紀律和股份企業(yè)各項規(guī)章制度,要隨時檢驗各項制度在分企業(yè)實施情況,發(fā)覺違反財經紀律行為給阻止,并立即書面匯報股份企業(yè)財務部.

(2)審核分企業(yè)會計原始憑證是否符合會計工作規(guī)范要求,是否符合國家稅務、會計法規(guī)及股份企業(yè)相關要求，對不合理、不正當、不合規(guī)原始憑證拒絕受理，而且退回經辦人，堅持"收支兩條線"標準。

(3)審核上報股份企業(yè)財務資料,確保上報資料真實性、規(guī)范性和正確性。編制分企業(yè)經營費用預算，并就經營費用預算實施差異進行分析，然后報分企業(yè)總經理及股份企業(yè)財務部。

(4)復核記賬憑證、登記總賬、查對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析匯報，按股份企業(yè)要求審核分企業(yè)會計報表，并在限期內寄回股份企業(yè)財務部。

(5)嚴格審核分企業(yè)物料收發(fā)憑證，堅持"現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨"標準，對分企業(yè)實物（包含庫存商品、物料、固定資產等）和貨幣資金進行定時或不定時盤點，并查對賬實是否相符。

(6)在堅持股份企業(yè)各項規(guī)章制度前提下，主動地配合銷售分企業(yè)總理推進分企業(yè)銷售業(yè)務提升，做好分企業(yè)總經理參謀。

(7)做好分企業(yè)物流、資金流安全保障方法，確保分布在分企業(yè)內、外財產安全和完整。

(8)妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它會計資料，協(xié)調好和當?shù)囟悇詹块T關系。

(9)按股份企業(yè)要求管好、用好分企業(yè)印章，并做好分企業(yè)簽署全部協(xié)議審核、立案工作。

(10)協(xié)調好分企業(yè)財務崗位工作，并組織好分企業(yè)財務每個月工作小結會,總結分企業(yè)財務工作中存在問題和不足，并書面上報股份企業(yè)財務部。依據(jù)財務內控制度，安排好分企業(yè)節(jié)假、雙休日財務人員值班，堅持服務和監(jiān)督并重標準。

(11)按時完成股份企業(yè)財務部交付其它臨時性工作，同時以身作則組織和帶好分企業(yè)財務隊伍，將分企業(yè)財務工作做好。

2、分企業(yè)會計崗位職責

(1)根據(jù)國家會計法規(guī)制度和股份企業(yè)相關規(guī)章制度，編制記賬憑證、登記會計明細賬（不包含現(xiàn)金日志賬和銀行日志賬）和結賬、對賬，做到賬務處理手續(xù)完備、數(shù)字正確、賬目清楚，對不正當原始憑證應拒絕編制記賬憑證并立即匯報分企業(yè)財務經理。

(2)登記好相關備查賬簿；定時和不定時對賬，使賬賬、賬實相符。

(3)和庫管員共同驗收分企業(yè)物料入庫，并填制入庫憑證。

(4)依據(jù)相關資料編制會計報表附表。

(5)月初裝訂分企業(yè)上月記賬憑證、物料收發(fā)憑證并歸檔（財務資料歸檔管理）。

(6)負責稅務申報及稅控系統(tǒng)維護。

(7)按時完成份企業(yè)財務經理交付其它臨時性工作。

3、分企業(yè)出納崗位職責

(1)嚴格、認真實施國務院相關現(xiàn)金管理制度。

(2)嚴格實施庫存現(xiàn)金限額，超出部分必需立即送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現(xiàn)金，堅持貨款現(xiàn)金和費用現(xiàn)金分管標準。必需是堅持"收支兩條線"標準。

(3)嚴格實施支票管理制度，使用支票必需經分企業(yè)總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務依據(jù)，必需依據(jù)會計（財務經理）編制，并經審核無誤憑證。

(4)建立、建全現(xiàn)金、銀行存款多種賬目，出納員每辦理一筆收付款業(yè)務前，必需堅持復核每一筆收付款憑證所反應經濟內容和金額，對不完整、不正當憑證應拒絕付款，并立即向分企業(yè)財務經理或股份企業(yè)財務審計部反應。

(5)月末分企業(yè)銀行存款余額和銀行對賬單查對，要立即編制"銀行存款余額調整表"，使賬面余額和銀行對賬單上余額相符。對未達賬款要立即查詢，并督促相關人員立即處理。

(6)為了確保安全，分企業(yè)向銀行提取或存入現(xiàn)金時，應由分企業(yè)財務經理配置人員同行，采取對應安全方法，同時保險柜密碼嚴格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給她人。

(7)不得將出納工作隨意交代她人代管，如確有原因離崗時，必需由分企業(yè)財務經理指派她人代管，而且交接手續(xù)雙方必需清楚。

(8)出納員使用多種印章，如支票印鑒、"現(xiàn)金收訖"、"現(xiàn)金付訖"、"銀行收訖"、"銀行付訖"等全部要妥善保管。為了分清責任，支票印鑒必需堅持分管標準。任何時侯全部不能一個人保管和使用支票全部印鑒。

(9)加強有價證券管理，有價證券必需存放在保險柜中并設置備查賬，保護有價證券安全、完整不受損（要轉回股份企業(yè)必需立即辦理手續(xù)轉回）。

(10)出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務賬簿登記工作。

(11)按時完成份企業(yè)財務經理交付其它臨時性工作。

注：銷售分企業(yè)未設會計崗位，由財務經理兼任會計工作崗位。四、往來賬管理制度

1、應收賬款管理

為了深入規(guī)范銷售，降低經營風險，確保企業(yè)財產安全，最大程度在降低呆賬、壞賬，對銷售分企業(yè)應收賬款管理作出以下要求：

(1)企業(yè)產品銷售要求是："現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨"標準，所以標準上銷售分企業(yè)月末不許可有應收貨款余額。

(2)各銷售分企業(yè)標準上不許可賒銷，對確需賒銷，應先向股份企業(yè)財務部提出書面匯報，匯報中必需要說明出現(xiàn)應收賬款單位資信情況（包含其經營資格、資信情況及經營能力等）并有分企業(yè)總經理、財務經理簽署意見，匯報經股份企業(yè)財務部、銷售總監(jiān)、總經理審批，且該應收賬款期限不能超出30天。對應收賬款超出30天單位，分企業(yè)必需立即書面匯報股份企業(yè)財務部并采取方法，并指定專員負責處理。

(3)有應收賬款分企業(yè)財務經理每個月應編報"應收賬款賬齡分