2020年經(jīng)典案列：內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部檔案管理辦法

—5—特變電工審計(jì)部檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范審計(jì)檔案管理，維護(hù)審計(jì)檔案的完整與安全，保證審計(jì)檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》和《特變電工檔案管理制度》，制定本辦法。第二條本規(guī)定所稱(chēng)審計(jì)檔案，是指進(jìn)行審計(jì)（含專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)調(diào)查）活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案是公司檔案的組成部分。部門(mén)檔案指內(nèi)部日常管理產(chǎn)生的歷史記錄。第三條本管理辦法適用于公司審計(jì)監(jiān)察部及所有派出審計(jì)機(jī)構(gòu)。第二章組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)第四條公司總經(jīng)辦歸口管理檔案工作，公司審計(jì)部部長(zhǎng)助理及內(nèi)勤人員具體負(fù)責(zé)審計(jì)部檔案管理工作，公司審計(jì)部和總經(jīng)辦在各自的職責(zé)范圍內(nèi)開(kāi)展審計(jì)檔案工作，在業(yè)務(wù)上接受總經(jīng)辦的指導(dǎo)和檢查。第五條公司審計(jì)部與派出審計(jì)機(jī)構(gòu)按審計(jì)范圍開(kāi)展檔案管理工作，派出審計(jì)機(jī)構(gòu)作為檔案管理二級(jí)部門(mén)隸屬公司審計(jì)部，接受公司審計(jì)部的指導(dǎo)和檢查。第六條公司審計(jì)部檔案管理人員的基本職責(zé)執(zhí)行檔案工作的政策規(guī)章，建立、健全審計(jì)體系檔案管理的制度；負(fù)責(zé)對(duì)審計(jì)體系內(nèi)不同類(lèi)型檔案的分類(lèi)、立卷、歸檔工作并對(duì)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)登記歸檔資料及管理，積極開(kāi)發(fā)檔案資料信息資源，為各項(xiàng)工作提供必要的服務(wù)；認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，做好保密工作，確保檔案機(jī)密安全性；落實(shí)檔案交接工作，規(guī)范轉(zhuǎn)崗或離職人員檔案交接工作，確保檔案管理的連續(xù)性和完整性。第三章審計(jì)檔案第七條審計(jì)檔案質(zhì)量的基本要求是審計(jì)項(xiàng)目文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。第八條審計(jì)文件材料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元進(jìn)行排列。第九條審計(jì)文件材料歸檔范圍（詳見(jiàn)歸檔文件目錄）（一）結(jié)論類(lèi)文件材料審計(jì)項(xiàng)目形成的審計(jì)報(bào)告、管理建議書(shū)等結(jié)論類(lèi)報(bào)告以及公司領(lǐng)導(dǎo)的批示情況說(shuō)明，包括但不限于相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要、被審計(jì)對(duì)象對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面意見(jiàn)、審計(jì)組的書(shū)面說(shuō)明等。（二）證明類(lèi)文件材料被審計(jì)單位承諾書(shū)、審計(jì)工作底稿匯總表、審計(jì)工作底稿及相應(yīng)的審計(jì)證據(jù)等。（三）立項(xiàng)類(lèi)文件材料公司領(lǐng)導(dǎo)的指令性文件、與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的舉報(bào)材料及領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)查了解記錄、審計(jì)實(shí)施方案及相關(guān)材料、審計(jì)通知書(shū)等。（四）備查類(lèi)文件材料被審計(jì)單位整改情況、該審計(jì)項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的信息等不屬于前三類(lèi)的其他文件材料。第四章部門(mén)檔案第十條部門(mén)檔案管的基本要求是真實(shí)、完整和連續(xù)性，有利于部門(mén)查詢(xún)及管理。第十一條部門(mén)檔案建議按照?qǐng)?bào)告類(lèi)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)類(lèi)、日常評(píng)審類(lèi)、內(nèi)控建設(shè)類(lèi)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)類(lèi)5個(gè)單元進(jìn)行排列。第十二條審計(jì)文件材料歸檔范圍類(lèi)別二級(jí)目錄內(nèi)容報(bào)告類(lèi)公文函件類(lèi)請(qǐng)示、通知、函領(lǐng)導(dǎo)批示公司領(lǐng)導(dǎo)、總辦、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)督察督辦類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告管理類(lèi)、內(nèi)控類(lèi)、工程類(lèi)（含公司安排及主動(dòng)開(kāi)展）等團(tuán)隊(duì)建設(shè)考勤類(lèi)匯總績(jī)效類(lèi)月度總結(jié)及計(jì)劃、季度總結(jié)及計(jì)劃、年度總結(jié)及計(jì)劃部門(mén)制度所有制度人事管理招聘、面試記錄、簡(jiǎn)歷、試用期評(píng)價(jià)、轉(zhuǎn)正記錄、花名冊(cè)培訓(xùn)檔案直接培訓(xùn)資料培訓(xùn)效果培訓(xùn)總結(jié)及計(jì)劃日常評(píng)審經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)日常評(píng)審中需要留存的重大事項(xiàng)資料工程審計(jì)類(lèi)內(nèi)控建設(shè)跟蹤檢查內(nèi)控缺陷日常管理制度修訂、新增重大專(zhuān)項(xiàng)按專(zhuān)項(xiàng)安排風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)清單風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)臺(tái)帳（日常審批發(fā)現(xiàn)、公司內(nèi)部紀(jì)檢案例等）跟蹤記錄跟蹤臺(tái)帳第五章檔案的立卷和歸檔第十三條檔案立卷歸檔程序適用于總辦和公司審計(jì)部根據(jù)檔案重要性要求歸檔的文件。第十四條審計(jì)文件材料按審計(jì)項(xiàng)目立卷，不同審計(jì)項(xiàng)目不得合并立卷。審計(jì)文件材料歸檔工作實(shí)行審計(jì)項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。第十五條立卷程序分類(lèi)排列將當(dāng)年的檔案按年度、項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)組合后，對(duì)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)進(jìn)行排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)一律用鉛筆，頁(yè)號(hào)位置為正面右上角，背面左上角。填寫(xiě)歸檔文件目錄卷內(nèi)文件目錄均用計(jì)算機(jī)打印隨案卷裝訂，目錄中填寫(xiě)類(lèi)別、編號(hào)、頁(yè)號(hào)、負(fù)責(zé)人、復(fù)核人、日期等。填寫(xiě)卷內(nèi)備考表包括卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況的說(shuō)明；立卷人姓名、年月日、完成立卷的日期。裝訂案卷將案卷按卷內(nèi)文件目錄、文件、備考表的順序裝訂在統(tǒng)一的卷皮內(nèi)，裝訂要整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，用線繩裝訂。6．編寫(xiě)歸檔號(hào)將裝訂好的案卷按其保管期限和重要程度進(jìn)行分類(lèi)排列，依次編寫(xiě)歸檔號(hào)（永久一個(gè)順序，定期一個(gè)順序）。7．填寫(xiě)案卷封皮書(shū)寫(xiě)清楚，字跡工整。審計(jì)組組長(zhǎng)確定的立卷人應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，在審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后按立卷程序歸類(lèi)整理，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編目和裝訂，由審計(jì)部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)或者辦理移交手續(xù)。第十六條公司審計(jì)部統(tǒng)一組織多個(gè)派出審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)組共同實(shí)施一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目，由公司審計(jì)部負(fù)責(zé)組織確定文件材料歸檔工作。第十七條審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目涉及的金額、性質(zhì)、社會(huì)影響等因素劃定為永久、定期兩種，定期分為3年、1年。審計(jì)檔案的保管期限自歸檔年度開(kāi)始計(jì)算。（一）永久保管的檔案，是指特別重大的審計(jì)事項(xiàng)、第一次涉及的審計(jì)領(lǐng)域等具有突出代表意義的審計(jì)事項(xiàng)檔案。（主要指離任審計(jì)報(bào)告、初次涉及的審計(jì)領(lǐng)域的報(bào)告等）（二）保管3年的檔案，是指重要審計(jì)事項(xiàng)、查考價(jià)值較大的檔案。（主要指年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、重大廉政調(diào)查報(bào)告等）（三）保管1年的檔案，是指一般性審計(jì)事項(xiàng)的檔案。（主要指例行性，日常性的專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)）第十八條審計(jì)文件材料的歸檔時(shí)間應(yīng)當(dāng)在該審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后的5個(gè)月內(nèi)，不得遲于次年6月底。第六章檔案的保密制度第十九條公司審計(jì)部根據(jù)審計(jì)工作保密事項(xiàng)范圍和有關(guān)主管部門(mén)保密事項(xiàng)范圍的規(guī)定確定密級(jí)和保密期限。凡未標(biāo)明保密期限的，按照絕密級(jí)3年、機(jī)密級(jí)2年、秘密級(jí)1年認(rèn)定。第二十條審計(jì)檔案的密級(jí)及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)及其保密期限確定，由審計(jì)業(yè)務(wù)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)作出標(biāo)識(shí)。審計(jì)檔案保密期限屆滿(mǎn)，即自行解密。因工作需要提前或者推遲解密的，由審計(jì)部向公司董事會(huì)申請(qǐng)辦理。第七章檔案的鑒定、銷(xiāo)毀第二十一條審計(jì)部定期組織對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案管理部門(mén)和審計(jì)部共同負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)舊檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。第二十二條銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)銷(xiāo)人，以防止檔案的遺失和泄密。監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。第八章電子檔案管理第二十三條對(duì)于電子形式的審計(jì)檔案，要求進(jìn)行信息化歸檔，按照立卷程序進(jìn)行編號(hào)，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行加密打包，將相關(guān)檔案?jìng)魉椭凉拘畔徲?jì)小組進(jìn)行統(tǒng)一刻盤(pán)歸檔并交存至檔案室。第二十四條審計(jì)項(xiàng)目組組長(zhǎng)在條件允許的情況下要安排組織審計(jì)檔案的電子化工作，減少紙介底稿的歸檔。第八章審計(jì)檔案借閱第二十五條借閱審計(jì)檔案，僅限定在審計(jì)內(nèi)部。審計(jì)部以外的單位有特殊情況需要查閱、復(fù)制審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須經(jīng)審計(jì)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱流程見(jiàn)附件。第二十六條本辦法由公司審計(jì)部負(fù)責(zé)解釋。第二十七條本辦法自214年5月1日起施行。附件1特變電工審計(jì)歸檔文件目錄特變電工經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)審計(jì)項(xiàng)目歸檔文件目錄項(xiàng)目組長(zhǎng)被審單位歸檔人日期類(lèi)別編號(hào)名稱(chēng)頁(yè)號(hào)負(fù)責(zé)人復(fù)核人日期備注結(jié)論類(lèi)1-1審計(jì)報(bào)告1-11報(bào)告附注1-2審計(jì)建議書(shū)2-21整改計(jì)劃書(shū)1-3領(lǐng)導(dǎo)批示1-4會(huì)議紀(jì)要1-5被審單位意見(jiàn)書(shū)1-6審計(jì)說(shuō)明書(shū)1-7……證明類(lèi)2-1被審計(jì)單位承諾書(shū)2-2審計(jì)數(shù)據(jù)表2-3利潤(rùn)調(diào)整表2-3-1核增證明文件2-3-1-1委派審計(jì)人員薪資匯總表……2-3-2核減證明文件2-3-2-1存貨減值計(jì)提表……2-1資產(chǎn)類(lèi)底稿2-11其他金融資產(chǎn)2-111貨幣資金2-112其他金融資產(chǎn)2-113應(yīng)收票據(jù)2-114應(yīng)收賬款2-115預(yù)付賬款2-116其他應(yīng)收賬款2-117持有至到期投資2-118長(zhǎng)期股權(quán)投資……2-12其他資產(chǎn)2-121固定資產(chǎn)2-122在建工程