3采購部崗位工作職責(zé)與流程20

0/19常州冉達(dá)國際貿(mào)易有限公司采購部管理程序程序文件（A版）ProcedureDocument文件名稱采購部崗位職責(zé)程序文件編號RD-CGQMS-01文件編號先空著，由行政部統(tǒng)一編寫文件編號先空著，由行政部統(tǒng)一編寫編制毛貴增日期2015-10-20審核日期批準(zhǔn)生效日期版本記錄1.0狀態(tài)初始發(fā)布當(dāng)前版本2.0狀態(tài)完善了工作明細(xì)增加了人員目錄請編寫文檔時必須有目錄請編寫文檔時必須有目錄1.目的 12.范圍： 13.定義 14.崗位職責(zé)： 24.1品管采購部人員配置和崗位主要職責(zé) 24.2行政性工作 44.2.1工作計劃 44.2.2工作狀態(tài) 45.作業(yè)程序： 45.1采購的作業(yè)流程圖 45.2采購需求的提出和批準(zhǔn) 45.2.1需求要求 45.2.2需求回復(fù) 45.2.3需求生效 55.2.4PI生效 55.2.5PI審核原則 55.3決定供應(yīng)商 55.4采購合同簽訂 65.4.1審核細(xì)則 65.4.2審核合同常見問題 65.4.3蓋章流程 65.4.3合同發(fā)送 75.5采購單變更 75.6.1變更發(fā)起 75.6.2變更辦理 75.6付款申請 75.6.1付款申請說明 75.6.2付款和訂單跟蹤表的說明 85.6.3付款登記 95.7采購部的訂單跟蹤中各部門的信息溝通 105.7.1和工廠的溝通 105.7.2業(yè)務(wù)員的溝通 115.7.3單證部的溝通 115.8采購資料的存放和移交 125.8.1資料保密性的范圍 125.8.2資料完整性和可用定義 135.9供應(yīng)商管理程序 135.9.1新合格供應(yīng)商選擇評估 135.9.2合格供應(yīng)商的登錄原則 145.9.3供應(yīng)商的定期評估與資格取消 146.使用表單 14每個采購員對自己所負(fù)責(zé)的所有資料具有保密責(zé)任，具有資料完整性的保護(hù)責(zé)任，具有保證資料可用性的責(zé)任。對工作的安全性定性對工作的安全性定性1.目的規(guī)范采購的流程和供應(yīng)商的選擇溝通作業(yè)，以確保供應(yīng)商了解且滿足采購需求，使采購之產(chǎn)品符合特定的要求。2.范圍：自接受產(chǎn)品的采購需求到貨物到港或者到國內(nèi)某目的地為止的采購作業(yè)及采購單變更作業(yè)。3.定義1、1.1常州業(yè)務(wù)單號細(xì)則（PI合同編號的簡稱）RD15135M0509合同簽訂日期業(yè)務(wù)員代號15代表15年，135是增長值RD代表冉達(dá)PI號為整個常州公司通用，以上面為例最簡化的表示為135M，不允許再次進(jìn)行簡化。1.2天津業(yè)務(wù)單號細(xì)則（PI合同編號的簡稱）SWKD20160201RLSWKD20160201RL業(yè)務(wù)員代號當(dāng)月的流水號（2016年2月的第一個單）201602代表16年2月SWKD代表昇萬凱達(dá)PI號為整個天津公司通用，以上面為例最簡化的表示為0201RL，不允許再次進(jìn)行簡化。2、業(yè)務(wù)員代碼和單證對應(yīng)的業(yè)務(wù)員常州業(yè)務(wù)員英文代碼公司(王宗會）M高麗C邱菊DA王倩EM魏靜R尹麗君JU張凡成D丁佳I王卉JO張栩成CH朱成劍J業(yè)務(wù)員對應(yīng)單證公司(王宗會)李淑高麗秦錫紅邱菊劉立立王倩秦錫紅魏靜劉立立尹麗君劉立立張凡成秦錫紅丁佳秦錫紅朱成劍劉立立王卉待定張栩成待定天津業(yè)務(wù)員英文代碼秦秋敏AQ李美英RL趙永紅SZ胥祥坤DX王樹梅JW3、富通天下：常州公司用的外貿(mào)軟件，采購部的訂單跟蹤表、現(xiàn)貨資源表。需要放在共享內(nèi)。4、今目標(biāo)：集團(tuán)公司用的OA辦公軟件，公司內(nèi)部不含業(yè)務(wù)的流程審批都需要通過上面執(zhí)行。5、木托和包裝：在沒有特殊說明下，公司出貨用的木托均為熏蒸木托；在沒有特殊說明下，卷板和盒板都是用鍍鋅鐵皮包裝，內(nèi)有防銹紙、塑料薄膜。6、MTC/質(zhì)保書：工廠提供的當(dāng)批貨物的質(zhì)量保證書7、工廠：詳見《供應(yīng)商統(tǒng)計表》4.崗位職責(zé)：4.1品管采購部人員配置和崗位主要職責(zé)序號崗位名稱崗位主要職責(zé)任職要求目前任職1經(jīng)理制定監(jiān)督執(zhí)行并改進(jìn)然后貫徹執(zhí)行公司品管采購管制流程和供應(yīng)商評審管制流程，努力提高自身采購和品管業(yè)務(wù)水平。促進(jìn)部門團(tuán)結(jié)向上，良好的融入企業(yè)文化。對品管采購部所有工作負(fù)責(zé)。2年以上從事冷軋相關(guān)的鋼鐵行業(yè)經(jīng)驗。良好的溝通協(xié)調(diào)能力良好的處理問題的能力熟練計算機(jī)操作，熟練ERP、OA等軟件操作，數(shù)量辦公軟件操作。對財務(wù)知識有一定的了解有一定的英語基礎(chǔ)毛貴增聯(lián)系電話作地點：常州、天津（每個月10天左右）2采購經(jīng)理助理負(fù)責(zé)全部的供應(yīng)商、針對采購員提出的難題進(jìn)行初步解決。跟蹤和串聯(lián)合同評審、進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量問題協(xié)助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)了解匯報、出面協(xié)調(diào)各部門溝通信息。收集發(fā)布采購部共享信息（訂單跟蹤表、樣品、產(chǎn)品新知識）采購員工作的臨時委派。歸檔所有的資料統(tǒng)計問題點合并整理錄入公司知識庫供應(yīng)商價格及時更新給董事長和業(yè)務(wù)經(jīng)理。1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵行業(yè)經(jīng)驗。良好的溝通協(xié)調(diào)能力良好的處理問題的能力熟練計算機(jī)操作，熟練ERP、OA等軟件操作，數(shù)量辦公軟件操作。對財務(wù)知識有一定的了解有一定的英語基礎(chǔ)王敏聯(lián)系電話作地點：常州3采購員負(fù)責(zé)對應(yīng)供應(yīng)商（詳見供應(yīng)商統(tǒng)計表）的合同評審、進(jìn)度跟蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題協(xié)助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)了解匯報。配合經(jīng)理處理質(zhì)量問題收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟蹤表匯集到經(jīng)理助理1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵行業(yè)經(jīng)驗。良好的溝通協(xié)調(diào)能力良好的處理問題的能力熟練計算機(jī)操作，熟練ERP、OA等軟件操作，數(shù)量辦公軟件操作。對財務(wù)知識有一定的了解有一定的英語基礎(chǔ)單曉波聯(lián)系電話作地點：常州，出差到工廠。4采購員負(fù)責(zé)南方方供應(yīng)商（詳見供應(yīng)商統(tǒng)計表）的合同評審、進(jìn)度跟蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題協(xié)助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)了解匯報。配合經(jīng)理處理質(zhì)量問題收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟蹤表匯集到經(jīng)理助理1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵行業(yè)經(jīng)驗。良好的溝通協(xié)調(diào)能力良好的處理問題的能力熟練計算機(jī)操作，熟練ERP、OA等軟件操作，數(shù)量辦公軟件操作。對財務(wù)知識有一定的了解有一定的英語基礎(chǔ)袁陽聯(lián)系電話：工作地點：常州，出差到工廠。5采購員負(fù)責(zé)天津公司的所有供應(yīng)商，負(fù)責(zé)天津公司的合同評審、進(jìn)度跟蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題協(xié)助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)了解匯報。配合經(jīng)理處理質(zhì)量問題收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟蹤表匯集到經(jīng)理助理配合常州采購員負(fù)責(zé)北方工廠的現(xiàn)場跟蹤1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵行業(yè)經(jīng)驗。良好的溝通協(xié)調(diào)能力良好的處理問題的能力熟練計算機(jī)操作，熟練ERP、OA等軟件操作，數(shù)量辦公軟件操作。對財務(wù)知識有一定的了解有一定的英語基礎(chǔ)王有華聯(lián)系電話作地點：天津4.2行政性工作4.2.1工作計劃采購部所有人員根據(jù)公司要求在今目標(biāo)上填寫日工作計劃、周工作計劃、月工作計劃。采購部經(jīng)理在每天每周每月檢查部門員工的計劃并進(jìn)行評價。采購經(jīng)理的計劃由董事長和行政人事部審核和評價4.2.2工作狀態(tài)采購部所有人員必須具有積極的工作態(tài)度，對公司同事友好的溝通。采購部所有人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間處理工作上緊急的事情。采購部所有人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間配合業(yè)務(wù)部帶客戶到工廠考察等業(yè)務(wù)事項。4.2.3工作模式績效考核采購部所有人員必須嚴(yán)格遵守集團(tuán)公司頒布的《財務(wù)部、單證部、采購部績效考核制度》任務(wù)指派和模式有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間處理工作上緊急的事情。采購部所有人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間配合業(yè)務(wù)部帶客戶到工廠考察等業(yè)務(wù)事項。5.作業(yè)程序崗位說明書：5.1采購的作業(yè)流程圖詳見冉達(dá)采購部PI流程圖需要制定一份自己工作以及下屬員工工作流程圖需要制定一份自己工作以及下屬員工工作流程圖5.2采購需求的提出和批準(zhǔn)5.2.1需求要求業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的采購需求以“訂單申請表”提出到采購部經(jīng)理，詢價期間業(yè)務(wù)員提供電子版或者郵件都是可行的。5.2.2需求回復(fù)對于業(yè)務(wù)員的訂單需求，采購部經(jīng)理需在一天內(nèi)做出回復(fù)5.2.3需求生效業(yè)務(wù)員確認(rèn)合同后，提交訂單申請表，經(jīng)部門經(jīng)理審核、董事長批準(zhǔn)后生效。5.2.4PI生效訂單申請表生效后原件提交給單證部，單證部對應(yīng)業(yè)務(wù)的單證員收到客戶預(yù)付款或者LC正本后，原件提供給采購部經(jīng)理，采購部經(jīng)理經(jīng)過核實需求后簽字和確認(rèn)接收時間，原件回交單證部留復(fù)印件一份。5.2.5PI審核原則a.FOB價格不能低于（采購單價人民幣折合美元），低于此標(biāo)準(zhǔn)訂單申請表需要經(jīng)過董事長簽字方可下單。FOB價格換算公式：FOB價格*當(dāng)前美元匯率采購成本價格計算公式：產(chǎn)品單價（含運費+包裝）-（產(chǎn)品單價/1.17*0.13）b.業(yè)務(wù)員對前期提交的訂單申請表內(nèi)容做了更改的（例如交貨期寫了固定日期的，提交需求的時間跟確認(rèn)訂單的時間差5天以上的、硬度做了更改，長度做了更改用途變更等）c.訂單申請表信息不完整的（例如：長和寬沒有明確標(biāo)注；用途不明確；退火方式不明確；包裝要求不全等）d.采購部經(jīng)理發(fā)現(xiàn)問題后在采購對比一欄中寫出具體情況，由董事長簽字或者業(yè)務(wù)員做出更改后，才能簽字接收訂單申請表復(fù)印件。e.對于訂單上簽字手寫的位置一定特別注意，有備注一定寫在采購合同上，有異議務(wù)必第一時間反饋到單證業(yè)務(wù)員。（舉例：訂單申請表按照慣例FOB和單價都是以美元顯示，而此處卻顯示為人民幣；訂單申請表下方業(yè)務(wù)員手寫地方標(biāo)注了卷重每卷3-5噸、5.6/2.8,5.6面朝上；）5.3決定供應(yīng)商采購部經(jīng)理在接收“訂單申請表”后要選擇合格的供應(yīng)商采購，如沒有合格供應(yīng)商的要開發(fā)新供應(yīng)商，并進(jìn)行評估，評估辦法依5.9進(jìn)行。5.4采購合同簽訂5.4.1審核細(xì)則采購部經(jīng)理確定供應(yīng)商以及談好采購后，采購員要與供應(yīng)商簽訂“供貨合同”，主要內(nèi)容要反映供方對產(chǎn)品質(zhì)量和交期的承諾，付款方式，以及雙方的約束。每次訂貨時，要填寫“訂購單”，同時內(nèi)容須明確交貨日期、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途等數(shù)據(jù)。若有樣品文件、檢驗規(guī)范及物料樣品提供給供應(yīng)商，郵寄給供應(yīng)商的樣品要求按照樣品編號必須有備案和登記以及回收（備注：寄給工廠的樣品務(wù)必要回收）。5.4.2審核合同常見問題合同中規(guī)格與訂單申請表中不符。盒板的合同，工廠沒有標(biāo)注寬度（尤其是罐身，務(wù)必標(biāo)明寬度）工廠合同沒有明確交貨期。開票品名，公司目前能報關(guān)的品名，詳見供應(yīng)商統(tǒng)計表內(nèi)的開票品名。鍍錫卷、馬口鐵、鍍錫薄板、鍍鉻卷、鍍鉻盒板、鍍錫盒板；涂印鍍錫薄板、涂印鍍錫盒板等。當(dāng)供應(yīng)商所提供的合同沒有以上品名，務(wù)必和單證部進(jìn)行溝通確認(rèn)工廠的開票品名是否能報關(guān)。e.審核卷板合同25噸-100噸，一定跟工廠確認(rèn)卷重。（特別注意：一個集裝箱裝25噸，一個卷通常為6-9噸，如果全部做成了9噸和或者全部做成了7噸，就沒有辦法分柜，除非是虧箱走貨）5.4.3蓋章流程采購員在核實完采購合同后簽字，然后再傳遞給單證部負(fù)責(zé)此業(yè)務(wù)的人，單證部確認(rèn)合同信息無誤后簽字。雙方都簽完字之后，采購員拿合同到采購經(jīng)理審核，采購經(jīng)理審核無誤蓋合同章。蓋章后，采購合同回傳供應(yīng)商，原件采購員保留整理。采購合同留給復(fù)印件在單證部對應(yīng)此業(yè)務(wù)的人第一時間告知財務(wù)預(yù)計預(yù)付款的時間和金額5.4.3合同發(fā)送發(fā)送給工廠掃描件的時候更改文件名稱為：工廠合同號發(fā)送給單證部掃描件的時候更改文件名稱為：PI號每份合同以2份的形式存在共享文件夾5.5采購單變更5.6.1變更發(fā)起當(dāng)客戶的需求對采購的內(nèi)容有變更時，須先與采購員確認(rèn)目前采購狀況，可變更時再以“訂單申請表變更聯(lián)絡(luò)單”的形式說明變更的內(nèi)容和理由，經(jīng)部門經(jīng)理和董事長審批后，業(yè)務(wù)員重新發(fā)起“訂單申請表”流程，直到采購部接受新的訂單申請表為止。5.6.2變更辦理采購員辦理“訂購單’變更時，原“訂購單”更正后要標(biāo)識“重FAX”字樣，再發(fā)出給供應(yīng)商，重新發(fā)起合同審批流程。5.6付款申請5.6.1付款申請說明申請預(yù)付款需要的資料：《供應(yīng)商付款申請表》《采購合同》《訂單申請表》《供應(yīng)商付款申請表》操作說明：申請日期：為當(dāng)天的日期；訂單號：為PI號舉例:RD16137R0822訂單數(shù)量：整個訂單的總噸數(shù)訂單金額：整個訂單的合計總金額，在訂單申請表的金額一欄的總計金額。預(yù)收貨款：單證員收到客戶支付的預(yù)付款后會寫在訂單申請表的右上側(cè)，日期和金額。舉例:預(yù)20161220$46034.28供應(yīng)商：供應(yīng)商簡稱預(yù)付貨款：-如有2家及以上供應(yīng)商需分別填寫。尾款：按不同供應(yīng)商分別填寫總貨款、扣預(yù)、尾款?？铐椪f明：舉例：供應(yīng)商為：卓立，采購合同總金額為400000元，預(yù)付10%。寫在第一次上面寫上：RMB40000.00兩家供應(yīng)商的情況在第二列寫上：首鋼上海分；預(yù)付款；RMB100000.00依次往后排序為付款單位：卓立尾款RMB360000.00對于分批發(fā)貨的訂單，做付款申請書做好預(yù)留多批情況以此類推，直至寫不下另附一張付款申請書，要求二者必須裝訂在一起。申請人：采購員簽字核準(zhǔn)人：采購經(jīng)理簽字財務(wù)：是會計簽字總經(jīng)理：董事長簽字5.6.2付款和訂單跟蹤表的說明a.做好付款申請書后，攜帶《訂單申請表》、《采購合同》《供應(yīng)商付款申請表》到財務(wù)經(jīng)理（是會計）簽字后，再找董事長簽字。簽完字之后所有資料放在財務(wù)經(jīng)辦（韓燕）處進(jìn)行付款，付款后所有資料取回歸檔。b.支付完預(yù)付款和尾款后，財務(wù)經(jīng)辦需要把付款憑證截圖或者打印通過在線方式發(fā)送給采購員，采購員保存歸檔并發(fā)送給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商核實到帳后立即進(jìn)行排產(chǎn)和發(fā)貨。c.采購員需要在《訂單跟蹤表》錄入此票業(yè)務(wù)的所有信息，詳見《訂單跟蹤表》的操作說明：目前采購部所有的資料都存儲于采購經(jīng)理的電腦，以共享的方式供采購員進(jìn)行操作。操作完之后務(wù)必點擊保存，每周五采購經(jīng)理進(jìn)行備份。《訂單跟蹤表》打開路徑，點擊電腦桌面上的開始，在搜索輸入框內(nèi)輸入\\192.168.1.107按鍵盤上的回車，輸入用戶名和密碼即可訪問《采購部共享資料匯總》，在《冉達(dá)訂單進(jìn)度表》的文件夾下可以訪問到《冉達(dá)采購訂單跟蹤表》。采購部成員都可查閱，表格的編輯，保存，刪除等工作由采購助理統(tǒng)一完成，但是刪除或者更改表內(nèi)的任何之前的數(shù)據(jù)都務(wù)必通知采購經(jīng)理。在采購合同簽訂完畢后，根據(jù)采購合同和訂單申請表來錄入（A至T列），其中注意每個相鄰訂單用不同的底色標(biāo)注；在預(yù)付款付完后，于結(jié)算情況中（AH到BC列），填入預(yù)付款數(shù)額、日期等相關(guān)信息；在過程跟蹤當(dāng)中（U至AG列）記錄實際跟蹤情況（各步驟的完成時間）每周更新一次，更新后刪除敏感信息，只保留A,F-K,U-AG這些列；舉例：ABC3個規(guī)格在9月18日貨物狀態(tài)在軋制階段，需要在跟蹤表中更為如下圖：將供應(yīng)商提供的數(shù)量明細(xì)合計錄入到完成情況中（U至AC列）；將具體的出貨數(shù)量及日期錄到出貨情況中（BD至BL列）；最后要注意保持格式要與前面保持一致。訂單流程全部執(zhí)行完畢后，在狀態(tài)列中選擇“結(jié)束”5.6.3付款登記采購部針對各家供應(yīng)商做出了《供應(yīng)商對賬明細(xì)表》，支付完預(yù)付款后需錄入到表內(nèi)金額一欄。打開路徑為：\\192.168.1.107采購資料匯總下面的《A對賬匯總》分別對應(yīng)了各家供應(yīng)商。預(yù)付款采購員還需要在《訂單跟蹤表》中AH列錄入預(yù)付款金額AJ和AK列中輸入憑證號和時間，預(yù)付款剩余自動計算。尾款在AL中輸入預(yù)付款使用金額，AM列中輸入尾款金額，AN和AO列中輸入憑證號和時間。對于分批發(fā)貨的，預(yù)付款使用根據(jù)出貨合同的比例進(jìn)行計算。對于最后一批使用預(yù)付款的供應(yīng)商在前幾批的預(yù)付款使用填寫0.5.7采購部的訂單跟蹤中各部門的信息溝通采購部作為冉達(dá)公司最核心的部門，要求每位員工對待任何問題必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，溝通非常重要，涉及到流程里面的內(nèi)容變更，務(wù)必要做出相應(yīng)的流程變更程序。采購部稍有疏忽就會釀成大錯，導(dǎo)致公司蒙受損失，個人也將承擔(dān)懲罰責(zé)任。5.7.1和工廠的溝通a.采購員所負(fù)責(zé)的訂單必須做到每天跟蹤，跟蹤具體內(nèi)容為：生產(chǎn)進(jìn)度、包裝到達(dá)情況、印刷涂料到達(dá)情況（印刷單）、跟蹤后在訂單跟蹤表內(nèi)做好更新登記。b.采購員必須做到貨物在生產(chǎn)過程當(dāng)中一旦出現(xiàn)了質(zhì)量問題、交期問題、交貨數(shù)量問題、訂單變更問題等影響訂單的情況需要第一時間知曉，第一時間知道工廠的解決方案，得到消息后，第一時間告訴采購部經(jīng)理，公司層面召開會議，會議商議出結(jié)果后再告知工廠后續(xù)的工作。響應(yīng)時間規(guī)定：工廠出現(xiàn)影響訂單進(jìn)展情況后，采購員于30分鐘內(nèi)務(wù)必通知到采購部經(jīng)理。工廠和采購部經(jīng)理、采購員三方協(xié)商出最佳方案后選擇通知或不通知業(yè)務(wù)員。通知業(yè)務(wù)員后，需一天內(nèi)召開訂單進(jìn)度協(xié)商會，會議由采購員發(fā)起，參與人：采購部經(jīng)理、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、單證員、董事長（針對重大事項）。協(xié)商結(jié)果后采購員負(fù)責(zé)與工廠進(jìn)行落實。c.采購員在每一票訂單進(jìn)行中務(wù)必委派或者親自到現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督生產(chǎn)。d.采購員必須要求供應(yīng)商對每一票訂單產(chǎn)品進(jìn)行留樣，留樣后郵寄到公司做好樣品登記。e.貨物完成后，采購員第一時間與工廠溝通拿到明細(xì)，拿到明細(xì)后確認(rèn)卷號、規(guī)格型號、凈重、毛重、件數(shù)數(shù)據(jù)和核對是否符合合同要求。f.貨物完成后，標(biāo)簽郵寄到工廠，采購員及時跟工廠了解標(biāo)簽粘貼情況、貨物包裝情況，不允許出現(xiàn)工廠的任何信息。（詳見采購部品質(zhì)控制流程）g.單證給出分柜明細(xì)后采購員發(fā)給工廠，可能出現(xiàn)裝不下或者甩貨的情況，對于多出的貨符合合同要求的，需要采購經(jīng)理跟工廠進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。h.工廠接收到分柜明細(xì)和送貨通知后以及尾款付款憑證，采購員要求工廠立即安排物流，按照我方提供的送貨時間安排送貨。i.采購員必須要求工廠按照我方的模板提供司機(jī)號碼，詳見《司機(jī)信息模板》j.在出貨后的次月，采購員根據(jù)單證提供的報關(guān)單，按報關(guān)單上的品名、數(shù)量給工廠做開具通知，要求工廠盡快開票，采購員收到發(fā)票后，需要《發(fā)票跟蹤簽收表》上登記，并與財務(wù)做好簽收手續(xù)?！栋l(fā)票跟蹤簽收表》在單證給到采購員報關(guān)預(yù)錄入單后開始登記。5.7.2業(yè)務(wù)員的溝通a.樣品問詢，包含在做訂單的，新詢盤的訂單的樣品，公司在供應(yīng)商做的每一票貨必須保留樣品，具體操作詳見《樣品登記申領(lǐng)流程》b.進(jìn)度問詢，業(yè)務(wù)員在訂單執(zhí)行10天后開始主動問詢訂單進(jìn)度，采購員務(wù)必在3個小時內(nèi)回復(fù)進(jìn)度情況。c.業(yè)務(wù)員收到明細(xì)后第一時間打標(biāo)簽或者給出標(biāo)簽?zāi)０宓讲少弳T，采購員與第一件給到或寄到工廠d.業(yè)務(wù)員在發(fā)貨前有特殊要求的（例如發(fā)貨現(xiàn)場拍照、需要多放干燥劑等），采購員需要核實完后按照業(yè)務(wù)員要求進(jìn)行處理。f.采購員接到單證以及現(xiàn)場人員發(fā)送的裝箱以及貨物照片，在第一時間留檔和發(fā)送給對應(yīng)的業(yè)務(wù)員。5.7.3單證部的溝通a.進(jìn)度問詢，單證部接到業(yè)務(wù)員或者采購員信息后，需要定船準(zhǔn)備。單證員需要知道最詳細(xì)的生產(chǎn)進(jìn)度、送貨進(jìn)度。b.開票品名等其他事項問詢，單證在準(zhǔn)備定船的同時需要準(zhǔn)備報關(guān)資料c.貨物完成后，工廠提供給采購員明細(xì)，采購員核對完之后需要第一時間提供給對應(yīng)的單證員。d.單證收到明細(xì)后進(jìn)行訂艙，需要和采購員確認(rèn)準(zhǔn)確的送貨時間e.單證根據(jù)訂艙情況做出分柜明細(xì)和送貨通知，發(fā)送給采購員，采購員核實完后發(fā)給工廠。f.采購員需要提前告知單證員每票貨需要港口換標(biāo)簽和放干燥劑的貨物，以免單證員沒有及時通知到貨代，導(dǎo)致提前裝箱不能換標(biāo)簽。g.工廠提供《司機(jī)信息》后，采購員立即發(fā)給對應(yīng)的單證員。涉及到天津港的發(fā)貨，發(fā)給天津分公司一份。5.7.4采購和財務(wù)部的溝通主要體現(xiàn)在以下方面a.付款，采購員做好了預(yù)付款和尾款的支付申請資料而且已經(jīng)全部簽字同意，財務(wù)需要及時付款，采購員針對未付款的申請做好催促工作。b.采購員收到發(fā)票做好登記后，拿給財務(wù)（是會計）需要財務(wù)確認(rèn)并簽字。c.采購員每接受一個新訂單簽訂合同后，2個小時內(nèi)把訂單號和預(yù)付款金額、工廠告知財務(wù)，讓財務(wù)做好付款準(zhǔn)備。d.所有采購員匯總到采購經(jīng)理，采購經(jīng)理每周五做好下一周的《出貨計劃表》，告知下周需要發(fā)貨的資金，資金使用時間。e.臨時性資金使用，采購員先提前告知付款金額和時間，如果遇到資金準(zhǔn)備不足的情況下，有采購經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。5.8采購資料的存放和移交每個采購員對自己所負(fù)責(zé)的所有資料具有保密責(zé)任，具有資料完整性的保護(hù)責(zé)任，具有保證資料可用性的責(zé)任。5.8.1資料保密性的范圍采購部所有人所涉及的采購價格、供應(yīng)商信息、國外合同價格、國外客戶信息、最新的市場信息等都具有保密性，保密范圍：文件部門采購成本供應(yīng)商信息國外合同價格國外客戶信息市場信息單證部冉達(dá)事業(yè)部◎◎冉達(dá)事業(yè)部經(jīng)理財務(wù)部行政人事部◎◎◎◎-◎保密-可共享購合同、訂單申請表等所有個人負(fù)責(zé)的紙質(zhì)資料下班后務(wù)必鎖入抽屜，鑰匙個人要保管好。所有個人負(fù)責(zé)的電子版資料，每天下班前的20分鐘內(nèi)務(wù)必保存，更新到采購部經(jīng)理助理處。經(jīng)理助理經(jīng)過核實統(tǒng)計后負(fù)責(zé)更新到共享文件夾以及庫存表和進(jìn)度表等電子資料內(nèi)。采購共享的文件夾密碼只能采購部內(nèi)部人員知曉，其他人不允許知道。5.8.2資料完整性和可用定義采購部所有人對其保管的資料具有保證完整性的責(zé)任。采購合同、訂單申請表等所有個人負(fù)責(zé)的紙質(zhì)資料由個人保管、存檔、整理，接到資料的第一時間核實信息的完整性可用性。例如：接到的訂單申請表破損影響了內(nèi)容，負(fù)責(zé)人員將拒絕接收。接到的合同上說明有附件的，未看到附件，負(fù)責(zé)人員拒絕接收。接到的付款憑證沒有日期的，負(fù)責(zé)人員通知財務(wù)重新截圖，需要完整的。要做到遠(yuǎn)離水源，遠(yuǎn)離火源，有條件掃描的情況下就立即掃描存電子版。5.8.3資料的移交訂單執(zhí)行結(jié)束的定義：采購部收到供應(yīng)商發(fā)票并且已經(jīng)支付完全部的貨款，沒有任何遺留問題的情況下，視為此訂單已經(jīng)完全結(jié)束。只有完全結(jié)束的情況下，才能將所有資料掃描并將掃描文件放入對應(yīng)訂單共享文件夾內(nèi)，紙質(zhì)資料移交單證部，做好移交手續(xù)。5.9檢查與監(jiān)督5.9.1訂單執(zhí)行檢查表訂單執(zhí)行結(jié)束后，采購助理負(fù)責(zé)監(jiān)督采購員針對單一訂單的跟蹤情況根據(jù)《訂單執(zhí)行檢查表》進(jìn)行檢查，不合格的地方要求采購員在一周之內(nèi)進(jìn)行整改完成5.9.2訂單執(zhí)行抽查表5.9.1.1選擇供應(yīng)商采購部根據(jù)產(chǎn)品的類別尋找供應(yīng)商，對有意向合作的供應(yīng)商發(fā)出“供應(yīng)商調(diào)查評估表”和“詢價單”，要求供應(yīng)商填妥后傳回。5.9.1.2價格評估：5.9供應(yīng)商管理程序5.9.1新合格供應(yīng)商選擇評估5.9.1.1選擇供應(yīng)商采購部根據(jù)產(chǎn)品的類別尋找供應(yīng)商，對有意向合作的供應(yīng)商發(fā)出“供應(yīng)商調(diào)查評估表”和“詢價單”，要求供應(yīng)商填妥后傳回。5.9.1.2價格評估：采購組對供應(yīng)商傳回的“詢價單”上的價格進(jìn)行比對，然后與供應(yīng)商議價并確定最后價格，交部門經(jīng)理審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.9.1.3質(zhì)量管理體系評估：采購組