第四章 檔案收集

課程教學PPT單擊此處添加標題文字第四章教學目標解檔案收集工作的主要內容掌握機關檔案室檔案收集工作的范圍及方式。了解企業(yè)檔案的收集來源和范圍了解檔案館檔案收集工作的接收規(guī)定第四章檔案收集第一節(jié)機關檔案室的檔案收集第一節(jié)教學目標1．掌握檔案的收集范圍2.了解歸檔的時間3.掌握歸檔文件的質量要求第一節(jié)機關檔案室的檔案收集教學重點檔案的定收集范圍、歸檔時間、質量要求教學難點：檔案的收集范圍、質量要求。

第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

復習提問：檔案工作的主要內容是什么？展示已歸檔的檔案和零散的文件，提問：檔案工作的第一步是什么？引入新課第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

檔案的收集是指接收與征集檔案及有關文獻的活動。檔案接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動過程，它是整個檔案收集工作的中心內容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存或散失在社會上的檔案和有關文獻的活動，它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補充渠道。檔案的收集工作主要包括國家機關、企事業(yè)單位以及檔案館的檔案收集三個主要方面。第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

收集范圍：凡是反映本單位職能活動的各種載體的文件材料都要收集齊全。具體接收范圍按1987年12月14日國家檔案局頒發(fā)的《機關文件材料歸檔與不歸檔的范圍》和其他檔案管理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

歸檔時間歸檔時間是指文書處理部門將需要歸檔的文件材料向檔案室移交的時間?！稒C關檔案工作條例》規(guī)定在第二年六月份以前向檔案部門移交檔案。某些專業(yè)性文件、機密性文件、特殊載體文件駐地分散的機關文件、形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實際工作查考利有，也可據相關規(guī)定靈活處理。第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

歸檔的質量要求：1.歸檔的文件材料種類、份數、頁數都應齊全完整。2.歸檔文件材料應組成保管單位。據實際情況，保管單位可以是單份的文件，也可以是案卷。3.不同年度的文件一般不得放在一起歸檔整理。4.卷內文件材料應區(qū)別情況依序排列。5.卷內文件應按序依次編寫頁號或件號。第一節(jié)機關檔案室的檔案收集

歸檔質量要求：6.永久、長期和短期案卷須按規(guī)定格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內文件目錄放在卷首。7.盒內或卷內備考表要認真填寫。8.卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料要進行修裱。9.需歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理歸檔第四章檔案收集第二節(jié)企業(yè)檔案收集第二節(jié)教學目標1.了解檔案的收集來源2.掌握企業(yè)檔案收集的范圍第二節(jié)企業(yè)的檔案收集教學重點企業(yè)檔案收集的來源、范圍教學難點：企業(yè)檔案的收集范圍第二節(jié)企業(yè)檔案收集

復習：歸檔的質量要求有哪些？提問引入新課：企業(yè)的檔案工作是怎樣做的？第二節(jié)企業(yè)檔案收集

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施）中定義企業(yè)檔案：“企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。”企業(yè)的檔案工作是“企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動”。第二節(jié)企業(yè)檔案收集

企業(yè)檔案的收集來源企業(yè)檔案的來源是企業(yè)的職能活動，這些活動可以總體劃分為：黨群工作、行政管理、經營、生產、技術管理、科技研究、產品生產、基本建設、設備儀表、財務會計、人事管理。第二節(jié)企業(yè)檔案收集

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》作出了如下規(guī)定：7.3.2文件歸檔范圍

7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

第二節(jié)企業(yè)檔案收集

人事檔案人事檔案是人事部門按黨的人事政策，在培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用人員的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。第二節(jié)企業(yè)檔案收集

2.會計檔案會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實行會計電算化后，會計檔案的內容、載體、生成、傳輸、保管呈現出新的特點，這需要我們不斷深入了解：機制會計檔案；機讀會計檔案；計算機系統(tǒng)軟件。第二節(jié)企業(yè)檔案收集

3.科技檔案科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料?？萍紮n案可以分為農業(yè)科技檔案（農、林、牧、副、漁）；地質檔案、測會檔案、醫(yī)學科技檔案；工業(yè)科技檔案（產品、科研、設備、基建）。第四章檔案收集第三節(jié)檔案館的檔案收集第三節(jié)教學目標1.了解檔案館的檔案來源2.了解檔案館檔案的接收規(guī)定和方法第三節(jié)檔案館的檔案收集教學重點檔案館檔案的接收規(guī)定和方法教學難點：檔案工作的內容及基本原則第三節(jié)檔案館的檔案收集

復習：國家關于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件是什么？提問引入新課：企業(yè)和機關的檔案最終流向何方？第三節(jié)檔案館的檔案收集

《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局第9號令，2011年11月21日施行）該規(guī)定明確了各級檔案館的收集范圍第三節(jié)檔案館的檔案收集

檔案來源1.現行機關的檔案即現在正在進行日常工作的企事業(yè)單位、社會團體等組織形成的檔案，它的特點是時刻在不斷地產生和形成著。按照國家規(guī)定，現行單位檔案中具有長遠保管意義的部分，需要定期向檔案館移交，這些是檔案館檔案不斷增長和豐富的主要源泉。2.撤銷組織與單位的檔案一般是指中華人民共各國成立以后，由于機構改革和行政區(qū)劃調整等各種原因被撤銷的企事業(yè)單位等組織形成的檔案第三節(jié)檔案館的檔案收集

3.歷史檔案一般指中華人民共和國成立以前，歷史存在過的各種單位、組織以及著名人物在歷史活動中形成的檔案材料，其中包括革命政權檔案和舊政權檔案，這些也是檔案館檔案的重要來源。第三節(jié)檔案館的檔案收集

4.交接檔案由于行政區(qū)劃的變動或檔案館網結構的變化等原因，讓檔案館的設置和檔案館的保管范圍隨之調整，因而產生某檔案館接收其他檔案館檔案的情況。此外，檔案館實際保存成分有時需要調整。如，發(fā)現某全宗和全宗群的檔案分散在不同的檔案館，應該集中到相應的檔案館。有的檔案館藏有屬于其他檔案館保存范圍的檔案，應該向有關檔案館轉交。第三節(jié)檔案館的檔案收集

現行組織檔案的接收規(guī)定及方法1.接收期限：《單位檔案工作條例》和《檔案館工作通則》對接收期限作了如下規(guī)定：省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保管20年左右；省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年左右。第三節(jié)檔案館的檔案收集

2.接收方法。一是逐年接收，即將現行單位的當年已到保管期滿的檔案進行接收；二是定期接收，即讓現行組織每隔一定時間，將所保管期滿的檔案向檔案館移交一次。第三節(jié)檔案館的檔案收集

接收要求：第一，進館檔案應保持全宗的完整性，一個單位的全部檔案應該作為一個整體，統(tǒng)一歸入一個檔案館，不能隨意分散。第二，規(guī)定移交的檔案，應該由有關單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。第三，與檔案有關資料，立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關檢索工具，隨同檔案一并接收。案卷目錄須按規(guī)定格式編制一式數份，其中一份經檔案館簽收后交移交單位。第三節(jié)檔案館的檔案收集

撤銷及合并組織檔案的收集（1）由撤銷機關組織人力，負責整理好，然后再向有關的檔案館移交。（2）撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關檔案的一部分，按全宗整體移交有關檔案館，或由其中一個機關完整地代管。（3）一個機關交入另一個機關，或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關檔案館移交，或由新機關代管。第三節(jié)檔案館的檔案收集

（4）一個機關內一部分業(yè)務或者一部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關；如果接收機關需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。（5）機關撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應受理這些文件的新機關繼續(xù)處理，并作為新機關的檔案加以保存。第三節(jié)檔案館的檔案收集

歷史檔案的收集

習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案