《信息與文獻(xiàn) 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求 第3部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求GBT 34840.3-2017》詳細(xì)解讀

《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第3部分:業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求GB/T34840.3-2017》詳細(xì)解讀contents目錄1范圍2規(guī)范性引用文件3術(shù)語和定義4指南4.1概述4.2為機(jī)構(gòu)保存業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)的證據(jù)4.3明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)范疇與文件管理要求contents目錄4.4確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)中事件、事務(wù)處理及決策所需證據(jù)4.5功能要求的使用4.6實(shí)體關(guān)系模型5功能要求5.1概述5.2生成附有背景信息的文件5.3管理和維護(hù)文件5.4支持導(dǎo)入、導(dǎo)出和互操作contents目錄5.5根據(jù)要求保存與處置文件附錄A(資料性附錄)術(shù)語表附錄B(資料性附錄)將所有文件管理要素融入整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)生命周期參考文獻(xiàn)011范圍010203業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件管理的原則和方法。業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施或改進(jìn)時(shí)，滿足電子文件管理要求的指南。確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能要求的框架。1范圍022規(guī)范性引用文件2規(guī)范性引用文件引用國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件管理的專業(yè)性和通用性。01涉及電子文件管理的基礎(chǔ)術(shù)語、定義和概念，以及文件生命周期管理的要求。02參照了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以及我國(guó)現(xiàn)有的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。03033術(shù)語和定義01定義指機(jī)構(gòu)為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)而采用的一系列相關(guān)信息技術(shù)的組合，包括硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等組成部分。3術(shù)語和定義02功能業(yè)務(wù)系統(tǒng)支持機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)營(yíng)，處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并提供決策支持。03分類業(yè)務(wù)系統(tǒng)可根據(jù)其功能和應(yīng)用領(lǐng)域進(jìn)行分類，如企業(yè)管理系統(tǒng)、政府辦公系統(tǒng)等。044指南統(tǒng)一文件命名規(guī)則，便于檢索和管理。提供文件分類和命名規(guī)范確保文件安全，防止數(shù)據(jù)丟失。指導(dǎo)文件存儲(chǔ)和備份策略確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。明確文件管理目標(biāo)和原則4指南054.1概述電子化辦公趨勢(shì)隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子化辦公已成為趨勢(shì)，文件管理電子化也日益普及。規(guī)范管理需求為確保電子辦公環(huán)境中文件管理的規(guī)范性、高效性和安全性，需要制定相應(yīng)的管理原則和功能要求。國(guó)際接軌與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌，提升我國(guó)在全球電子文件管理領(lǐng)域的地位和影響力。4.1概述064.2為機(jī)構(gòu)保存業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)的證據(jù)4.2為機(jī)構(gòu)保存業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)的證據(jù)確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性和可追溯性通過保存業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)的證據(jù)，機(jī)構(gòu)能夠確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性和可追溯性，從而滿足法律、法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。這有助于機(jī)構(gòu)在面臨審計(jì)、訴訟或糾紛時(shí)提供有力的支持。促進(jìn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和改進(jìn)通過對(duì)保存的業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)證據(jù)進(jìn)行分析，機(jī)構(gòu)可以發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題和瓶頸，進(jìn)而進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化和改進(jìn)。這有助于提高業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)力。保障機(jī)構(gòu)信息安全保存業(yè)務(wù)流程與活動(dòng)的證據(jù)也是機(jī)構(gòu)信息安全的重要組成部分。通過對(duì)這些證據(jù)的監(jiān)控和分析，機(jī)構(gòu)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全威脅和漏洞，并采取有效的措施進(jìn)行防范和應(yīng)對(duì)。這有助于保障機(jī)構(gòu)信息資產(chǎn)的安全性和完整性。074.3明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)范疇與文件管理要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)是指用于處理機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)、事務(wù)處理和決策支持的信息系統(tǒng)。其范疇包括但不限于企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)（SCM）等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)定義與范疇在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，文件管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它涉及到業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)和記錄的收集、整理、保存、利用和處置。良好的文件管理能夠確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性和可追溯性，提高工作效率，降低風(fēng)險(xiǎn)。文件管理在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的作用4.3明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)范疇與文件管理要求084.4確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)中事件、事務(wù)處理及決策所需證據(jù)記錄系統(tǒng)中所有用戶活動(dòng)的日志，包括登錄、操作、退出等信息，以確保事件的完整追溯?；顒?dòng)日志在關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行快照保存，以便在事件發(fā)生時(shí)能夠提供數(shù)據(jù)狀態(tài)的證明。數(shù)據(jù)快照采用電子簽名技術(shù)對(duì)關(guān)鍵操作進(jìn)行認(rèn)證，確保操作的真實(shí)性和不可否認(rèn)性。電子簽名4.4確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)中事件、事務(wù)處理及決策所需證據(jù)010203094.5功能要求的使用使用數(shù)字簽名、時(shí)間戳等技術(shù)，確保文件的真實(shí)性和完整性。采用可靠的技術(shù)手段記錄文件的創(chuàng)建、修改和刪除等操作，以便追溯和驗(yàn)證文件的真實(shí)性。建立審計(jì)跟蹤機(jī)制通過比對(duì)原始文件與備份文件，確保文件內(nèi)容未被篡改。定期進(jìn)行文件驗(yàn)證4.5功能要求的使用104.6實(shí)體關(guān)系模型實(shí)體定義在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)體通常指的是具有特定屬性和行為的對(duì)象，如人員、組織、事件等。這些實(shí)體在文件管理中扮演著重要角色，是構(gòu)成文件內(nèi)容的基本要素。4.6實(shí)體關(guān)系模型關(guān)系建立實(shí)體之間通過關(guān)系進(jìn)行連接和交互，形成復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。在文件管理中，需要明確實(shí)體之間的關(guān)系類型，如隸屬關(guān)系、協(xié)作關(guān)系、因果關(guān)系等，以便有效地組織和檢索文件。模型應(yīng)用實(shí)體關(guān)系模型在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)建模、信息查詢、文件分類等方面。通過構(gòu)建準(zhǔn)確的實(shí)體關(guān)系模型，可以提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)文件信息的快速定位和有效利用。115功能要求自動(dòng)捕獲應(yīng)有明確的文件固化流程，以防止文件被篡改或刪除，確保文件的可靠性和長(zhǎng)期保存。固化流程捕獲范圍明確需要捕獲的文件類型，包括業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的所有重要文件和相關(guān)信息。業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)捕獲所有關(guān)鍵文件和元數(shù)據(jù)，確保文件完整性和真實(shí)性。5功能要求125.1概述5.1概述與其他部分關(guān)系本部分是《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》的第三部分，與第一部分（原則概述）和第二部分（電子文件管理系統(tǒng)的指導(dǎo)原則與功能需求）共同構(gòu)成電子辦公環(huán)境中文件管理的完整指導(dǎo)體系。適用范圍本部分適用于各類機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行文件管理，包括但不限于企業(yè)、政府、教育、醫(yī)療等領(lǐng)域。背景與意義隨著電子辦公環(huán)境的普及，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件管理日益重要。本部分旨在為機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理的指南與功能要求，以確保文件的真實(shí)性、可靠性、可用性和完整性。135.2生成附有背景信息的文件背景信息的重要性：在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，文件不僅僅是一份簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)記錄，更是業(yè)務(wù)流程和活動(dòng)的重要證據(jù)。附有背景信息的文件可以提供更多的上下文，幫助理解和解釋文件的內(nèi)容和目的。如何生成附有背景信息的文件：在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，可以通過自動(dòng)化工具或手動(dòng)方式添加背景信息。例如，可以在文件創(chuàng)建時(shí)自動(dòng)記錄創(chuàng)建時(shí)間和創(chuàng)建者信息，或者在文件修改時(shí)記錄修改歷史。此外，還可以將相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程、法規(guī)和政策等信息與文件關(guān)聯(lián)起來，形成完整的文件背景信息。背景信息的范圍：背景信息可以包括文件的創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建者、修改歷史、相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程、相關(guān)法規(guī)和政策等。這些信息有助于確定文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。5.2生成附有背景信息的文件145.3管理和維護(hù)文件定期評(píng)估與調(diào)整定期對(duì)文件進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展及時(shí)調(diào)整管理策略，確保文件始終滿足業(yè)務(wù)需求。確保文件真實(shí)性采取必要措施，如數(shù)字簽名、時(shí)間戳等，確保文件的真實(shí)性和完整性，防止文件被篡改或損壞。分類存儲(chǔ)與檢索建立合理的文件分類體系，便于文件的存儲(chǔ)、檢索和利用，提高文件管理效率。5.3管理和維護(hù)文件155.4支持導(dǎo)入、導(dǎo)出和互操作5.4支持導(dǎo)入、導(dǎo)出和互操作導(dǎo)入功能業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)支持從外部來源導(dǎo)入文件，包括但不限于本地存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)共享位置或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)。導(dǎo)入過程應(yīng)確保文件的完整性、可讀性和安全性。01導(dǎo)出功能業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)提供導(dǎo)出文件的功能，以便用戶能夠?qū)⑺栉募?dǎo)出到指定的位置或格式。導(dǎo)出操作應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并確保導(dǎo)出文件的準(zhǔn)確性和可用性。02互操作性業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備良好的互操作性，能夠與其他系統(tǒng)或平臺(tái)進(jìn)行文件交換和共享。這包括但不限于支持標(biāo)準(zhǔn)的文件格式、提供API接口或遵循通用的數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議等?；ゲ僮餍杂兄谔岣吖ぷ餍?，促進(jìn)信息流通和協(xié)作。03165.5根據(jù)要求保存與處置文件確定保存期限機(jī)構(gòu)應(yīng)制定文件管理政策，明確各類文件的保存期限，以確保文件的合法性和可追溯性。安全存儲(chǔ)與備份文件應(yīng)以安全的方式存儲(chǔ)，并定期備份以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)采取措施保護(hù)文件免受未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。處置流程與規(guī)范對(duì)于達(dá)到保存期限或無需繼續(xù)保存的文件，應(yīng)建立明確的處置流程和規(guī)范。這可能包括文件的銷毀、歸檔或轉(zhuǎn)移至其他存儲(chǔ)介質(zhì)等。需確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)和機(jī)構(gòu)政策的要求。5.5根據(jù)要求保存與處置文件17附錄A(資料性附錄)術(shù)語表功能包括數(shù)據(jù)采集、處理、存儲(chǔ)、檢索和傳輸?shù)裙δ?，支持組織的日常運(yùn)營(yíng)和管理。種類如企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(ERP)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)(SCM)等。定義指組織內(nèi)用于處理業(yè)務(wù)活動(dòng)、事務(wù)和決策的信息系統(tǒng)。附錄A(資料性附錄)術(shù)語表18附錄B(資料性附錄)將所有文件管理要素融入整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)生命周期確定文件管理需求在系統(tǒng)規(guī)劃階段，需明確文件管理的功能需求，包括文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索、利用、處置等方面。分析業(yè)務(wù)流程制定文件管理策略附錄B(資料性附錄)將所有文件管理要素融入整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)生命周期深入理解組織的業(yè)務(wù)流程，識(shí)別并確定業(yè)務(wù)過程中涉及的文件類型、