企業(yè)管理-養(yǎng)老機構費用報銷及付款管理流程

會計實操文庫1/30企業(yè)管理-養(yǎng)老機構費用報銷及付款管理流程第一章前言一、編制目的為了規(guī)范報銷標準和報銷流程，加強財務管理，確保公司資金按規(guī)定支付，結合公司及項目實際情況，特制定本制度。二、適用范圍及定義本規(guī)定適用于公司及公司涉及各項目。三、本規(guī)定修改及審批本規(guī)定由總經理簽批后方可執(zhí)行。四、執(zhí)行時間本規(guī)定于頒布之日起開始執(zhí)行。第二章管理原則2.1歸口管理原則為便于對各項費用開支情況進行分析考核，公司統(tǒng)一規(guī)定費用項目的歸口管理部門，具體如下表列示（包括但不限于）：部門費用類別明細項目運營管理部材料費日常所需的材料：垃圾袋、掃把、搽手紙、清潔藥水，伸縮桿等。維修費設備維護、檢測、保養(yǎng)、維修等及采購維修、維護材料備件等。低值易耗品吸塵器，洗地機等設備。能源費水費、電費、燃氣等。運輸費物流費、快遞費等。業(yè)務提成根據公司的政策計算的項目提成。營業(yè)外支出與經營相關的罰款等。公關費因業(yè)務產生的一切公關費用財務部稅金營業(yè)稅、個人所得稅等。銀行費用手續(xù)費、利息支出等人力資源部工資薪金基本工資（保底工資、績效工資）、補貼（餐補、夜班補貼、工齡工資）、計時工資（節(jié)假日加班、臨時兼職工）、社會保險。其他職工福利費（如交通補貼、住房補貼、通訊補貼、職業(yè)培養(yǎng)書籍費、生日補貼、節(jié)假日福利等）、工會經費、教育培訓費、內部培訓費等。專業(yè)服務費咨詢費、辦證、年審、律師訴訟費等。辦公費用各類辦公耗材、飲用水、文件快遞費等。員工活動旅游、會議費、公司安排員工聚餐等。保險費各類保險：意外傷殘，公眾責任險，財產險等。業(yè)務招待費購置禮品、餐費等等（招待外部人員）。差旅費如出差車費、餐費、住宿費等。通訊費辦公室電話費、寬帶網絡費等。外勤辦事車費如公交車費、打車費等總部固定資產總部購置辦公桌椅、電腦及配件等營業(yè)外支出總部罰款支出等備注：(1)未涉及的特殊費用將由總經理根據實際情況單獨指派歸口部門。2.2預算管理原則2.2.1年度預算經審議批準后各部門應嚴格按照年度預算進行開支，財務部將在預算期對預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查，并定期分析、考核。2.2.2對臨時發(fā)生的預算外經費或超預算費用，經辦部門需向歸口部門提交申請，由歸口部門按公司的審批程序補報追加計劃，根據審批權限規(guī)定，經批準后方可執(zhí)行。第三章授權審批權限規(guī)定3.1經濟業(yè)務發(fā)生前授權審批3.1.1根據業(yè)務發(fā)生時間先后分：事前審批、非事前審批；3.1.2事前審批是指經濟業(yè)務發(fā)生前，需提報審批通過后，才能進行經濟業(yè)務交易。3.1.3非事前審批是指有的經濟業(yè)務可以不需進審批，而由經辦人員直接進行辦理業(yè)務。非事前審批項目如下：序號類別項目明細備注1委托收款社會保險貸款利息水、電、氣、能源費等2已簽訂合同根據合同內容固定支付，如設備的購置分期款等合同已事前審批3固定或按固定比率計算的項目稅金、工資薪、貸款利息等。4按批準生效的制度執(zhí)行員工福利,如通訊、交通補貼等5零星費用物流/快遞費用印刷單據表格、合同、名片、條幅。員工桶裝飲用水。辦公用品費汽油費/停車通行費/過路過橋費市內交通費（員工外出辦事）參照相關制度執(zhí)行辦公電話費、網絡使用費參照合同繳費年檢費、銀行手續(xù)費3.2報銷及付款授權審批流程3.2.1報銷或付（匯）款審批流程如下：3.2.1.1單次報銷或付（匯）款金額800元及以內的審批流程：經辦人——主管——部門負責人（部門經理）——財務3.2.1.2單次報銷或付（匯）款金額801-2000元之間的審批流程：經辦人——主管——部門負責人（部門經理）——分管領導（業(yè)務副總）——財務。3.2.1.3單次報銷或付（匯）款金額2001-10000元的審批流程：經辦人——主管——部門負責人（部門經理）——分管領導（業(yè)務副總）——總經理——財務。3.2.1.4單次報銷或付（匯）款金額10000元以上的審批流程：經辦人——主管——部門負責人（部門經理）——分管領導（業(yè)務副總）——總經理——董事會會簽審批——財務。第四章報銷及付款流程4.1報銷及付款流程圖4.2報銷及付款方式4.2.1主要通過網上銀行轉賬支付，付款至外部單位，原則上以轉賬、支票方式付款，個別特殊業(yè)務除外。4.2.2使用支票結算，應自支票簽發(fā)日十日內入賬，逾期無效。4.2.3現金支付，內部員工報銷如需支取現金，須提前告之出納備款并在報銷單注明。第五章報銷及付款時效5.1報銷及付款時效5.1.1費用報銷時效性為遵循《企業(yè)會計準則》和國家相關財務會計制度的規(guī)定，正確、合理核算各期損益，當期發(fā)生的費用應當期報銷，具體原則如下：5.1.1.1費用類業(yè)務報銷時效：原則上應在費用發(fā)生后三個工作日內報銷（差旅費應在返程后五個工作日內），最遲不得超過10個工作日；當年發(fā)生的費用要求在年底12月31日前報銷，由于特殊原因不能及時報銷的，應由各部門匯總應報銷費用明細總額，上報財務部作為計提費用的依據，并且在次年1月15日之前將原始票據整理粘貼好到財務部進行報銷；5.1.1.2員工月固定如交通補貼、通訊補貼等以報銷形式體現的福利，應在每月24日前報銷；5.1.1.3預付款業(yè)務報銷時效：以預付款方式發(fā)生的經濟業(yè)務，原則上應在接收物品或服務后5個工作日內報銷沖賬。5.1.1.4月結付款業(yè)務：通常情況按合同約定的付款日期進行支付，但各部門應將本月所接收的物品或服務按發(fā)生時間、實際接收數量、合同約定單價、金額等進行明細匯總，并于月末最后一天提交至財務部，以便作為存貨、成本入賬的依據。5.1.1.5所有原始憑證必須為原件5.1.2財務部受理時間各部門將費用報銷單/付（匯）款申請單交至財務部的時間為：周一至周三。5.1.3付款周期：審核原始票據及付款信息無誤后3-5個工作日內，特殊情況另行通知；5.1.4付款時間：對完成審批流程的報銷或付（匯）款申請于每周五進行付款。如違反上述規(guī)定，財務部有權拒絕辦理。第六章員工借款6.1借款條件及額度6.1.1借款額度不超過人民幣3000元；6.1.2因發(fā)生的地點、場所不固定無法確定固定的業(yè)務往來單位，如差旅費、業(yè)務招待費、新項目考察、員工活動費、停車費，加油費、過路費等；6.2備用金借款6.2.1定額備用金：公司人員因業(yè)務需要，需頻繁使用現金，可申請定額備用金；6.2.2員工調動、離職、降職、停職前，必須先到財務部歸還備用金，方可辦理相關變動手續(xù)。如未及時歸還，財務部可以通知人力資源部在其工資中直接扣除。6.3臨時性借款6.3.1臨時借款：是指員工因公出差發(fā)生的食、住、行等費用，或者備用金不足以支付的特殊事項。例如差旅費、新項目考察、員工團體活動等。6.4管理規(guī)范：6.4.1因出差而需臨時性借款，需附審批后的《出差申請表》原件，并根據批準額度填寫借款單，財務根據審批同意的借款單據辦理借款；6.4.2借款原則上以通過網上銀行轉賬支付，如因特殊情況需支付現金請在借款單中注明；6.4.3所需現金金額超過人民幣3000元的需提前一天通知財務部，以便備款；6.4.4借款人須在業(yè)務辦理完畢后三個工作日內完成報銷或退還借款手續(xù)；6.4.5定額備用金必須于每年12月31日前辦理退還手續(xù)，并根據業(yè)務需要重新審批辦理；6.4.6員工借款賬齡不得超過30天，如有特殊原因可適當延長，超過60天（特殊情況除外），財務部將通知上級主管，并在當月工資中扣減，直至扣完為止；6.4.7原則上，借款管理執(zhí)行“前款不清，后款不借”的規(guī)定。6.5借款單據填寫規(guī)范：6.5.1公司員工借款時統(tǒng)一填寫公司印制的《借款單》；6.5.2《借款單》聯以及用途：6.5.2.1《借款單》一式三聯，第一聯：付款憑證聯；第二聯：結算憑證聯；第三聯：結算回執(zhí)聯；6.5.2.2付款憑證聯：財務付款及會計掛借款人借款處理的原如憑證，嚴禁退還借款人；6.5.2.3結算憑證聯：借款人報銷或還款時的原始憑證；會計根據此聯做賬沖銷借款；6.5.2.4結算回執(zhí)聯：借款人報銷或還款時，此聯給借款人，作為結清借款的原始憑證；6.5.3《借款單》填寫要求：6.5.3.1統(tǒng)一用黑色簽字筆填寫，字跡公正、清楚，嚴禁草寫；6.5.3.2日期行欄：填寫借款當時的年月日；6.5.3.3資金性質欄：填寫付款方式，即你希望的是轉賬還是現金，如果轉賬需在此處注明開戶名、開戶行、賬號等詳細信息；6.5.3.4部門欄：填寫借款人所在部門；6.5.3.5項目明稱欄：如果借款事由為處理工程項目業(yè)務，此處填寫工程項目的具體名稱，否則此處為空；6.5.3.6預算科目欄：此欄為空，統(tǒng)一以員工借款掛賬，報銷還款時沖銷；6.5.3.7借款理由欄：填寫借款的具體事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度員工活動，定額備用金等等；6.5.3.8金額欄：填寫借款的具體金額，大小寫必須一致；出差的，金額須與審批后的《出差申請表》一致；6.5.3.9付款憑證聯最右下角的領款人必須填寫，領款人名字必須與員工身份證上的姓名保持一致；6.5.3.10結算憑證聯和結算加回執(zhí)聯：填寫借款單時，借款人必須填寫此兩聯中的日期、姓名、金額、用途等事項且與付款憑證聯系保持一致；其余額待報銷或還款時分別由出納和借款人填寫；第七章付款（結算）業(yè)務7.1適用條件：適用于公司與外部業(yè)務單位發(fā)生的金額確定的經濟業(yè)務。7.2付款（結算）業(yè)務分類：直接結算業(yè)務、預付款業(yè)務7.2.1直接結算業(yè)務是指根據合同約定，在經濟業(yè)務發(fā)生后，根據實際驗收情況結算付款的業(yè)務；此類業(yè)務結算時填寫《付款結算申請單》。7.2.2預付款業(yè)務是指根據合同約定，在經濟業(yè)務發(fā)生前，需要按進度預先支付部分款項，在業(yè)務驗收完成后結算的業(yè)務。此業(yè)務在預付款時填寫《預付款申請單》，預付款業(yè)務發(fā)生驗收完成填寫《預付款結算單》，以沖銷已預付的款項。7.3管理規(guī)范7.3.1采購業(yè)務7.3.1.1采購預付款業(yè)務，付款時須提供的原始單據包括但不限于：審批通過的采購訂單原件、合同原件或掃描件；7.3.1.2直接結算類采購業(yè)務，結算時提供的原始單據包括但不限于：合同（掃描件）、發(fā)票、加蓋對方發(fā)票專用章或公章的發(fā)貨清單、經審批的采購訂單、收貨人簽字確認的收貨單。7.3.1.3預付款業(yè)務須在貨物驗收入庫后10日內完成結算，沖銷預付款，提供的原始單據包括但不限于7.3.1.2條除經審批的采購訂單外的原始憑證；7.3.2資本性支出7.3.2.1資本性支出：是指單件金額在2000（含）元以上且使用壽命1年以上的固定資產支出；7.3.2.2預付款業(yè)務，首次預付款時須提供的原始單據包括但不限于：合同原件或掃描件、事前審批單、合格發(fā)票等；7.3.2.3直接結算業(yè)務付款時須提供原始憑證包括但不限于：事前審批單、合同原件或掃描件、資產管理部門驗收入庫、合格發(fā)票、采購清單；7.3.2.4預付款業(yè)務，資產采購經辦人應在資產驗收入庫后10日內完成結算，沖銷預付款，須提供的原始單據包括但不限于：資產管理部門驗收入庫單、合格發(fā)票、資產采購清單；7.4單據填寫規(guī)范7.4.1預算內業(yè)務在預算內前小方格內劃“√”，反之在預算外前小方格內劃“√”；7.4.2支付方式：填寫付款的方式：現金、支票或轉賬，原則上公司均以轉賬方式支付；7.4.3收款單位：公司名稱、開戶銀行、賬號與合同、發(fā)票保持一致；第八章日常費用報銷8.1日常費用包括的內容日常費用主要包括：差旅費、業(yè)務招待費、交通費、通訊費、辦公費、維修費、運輸費、會議費、辦證審計等中介機構服務費、公關費、低值易耗品、水電費、物管費、房租費等等。日常費用報銷填寫《費用報銷單》8.2日常費用的控制原則：對日常費實行預算管理，分級負責、層層把關，在一個預算期內，各項費用的累計支出原則上不得超過預算。對超預算費用按本制度2.2.2條執(zhí)行。8.3管理規(guī)范及報銷標準8.3.1業(yè)務招待費業(yè)務招待費是公司經營活動的需要，為促進公司業(yè)務發(fā)展實現公司經營目標為前提，應按照必要、合理的原則開支。8.3.1.1業(yè)務招待盡量安排在公司有協(xié)議的酒店用餐；8.3.1.2陪同人員須在發(fā)票和收銀小票后簽字；8.3.1.3報銷原始憑據包括但不限于：事前審批表，即人力資源部提供的《業(yè)務招待費審批表》、發(fā)票、收銀小票；8.3.1.4標準按人力資源部相關政策執(zhí)行，未達到標準的按實際發(fā)生額報銷、超過標準的按標準報銷。8.3.2差旅費8.3.2.1住宿費必須提供出差目的地的住宿發(fā)票。8.3.2.2實際出差天數的計算以所乘交通工具車票（機票）顯示出發(fā)及返回時間為準，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達)以半天計，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達)以一天計；8.3.2.3凡與原出差申請單審批的地點、時間、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、天數、交通工具的，需按照審批權限規(guī)定經領導審批后方可報銷；8.3.2.4出差期間，宴請客戶的需事先電話向相關部門申請，返程后補《業(yè)務招待費申請表》；8.3.2.5餐補、住宿等標準按公司相關制度執(zhí)行，標準內據實報銷，超過標準的按標準報銷；8.3.2.6出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用及補助；8.3.2.7報銷時所附原始憑證包括但不限于：事前審批表《出差審批表》、發(fā)票。8.3.3交通費8.3.3.1員工因公辦事發(fā)生的乘坐公交車、地鐵等交通費，需明細列明日期、事由、往返地、交通工具、金額等信息，后附相應發(fā)票據實報銷；員工上下班發(fā)生的交通費按公司福利制度執(zhí)行；8.3.3.2員工確因突發(fā)且情況緊急需乘出租的，需取得部門經理同意。否則財務予以報銷；8.3.3.3報銷須提供的原始憑證包括但不限于：相應交通公交發(fā)票、外出辦事交通費明細表（部門經理簽字審批）。8.3.4維修費8.3.4.1日常維修事項須按所需費用的金額進行審批；8.3.4.2維修完成后須提供進行經雙方確認的驗收報告，自購維修配件的需提供配件采購明細清單；8.3.4.3報銷須提供的原始憑證包括但不限于：發(fā)票、驗收報告、采購清單。8.3.5員工福利費8.3.5.1標準嚴格按公司福利制度執(zhí)行；8.3.5.2通訊補貼、交通補貼由員工于每月24日前填單報銷，附通訊費發(fā)票、交通發(fā)票；8.3.5.3生日補貼、節(jié)日慰問金由人力資源部于每季20日前或節(jié)日后10個工作日內報銷，須附：員工信息、員工領用慰問品明細、發(fā)票等原始單據；8.3.6辦公用品、低值易耗品在預算范圍內參照7.3.1采購業(yè)務執(zhí)行。8.3.7其他零星費用在預算范圍內據實提供發(fā)票及經確認的業(yè)務明細后據實報銷。8.4費用報銷單填寫規(guī)范8.4.1標題《費用報銷單》前橫線處填寫部門名稱，非人名或具體費用明細；8.4.2部門：費用（業(yè)務）歸屬的具體部門，歸屬部門按受益原則劃分；須正確填寫，以便準確各部門費用；并在此處列明收款人戶名、賬號、開戶行，未注明者一同視為員工個人工資賬戶；8.4.3項目名稱：費用（業(yè)務）歸屬于公司的具體項目，須正確填寫，以便對項目成本進行歸集；8.4.4摘要：須列明業(yè)務發(fā)生時間、事由、業(yè)務性質（招待或住宿等），如報銷9月19日（時間）因洽談合作事宜（事由）招待（業(yè)務性質）影城管理人員；按費用類別分行填寫，如出差人員同時發(fā)生住宿費、車費，餐補等應分行按住宿費、