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第五章職位說明書的編制?職位分析與職位管理體系設(shè)計(jì)?朱勇國主編王海斌副主編學(xué)習(xí)目標(biāo)了解職位說明書的涵義熟練掌握職位說明書的內(nèi)容理解職位說明書的編寫原那么及作用了解職位說明書樣本搜索途經(jīng)熟練掌握職位說明書的編制方法掌握如何依據(jù)職位種類和特性選擇職位說明書的內(nèi)容和形式引導(dǎo)案例“瑪麗,我真不知道你到底需要怎樣的機(jī)械操作工?〞高爾夫機(jī)械制造人力資源部經(jīng)理約翰?安德森說道:“我已經(jīng)為你送去了四個人給你面試,并且這四個人看上去都大致符合所需職位說明書的要求,可是,你卻將他們?nèi)烤苤陂T外。〞“符合職位說明書的要求?〞瑪麗頗為驚訝地答復(fù)道:“可我所要找的卻是那種一錄用,就能夠直接上手做事的人;而你送給我的人,都不能夠勝任實(shí)際操作工作,并不是我所要找的人。再者,我根本就沒瞧見你所說的什么職位說明書。〞聞聽此言,約翰二話沒說地為瑪麗拿來職位說明書的復(fù)印件。當(dāng)他們將職位說明書與現(xiàn)實(shí)所需崗位逐條加以對照時,才發(fā)現(xiàn)問題之所在:原來這些職位說明書已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實(shí)際,也就是說,職位說明書沒有將實(shí)際工作中的變動寫進(jìn)去。引導(dǎo)案例第一節(jié)職位說明書的概述第二節(jié)職位說明書的編寫第三節(jié)職位說明書的范例目錄一、職位說明書的概念二、職位說明書的內(nèi)容三、職位說明書編寫的原那么四、職位說明書的應(yīng)用一、職位說明書的概念職位說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作權(quán)限和工作對人身平安危害程度等工作特性方面信息進(jìn)行描述,以及規(guī)定工作對從業(yè)人員的品質(zhì)、特點(diǎn)、技能和工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。一份良好的職位說明書可以使職位的職責(zé)更加明確,使得衡量此職位的績效標(biāo)準(zhǔn)更容易訂出;也因此可以開展出一套人員任用的資格標(biāo)準(zhǔn),以便在人員的任用選擇上更能實(shí)現(xiàn)人崗匹配。二、職位說明書的內(nèi)容職位說明書的內(nèi)容包括兩大局部,即職位描述〔JobDescription〕和任職標(biāo)準(zhǔn),也稱職位標(biāo)準(zhǔn)〔JobSpecification〕。〔一〕職位描述職位描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以標(biāo)準(zhǔn)的描述性文件。它是對工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身平安危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書面描述。主要包含如下幾方面:工作標(biāo)識、工作摘要、工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作關(guān)系、工作環(huán)境。二、職位說明書的內(nèi)容三、職位說明書編寫的原那么〔一〕準(zhǔn)確清楚〔二〕具體完備〔三〕普遍性〔四〕結(jié)果文件的核對〔五〕簡明邏輯〔六〕標(biāo)準(zhǔn)性〔七〕動態(tài)管理四、職位說明書的應(yīng)用四、職位說明書的應(yīng)用〔二〕招聘與錄用企業(yè)招聘的最終目的是要尋找和獲取合格的工作候選人,任職標(biāo)準(zhǔn)是成功招聘的根底,如果企業(yè)人力資源部門對所要招聘的崗位工作職責(zé)不清、任職標(biāo)準(zhǔn)要求模糊,招聘工作將難以獲得成功。職位說明書界定了不同工作的任職標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定了符合工作要求的人員錄用標(biāo)準(zhǔn),可以客觀、公正地評價求職人員,從而使甄選錄用工作科學(xué)化、正規(guī)化,從源頭上對工作績效的影響因素進(jìn)行控制。四、職位說明書的應(yīng)用〔三〕績效管理績效管理的過程就是將員工的實(shí)際工作績效同要求其到達(dá)的工作績效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比照的過程。而員工應(yīng)當(dāng)?shù)竭_(dá)何種績效標(biāo)準(zhǔn),以及需要完成哪些特定活動都需要通過職位分析來確定。根據(jù)職位說明書提供的關(guān)于某一項(xiàng)工作的具體內(nèi)容,制定出符合組織要求的績效標(biāo)準(zhǔn),再根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)對員工工作的有效性進(jìn)行客觀評價和考核。四、職位說明書的應(yīng)用四、職位說明書的應(yīng)用〔五〕職位優(yōu)化職位優(yōu)化就是為了有效地實(shí)踐企業(yè)目標(biāo),提高工作績效,對工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系等有關(guān)方面進(jìn)行變革和設(shè)計(jì)。通過職位分析,可以對工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系、工作流程、工作環(huán)境和條件等各方面進(jìn)行系統(tǒng)的審視,通過改進(jìn)不合理之處來提高員工的工作滿意度和工作效率。而且利用職位分析提供的信息,可以對工作所要完成的具體任務(wù)及采用的方法進(jìn)行重新確認(rèn),有助于組織通過工作的豐富化和工作的擴(kuò)大化來對工作進(jìn)行再設(shè)計(jì),使得人與工作能夠更好地匹配。四、職位說明書的應(yīng)用〔六〕員工晉升與開發(fā)人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開發(fā),就是通過一些有效的措施使員工的素質(zhì)和積極性得到提高,最大限度地發(fā)揮員工的潛能,為企業(yè)做出更大奉獻(xiàn)。通過職位分析,有助于我們根據(jù)組織與個人情況判斷一個人是否適合一項(xiàng)工作,在不需要培訓(xùn)的情況下,可以為員工提供不同的工作時機(jī),提高人與工作的適應(yīng)性,使每一個員工在既能勝任又符合自己特點(diǎn)的工作中發(fā)揮作用。另外,企業(yè)應(yīng)該根據(jù)職位說明書為員工制定晉升、異動的路徑圖,最為標(biāo)準(zhǔn)化管理的一個根底文件,讓每一位員工都清楚只要具備什么樣的條件就能升到什么職位或幾年才能到達(dá)什么職位的條件。四、職位說明書的應(yīng)用〔七〕員工培訓(xùn)對員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要。根據(jù)職位說明書的具體要求,可以有針對性地對具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識和實(shí)際技能的培訓(xùn),完備上崗任職標(biāo)準(zhǔn),提高員工勝任本崗本職工作的能力;也可以對一些任職條件缺乏,但其他方面優(yōu)秀、符合公司緊急要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn),提升其本身的素質(zhì),最后使其到達(dá)職位說明書的任職要求;也可以作為新員工的入職培訓(xùn)的教材。四、職位說明書的應(yīng)用〔八〕職業(yè)平安與健康通過職位分析,可以全面了解不同工作的職業(yè)危害程度,從而采取有效的平安保護(hù)措施。同時,一旦發(fā)生事故,也可以根據(jù)職位分析的信息,科學(xué)地分析和判斷事故的原因,為事故的處理提供有效的依據(jù)。一、職位描述的編寫二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫一、職位描述的編寫職位描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以標(biāo)準(zhǔn)的描述性文件。其主要內(nèi)容包括工作的目的、職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、職位關(guān)系、工作的環(huán)境條件和工作的負(fù)荷等。工作描述的內(nèi)容分為兩種:核心內(nèi)容:是任何一份工作描述都必須包含的局部,這些內(nèi)容的缺失,會導(dǎo)致我們無法對本職位與其他職位加以區(qū)分。選擇性內(nèi)容,這些工程并非是任何一份工作描述所必需的,而可由職位分析專家根據(jù)預(yù)先確定的職位分析的具體目標(biāo)或者職位類別,有選擇性的進(jìn)行安排,具體參見表5-1與表5-2。表5-1根據(jù)職位分析目的選擇職位描述的內(nèi)容
內(nèi)容項(xiàng)目組織優(yōu)化招聘甄選培訓(xùn)與開發(fā)績效考核薪酬管理核心內(nèi)容工作標(biāo)識
工作概要
工作職責(zé)
工作關(guān)系
選擇性內(nèi)容工作權(quán)限
履行程序(職責(zé)細(xì)分或工作任務(wù))
工作范圍
職責(zé)的量化信息
業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)
工作條件
工作負(fù)荷
工作特點(diǎn)與領(lǐng)域
表5-2不同職位類別對職位描述內(nèi)容的要求項(xiàng)目管理職位專業(yè)/技術(shù)職位操作工人工作標(biāo)識
工作概要
工作職責(zé)
工作關(guān)系
工作權(quán)限
履行程序
工作范圍
職責(zé)的量化信息
工作條件
工作負(fù)荷
工作特點(diǎn)與領(lǐng)域
一、職位描述的編寫〔一〕工作標(biāo)識工作標(biāo)識〔JobIdentification〕,又稱為工作識別,是關(guān)于職位的最根本信息,其作用就是將本職位與其他職位區(qū)分開。工作標(biāo)識包含的主要內(nèi)容有:1、工作名稱 2、職位代碼 3、所屬部門4、直接上級/下級的職位名稱5、所轄人數(shù) 6、定員人數(shù) 7、工作等級 8、薪點(diǎn)范圍 9、工作地點(diǎn)還常有關(guān)于職位分析的根本信息包括:職位分析的時間、職位說明書的有效期、批準(zhǔn)人、職位分析員人名或者職位代碼。一、職位描述的編寫職位名稱人力資源部經(jīng)理職位代碼HRM-001所屬部門人力資源部目前任職者xxx直接上級人事行政總監(jiān)直接下級招聘專員、薪酬專業(yè)等職級2級薪資標(biāo)準(zhǔn)3級工作地點(diǎn)公司總部所轄人數(shù)20定員人數(shù)1填寫日期x年x月x日表5-3職位說明書中的工作標(biāo)識局部一、職位描述的編寫〔三〕工作職責(zé)工作職責(zé)〔ResponsibilitiesAndDuties〕是指該職位通過一系列什么樣的活動來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo),并取得什么樣的工作成果。工作職責(zé)包括如下內(nèi)容:〔1〕日常工作,包括那些經(jīng)常性的、周期穩(wěn)定的或常常發(fā)生的工作;〔2〕上級分配任務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量;〔3〕與組織內(nèi)外人員的關(guān)系,包括建議、培訓(xùn)等等;〔4〕對于經(jīng)營記錄、利潤等的責(zé)任;〔5〕與上級和下級的權(quán)責(zé)關(guān)系;〔6〕所要使用的設(shè)備與機(jī)器。一、職位描述的編寫完成職責(zé)分析,主要遵從以下步驟:〔1〕根據(jù)組織戰(zhàn)略上的部門職能職責(zé)定位,確定該職位需要到達(dá)的目的;〔2〕通過對職位目的的分解得到該職位的假設(shè)干職責(zé)板塊;〔3〕確定關(guān)鍵職責(zé)板塊必須達(dá)成的目標(biāo),例如:人力資源經(jīng)理的“部門預(yù)算〞這一職責(zé)板塊所要達(dá)成的目標(biāo)是“確保部門預(yù)算與組織的戰(zhàn)略及整體預(yù)算保持一致〞;〔4〕確定達(dá)成職責(zé)目標(biāo)的行動;〔5〕形成初步的職責(zé)描述。一、職位描述的編寫3.職責(zé)板塊的描述方式職責(zé)板塊是根據(jù)業(yè)務(wù)流程或工作的性質(zhì)、內(nèi)容對各項(xiàng)職責(zé)的概括表述。對職責(zé)板塊的描述要遵循“窮舉、互斥〞的原那么,要到達(dá)“既涵蓋了所有的工作內(nèi)容,相互之間又不重疊〞的目的。在描述職責(zé)板塊時,應(yīng)該按照一定的邏輯順序進(jìn)行編寫。如果職責(zé)涉及到一個具體的流程,那么可按照業(yè)務(wù)流程的順序進(jìn)行編寫。如果職責(zé)板塊之間缺乏必要的流程關(guān)系時,可以根據(jù)職能板塊之間的相對重要性進(jìn)行排序。原那么上,對每個崗位的職能劃分一般不超過7項(xiàng)。一、職位描述的編寫4.工作職責(zé)的描述方式職責(zé)是對每項(xiàng)職能執(zhí)行過程的具體描述,需表達(dá)職能中重要的、常規(guī)的職責(zé),同時要對每項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行權(quán)限界定,對于一些具體的、零散的工作活動,應(yīng)以概括性的語言進(jìn)行總結(jié)式的描述。描述職責(zé)時可按照業(yè)務(wù)流程的順序進(jìn)行描述,對于業(yè)務(wù)流程關(guān)系不強(qiáng)的職能項(xiàng)也可以按照關(guān)鍵和重要程度來進(jìn)行具體職責(zé)的描述,而且也要遵循“窮舉、互斥〞的原那么?!?〕描述格式:“動詞+名詞賓語〔動詞實(shí)施的對象〕+結(jié)果〞。〔2〕動詞選擇::表5-6根據(jù)作用對象分類的職責(zé)常用動詞一、職位描述的編寫〔四〕工作權(quán)限工作權(quán)限〔AuthorityOfIncumbent〕是指根據(jù)該職位的工作目標(biāo)與工作職責(zé),組織賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。它主要用于界定履行職責(zé)的方式,對職責(zé)的履行進(jìn)行清楚地界定,有利于明確職責(zé)邊界,防止在工作中產(chǎn)生相互推諉的現(xiàn)象。在進(jìn)行工作權(quán)限界定時可從如下兩個角度進(jìn)行考慮:1.對象職責(zé)的承擔(dān)程度2.工作權(quán)限所指向的對象一、職位描述的編寫〔五〕績效標(biāo)準(zhǔn)績效標(biāo)準(zhǔn)〔StandardsOfPerformance〕又稱為業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)績變量,是在明確界定工作職責(zé)的根底上,對如何衡量每項(xiàng)職責(zé)完成情況的規(guī)定。它包括衡量要素和衡量標(biāo)準(zhǔn)兩個方面:衡量要素是指對于每項(xiàng)職責(zé)應(yīng)該從哪些方面來衡量它的完成狀況;衡量標(biāo)準(zhǔn)是指這些要素必須到達(dá)的最低要求,這一標(biāo)準(zhǔn)可以是具體的數(shù)字,也可以是百分比。常見的指標(biāo)包括:銷售額、市場占有率、工作完成的及時性、事故率、設(shè)備利用率、客戶投訴率等等。一、職位描述的編寫〔六〕工作關(guān)系工作關(guān)系〔Relationships〕包含兩局部內(nèi)容:第一局部是該職位在組織中的位置,用組織結(jié)構(gòu)圖來反映;第二局部是該職位任職者在工作過程中,與組織內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系,包括聯(lián)系的對象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次,這反映了工作的流向范圍、溝通技巧及頻率以及該職位對公司內(nèi)外的影響。工作關(guān)系不僅僅表示了組織中的權(quán)力關(guān)系,而且也是員工職業(yè)開展的重要指針,包括員工可能的晉升路線。一、職位描述的編寫工作關(guān)系的編寫方法:1.組織結(jié)構(gòu)圖組織結(jié)構(gòu)圖反映了該職位在組織里上下左右的關(guān)系,它是職位說明書中不應(yīng)缺少的一局部。2.工作聯(lián)系:分為縱向聯(lián)系和橫向聯(lián)系??v向聯(lián)系是指該職位所在的部門內(nèi)部發(fā)生的工作聯(lián)系,包括與直接上級發(fā)生的聯(lián)系和與直接下級發(fā)生的聯(lián)系。橫向聯(lián)系包括與組織內(nèi)、所在部門外的工作聯(lián)和與組織外的工作聯(lián)系。一、職位描述的編寫〔七〕工作環(huán)境工作環(huán)境〔WorkingConditions〕界定的是經(jīng)常性工作場所的自然環(huán)境、平安環(huán)境〔工作危險性〕和社會環(huán)境。具體見下頁表5-9。此外,工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點(diǎn)給任職者帶來的工作壓力,包括三個維度:工作時間的波動性、出差時間的百分比和工作負(fù)荷。在界定工作壓力時,可以分等級描述工作壓力,具體可以參看表5-10工作壓力具體界定:工作環(huán)境工作的自然環(huán)境環(huán)境中的溫度、濕度、照明度、噪音、震動、異味、粉塵、輻射等;任職者與上述環(huán)境因素接觸的時間。工作的安全環(huán)境工作的危險性;可能發(fā)生的事故、事故發(fā)生率及發(fā)生原因;對身體的哪些部分易造成危害以及危害程度;易患的職業(yè)病、患病率以及危害程度等。社會環(huán)境工作地點(diǎn)的生活方便程度;環(huán)境變化程度;環(huán)境孤獨(dú)程度;與他人交往的程度等。表5-9工作環(huán)境條件二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫方法:1.邏輯推導(dǎo)法基于邏輯推導(dǎo)建立任職標(biāo)準(zhǔn)的方法又分為兩類,即以工作為導(dǎo)向的推導(dǎo)方法和以人為導(dǎo)向的推導(dǎo)方法。這兩種方法都依賴主題專家。以工作為導(dǎo)向的任職標(biāo)準(zhǔn)推導(dǎo)方法,是從工作本身的職責(zé)和任務(wù)出發(fā),分析為了完成這些工作職責(zé)和任務(wù),需要任職者具備什么資格條件。以人為導(dǎo)向的任職標(biāo)準(zhǔn)推導(dǎo)方法,是以導(dǎo)致任職者獲得成功的關(guān)鍵行為或高頻率、花費(fèi)大量時間的工作行為為出發(fā)點(diǎn),分析任職者要從事這樣的行為,需要具備什么資格條件。二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫認(rèn)知標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容:〔一〕教育程度要求教育程度要求包含兩局部內(nèi)容——學(xué)歷和專業(yè)。學(xué)歷要求是指勝任該崗位所需要的最低學(xué)歷要求。專業(yè)要求是指任職者需要具備什么樣的專業(yè)才能承擔(dān)該崗位工作。〔二〕資格證書要求資格證書要求是指國家或行業(yè)規(guī)定的任職者必須持有的執(zhí)業(yè)資格證書。二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫二、任職標(biāo)準(zhǔn)的編寫〔七〕心理品質(zhì)要求心理品質(zhì)要求分析是根據(jù)崗位的性質(zhì)和特點(diǎn),對員工心理素質(zhì)及其開展程度的要求所進(jìn)行的綜合分析。心理
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