會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理制度

會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提升會(huì)議服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的管理與實(shí)施。

一、會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的目標(biāo)

1.提高會(huì)議效率，縮短會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)用性。

2.優(yōu)化會(huì)議資源分配，降低會(huì)議成本，實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保。

3.提升會(huì)議組織、實(shí)施、跟蹤及反饋的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的原則

1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：建立統(tǒng)一的會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保各類(lèi)會(huì)議的規(guī)范進(jìn)行。

2.分類(lèi)管理：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模和重要程度，實(shí)行分類(lèi)管理，提高管理針對(duì)性。

3.信息共享：充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息的實(shí)時(shí)共享，提高決策效率。

4.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的實(shí)際運(yùn)行情況，不斷優(yōu)化流程，提升服務(wù)質(zhì)量。

三、會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的職責(zé)分工

1.會(huì)議管理部門(mén)：負(fù)責(zé)制定、修訂本制度，并對(duì)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

2.會(huì)議組織部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施，確保會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理工作的落實(shí)。

3.信息技術(shù)部門(mén)：負(fù)責(zé)提供會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的相關(guān)技術(shù)支持，保障會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4.各參會(huì)部門(mén)：負(fù)責(zé)按時(shí)參加相關(guān)會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，提出會(huì)議改進(jìn)意見(jiàn)。

四、會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的實(shí)施與評(píng)估

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)按照本制度要求，制定詳細(xì)的會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)及會(huì)議室管理規(guī)定。

2.定期對(duì)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理工作進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理流程。

3.建立會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理檔案，對(duì)會(huì)議數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供依據(jù)。

五、會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的培訓(xùn)與宣傳

1.定期組織會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理培訓(xùn)，提高員工對(duì)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用能力。

2.加強(qiáng)會(huì)議服務(wù)數(shù)字化管理的宣傳，提高員工的會(huì)議素養(yǎng)，營(yíng)造良好的會(huì)議文化。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司會(huì)議管理部門(mén)所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂，由會(huì)議管理部門(mén)提出，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議的目標(biāo)和議題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員，制定詳細(xì)的會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提供相關(guān)會(huì)議資料。

二、會(huì)議簽到

1.設(shè)立會(huì)議簽到臺(tái)，采用數(shù)字化簽到方式，如掃碼簽到、人臉識(shí)別簽到等。

2.確保參會(huì)人員按時(shí)簽到，會(huì)議組織者實(shí)時(shí)掌握參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

三、會(huì)議議程

1.按照會(huì)議方案進(jìn)行會(huì)議議程的安排，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間、匯報(bào)人等。

2.會(huì)議主持人按照議程順序組織會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容有序進(jìn)行。

四、會(huì)議討論與決策

1.各議題匯報(bào)人按照議程進(jìn)行匯報(bào)，與會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論。

2.會(huì)議主持人引導(dǎo)討論，確保會(huì)議決策的民主性和科學(xué)性。

3.對(duì)會(huì)議決策結(jié)果進(jìn)行記錄，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未解決的問(wèn)題進(jìn)行梳理，明確下一步工作方向。

2.對(duì)會(huì)議過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施，為下一次會(huì)議提供借鑒。

六、會(huì)議閉幕

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議閉幕，感謝與會(huì)人員的參與。

2.提醒與會(huì)人員關(guān)注會(huì)議紀(jì)要和后續(xù)工作安排。

七、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、會(huì)議紀(jì)要等。

2.將會(huì)議資料上傳至公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，便于參會(huì)人員查閱和下載。

八、會(huì)議反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，向與會(huì)人員發(fā)放會(huì)議滿(mǎn)意度調(diào)查表，收集會(huì)議反饋意見(jiàn)。

2.對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行整理分析，對(duì)會(huì)議組織和服務(wù)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

九、會(huì)議保密工作

1.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前告知參會(huì)人員保密要求。

2.會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)涉及機(jī)密的會(huì)議資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)編寫(xiě)，記錄人應(yīng)確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、后續(xù)工作要求等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)完成后，應(yīng)盡快發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行確認(rèn)。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批

1.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.審批通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)正式發(fā)布，并通知相關(guān)人員。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任分配，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行定期跟進(jìn)，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

四、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)，應(yīng)設(shè)立明確的完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦，并提供必要的支持。

五、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)遇到的問(wèn)題和困難及時(shí)溝通。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)資源，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

六、會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行閉環(huán)管理，確保所有決策事項(xiàng)都有明確的處理結(jié)果。

2.對(duì)于未完成的任務(wù)，應(yīng)明確原因，并提出解決方案和新的完成時(shí)限。

七、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與利用

1.完成閉環(huán)管理的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔，以便于未來(lái)的查詢(xún)和審計(jì)。

2.會(huì)議紀(jì)要中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和優(yōu)秀實(shí)踐應(yīng)被總結(jié)并分享，為公司其他項(xiàng)目和會(huì)議提供參考。

八、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)、審批、跟蹤、閉環(huán)等環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理流程，提升會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過(guò)內(nèi)部預(yù)訂平臺(tái)進(jìn)行。

2.預(yù)訂者需提前填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以確保會(huì)議室資源合理分配。

3.預(yù)訂成功后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知，并提供會(huì)議室內(nèi)設(shè)施清單。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要設(shè)施，如投影儀、音響、白板、網(wǎng)絡(luò)等，以滿(mǎn)足不同會(huì)議需求。

2.設(shè)立會(huì)議室管理員，負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

3.定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，按時(shí)入場(chǎng)，遵守會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境整潔。

3.使用會(huì)議室設(shè)施時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，避免損壞設(shè)備。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防器材，確保消防安全。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室內(nèi)安全設(shè)施，如緊急疏散指示、安全出口等。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)了解安全疏散路線(xiàn)，確保突發(fā)情況下有序撤離。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔衛(wèi)生。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)提供垃圾分類(lèi)設(shè)施，倡導(dǎo)綠色環(huán)保理念。

3.減少會(huì)議期間一次性用品的使用，鼓勵(lì)使用環(huán)保材料。

六、會(huì)議室預(yù)約優(yōu)先級(jí)

1.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循公平、公正原則，根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級(jí)。

2.對(duì)于重要會(huì)議和緊急會(huì)議，會(huì)議室管理員有權(quán)調(diào)整預(yù)訂安排，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

七、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用，如設(shè)備租賃、耗材消耗等，應(yīng)由會(huì)議組織者承擔(dān)。

2.定期對(duì)會(huì)議室使用費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，合理分?jǐn)傊料嚓P(guān)部門(mén)。

八、會(huì)議室管理與改進(jìn)

1.定期收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，提升會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量。

2.優(yōu)化會(huì)議室預(yù)訂、使用、管理流程，提高會(huì)議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)