會議及活動布展管理制度

會議及活動布展管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范會議及活動布展的管理流程，確保會議效率，提升會議質(zhì)量，加強(qiáng)會議決策的執(zhí)行力。遵循原則包括高效性、規(guī)范性、安全性以及環(huán)保性。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議及對外活動布展的管理工作，包括但不限于定期董事會、管理層例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、員工大會以及各類專題研討會等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，會議分為以下三類：

1.高層管理會議：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等方面；

2.部門協(xié)調(diào)會議：涉及部門間協(xié)作、項(xiàng)目推進(jìn)等方面；

3.員工大會及其他：包括全體員工參加的會議及其他非定期會議。

第四條會議管理責(zé)任

會議的組織與管理由會議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)人需確保會議的順利進(jìn)行，包括會議通知、會場布置、會議材料準(zhǔn)備、會議紀(jì)要整理及后續(xù)跟蹤等工作。

第五條會議參與者的義務(wù)

會議參與者應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，會議期間應(yīng)保持秩序，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，會后按照會議決議執(zhí)行相關(guān)任務(wù)。

第六條制度修訂

本制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)作情況適時進(jìn)行修訂，修訂方案由管理層審批通過后予以公告實(shí)施。

第七條制度生效

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。所有會議及活動布展管理工作均應(yīng)遵循本制度規(guī)定執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人根據(jù)工作需要確定會議主題、目標(biāo)、議程以及參會人員，并向相關(guān)部門或人員發(fā)出會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員、會議準(zhǔn)備事項(xiàng)等，并在會議召開前至少提前3個工作日發(fā)出。

3.會務(wù)組負(fù)責(zé)安排會場、設(shè)備檢查、資料準(zhǔn)備、參會人員簽到等工作。

二、會議召開

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議內(nèi)容緊扣主題，控制會議時間。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不隨意離場，手機(jī)保持靜音或振動狀態(tài)。

3.會議主持人應(yīng)確保會議討論充分，鼓勵參會人員發(fā)表意見，對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策。

三、會議記錄

1.會議指定專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議議程、參會人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容，并于會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成初稿。

3.會議紀(jì)要由會議主持人審核，并在會議紀(jì)要中明確責(zé)任人和完成時間。

四、會議決策執(zhí)行與跟蹤

1.會議決策事項(xiàng)的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)。

2.會議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會議決策落到實(shí)處。

3.如會議決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向會議發(fā)起人報(bào)告，并提出解決方案。

五、會議反饋

1.會議結(jié)束后，會務(wù)組收集參會人員對會議組織、會議內(nèi)容等方面的意見和建議，以提高會議質(zhì)量。

2.會務(wù)組根據(jù)反饋意見，對會議組織和管理進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

六、會議歸檔

1.會議紀(jì)要、會議通知、參會人員名單等會議相關(guān)資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，保存期限為5年。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保信息安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要完成初稿后，應(yīng)由會議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.審核通過的會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)，通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件形式發(fā)送給所有參會人員。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保所有相關(guān)人員均能收到，并作為工作指導(dǎo)和執(zhí)行的依據(jù)。

二、會議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)明確責(zé)任人，并詳細(xì)描述任務(wù)要求和完成標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并在計(jì)劃中明確時間節(jié)點(diǎn)。

3.責(zé)任人應(yīng)按時推進(jìn)任務(wù)執(zhí)行，并定期向上級或會議發(fā)起人報(bào)告進(jìn)度。

三、會議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)資源，提供支持，確保問題得到有效解決。

3.對于未能按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并重新設(shè)定完成時間。

四、會議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋與評估

1.會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)及時反饋執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)和未完成的任務(wù)。

2.會議發(fā)起人應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，對達(dá)到預(yù)期效果的予以認(rèn)可，對未達(dá)標(biāo)的進(jìn)行指導(dǎo)并提出改進(jìn)要求。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為相關(guān)人員工作績效的評價依據(jù)之一。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會議決策執(zhí)行情況，會議紀(jì)要應(yīng)不斷更新和完善，確保紀(jì)要內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。

2.定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的意見和建議，作為優(yōu)化會議管理和決策執(zhí)行的參考。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提升會議紀(jì)要的執(zhí)行力和會議決策的有效性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)詳細(xì)填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，并確保會議時間不與其他已預(yù)訂會議沖突。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會議室管理部門。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和需求，配備相應(yīng)的硬件設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室應(yīng)保持整潔，提供必要的環(huán)境設(shè)施，如空調(diào)、照明、座椅等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，并保持安靜，不得在會議室內(nèi)進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施，不得隨意損壞或搬動設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，關(guān)閉設(shè)備電源，確保門窗關(guān)閉。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，包括防火、防盜、應(yīng)急預(yù)案等。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并在顯眼位置設(shè)置安全疏散指示。

3.使用會議室時，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

五、會議室預(yù)訂優(yōu)先級

1.在會議室資源緊張的情況下，根據(jù)會議的重要性、緊急程度和預(yù)訂時間等因素，確定會議室預(yù)訂優(yōu)先級。

2.管理層會議、重要客戶會議等具有較高優(yōu)先級的會議，應(yīng)優(yōu)先安排會議室。

六、會議室使用反饋

1.使用會議室的部門或個人有權(quán)對會議室的管理和服務(wù)提出意見和建議。

2.會議室管理部門根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附