成文信息管理程序

程序文件深圳市***實業(yè)有限公司文件編號HJT-QP-07版本A/0成文信息管理程序生效日期2024-03-01頁碼第2頁共6頁PAGE1成文信息管理程序編制：日期：審核：日期：批準：日期：副本分發(fā)：副本分發(fā)：□總經(jīng)理□管理者代表□生產(chǎn)部□行政部□品質(zhì)部□業(yè)務部□采購部□工程部1目的控制與質(zhì)量管理體系有關的成文信息，予以妥善保護，確保需要時可獲得并適用。2范圍適用于文件的分類和編號、編寫（創(chuàng)建）和審批、發(fā)放和檢索、更改（更新）、保存和保密、以及外來文件和記錄類文件的管理。3術語和定義3.1文件：信息及其載體，例如：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準。3.2成文信息：組織需要控制和保持的信息及其載體。3.3規(guī)范：闡明要求的文件，例如：質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃、技術圖紙、程序文件、作業(yè)指導。4職責和權限4.1文控室負責文件的統(tǒng)籌管理，負責編制并及時更新《受控文件一覽表》。4.2總經(jīng)理負責質(zhì)量管理手冊的批準，總經(jīng)理或授權人負責文件發(fā)放范圍及程序文件批準。4.3各部門負責本部門相關文件的編制和使用保管，部門負責人負責部門內(nèi)部文件的批準。4.4文控室負責《質(zhì)量記錄清單》的編制，各部門按要求填寫和保存相關記錄。5作業(yè)程序5.1文件的分類與編號5.1.1文件分為以下各類：a)質(zhì)量手冊、程序文件和相關的作業(yè)指導書；b)技術文件（包括技術標準、圖紙）和工藝文件（包括工藝規(guī)范、操作規(guī)程等）；c)檢驗、監(jiān)測和計量、校準文件；d)外來文件（包括國標、法律法規(guī)等）；e)表格類文件，記錄類文件（包培訓計劃、管理方案等）；5.1.2文件的編號和版本a)質(zhì)量手冊編號：HTW-QM-01，其中HTW為公司名稱的英文簡稱，QM為質(zhì)量手冊，01為流水號。b)程序文件編號：HTW-QP-01，QP為程序文件，01為流水號。c)作業(yè)指導書及其他管理規(guī)定：HTW-SOP-01，SOP/SIP為作業(yè)/檢驗指導書，01為流水號。d)表格/記錄/文檔編號：HS-FM-001,HS為部門名稱英文簡寫，F(xiàn)M為表格英文簡寫，001為流水號。e)初版為A，改后可能為B.C.D。。。。；表格類文件的版本也可采用以上類似方法。5.2文件的編寫（創(chuàng)建）、排版與審批5.2.1質(zhì)量手冊由管理者代表編寫，總經(jīng)理或授權人審核，總經(jīng)理批準。5.2.2程序文件由相關部門編寫，總經(jīng)理或授權人批準。5.2.3技術文件由工程部編寫，主管工程師審核，工程部負責人批準。5.2.4工藝文件由生產(chǎn)部編寫，會同品質(zhì)部討論修訂，生產(chǎn)部負責人批準。5.2.4檢驗、監(jiān)測和計量、校準文件由品質(zhì)部編寫，其部門負責人批準。5.2.5其他作業(yè)指導書由相關部門編寫，其部門負責人審批。5.2.6表格類文件的編寫和審批，參照其來源文件。5.3文件的發(fā)放、更改和領用5.3.1文件的發(fā)放文控室制定《受控文件一覽表》，交總經(jīng)理或授權人批準后，由文控室依清單復印相應份數(shù)，加蓋紅色“受控文件”印章進行統(tǒng)一發(fā)放，且在發(fā)放的文件上注明分發(fā)號，文件領用人應在《文件發(fā)放回收記錄表》上簽收。5.3.2文件的更改（更新）文件更改時，由更改申請者填寫《文件申請單》，經(jīng)原審批部門批準后進行更改（若其他部門人員進行審批時，需取得原審批部門相關背景資料），并將更改后的正稿及相應的《文件申請單》交到文控室，由文控室近建成投產(chǎn)發(fā)放清單進行發(fā)放，同時收回相應作廢的文件，在《文件發(fā)放回收記錄表》上做相應記錄。5.3.3文件的領用當文件丟失、嚴重破損或其他情況需（重新）申請領用是地，由申請者填寫《文件申請單》，經(jīng)其部門經(jīng)審審核及總經(jīng)理或授權批準后方可領用。因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件。丟失補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效。文控中收做好相應發(fā)放簽收記錄。5.4文件的保存及日常管理5.4.1所有文件的原稿（包括紙質(zhì)形式或電子形式）及其《受控文件清單》由文控室統(tǒng)一保存，作廢文件的原稿應加蓋“作廢文件”印章，保存于文控室，其余作廢文件由文控中收收集后統(tǒng)一銷毀。5.4.2文控室負責編制并及時更新《受控文件清單》以反映文件版本最新狀況。5.4.3使用人員不得在受控文件上涂畫和更改，不準私自外借。5.4.4文控中每3個月對文件進行全面檢查，檢查文件有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.4.5品質(zhì)部-文控室部隨時關注組環(huán)境內(nèi)外部因素的變化，及時組織更改相應的體系文件，每年定期對體系文件進行定期評審。5.5外來文件的控制5.5.1各部門負責收集相關法律法規(guī)、國家標準和國際標準的最新版本，原稿交文控室統(tǒng)一編號，外來文件直拉引用作為生產(chǎn)、檢驗、檢定、實驗、采購等依據(jù)時，需經(jīng)總經(jīng)理或授權人批準，原稿交文控室統(tǒng)一編號，相關部門領導用時需填寫《文件申請單》，經(jīng)行政/人力資源部批準后加蓋“外來文件”章后進行發(fā)放，并作好簽收記錄。5.5.2針對上述外來文件，由文控室編制相應的《受控文件清單》，由統(tǒng)一管理并及時更新，其他外來文件的管理參見《知識管理程序》。5.6記錄類文件的控制5.6.1記錄的形式和填寫要求記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告，也可以提拷貝、磁帶、軟件或膠片。記錄錄應填寫及時，內(nèi)容正確守完整，字跡應清晰、能準確識別，簽全名；不隨意更改、涂沫，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤，要用劃線的方式進行更正，并簽名、注明日期。5.6.2記錄的收集、歸檔和保存文控室編制《質(zhì)量記錄清單》，填寫記錄名稱、表格編碼（包括版本）、保存部門、保存期限等相關內(nèi)容、各部門及時收集、匯總體系文件規(guī)定的各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續(xù)，其歸檔方式應便于存取檢索，一般以活頁夾來保存，每一活頁夾內(nèi)附有存放記錄的清單，一般情況下各部門對記錄每月進行整理一次，裝訂成集，設封面或在活頁平側(cè)面注明部門、記錄名稱及月份；每年進行一次總的歸檔，設封面或在活頁夾側(cè)面注明部門、記錄名稱及年份。5.6.3記錄的保存（保護）和銷毀各部門按《質(zhì)量記錄清單》中規(guī)定的期限要求保存記錄，記錄應保存在安全、干燥的地方，便于檢索并注意做好防火、防蟲蛀、防潮等工作，保持其可讀性，有保密要求時，應按規(guī)定專門存放；記錄不得隨意銷毀，過期的記錄須經(jīng)所在部門經(jīng)理核實后方能處置。對列入公司知識庫的記錄管理見《知識管理程序》。5.7文件的保密5.7.1涉密成文信息以下成文信息涉及保密：公司未來發(fā)展動向和重大決策；員工薪資及檔案；財務報表；顧客詳細聯(lián)絡信息及其他公司要求的事項?？偨?jīng)理組織制定公司的保密制度，明確保密的級別和相應涉秘人員的權限。5.7.2日常管理公司各級管理人員涉密人員謹遵公司保密制度，妥善保管及慎重使用涉密成文信息，不得翻印，不得越級知密，不得泄密。5.8網(wǎng)絡發(fā)布文件的管理5.8.1品質(zhì)部-文控室設置文件的查閱權限（除本部門特定人員外，其他人員及其工作電腦只有“只讀”權限），將相關文件發(fā)布于公司內(nèi)部網(wǎng)絡。品質(zhì)部-文控室以（必須回復的提醒郵件等形式）將查詢路徑通