政府 會議室管理制度

政府會議室管理制度第一章總則

為確保政府會議室使用的高效、規(guī)范和有序，提高會議質(zhì)量，制定本會議室管理制度。本制度適用于政府各部門組織的各類會議。

一、會議目的

1.會議旨在加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，促進(jìn)決策的科學(xué)化、民主化。

2.會議應(yīng)聚焦議題，注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和時間。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如專題研討會、緊急協(xié)調(diào)會等。

三、會議組織

1.各部門應(yīng)明確會議主題、議程、參會人員、時間、地點(diǎn)等，提前做好會議通知。

2.會議組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、召開和總結(jié)，確保會議的順利進(jìn)行。

四、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員應(yīng)按時參加，確因特殊情況不能參加的，需提前向會議組織者請假。

2.會議參加人員應(yīng)保持會議秩序，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離場，不得做與會議無關(guān)的事情。

2.會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。政府各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會議室管理秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各階段任務(wù)，制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和議程：根據(jù)工作需要，明確會議討論的主題，制定會議議程，確保會議內(nèi)容充實(shí)、有針對性。

2.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確需要參會的部門及人員，并通知相關(guān)人員按時參加。

3.確定會議時間和地點(diǎn)：選擇合適的會議時間，避免與參會人員已有工作安排沖突；根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，選擇合適的會議室。

4.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、議程、時間、地點(diǎn)等，要求參會人員做好會前準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等，并確保材料的準(zhǔn)確性和完整性。

6.會議設(shè)備檢查：提前檢查會議室內(nèi)的設(shè)備，如投影儀、音響、話筒等，確保會議期間設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和要求。

3.各部門發(fā)言：根據(jù)會議議程，各部門負(fù)責(zé)人或代表依次發(fā)言，匯報工作、提出問題或建議。

4.討論和決策：參會人員針對會議議題展開討論，充分發(fā)表意見，會議主持人引導(dǎo)討論方向，確保會議高效進(jìn)行。

5.形成會議紀(jì)要：會議組織者或指定人員負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論過程、決策結(jié)果等。

三、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.會議閉幕：會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與和貢獻(xiàn)。

3.會議材料歸檔：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時將會議材料、紀(jì)要等歸檔保存，以備查閱。

四、會議后續(xù)

1.會議紀(jì)要的發(fā)放：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，要求相關(guān)人員了解會議決策，并按照決策要求開展工作。

2.決策落實(shí)和跟蹤：會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落實(shí)到位。

3.反饋和評估：會議結(jié)束后，收集參會人員對會議效果的反饋意見，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議內(nèi)容的記錄，是會議決策的體現(xiàn)。為確保會議決策的有效執(zhí)行，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行規(guī)定如下：

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議主題、議程、討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要由會議組織者或指定人員負(fù)責(zé)編制，并在會議結(jié)束后盡快完成初稿。

3.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)征求參會部門及人員的意見，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

4.會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由會議組織者正式發(fā)布。

二、會議紀(jì)要的發(fā)放與傳閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)通過電子郵件、紙質(zhì)文件等形式發(fā)放給參會人員及相關(guān)部門。

2.會議紀(jì)要的傳閱范圍應(yīng)涵蓋所有需要了解會議決策的人員，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容。

3.會議組織者應(yīng)跟蹤會議紀(jì)要的傳閱情況，確保相關(guān)人員收到并閱讀紀(jì)要。

三、會議決策的執(zhí)行與落實(shí)

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策要求，制定具體的執(zhí)行方案，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織者應(yīng)定期檢查決策執(zhí)行情況，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。

3.對于涉及多部門協(xié)作的決策，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，確保決策順利實(shí)施。

四、會議決策的反饋與評估

1.各部門在執(zhí)行會議決策過程中，應(yīng)定期向上級領(lǐng)導(dǎo)和會議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，分析存在的問題和不足，為改進(jìn)會議管理提供依據(jù)。

3.定期召開會議，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對優(yōu)秀執(zhí)行單位和個人給予表彰和獎勵。

五、會議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的歸檔流程進(jìn)行歸檔，確保紀(jì)要的長期保存和查閱。

2.會議紀(jì)要的保管應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，防止泄露國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私。

3.會議組織者應(yīng)定期對歸檔的會議紀(jì)要進(jìn)行檢查，確保紀(jì)要的完整性和安全性。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.政府各部門需使用會議室時，應(yīng)提前向會議室管理部門提交預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議類型等信息，以便管理部門合理分配會議室資源。

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室的使用。

二、會議室使用

1.使用會議室時，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得隨意挪動室內(nèi)設(shè)施，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行；使用中如遇故障，應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員處理。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、門窗等。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護(hù)會議室設(shè)備，確保設(shè)備狀態(tài)良好。

2.使用部門在借用會議室設(shè)備時，應(yīng)辦理借用手續(xù)，并按照規(guī)定使用設(shè)備。

3.使用部門應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定會議室安全管理制度，確保會議室使用過程中的安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置消防器材，定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.使用部門在會議期間應(yīng)遵守安全規(guī)定，如有突發(fā)事件，及時啟動應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

五、會議室開放時間

1.會議室管理部門應(yīng)明確會議室的開放時間，并根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整開放時間。

2.特殊情況下，如需延長會議室使用時間，使用部門應(yīng)提前向會議室管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止并要求整改。

2.對情節(jié)嚴(yán)重或?qū)掖芜`規(guī)的部門或個人，會議室管理部門可向相關(guān)部門報告，按照規(guī)定給予處罰。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高各部門對規(guī)定的認(rèn)識和遵守程度。

第五章附則

為確保會議室管理制度的實(shí)施，制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起實(shí)