疫情期間的會(huì)議管理制度

疫情期間的會(huì)議管理制度第一章總則

鑒于當(dāng)前新冠疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)，為確保公司內(nèi)部會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)保障員工的健康安全，特制定以下疫情期間的會(huì)議管理制度。本制度適用于公司范圍內(nèi)所有會(huì)議的組織、召開及管理。

一、目的

1.確保會(huì)議的效率與效果，提高決策的科學(xué)性、合理性；

2.嚴(yán)格遵守疫情防控要求，降低疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)；

3.規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

二、原則

1.盡量減少不必要的會(huì)議，鼓勵(lì)采用線上會(huì)議形式；

2.必要的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議應(yīng)控制參會(huì)人數(shù)，縮短會(huì)議時(shí)間；

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好疫情防控措施，確保會(huì)議安全；

4.參會(huì)人員需遵守會(huì)議紀(jì)律，配合疫情防控相關(guān)工作。

三、適用范圍

1.本制度適用于公司各級(jí)別、各類別的會(huì)議；

2.本制度適用于公司內(nèi)部及與外部單位合作的會(huì)議；

3.特殊情況下的會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整本制度的相關(guān)規(guī)定。

四、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、通知、執(zhí)行及總結(jié)；

2.參會(huì)人員：按時(shí)參加、積極參與、遵守會(huì)議紀(jì)律、配合疫情防控；

3.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、布置、清潔、消毒及設(shè)備維護(hù)；

4.疫情防控責(zé)任人：負(fù)責(zé)會(huì)議期間的疫情防控指導(dǎo)和監(jiān)督。

五、制度執(zhí)行

1.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行；

2.各部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)本制度，確保全體員工了解并遵守；

3.違反本制度規(guī)定，造成疫情傳播或其他嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。

六、修訂與解釋

1.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂；

2.本制度的解釋權(quán)歸公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組。

第二章會(huì)議流程

為確保疫情期間會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題及目的：明確會(huì)議的主題、目的，確保議題集中、高效；

2.參會(huì)人員：確定參會(huì)人員范圍、名單，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模；

3.會(huì)議時(shí)間：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免過長，確保參會(huì)人員有足夠時(shí)間進(jìn)行個(gè)人防護(hù)；

4.會(huì)議地點(diǎn)：選擇寬敞、通風(fēng)良好的會(huì)議室，確保符合疫情防控要求；

5.會(huì)議通知：提前發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及疫情防控要求。

二、會(huì)議召開

1.線上會(huì)議：

a.使用公司指定的線上會(huì)議平臺(tái)，確保穩(wěn)定可靠；

b.會(huì)議組織者提前測(cè)試會(huì)議設(shè)備，確保音視頻效果良好；

c.參會(huì)人員按時(shí)進(jìn)入線上會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律；

d.會(huì)議期間，保持網(wǎng)絡(luò)暢通，減少因網(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致的會(huì)議中斷。

2.現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議：

a.會(huì)議室管理員提前對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒、通風(fēng)；

b.參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前需進(jìn)行體溫檢測(cè)、手部消毒；

c.會(huì)議室內(nèi)保持社交距離，全程佩戴口罩；

d.會(huì)議組織者嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，確保議題高效進(jìn)行。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.記錄會(huì)議主題、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

3.會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果，收集參會(huì)人員的意見和建議；

2.對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，找出原因，制定改進(jìn)措施；

3.及時(shí)將會(huì)議總結(jié)反饋給公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，為今后會(huì)議提供參考。

五、疫情防控措施

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)監(jiān)督參會(huì)人員遵守疫情防控要求；

2.會(huì)議室管理員確保會(huì)議室的清潔、消毒、通風(fēng)；

3.參會(huì)人員如有疫情癥狀，應(yīng)立即報(bào)告并退出會(huì)議；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)做好個(gè)人衛(wèi)生，避免前往人員密集場(chǎng)所。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的落實(shí)，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議組織者審核；

2.會(huì)議組織者應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或電子郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)責(zé)任人；

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果及責(zé)任人。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.各責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)備給會(huì)議組織者；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)；

4.如遇問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，共同尋求解決方案。

三、進(jìn)度匯報(bào)與監(jiān)督

1.各責(zé)任人在任務(wù)執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)進(jìn)度，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)；

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行記錄和監(jiān)督；

3.對(duì)于重要任務(wù)的執(zhí)行情況，會(huì)議組織者可定期組織專項(xiàng)匯報(bào)會(huì)議，以便及時(shí)了解進(jìn)度、解決問題；

4.會(huì)議組織者應(yīng)將任務(wù)執(zhí)行情況及時(shí)報(bào)告給公司疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組，以便領(lǐng)導(dǎo)層掌握整體工作動(dòng)態(tài)。

四、成果評(píng)估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議組織者提交成果報(bào)告；

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)成果進(jìn)行評(píng)估，確保達(dá)到預(yù)期效果；

3.對(duì)于未按計(jì)劃完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下次會(huì)議中進(jìn)行反饋；

4.通過成果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供參考。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理流程；

2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)進(jìn)行回顧，查找不足，不斷改進(jìn)；

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的落實(shí)效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的使用效率，營造良好的會(huì)議環(huán)境，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息；

3.預(yù)訂者應(yīng)提前至少1個(gè)工作日向會(huì)議室管理員提交申請(qǐng)，以便管理員進(jìn)行會(huì)議室安排及準(zhǔn)備工作；

4.管理員有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配，確保會(huì)議資源得到合理利用。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.會(huì)議室布置應(yīng)保持簡(jiǎn)潔、整齊，符合會(huì)議主題；

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、白板、音響等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行；

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置充足的座位，座位間保持適當(dāng)距離，以滿足參會(huì)人員的舒適需求；

4.疫情防控期間，會(huì)議室應(yīng)配備口罩、消毒液等防疫物資。

三、會(huì)議室清潔與消毒

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔與消毒工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好；

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，對(duì)桌面、座椅等接觸頻繁的部位進(jìn)行消毒；

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，如空調(diào)過濾網(wǎng)的清洗、地毯的吸塵等；

4.疫情防控期間，增加消毒頻次，確保會(huì)議室使用安全。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議室使用規(guī)定；

2.會(huì)議期間，保持安靜，不隨意離開座位，不吸煙、不進(jìn)食；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室私拉亂接電源線，確保用電安全；

4.會(huì)議室內(nèi)不得堆放雜物，以免影響會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全管理，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定；

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品；

3.會(huì)議期間，如遇緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)按照安全疏散指示迅速撤離；

4.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

六、會(huì)議室維護(hù)與更新

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修；

2.根據(jù)會(huì)議需求，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)施，提高會(huì)議室使用效果；

3.收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理；

4.定期對(duì)會(huì)議室管理員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

第五章附則

為確保疫情期間會(huì)議管理制度