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office培訓教程電子表格office培訓教程電子表格office培訓教程電子表格培訓教程——李昭第一部分建立與使用電子報表

中文軟件包中提供了一個名為中文軟件，這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數據庫軟件，用于按表格的形式來應用數據記錄。專業(yè)數據庫管理系統(tǒng)軟件也能建立電子報表，但中文卻是一個電子報表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數據信息，特別適用于數字統(tǒng)計，而且能快速制定好表格。開始語：中文是軟件包中文版的組成部分。按啟動應用的方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為(工作薄)的電子報表，但沒有任何內容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。

圖進入中文的操作窗口注：“工作簿”在中是處理和存儲數據的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區(qū)域，參見圖。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數據將通過它來輸入顯示。中文也使用“字段”、“記錄”等中的對象，但應用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點。步驟一、參見圖，單擊單元格。中文操作窗口仍然由標題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標移至單元格內后，其狀態(tài)將變成一個十字形，參見圖。工具欄下方標記的、、、...分別用于標明表格中的各列，表格左邊緣的數字則標明各行，“列標”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如表示列中的第一行單元格，，就表示列中的第三行單元格。在中文操作窗口中，所提供的單元格數目非常大，但全部被應用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

圖單擊單元格注意：“工作表區(qū)”由工作表，與其單元格、網格線、行號列標、滾動條和工作表標簽構成。“列標”就是各列上方的灰色字母，“行號”就是位于各行左側的灰色編號區(qū)。

圖在這里輸入“姓名”步驟二、輸入“姓名”，參見圖。在電子表格中，“列”與數據庫中的“字段”相當，“行”與“記錄”相當，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。

圖第一行各列中的內容步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務”、“工資額”，參閱圖。使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標移至各單元格上，這就選定了當前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。步驟四、參見圖，移動鼠標單擊單元格，然后參照上面的內容，輸入其它單元格中的內容，結果參見圖。

圖單擊單元格

圖編制也這份“員工工資表”完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財務工作，也不會有任何問題。注意：中文與中文不同，關閉當前操作窗口時不會自動保存操作結果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關閉。中文速成教程——建立與使用電子報表第二講建立第二張工作表

在同一本中文工作薄中，可以同時建立三份工作表，而且這些表中的內容與結構還可以完全不同，甚至還能使用復制的方法引用數據，下列操作就將說明這個問題：注意：中文的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內容，參見圖。這一步操作與在中選定文字的操作相類似，選定的結果也將突出顯示在屏幕上，參見圖。順便說一句，操作時若單擊某一個列標可選定整列單元格，單擊某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指定部分的單元格。

圖選定第一行中的所有內容步驟二、按下鍵盤上的組合鍵。這是您已經熟悉的了操作，用于將選定的內容復制在剪切板中。與之相應的(剪切)、(粘貼)組合鍵也可以在中文工作表中應用。注：若用鼠標右擊選定的內容，屏幕上將顯示相應的快捷菜單，從中可以選擇到復制、剪切、粘貼等命令。

圖單擊標簽步驟三、單擊左下方的標簽，參見圖所示。是另一張工作表()的標簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標簽之一?！肮ぷ鞅順撕灐庇糜陲@示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標簽將激活相應的工作表,當前處于活動狀態(tài)的工作表將接受當前操作。注：位于工作表標簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關選定命令或操作進程的信息，您可據此了解當前可做的操作。在此信息的右側將顯示、、等鍵盤按鍵的當前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會在此顯示出來。步驟四、進入表格后按下鍵盤上組合鍵，結果參見圖。

圖在第二張表中粘貼內容完成上述操作后，剛才復制的內容就將粘貼在第二份工作表中，如圖所示。此后，您可以參照前面的內容制定該表中的內容。步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內容，結果參見圖。上述通過復制、粘貼的方法來制定第二張電子報表中第一行的內容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數據不同新報表。若第二張表中的欄目，即首行中的內容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進行修改，其操作方法與中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內容。

圖輸入第二張表中的內容第三講設置單元格的格式

與一樣，在中文中也能設置文字的格式，而且此格式將表現在最終的電子表格中。此外，還可以設置其它與數據信息相關的屬性，下面的操作將結合“員工工資表”的特點來進行說明，請先單擊左下方的標簽，返回“員工工資表”。

圖單擊行號注：在初始狀態(tài)下，中文操作窗口中只有三張標簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標簽外，還可以通過位于標簽左旁的“標簽滾動按鈕”進行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標簽，請在所需方向上單擊滾動箭頭；如果要選定某個工作表，請單擊其標簽；如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的鍵，然后再單擊中間的標簽滾動箭頭；如果要顯示當前工作簿中所有工作表列表，請右擊標簽滾動箭頭。步驟一、參見圖，單擊行號，選定此行中的文字內容。然后右擊鼠標器，進入圖所示的快捷菜單，并從中選擇“設置單元格格式”命令。

圖選擇“單元格快捷菜單”

圖單擊“字體”選項卡步驟二、進入圖所示的“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項卡。

圖從“字體”窗口中選擇一種新的字體步驟三、參見圖從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，參見圖，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設置文字的大小尺寸。

圖選擇一種字形

圖上述操作的結果此后，您還可以在“字體”選項卡中設置文字的顏色，以與下劃線、刪除線等屬性,還能預覽設置結果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設置的字體格式顯示在電子報表中，參見圖。

圖選定此列中的所有內容

圖選擇“數字”選項卡第四講設置貨幣符號

述操作可用于設置了電子報表中各列標題文字屬性，下面的操作將設置貨幣符號：步驟一、單擊列號，選定此列中的所有內容，參見圖，接著右擊鼠標右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。進入“單元格格式”對話框后選擇“數字”選項卡，參見圖－。

圖在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項，參見圖。

圖設置好“小數位數”與“人民幣符號”步驟三、參見圖，設置好“小數位數”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。

圖在工資數額前加上一個人民幣符號上述操作選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數據前就會加上這個符號，如

圖所示。這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進行設置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進行操作；若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進行操作。

圖選擇“打印預覽”第五講預覽和調整報表外觀

一份電子報表建立好后，就可以將它打印在報表紙上，或者通過網絡傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報表內容與格式是否正確，有必要預覽報表外觀，并且根據預覽的結果作些調整。下列操作將說明這一點：步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預覽”命令，參見圖。此命令可將打印的結果顯示在屏幕上，結果如同使用打印機在報表紙上打印的電子報表，從而讓您以真實的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據。選擇此命令后，預覽的結果將如圖所示。步驟二、參見圖，使用“縮放”工具單擊預覽窗口，結果如圖所示?！翱s放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當預覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預覽窗口后，文字就能放大至建立電子報表時所設置的尺寸，如圖所示，再次單擊又會還原。

圖預覽電子報表

圖使用“縮放”工具單擊預覽窗口

圖放大顯示文字此時，您就可以仔細看一下該電子報表的版式設計情況，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點：.應加上表格標題。.“年齡”字段中的記錄值應當居中。.“工資額”字段未應加入“總計”值。下面的操作就將完善這些內容。

圖選擇“行”命令第六講加入標題

為了加入標題，首先需要在報表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。

圖插入新行步驟一、單擊“關閉”按鈕，結束“預覽”，返回中文的操作窗口。然后單擊行號，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令,參見圖。

圖打開“合并單元格”檢測框此后，在原“行”前將插入新的行，而原來的“行”將變成“行”,如圖所示。新行將使用已經存在列定義，您可以為每一個單元格填入內容，但由于它將用于書寫工資表的標題，所以應當合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標題可以正常出現在電子報表的開頭處。步驟二、單擊行號，確保選定新行，然后右擊鼠標進入快捷菜單，接著從中選擇“設置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡,并參見圖，打開“合并單元格”檢測框,最后單擊“確定”按鈕。完成這一步操作后，“行”中就只有一個單元格了，這是中文中的常用操作,初學者應當注意了。步驟三、在“行”書寫好標題“員工工資表”,并參照前面的內容，設置好標題的文字字體與大小尺寸,結果應如圖所示。由圖可見,標題文字與“年齡”列中的數字一樣，位置都需要調整，下面的操作就將解決此問題。

圖在“行”中書寫好標題“員工工資表”注意：調整電子表格某些單元格中的數字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。第七講調整列中的文字位置

由圖可見,在這一份“員工工資表”中，僅使用了當前工作表中的部分列，在調整標題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標題放置在報表的中央，請按下列步驟進行操作：步驟一、使用拖動的方法選定那些沒有使用的列，結果如圖所示。在中文中,通常是從開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時，應當單擊列標后進行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結果才會如圖所示。步驟二、右擊鼠標，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。這樣，報表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經使用了的列，如圖所示。注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內容，隱藏后則不會出現在屏幕上。

圖選定那些沒有使用的列

圖隱藏沒有使用的列步驟三、選定所有行與列右擊鼠標進入快捷菜單后，選擇“設置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項，參見圖。

圖選擇“居中”項這一個選項的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關閉它，然后單擊“確定”按鈕。注意：由于前面的操作曾經打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內容的單元格，所以這里務必檢查一下，看看是否處于關閉狀態(tài)，這是一個很關鍵的問題！否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不存在了。

圖讓各單元格中的文字居中此后，各單元格中的文字就會居中，如圖所示。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內容對齊，閱讀時不容易出錯。順便說一句，拖動列標間的分隔線，可以調整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。

圖選擇“函數”命令注意：調整電子表格中某些單元格的數字或者文字的位置也是一種重要的操作，因為這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。

圖選定函數第八講添加“總計”單元格

中文提供有各種用于計算的函數，其中將用于“總計”，計算指定列中所有數值的和?！昂瘮怠笔沁@個軟件的開發(fā)者預先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進行操作：步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數”命令，參見圖。

圖函數計算的結果信息步驟三、在“粘貼函數”對話框的“函數名”列表窗中選定函數，然后單擊“確定”按鈕，參見圖。在“函數名”列表窗中選定某個函數后，它的功能描述字將顯示在“函數分類”列表窗的下方，您可以據此了解到這個所提供的各函數功能。操作時，可先從“函數分類”列表窗中選定某類函數，然后從“函數名”列表窗中選擇此類函數的某一個。步驟四、單擊函數計算的結果信息框中的“確定”按鈕，參見圖。此后，就能在工作表中看到工資的總計值了。當然了，還需要加入“總計：”標題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，看一看您所設計的工資報表是什么樣子的。第九講制作員工工資圖表

利用中文提供的圖表功能，可以基于工作表中的數據建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數據的方法，用于直觀地表達各統(tǒng)計值大小差異。為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進行操作：步驟一、將光標移至單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的鍵，將光標移至單元格上，向下拖動，選定各員工的工資額后，結束拖動并釋放鍵，結果應如圖所示。

圖選定員工的姓名與工資額這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。步驟二、參見圖，單擊工具箱中的“圖表向導”按鈕，進入“圖表向導”的第一步操作對話框。

圖單擊“圖表向導”按鈕步驟三、參見圖，在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。進入圖表向導后，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數據的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。

圖選擇一種圖表類型

圖“行”單選按鈕的位置步驟四、在“圖表向導”的第二步操作對話框中，打開“行”單選按鈕，參見圖。

圖按“行”的方式來產生“系列”進入“圖表向導”的第二步操作對話框后，將會看到中文默認設置的“系列”產生方式。“系列”就是圖表中橫坐標的標記方式，在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標下方，即按“列”的方式來產生“系列”。完成這一步操作后，中文將按“行”的方式來產生，并且立即在此對話框的預覽窗中表現出來，如圖所示。步驟五單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項”對話框的“圖表標題”欄中輸入“員工工資圖表”，參見圖。

圖輸入“員工工資圖表”步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕，參見圖。

圖打開這個單選按鈕這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當前工作表中。最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產生了，它將作為當前工作薄中的一張的圖表出現在屏幕上，參見圖。與作為對象插入在當前報表中不同的是，該圖表是獨立存在于當前工作薄中的，不配屬于報表，這一點可以通過單擊屏幕左下角處的標簽來證實。此時，位于該標簽的左旁將是圖表的標簽，您可以試一試作為對象來插入圖表，并看一看此處的標簽排列情況。

圖建立一張“員工資圖表”總結：中文是一種常用的辦公軟件,而且可以與中的其它軟件一起應用，如可以在中插入中文的報表，本部分講述了中文的一般用法?！靶陆ā睂υ捒蛑刑峁┯幸恍╊A定的模板，基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過各模板，您還可以進一步了解這個軟件的功能與所能建立的各種報表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對話框中選擇“電子表格模板”選項卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。第二部分使用公式查詢數據第一講認識中文的計算公式

一旦在中文中建立起了電子報表，就可以按前面課程中所述的操作計算并顯示某一列單元格區(qū)域內各值的總計值。其實，中文提供有自動計算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項數據記錄的總值：求和￥；若選定“年齡”列中的各單元格，狀態(tài)欄中顯示的總計值為：求和。這種顯示總計的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文與中文最大不同之處，不但能輕易的建立起計算公式，還能在指定位置顯示計算的結果。此外，若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內各數字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計數值”命令，中文會自動計算將要統(tǒng)計含有數值的單元格個數，選擇“計數”命令則自動計算將要統(tǒng)計的已填充單元格數目。在中文中，“公式”是在單元格中執(zhí)行計算的方程式，如一個執(zhí)行數學計算的加、減就是一種簡單的公式。在前面的操作中，對工資額的總計就使用了這樣的公式，此時若單擊顯示工資額總計的單元格——，當它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會顯示所使用的公式，如圖所示。

圖在“編輯欄”中觀看計算公式這里，單元格中的公式()所要計算的是單元格至中各數值的和，其值將顯示在單元中。您一定還記得前面是如何在單元格中進行操作來顯示統(tǒng)計數字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式吧！當然了，如果想在“編輯欄”進行操作也行，只要您記住公式的應用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準確無誤的建立并使用公式的。而公式的應用法則呢又是那樣的簡單，如下面的公式即可將單元格中的數值加上，再除以單元格至單元格的數值不過，這一條公式的建立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創(chuàng)建了計算公式，那么在中文的默認狀態(tài)下，其計算值就會顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內容與顯示結果之間切換，可按下`組合鍵（位于鍵盤左上側）。一旦建立起了計算公式，中文將根據公式中運算符的特定順序從左到右進行計算，也可以使用括號更改運算順序，而且與小學課程中四則混合運算法則相同。第二講創(chuàng)建計算公式

下面將要為某公司的經營情況創(chuàng)建一張電子報表，并使用計算公式做一些統(tǒng)計，請先按下列步驟進行操作。步驟一、單擊屏幕左下角處的標簽，然后在單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設置好字體與字號(即字的大小尺寸)，如圖所示。

圖輸入新的報表標題

圖輸入縱、橫欄目與標題名步驟二、在、、、單元格中分別輸入“收入月”、“支出天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖所示。接著分別在、、、單元格中輸入“第一營業(yè)部”、“第二營業(yè)部”、“第三營業(yè)部”、“總結余”項目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當前單元格完全容納時，中文會自動占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設置較小一點字號的方法，或者擴大單元格，就可以在單元格中完整地顯示它們。

圖適當調整一下文字字號步驟三、選定列與列中的所有欄，并設置較小一點字號，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖所示。上面建立好了該分公司本月的報表，所要填入的數據資料如下表所列：部門收入(元)每天支出費用（元天）第一營業(yè)部第二營業(yè)部第三營業(yè)部元這些數據可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動生成“盈利”與“總結余”欄中的數據，此后無論什么時候，只要公式有變動，單元里的內容也會自動產生變化。步驟四、單擊單元格，選定它后單擊編輯框，輸入：*注意：公式應以等號開頭，公式內容緊接在后面。如果輸入了一個錯誤的公式，按下鍵盤上的鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個向導來處理問題。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會顯示相應的數字，如圖所示。

圖顯示第一營業(yè)部的盈利值步驟五、選定單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：*選定單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：*選定單元格后在編輯欄中輸入公式：*此后，各營業(yè)部的盈利數字就會自動計算并顯示出來，如圖所示。

圖自動計算并顯示各營業(yè)部的盈利值步驟六、選定單元格，并在編輯欄中輸入公式：

圖自動計算并顯示“總結余”上述操作完成后，一張電子報表就制作好了。此表的最大特點是可以在變更收入支出數據后，自動更新“盈利”與“總結余”單元格中的值。第三講認識中文的運算符

由上可見，公式用于按特定次序計算數值，通常以等號()開始，位于它之后的就是組成公式的各種字符。其中，緊隨在等號之后的是需要進行計算的元素——操作數，各操作數之間以算術運算符來分隔的，如在上面的這個公式中就使用了加法、除法兩種運算符。運算符就是這樣的一種符號，用于指明對公式中元素做計算的類型，如：加法、減法或乘法。中文中的運算符四種類型：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，它們的功能與組成如下所述。.算術運算符用于完成基本的數學運算，如加法、減法和乘法，連接數字和產生數字結果等。各算術運算與用途如下表所列。表：算術運算符算術運算符名稱用途示例加號加減號“減”以與表示負數。–*星號乘*斜杠除百分號百分比^脫字符乘方^（與*相同）.比較運算符用于比較兩個值，結果將是一個邏輯值，即不是(真)就是(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術運算符名稱與用途如下表所列。表：比較運算符比較運算符名稱用途示例等號等于>大于號大于><小于號小于<>大于等于號大于等于><小于等于號小于等于<<>不等于不等于<>.文本運算符這實際上是一個文字串聯符——，用于加入或連接一個或更多字符串來產生一大段文本。如""""，結果將是。.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算。表：引用運算符引用運算符名稱用途示例:冒號

區(qū)域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有單元格進行引用。,逗號聯合操作符將多個引用合并為一個引用。()如果公式中使用了多個運算符，中文將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，則將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的部分放在一對圓括號內。表：運算的順序運算符示例:（冒號）引用運算符（空格）

,（逗號）

–(負號)－百分比^乘冪*和乘和除和–加和減連接兩串文本第四講應用計算公式

在中文中，時常用到的計算與公式示例如下：.計算收支平衡若要在中文中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計算收支平衡。如假設單元格中含有上一次交易的余額，單元格中含有第一筆交易的存款總數，而單元格中含有任意的現金收入額，則要計算第一筆交易的余額，可在單元格中輸入公式：(,–)如果又做了新的交易，那么可將此公式復制到與每一筆新的交易相對應的單元格中。.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲在某一列中的“姓”和存儲在另一列中的“名”連接起來，如假定單元格包含“名”，單元格包含“姓”，若要以格式“名姓”（如“”）顯示全名可輸入公式：""要以格式“姓,名”（如“”）顯示全名則輸入：",".合并日期與文本使用（與）文本運算符即能將兩個值合并（或連接）為一個連續(xù)的文本值。如若要將保存在單元格中的數字、日期或時間值與字符串相連，就可通過工作表函數(參閱后面的內容)來達到目的。例如，如果單元格中含有這樣的一個日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時間：。"時間："(,"").按百分比增加存儲在單元格中的數值還能增長若干個百分點。如假定單元格中包含一個初始值，那么下列公式將讓其值增長百分之五：*()如果百分點數值存儲在某單元格中，如單元格，還可以使用下列公式：*($$)注意：這里對單元格的引用是“單元格的絕對引用”，所以這個公式可以被復制到其它單元格，而不會改變對的引用。“絕對引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式為：$$、$$，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對行引用的形式將為$、$，以此類推。絕對列引用的形式為$、$，以此類推。與相對引用不同，當跨越行和列復制公式時絕對引用不會自動調整。.基于單個條件求和如果您不想只對某一行，或者某一列中數據記錄求和，那就是要對某一個區(qū)域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用工作表函數(參閱后面的內容)就能如愿了！如對于區(qū)域中包含數值的每個單元格而言，以下公式可為區(qū)域中相對應的單元格求和。(,"").基于多個條件求和若要對區(qū)域求和，而且要以區(qū)域中所包含的，區(qū)域中所包含的為條件，就可以使用公式：((("")*("")))在這個示例中使用到的中文的數組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時間再說吧！第五講認識工作函數

上面“合并日期與文本”公式中的是一個常用的工作表函數，能將一數值轉換為按指定數字格式來表示的文本。與別的同類計算機程序一樣，此函數也有自己的語法：()圓括號中的內容為操作數：若為數值、計算結果為數值的公式，或對數值單元格的引用。所要選用的文本型數字格式。即在“單元格格式”對話框中打開“數字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式。不能包含星號(*)，也不能是常規(guī)型。順便說一句，工作函數還能圓整數值，或者轉換日期格式，如：(,"$")結果等于"$"("4/15/91",",")結果等于","第六講認識工作函數""\""這是上面“使用單個條件求和”公式中出現的工作函數，用于根據指定條件對若干單元格求和。語法：

()

其中：

為用于條件判斷的單元格區(qū)域。為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為、""、">"、""。為需要求和的實際單元格。只有當中的相應單元格滿足條件時，才對中的單元格求和。如果省略。則直接對中的單元格求和。例如，假設單元格中的內容分別為四種產品的屬性值：$，$，$，$。的內容為每個屬性值所對應的銷售傭金；$，$，$，$，那么就可以運行公式：(,">")最后的求和結果將是$。

注：中文還提供有其他可根據條件來分析數據的工作表函數：用于計算單元格區(qū)域內某個文本字符串或數字出現次數的；用于要讓公式根據某一條件返回兩個數值中的某一個值（例如，根據指定銷售額返回銷售紅利）的。

第七講注意公式中的數值轉換

對于初學者來說，在公式應用中要準確的輸入字符是很困難的。不過，盡管每個運算符都需要特定類型的數值與之對應，但如果輸入數值的類型與所需的不同，中文還是有可能做些力所能與的轉換，并完成計算，雖說不是所有的轉換都能成功，但下表中所列的常見輸入錯誤都能被很好地處理。表：公式中的數據類型自動轉換公式產生結果說明""""在中文中，文本與字符串都是由一對雙引號(英文)來引用的，也就說雙引號中的內容應當視為文本。但當公式中使用加號()時，中文會認為運算項為數字。雖然公式中的引號說明“”和“”是文本型數值，但是還是會自動將它轉換成數字。"$"當公式中需要數字時，中文會將其中的文本轉換成數字。"6/1/2001"""中文將具有格式的文本看作日期，將日期轉換成序列號之后，再計算它們的差。("")!(值！)中文是不能將文本轉換成數字的。因為文本“”不能被轉換成數字。如果使用“”或“”“”代替“”，則將把文本轉換成數字并返回。""當需要文本時，中文將數字和邏輯型數值轉換成文本。表中的工作表函數用于計算圓括號中的數——操作數的正平方根。語法為：()為需要求平方根的數字，如果該數字為負，則將返回錯誤值!。如：()等于()等于!(())等于總結：這一部分介紹了中文的自動計算功能，以與輸入與使用化工的方法。也許當您使用這個軟件開展工作后，隨著大量的數據積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數據。如下例中，工作表函數將計算同一工作簿中工作表區(qū)域內的平均值：在這個例子中，工作表的名稱和感嘆號(!)位于區(qū)域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計算，也可以在指定的單元格中引用計算的結果。構建鏈接層次。例如，一組銷售部門可以跟蹤各自工作簿中的數據，然后將數據輸入到按區(qū)匯總的工作簿中，接著再輸入到按區(qū)域匯總的工作簿中。如果為鏈接提供數據的單元格發(fā)生了變化，那么只有當包含該鏈接的工作簿處于打開狀態(tài)時，中文才會自動更新該鏈接。如果確實鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時其從屬工作簿是打開的，中文就會自動更新從屬工作簿。中文可通過兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數據的工作簿）是否打開。當源工作簿打開時，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號中），然后是工作表名稱、感嘆號（!），接著是公式所在的單元格。例如，若打開，則可以使用公式：([])第三部分管理數據清單第一講創(chuàng)建數據清單

在中文中，排序與篩選數據記錄的操作需要通過“數據清單”來進行，因此在操作前應先創(chuàng)建好“數據清單”?！皵祿鍐巍笔枪ぷ鞅碇邪嚓P數據的一系列數據行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數據行，它可以像數據庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文相類似，只是在中文中可以很容易地將數據清單用作數據庫，而在執(zhí)行數據庫操作時，例如查詢、排序或匯總數據時也會自動將數據清單視作數據庫，并使用下列數據清單元素來組織數據：·數據清單中的列是數據庫中的字段

·數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱

·數據清單中的每一行對應數據庫中的一個記錄那么數據清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數據清單在內的數據庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數據清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務”、“工資額”，這些就可以作為數據清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖所示的單元格區(qū)域，一份數據清單就建立好了。

圖選定這個區(qū)域建立數據清單其實，若選定一個區(qū)域，中文也會在需要的時候自動建立一份數據清單，只是該數據清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數據清單。您也應避免在一張工作表上建立多份數據清單，因為某些數據清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數據清單中使用。一旦建立好了數據清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數據。無論何時輸入數據，初學都應當注意遵循下列準則：.將類型相同的數據項置于同一列中在設計數據清單時，應使同一列中的各行具有相同類型的數據項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現了出來，這是初學者一眼就能看明白的。.使數據清單獨立于其它數據在工作表中，數據清單與其他數據間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文檢測和選定數據清單。.將關鍵數據置于清單的頂部或底部這樣可避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在中文篩選數據清單時可能會被隱藏。.注意顯示行和列在修改數據清單之前，應確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數據有可能會被刪除。

圖進入“邊框”選項卡.注意數據清單格式如前所述，數據清單需要列標，若沒有的話應在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數據。列標可以使用與數據清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應將單元格設置為文本格式。.使用單元格邊框突出顯示數據清單如果要將數據清單標志和其他數據分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖。

圖選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖。

圖單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文的工作窗口中單擊數據清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖所示。

圖上述操作的結果.避免空行和空列避免在數據清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文檢測和選定數據清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內文本的辦法來代替鍵入空格。

圖進入數據記錄單第二講編輯與查詢數據記錄

對于數據清單中的數據記錄，中文允許您做與中相同的編輯操作，即可新建、刪除數據記錄、按某些條件查詢數據記錄，而且操作更加簡單，只需要從“數據”下拉菜單中選擇“記錄單”命令，進入圖所示的數據記錄單對話框就能完成這些操作。注意：圖所示的數據記錄單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的是“當前記錄號總記錄數”。在數據記錄單中，查閱數據記錄與中建立表單的操作相類似，這里就不多說了。若要制定一個查詢條件，只需單擊“條件”按鈕，進入圖所示的數據記錄單對話框，然后在各字段框中輸入查詢內容即可。

圖此時可輸入查詢條件注意：在圖所示的數據記錄清單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的內容是(判據)。此時，“條件”按鈕將變成“記錄單”按鈕，單擊它可以返回圖所示的對話框。隨便說一下，數據記錄單是一種對話框，利用它可以很方便地在數據清單中輸入或顯示一行完整的信息或記錄。當然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當使用數據記錄單向新的數據清單中添加記錄時，數據清單每一列的頂部必須具有列標。中文也將使用這些列標創(chuàng)建記錄單上的字段。注意：在數據記錄單中一次最多只能顯示個字段。第三講排序數據記錄""\""在中文中也可以根據現有的數據資料對數據值進行排序。按遞增方式排序的數據類型與其數據的順序為：.數字，順序是從小數到大數，從負數到正數。.文字和包含數字的文字，其順序是（空格）！”$'()*,.:;<>?[]^‘。.邏輯值，在之前。.錯誤值，所有的錯誤值都是相等的。.空白（不是空格）單元格總是排在最后。遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。日期、時間和漢字也當文字處理，是根據它們內部表示的基礎值排序。

圖單擊這個按鈕按升序方式排序

最簡單的排序操作是使用“常用”工具欄中的按鈕。在這個工具欄上有兩個用于排序的按鈕，圖標上有與向下的箭頭的哪一個按鈕，用于按降序方式重排數據，參見圖。按鈕上標有與向下的箭頭的哪一個按鈕用于遞減排序，參見圖。注意：若選定了某一列后來使用圖與圖所示的操作，排序將只發(fā)生在這一列中，其它列的數據排列將保持不變，其結果可能會破壞原始記錄結構，造成數據錯誤！

圖單擊這個按鈕按降序方式排序第四講設置排序條件

圖與圖所示的操作真是太簡單了！利用“數據”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數據內容較多的數據清單特別有用，若只想對某區(qū)域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設備各種各樣的排序條件，并讓中文自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。

圖進入“排序”對話框.主要關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。.次要關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”列中出現了重復項，就將按次要關鍵字來排序重復的部分。.第三關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”與“次要關鍵字”列中都出現了重復項，就將按第三關鍵字來排序重復的部分。.有標題行在數據排序時，包含清單的第一行。.無標題行在數據排序時，不包含清單的第一行。在使用“排序”命令