會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)管理制度

會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)管理工作的規(guī)范化、高效化，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。

一、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的管理工作。

2.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開、服務(wù)及跟蹤落實(shí)。

二、會(huì)議室服務(wù)宗旨

1.提供優(yōu)質(zhì)、高效的會(huì)議服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.保障會(huì)議室設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求。

3.營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境，提升公司形象。

三、會(huì)議室服務(wù)原則

1.統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)。

2.預(yù)約優(yōu)先、兼顧緊急。

3.節(jié)約資源、提高效率。

四、責(zé)任劃分

1.會(huì)議室管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的整體規(guī)劃、預(yù)約、調(diào)配、設(shè)備設(shè)施維護(hù)等工作。

2.會(huì)議組織部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等工作。

3.會(huì)議服務(wù)人員：負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)、設(shè)備操作、衛(wèi)生清潔等工作。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)秩序。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的巡查與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

3.對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展需要及實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.修訂后的制度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

本制度的制定旨在提高會(huì)議室服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)管理水平，為公司各類會(huì)議的順利召開提供有力保障。全體員工應(yīng)認(rèn)真遵守，共同促進(jìn)公司會(huì)議管理工作不斷優(yōu)化。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題及目的：會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、部門工作需求等因素，明確會(huì)議主題及目的。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等內(nèi)容。

3.會(huì)議通知：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)前簽到：會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議資料的發(fā)放和參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議議程：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

三、會(huì)議服務(wù)

1.會(huì)議室布置：根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)議室，確保會(huì)場(chǎng)環(huán)境舒適、整潔。

2.設(shè)備檢查：會(huì)議前15分鐘，檢查會(huì)議室內(nèi)設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，包括音響、投影儀、空調(diào)等。

3.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議期間，服務(wù)人員應(yīng)確保茶水供應(yīng)、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備操作等各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、待辦事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)。

2.傳達(dá)與落實(shí)：會(huì)議組織部門將會(huì)議紀(jì)要整理后，及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

3.會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料歸檔，以便日后查閱。

五、會(huì)議跟蹤

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織部門應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.反饋與匯報(bào)：各部門應(yīng)及時(shí)反饋會(huì)議決議的執(zhí)行情況，會(huì)議組織部門定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.評(píng)估與改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議組織等方面進(jìn)行評(píng)估，不斷優(yōu)化會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論重點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任部門及完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)后，由會(huì)議組織部門在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任部門收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即行動(dòng)，按照決議事項(xiàng)制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人及完成時(shí)間。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)建立會(huì)議決議跟蹤表，對(duì)決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項(xiàng)工作按照既定計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)，必要時(shí)可向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求支持。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任部門在完成會(huì)議決議事項(xiàng)后，應(yīng)將執(zhí)行結(jié)果反饋給會(huì)議組織部門。

2.會(huì)議組織部門定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、評(píng)估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

3.對(duì)于未按期完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并督促其盡快完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的相關(guān)資料，應(yīng)由會(huì)議組織部門進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保資料的安全、完整。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的歸檔情況進(jìn)行檢查，確保歸檔工作的規(guī)范進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)的先后順序及緊急程度，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.如有特殊情況需臨時(shí)使用會(huì)議室，會(huì)議室管理部門應(yīng)視實(shí)際情況予以協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織部門在使用會(huì)議室前，應(yīng)對(duì)所需設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向會(huì)議室管理部門反饋。

3.使用會(huì)議室時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，遵守設(shè)備操作規(guī)程，避免造成設(shè)備損壞。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)確保會(huì)議室環(huán)境整潔、舒適，定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔。

2.會(huì)議期間，服務(wù)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾，確保會(huì)議環(huán)境良好。

3.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，不隨意亂丟垃圾，共同維護(hù)會(huì)議室環(huán)境。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間的人員安全和設(shè)備安全。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不在會(huì)議室吸煙、喧嘩，確保會(huì)議秩序。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，會(huì)議室管理部門應(yīng)采取措施確保會(huì)議內(nèi)容保密，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和會(huì)議需求，合理調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議等現(xiàn)代化手段，提高會(huì)議室資源利用率，降低會(huì)議成本。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司會(huì)議室管理