企業(yè)董事會議案管理制度

企業(yè)董事會議案管理制度第一章總則

為確保企業(yè)董事會會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本管理制度。企業(yè)董事會議案管理制度（以下簡稱“制度”）適用于公司董事會及其下屬專業(yè)委員會的各類會議管理。

一、制度依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《公司章程》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況制定。

二、會議目的

1.對公司重大事項進行決策。

2.審議公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃、財務(wù)預(yù)算等。

3.監(jiān)督公司管理層執(zhí)行董事會決策。

4.維護公司合法權(quán)益，提高公司治理水平。

三、會議類型

1.定期會議：每年至少召開四次，由董事長召集。

2.臨時會議：根據(jù)需要，由董事長或三分之一以上董事提議召開。

四、參會人員

1.董事：公司全體董事（包括獨立董事）。

2.列席人員：根據(jù)會議議題，可邀請公司高級管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等列席會議。

3.主持人：由董事長擔(dān)任，董事長不能履行職務(wù)時，由副董事長或半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。

五、議案提交

1.議案提交人：董事、監(jiān)事、高級管理人員及相關(guān)部門。

2.議案提交時間：定期會議議案應(yīng)至少提前十個工作日提交，臨時會議議案應(yīng)至少提前五個工作日提交。

3.議案內(nèi)容：應(yīng)明確、具體，包含事項背景、目的、方案等。

六、會議通知

1.會議通知應(yīng)由董事會秘書負(fù)責(zé)發(fā)送，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程等。

2.通知發(fā)送時間：定期會議應(yīng)提前十個工作日，臨時會議應(yīng)提前五個工作日。

七、保密原則

1.會議內(nèi)容、議案及討論情況應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.參會人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，違反保密規(guī)定者，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。

八、制度解釋

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

九、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂程序參照公司內(nèi)部管理制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.議案征集：董事會秘書負(fù)責(zé)向董事、監(jiān)事、高級管理人員及相關(guān)部門征集議案。

2.議案篩選與整理：董事會秘書對征集到的議案進行篩選、整理，確保議案符合會議主題和公司發(fā)展需要。

3.議案審核：董事長或授權(quán)的其他董事對議案進行審核，確保議案內(nèi)容合規(guī)、合理。

4.議案提交：董事會秘書將審核通過的議案提交給參會人員。

二、會議通知與資料準(zhǔn)備

1.會議通知：董事會秘書負(fù)責(zé)向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

2.資料準(zhǔn)備：董事會秘書負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需的各類資料，如議案、相關(guān)法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度等，并于會議前分發(fā)至參會人員。

三、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，確認(rèn)出席。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議議程。

3.議案討論：參會人員對議案進行充分討論，提出修改意見或建議。

4.投票表決：會議主持人組織參會人員進行投票表決，表決方式可以為舉手、口頭或書面投票。

5.會議記錄：董事會秘書負(fù)責(zé)記錄會議討論情況、表決結(jié)果等。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)表決結(jié)果，宣布議案是否通過。

2.對未通過的議案，主持人可要求議案提交人進行修改，并于下次會議重新提交。

3.對通過的議案，董事會秘書應(yīng)整理形成會議決議，并由參會董事簽字確認(rèn)。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，董事會秘書負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，包括會議議程、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后五個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，并要求其在三個工作日內(nèi)反饋意見。

3.董事會秘書匯總反饋意見，對會議紀(jì)要進行修改完善。

六、議案落實與跟蹤

1.董事會秘書負(fù)責(zé)將會議決策事項通知相關(guān)責(zé)任部門，并督促其按照會議決議執(zhí)行。

2.相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成議案落實，并向董事會秘書報告執(zhí)行情況。

3.董事會秘書定期向董事會報告議案落實情況，確保決策執(zhí)行到位。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.董事會秘書應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議內(nèi)容，編制詳細(xì)的會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、議程、討論情況、表決結(jié)果、決策事項等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，由董事長或授權(quán)的副董事長審核批準(zhǔn)。

4.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后五個工作日內(nèi)，通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)或書面形式發(fā)布給所有董事及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的反饋與修改

1.董事及參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后三個工作日內(nèi)，對紀(jì)要內(nèi)容進行審查，并提出反饋意見。

2.董事會秘書負(fù)責(zé)收集反饋意見，并對會議紀(jì)要進行必要的修改和完善。

3.修改后的會議紀(jì)要需再次經(jīng)過董事長或授權(quán)的副董事長審核批準(zhǔn)，并重新發(fā)布。

三、決策事項的跟蹤與執(zhí)行

1.董事會秘書應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，制定執(zhí)行計劃，明確責(zé)任部門、執(zhí)行期限和預(yù)期成果。

2.責(zé)任部門應(yīng)按照執(zhí)行計劃開展工作，并及時向董事會秘書報告執(zhí)行進度和存在的問題。

3.董事會秘書應(yīng)定期對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策得到有效實施。

四、執(zhí)行情況的評估與報告

1.責(zé)任部門在完成決策事項執(zhí)行后，應(yīng)向董事會秘書提交執(zhí)行報告。

2.董事會秘書負(fù)責(zé)對執(zhí)行報告進行評估，確認(rèn)決策事項是否達到預(yù)期效果。

3.對于未能按期完成或執(zhí)行效果不佳的決策事項，董事會秘書應(yīng)分析原因，并提出改進措施。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.經(jīng)批準(zhǔn)的會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

2.會議紀(jì)要歸檔后，董事及相關(guān)部門可根據(jù)需要查閱，董事會秘書負(fù)責(zé)提供便利。

3.對于涉及商業(yè)秘密的會議紀(jì)要，查閱人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

六、跟蹤落實的持續(xù)改進

1.董事會秘書應(yīng)定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進行總結(jié)，分析存在的問題，并提出改進措施。

2.改進措施經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，董事會秘書負(fù)責(zé)組織落實，不斷提高會議決策的執(zhí)行效率和質(zhì)量。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂由董事會秘書負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.預(yù)訂會議室時，需填寫會議室預(yù)訂申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.董事會秘書根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室布置與設(shè)備準(zhǔn)備

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行調(diào)整，確保舒適、整潔。

2.會議室設(shè)備包括但不限于投影儀、音響、白板、會議電話等，董事會秘書應(yīng)確保設(shè)備正常運行。

3.會議前，相關(guān)部門應(yīng)對會議室設(shè)備進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀(jì)律，保持安靜。

2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進食，不得亂丟垃圾。

3.會議室內(nèi)不得私自搬動設(shè)備，如需調(diào)整，請聯(lián)系董事會秘書或相關(guān)人員。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進行衛(wèi)生清潔。

2.會議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等應(yīng)定期檢查，確保安全。

3.董事會秘書應(yīng)加強對會議室的管理，確保會議環(huán)境安全舒適。

五、會議室保密措施

1.會議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如安裝隔音設(shè)備、設(shè)置保密標(biāo)志等。

2.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，會議內(nèi)容、資料等不得外泄。

3.董事會秘書負(fù)責(zé)對會議室進行安全檢查，防止信息泄露。

六、會議室管理與維護

1.董事會秘書應(yīng)建立會議室使用臺賬，記錄會議室使用情況、設(shè)備維護情況等。

2.定期對會議室設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

3.針對會議室管理中出現(xiàn)的問題，及時調(diào)整和完善管理制度，提高會議室使用效率。

七、會議室應(yīng)急預(yù)案

1.董事會秘書應(yīng)制定會議室應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件，如設(shè)備故障、突發(fā)停電等。

2.預(yù)案內(nèi)容包括但不限于：備用設(shè)備、應(yīng)急聯(lián)系人、安全疏散路線等。

3.定期組織應(yīng)急預(yù)案演練，確保在緊急情況下，會議能夠順利進行。

第五章附則