秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議管理制度

秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議管理制度秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議的組織、召開(kāi)和管理工作，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。

第二條本制度適用于秘書(shū)長(zhǎng)主持的各類(lèi)辦公會(huì)議，包括但不限于秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)等。

第三條會(huì)議管理制度遵循以下原則：

（一）依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和黨的方針政策，確保會(huì)議決策的合法性、合規(guī)性。

（二）民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，集中統(tǒng)一決策，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、合理性。

（三）務(wù)實(shí)高效原則：注重會(huì)議質(zhì)量，精簡(jiǎn)會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的及時(shí)性、有效性。

（四）責(zé)任明確原則：明確會(huì)議組織、參會(huì)、發(fā)言、表決等各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保會(huì)議決策的落實(shí)和執(zhí)行。

第四條會(huì)議管理工作由秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)，秘書(shū)長(zhǎng)可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織、記錄和跟蹤落實(shí)等工作。

第五條參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議管理制度，按時(shí)參加或請(qǐng)假，認(rèn)真履行職責(zé)，積極參與討論，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第六條會(huì)議內(nèi)容應(yīng)遵循保密原則，參會(huì)人員不得泄露會(huì)議內(nèi)容和討論情況，未經(jīng)許可不得對(duì)外發(fā)布相關(guān)信息。

第七條本制度解釋權(quán)歸秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議管理機(jī)構(gòu)所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備

（一）確定會(huì)議主題和議程：秘書(shū)長(zhǎng)或指定專(zhuān)人根據(jù)工作需要，提前確定會(huì)議主題，擬定會(huì)議議程，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果。

（二）通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)背景資料、報(bào)告、提案等，確保參會(huì)人員對(duì)議題有充分了解。

第九條會(huì)議召開(kāi)

（一）簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

（二）主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人（一般為秘書(shū)長(zhǎng)）宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律和要求。

（三）議題討論：按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，發(fā)言人應(yīng)圍繞議題展開(kāi)論述，其他參會(huì)人員可隨時(shí)提出意見(jiàn)和建議。

（四）表決：對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，表決方式可以采用口頭、舉手或投票等形式，表決結(jié)果應(yīng)記錄在案。

（五）總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)決策事項(xiàng)進(jìn)行明確，對(duì)下一步工作進(jìn)行部署。

第十條會(huì)議記錄

（一）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄：會(huì)議組織者應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

（二）記錄內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

（三）會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理完成，并由會(huì)議主持人審閱簽字。

第十一條會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)決策事項(xiàng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

第十二條會(huì)議通知、議程、會(huì)議紀(jì)要等文件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行整理、歸檔，確保資料齊全、完整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十三條跟蹤落實(shí)原則

會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)應(yīng)遵循以下原則：

（一）及時(shí)性原則：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)盡快啟動(dòng)落實(shí)程序，確保時(shí)效性。

（二）責(zé)任到人原則：明確各項(xiàng)決策的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)有明確的責(zé)任主體。

（三）協(xié)同配合原則：涉及多個(gè)部門(mén)的決策事項(xiàng)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)協(xié)同合作，共同推進(jìn)決策的落實(shí)。

（四）反饋報(bào)告原則：責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告決策落實(shí)的進(jìn)展情況，確保決策執(zhí)行的透明度。

第十四條跟蹤落實(shí)程序

（一）分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)審閱簽字后，由會(huì)議組織者及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人。

（二）制定落實(shí)計(jì)劃：責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，制定具體的落實(shí)計(jì)劃，明確時(shí)間表、責(zé)任人、預(yù)期目標(biāo)等。

（三）執(zhí)行落實(shí)：責(zé)任人應(yīng)按照落實(shí)計(jì)劃，啟動(dòng)執(zhí)行程序，確保決策事項(xiàng)得到有效實(shí)施。

第十五條進(jìn)度監(jiān)控

（一）定期檢查：會(huì)議組織者或指定專(zhuān)人應(yīng)定期對(duì)決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度進(jìn)行檢查，了解實(shí)施情況，解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（二）動(dòng)態(tài)調(diào)整：根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)落實(shí)計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保決策事項(xiàng)能夠適應(yīng)變化，順利推進(jìn)。

第十六條反饋與評(píng)估

（一）責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告決策落實(shí)的進(jìn)展情況，包括遇到的困難和問(wèn)題，以及采取的解決措施。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)決策落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為相關(guān)部門(mén)和人員績(jī)效考核的依據(jù)之一。

第十七條落實(shí)結(jié)果的運(yùn)用

（一）對(duì)于落實(shí)效果良好的決策事項(xiàng)，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

（二）對(duì)于落實(shí)不力的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，采取有效措施，督促整改，確保決策得到有效執(zhí)行。

第十八條會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)作為會(huì)議管理制度的重要組成部分，納入日常工作監(jiān)督和考核范圍。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第十九條會(huì)議室預(yù)訂

（一）會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)訂者需向會(huì)議室管理部門(mén)提交會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)預(yù)訂信息合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

（三）如遇緊急會(huì)議，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)優(yōu)先保障，并及時(shí)調(diào)整其他會(huì)議安排。

第二十條會(huì)議室設(shè)施與管理

（一）會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（三）參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守設(shè)備使用規(guī)范，如遇損壞，需及時(shí)報(bào)告會(huì)議室管理部門(mén)進(jìn)行維修或更換。

第二十一條會(huì)議室使用規(guī)范

（一）會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議室，保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，尊重他人發(fā)言，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

（二）會(huì)議期間，未經(jīng)允許，不得擅自錄音、錄像或拍照。

（三）會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，帶走個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

第二十二條會(huì)議室安全管理

（一）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室消防安全，定期檢查消防設(shè)施，排除安全隱患。

（二）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙或使用明火。

（三）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，確保參會(huì)人員安全。

第二十三條會(huì)議室衛(wèi)生與綠化

（一）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量。

（二）會(huì)議室應(yīng)適當(dāng)擺放綠植，營(yíng)造舒適、環(huán)保的會(huì)議環(huán)境。

（三）參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生，遵守垃圾分類(lèi)規(guī)定，共同維護(hù)良好的會(huì)議室環(huán)境。

本章規(guī)定旨在保障會(huì)議室的高效利用和良好環(huán)境，為各類(lèi)會(huì)議的順利召開(kāi)提供有力支持。

第五章附則

第二十四條本制度的解釋權(quán)歸秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議管理機(jī)構(gòu)所有。