公司會議與會務(wù)管理規(guī)范

公司會議與會務(wù)管理規(guī)范1.前言公司會議是推動企業(yè)發(fā)展、溝通信息、協(xié)調(diào)工作的緊要方式，為了確保會議的順利進(jìn)行和高效利用會議資源，訂立本規(guī)章制度。本制度適用于公司全部內(nèi)部和外部會議。2.會議組織與籌辦2.1會議召集會議召集人應(yīng)提前確定會議目的、議題、時間和地方，并及時向與會人員發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)包含會議名稱、召集人、會議時間、地方、議題、與會人員、會議要求等信息。內(nèi)部會議通知應(yīng)提前不少于兩個工作日發(fā)送，外部會議通知應(yīng)提前不少于五個工作日發(fā)送，并確保通知信息準(zhǔn)確無誤。2.2會議議程會議召集人應(yīng)依據(jù)會議目標(biāo)和議題訂立會議議程。會議議程應(yīng)明確每項議題的目的、內(nèi)容、討論時間和負(fù)責(zé)人。2.3會議場合準(zhǔn)備會議召集人應(yīng)提前布置會議場合，并確保場合的設(shè)施、布局、空調(diào)、照明等符合會議需求。會議場合應(yīng)供應(yīng)充分的座位、投影儀、音響設(shè)備、白板、筆紙等必需設(shè)備。2.4會議料子準(zhǔn)備與會人員應(yīng)事先收到與會料子，包含會議議程、相關(guān)報告、數(shù)據(jù)分析等。會議料子應(yīng)提前發(fā)送，確保與會人員有充分準(zhǔn)備時間。3.會議實施與管理3.1按時出席與會人員應(yīng)按時參加會議，如因特殊情況無法按時參加，應(yīng)提前通知會議召集人或相關(guān)負(fù)責(zé)人。對于常常無故遲到或缺席的人員，應(yīng)按公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，包含扣減績效獎金等。3.2會議紀(jì)律與會人員應(yīng)保持良好的會議紀(jì)律，不得打斷他人發(fā)言，應(yīng)聽取其他人的看法和建議。發(fā)言須依照會議議程進(jìn)行，并遵守會議時間布置。3.3會議記錄會議期間應(yīng)有專人進(jìn)行會議記錄，并記錄緊要討論、建議和決策結(jié)果。會議記錄應(yīng)及時整理，確保準(zhǔn)確無誤，并及時發(fā)送給與會人員。3.4會議決策會議決策應(yīng)基于充分討論和充分了解情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行。緊要決策應(yīng)形成書面決議，并由與會人員簽字確認(rèn)。3.5會議評估會議結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行會議評估，包含會議效果、議題討論、組織布置等方面的評估。評估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)會議管理的依據(jù)，并及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)。4.會務(wù)管理4.1會議費用管理會議費用應(yīng)按公司相關(guān)財務(wù)制度進(jìn)行預(yù)算和報銷。每個會議的費用預(yù)算應(yīng)明確列出各項費用認(rèn)真信息，包含場合租賃、會議料子印刷、餐飲費用等。4.2餐飲及留宿布置餐飲與留宿布置應(yīng)依據(jù)會議時間和與會人員的需要進(jìn)行合理布置。會議期間的用餐應(yīng)供應(yīng)健康、衛(wèi)生的食品，避開過度揮霍。4.3勤儉節(jié)省會務(wù)管理應(yīng)堅持勤儉節(jié)省原則，合理利用資源，避開揮霍。會議期間應(yīng)提倡綠色環(huán)保行為，如減少紙張使用、節(jié)省能源等。5.附則本規(guī)章制度的解釋權(quán)歸公司管理負(fù)責(zé)人全部。對于違反本規(guī)章制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)紀(jì)律和制度進(jìn)行處理，包含警告、記過、降職、開除等。本規(guī)章制度自頒布之日起生效。以上就是公司會議與會務(wù)管理規(guī)范的認(rèn)真內(nèi)