會議賓館管理制度

會議賓館管理制度第一章總則

為保證會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本管理制度。以下內(nèi)容適用于會議賓館內(nèi)所有會議的管理與執(zhí)行。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范會議的組織、召開、記錄及后續(xù)工作，確保會議資源得到合理分配和有效利用。

2.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會議質(zhì)量，提高決策效率。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于會議賓館內(nèi)舉辦的各類會議，包括但不限于公司內(nèi)部會議、外部接待會議、培訓(xùn)會議等。

2.本管理制度適用于會議賓館內(nèi)所有參會人員、組織者及相關(guān)工作人員。

三、會議分類

1.按會議性質(zhì)分為：例行會議、專題會議、臨時會議。

2.按參會人員分為：公司內(nèi)部會議、外部接待會議。

四、會議組織與管理

1.會議組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、召集、主持及總結(jié)工作。

2.參會人員應(yīng)按時參加，積極參與會議討論，遵守會議紀(jì)律。

3.會議組織者及參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密制度，確保會議內(nèi)容不泄露。

五、會議資源保障

1.會議賓館應(yīng)提供舒適的會議環(huán)境，確保會議設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行。

2.會議賓館應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括但不限于會場布置、會議接待、技術(shù)支持等。

六、本管理制度的解釋權(quán)及修訂權(quán)歸會議賓館管理部門所有。

本章節(jié)僅為會議賓館管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。請各部門及參會人員予以遵守，共同提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

為確保會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，本章將詳細(xì)闡述會議的籌備、召開、進(jìn)行及結(jié)束等各階段的具體流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或工作計劃，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議方案：會議組織者需制定會議方案，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等。

3.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等。

4.會議資料準(zhǔn)備：會議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需的資料，包括但不限于會議議程、相關(guān)報告、數(shù)據(jù)等。

5.會場布置：根據(jù)會議類型及參會人數(shù)，合理布置會場，確保設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，完成簽到手續(xù)。

2.會議主持人介紹：會議主持人應(yīng)在會議開始時，對參會人員、會議主題、議程等進(jìn)行簡要介紹。

3.會議議程執(zhí)行：按照會議議程，逐一進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。

4.討論與發(fā)言：會議組織者應(yīng)確保會議討論充分、有序，鼓勵參會人員積極發(fā)言。

5.會議決策：針對會議議題，形成明確的決策結(jié)果。

三、會議進(jìn)行

1.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議時間控制：會議組織者應(yīng)控制好會議時間，確保會議高效進(jìn)行。

3.會議保密：會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議保密制度，不得泄露會議內(nèi)容。

4.會議服務(wù)：會議賓館提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括但不限于會場布置、會議接待、技術(shù)支持等。

四、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會議成果。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，并發(fā)送給會議組織者及參會人員。

3.會議資料的歸檔：會議組織者負(fù)責(zé)將會議資料整理歸檔，以備查閱。

4.參會人員反饋：會議組織者可收集參會人員的反饋意見，以便改進(jìn)會議組織工作。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行具有指導(dǎo)作用。本章將重點(diǎn)闡述會議紀(jì)要的整理、發(fā)布、跟蹤落實(shí)及反饋等環(huán)節(jié)。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、行動計劃等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核通過后，應(yīng)在48小時內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.會議組織者負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保會議決策得以執(zhí)行。

2.各責(zé)任部門及人員應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的行動計劃，按時完成相關(guān)工作。

3.會議組織者應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題及時予以協(xié)調(diào)解決。

三、會議決策的反饋與評估

1.各責(zé)任部門在完成相關(guān)工作后，應(yīng)及時向會議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，分析原因，為后續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議組織者及相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解會議決策內(nèi)容。

五、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決策內(nèi)容發(fā)生變化，會議紀(jì)要應(yīng)及時進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。

2.會議紀(jì)要的修訂與更新，應(yīng)遵循公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是會議活動的重要場所，為了保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室的使用效率，特制定以下管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議賓館管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便會議賓館安排合適的會議室。

3.會議賓館管理部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，確保會議室的合理安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時間，不得遲到或提前占用。

2.會議室使用期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開座位。

3.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，確保會議室環(huán)境整潔。

4.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)愛護(hù)使用，如遇故障，應(yīng)及時向會議賓館管理部門報告。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議賓館管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室設(shè)備使用前，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行操作培訓(xùn)，掌握設(shè)備使用方法。

3.會議期間，如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前向會議賓館管理部門申請，以便做好設(shè)備準(zhǔn)備。

四、會議室安全保障

1.會議賓館管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

2.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

3.會議期間，如發(fā)生緊急情況，參會人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案，迅速疏散。

五、會議室衛(wèi)生與保潔

1.會議賓館管理部門負(fù)責(zé)會議室的衛(wèi)生與保潔工作，確保會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會議室使用結(jié)束后，使用部門應(yīng)配合會議賓館管理部門做好現(xiàn)場清理工作。

六、會議室費(fèi)用結(jié)算

1.會議室使用費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行結(jié)算，各部門應(yīng)按時支付。

2.會議賓館管理部門應(yīng)定期公布會議室使用費(fèi)用，提高透明度。

遵循以上會議室管理規(guī)定，有助于提高會議室的使用效率，保障會議活動的順利進(jìn)行。各部門及參會人員應(yīng)共同遵守，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)及修訂權(quán)歸會議賓館管理部門所有。

三、各部門可根