第七章 財經(jīng)信函

商務(wù)函電是在日常的商務(wù)往來中用于傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通的信函、電訊文書，能夠起到商洽、詢問、答復(fù)、請求、告知和聯(lián)系的作用。一封用語禮貌、得體的商務(wù)函電是建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系的紐帶，因此相關(guān)從業(yè)者要掌握商務(wù)函電的特點及寫作規(guī)范。財經(jīng)信函第七章

知識目標●了解根據(jù)實際情況正確選擇信函種類進行營銷采購活動?！裾莆赵儍r函、報價函、還價函、接受函、訂購函、確認訂購函、裝運通知函、催款函、索賠函、理賠函等財經(jīng)信函的結(jié)構(gòu)和寫法。

能力目標●能夠撰寫詢價函、報價函、還價函、接受函、訂購函、確認訂購函、裝運通知函、催款函、索賠函、理賠函等財經(jīng)信函?！裉岣咂綄?、準確、簡練的文字表達能力?！衽囵B(yǎng)合作共贏、誠信嚴謹、遵法守約的工作作風。

素養(yǎng)目標●培養(yǎng)靈活應(yīng)變的處事思維，通過對財經(jīng)信函的寫作，提升自身對財經(jīng)事件的洞察力和專業(yè)性。詢價函、報價函、還價函、接受函一

訂購函、確認訂購函、裝運通知函二目錄CONTENTS催款函、索賠函、理賠函三

第一節(jié)詢價函報價函還價函接受函

一、詢價函詢價函，是買方向賣方就某項商品交易條件提出詢問的信函。詢問目的是請對方報價。詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。詢價函的一般格式主要包括：標題主送單位正文（是主要部分）落款（包括單位、時間、印章）詢價函的一般格式主要包括：標題主送單位正文（是主要部分）落款（包括單位、時間、印章）

發(fā)函目的正文發(fā)函要求結(jié)束語有的開頭直接寫詢問的問題：商品的大致情況、商品的目錄、價目單和數(shù)量、樣品或樣本、款式、型號、估算、付款方式、交貨時間等。結(jié)束語常用“希速見復(fù)”、“預(yù)致謝意”、“如蒙見復(fù)，不勝感激”、“盼復(fù)”等。有的詢價函沒有結(jié)束語。詢價函常常是雙方交易的開始和基礎(chǔ)，因此語言表達除了簡潔明了、要言不繁、具體清楚外，還要禮貌誠懇，切忌傲慢冷淡、華而不實。

【寫作示例】

詢價函×××先生：我公司對貴廠生產(chǎn)的純木質(zhì)材料辦公用微機桌椅感興趣，需訂購一批。望貴廠能就下列條件報價：

1.規(guī)格及單價。2.交貨日期。3.結(jié)算方式。如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。希速見復(fù)?！痢龄N售公司××××年×月×日課堂練習：學(xué)校欲添置一批學(xué)生用桌凳(式樣如下圖)800套，讓你負責采購，你將如何完成這項任務(wù)？閱讀、借鑒例文的格式和寫法，試寫一份詢價函。

二、報價函報價函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。一般格式主要包括：標題主送單位發(fā)函原因正文主要部分答復(fù)要求結(jié)束語落款（單位、時間、印章）第一節(jié)詢價函、報價函、還價函、接受函

報價函正文重點有針對性的答復(fù)對方的問題，并告知對方需要知曉的內(nèi)容：產(chǎn)品的名稱、價格、結(jié)算方式、發(fā)貨日期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。報價函起通知買方價格的作用，對賣方?jīng)]有約束力。

【寫作示例】

報價函××百貨公司：貴方×月×日詢價函收悉，茲就貴方要求，報價詳述如下：商品：×××××規(guī)格：×××××單價：××××包裝：×××××交貨日期：收到訂單2日內(nèi)發(fā)貨結(jié)算方式：××××我方所報價極具競爭力，如果貴方訂貨量在×××以上，我方可按95%的折扣收款。如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，及早與我方聯(lián)系，爭取早日合作。恭候佳音。

××貿(mào)易公司

××××年×月×日課堂練習：請就以下《詢價函》寫一份《報價函》。

詢價函***先生：我們學(xué)校對貴廠生產(chǎn)的學(xué)生用桌凳(式樣如圖)感興趣，需訂購800套。望貴廠能以最優(yōu)惠單價報價，并說明：

1、運輸及交貨方式。2、交貨日期。3、資金結(jié)算方式。如貴方因故不能提出報價，請貴方盡快回信告知我方，我方將十分感謝。預(yù)致謝意。****學(xué)院

2019年5月10日

三、還價函

指接到報價（或還價）的一方認為另一方的報價（或還價）中有些條款不能接受，提出自己的修改意見，供對方考慮的信函。

還價函可以是買方就賣方的報價還價，也可以是賣方就買方的還價而再還價。還價函的一般結(jié)構(gòu)及寫法：

標題主送單位正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）在信的開頭，要禮節(jié)性地感謝對方的來函，然后，表達自己的意愿。還價的內(nèi)容包括：價格、包裝、結(jié)算方式、交貨日期、運輸方式等。買方還價函的寫法：先感謝賣方的報價及提供的相關(guān)信息，但很抱歉其價錢比同行的報價高許多，同時，提出己方建議價格。賣方就買方的還價而再還價，提出降低原報價并勸買方接受。這部分的寫法非常靈活，并沒什么定式可言，關(guān)鍵是要具有說服力。

【寫作示例】還價函

××××貿(mào)易公司：貴方×月×日報價函收悉，非常感謝。但我方一致認為貴方報價比同行報價偏高，建議如果我方訂貨量在×××以上，按80%的折扣收款，以期建立長期合作伙伴關(guān)系。見復(fù)為盼?！痢痢涟儇浌尽痢痢痢聊辍猎隆痢寥照n堂練習：請就以下《報價函》寫一份《還價函》。

報價函**先生：貴方五月十日詢價函收悉，茲就學(xué)生用桌凳(式樣如圖)報價詳述如下：

1、每套桌凳**元。2、送貨上門，不收任何費用。3、收到訂單2日內(nèi)發(fā)貨。4、結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，及早與我方聯(lián)系，爭取早日合作。恭候佳音。**加工廠

2019年5月12日

四、接收函接受函是指買方或賣方表示接受對方提出的交易條件的信函。交易雙方表示接受的信函可作為成交的承諾，具有法律約束力。如果是買方同意賣方的報價或還價的接收函，一般都要隨函說明所要訂購的一切貨物。在此情況下，買方的接收函實際上也是買方的訂購函。接受函的一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款（單位、時間、印章）。接受函的正文是主要部分，要寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規(guī)格、單價，以及結(jié)算方式、交貨日期、地點等。

【寫作示例】

接受報價函××先生：貴廠×月×日的報價函收悉，謝謝。我方接受貴方的報價，并愿意按貴廠提出的條件訂貨：商品：五糧液規(guī)格：特曲容量：每瓶500克單價：每瓶××元（含包裝費）數(shù)量：100瓶包裝：標準紙箱，每箱10瓶結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票交貨日期：××××年×月×日交貨地點：××市火車站請速予辦理為荷?！痢凉尽痢痢痢聊辍猎隆寥?/p>

還價函**先生：貴廠五月十二日報價函收悉，非常感謝。但我方認為貴方報價比同行報價偏高，建議如果我方訂貨800套，按80%的折扣收款，期望早日合作。見復(fù)為盼。****學(xué)院

2019年5月14日

還價函**先生：貴方五月十四日還價函收悉。但我方實難接受貴方按80%的折扣收款的建議。如果貴方訂貨800套，我方最多只能將原報價降低8%，希望真誠合作。盼復(fù)。**加工廠

2019年5月16日課堂練習：請就第二篇《還價函》寫一份《接受函》。習作展示：接收函（訂購函）**先生：貴廠五月十六日的還價函收悉，謝謝。我方接受貴方將原報價降低8%的報價，并愿意按貴廠提出的條件訂貨：商品：學(xué)生用桌凳規(guī)格式樣：如圖每套價格：**元訂購數(shù)量：800套運輸及交貨方式：送貨上門，不收任何費用。交貨地點：**市**區(qū)**街**號**學(xué)院交貨日期：二Ｏ二一年五月三十日前結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票請速予辦理為荷。****學(xué)院

2020年5月18日

第二節(jié)訂購函、確認訂購函、裝運通知函一、訂購函

訂購函就是買賣雙方經(jīng)過反復(fù)磋商，接受了交易條件后，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購所需貨物的信函。

訂購函一般結(jié)構(gòu)包括：標題主送單位正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）

訂購函有兩種形式：一種是在接受函里說明所需訂購的貨物；一種是下訂單，即把訂購函制成訂單式，以表格形式列出各項交易條件。

訂購函的內(nèi)容一般包含：商品名稱、牌號、規(guī)格、數(shù)量、價格、結(jié)算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等。

訂購函×××先生：貴廠×月×日的報價函獲悉，謝謝。貴方報價較合理，特訂購下列貨物：

EPSONLQ-100打印機10臺單價1500元總計15000元

STARAR-2463打印機10臺單價900元總計9000元交貨日期：××××年×月底之前交貨地點：××市××倉儲部結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票煩請準時運達貨物，以利我地市場需要。我方接貴方裝運函，將立即開具轉(zhuǎn)賬支票。請即予辦理為盼。

××公司

××××年×月×日【寫作示例】二、確認訂購函1、定義：賣方在收到客戶的訂購函后回函確認，并告知客戶貨物辦理情況和貨款支付方式等事宜的信函。2、確認訂購函的一般結(jié)構(gòu)：標題、主送單位

正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）3、正文：首先寫明已收到對方何時發(fā)來的訂購函；然后寫明我方準備發(fā)貨的時間、貨物辦理情況、貨款支付事宜，同時詢問客戶是否還有其他要求；最后寫上結(jié)束語，希望對方查收或感謝貴方惠顧。第二節(jié)訂購函、確認訂購函、裝運通知函【寫作示例】

確認訂購函××先生：常高興收到貴方×月×日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運抵指定地點。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為×××元，承兌期限為3個月。我們相信此匯票必得承兌。貴方對此貨還有何要求，請即函告。感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。

×××公司

××××年×月×日

三、裝運通知函裝運通知函是買賣成交后，賣方就貨物裝運日期、裝運車號、貨物送達地點等信息通知買方，并將提貨單、發(fā)票、檢驗單、保險單、裝箱單等單據(jù)副本隨函寄給買方，以便買方辦理提貨手續(xù)的信函。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負責裝運，即負責裝車（船），安排裝運日期，把貨物發(fā)到買方指定地點。為避免意外，賣方還要為貨物投保。采取何種裝運方式以及運費、保險金的支付方式，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。賣方應(yīng)該按規(guī)定期限將貨物裝運，并立即用電報、信函等形式通知買方相關(guān)事宜。\裝運通知函的一般結(jié)構(gòu)包括：標題主送單位

正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）裝運通知函的正文：

首先寫明對方訂購何種貨物已裝運（托運），預(yù)計何時到達某地；

然后寫明發(fā)貨情況（包裝、標記等）、隨函附寄的各種裝運單據(jù)（提貨單、發(fā)票、檢驗單、保險單、裝箱單等）；

最后寫上禮貌用語。①查閱文獻。①查閱文獻?！緦懽魇纠垦b運通知函鄭州市××有限公司：貴公司第16號訂購函所訂購的100臺××牌空調(diào)機，已于7月5日交付托運，預(yù)計在一周內(nèi)到達鄭州市。這批100臺××牌空調(diào)機分為10大箱包裝，每箱上均引有“××空調(diào)”字樣的標記。隨函附寄下列裝運單據(jù)，以便貴公司在貨物到達時順利提貨：

1．公司開具的第127號發(fā)票一份；

2．第29號貨運提貨單一份；

3．第32號裝箱單一份；

4．第56號保險單一份；

5．第38號檢驗單一份。感謝貴公司對我公司的支持，希望繼續(xù)保持合作關(guān)系。青島××科技發(fā)展有限公司

2019年X月XX日催款函、索賠函、理賠函第三節(jié)一、催款函

催款函是賣方在買方收到貨物后未及時付款結(jié)算的情況下，提醒買方付款結(jié)賬所用信函，即賣方致函提醒買方付款結(jié)賬。

催款函的一般結(jié)構(gòu)：標題主送單位正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）

催款函的正文主要應(yīng)寫如下內(nèi)容：1、催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。

2、雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。

3、處理意見。比如，再確定一個付款期限。

催款函的語言力求簡潔，表達清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。催款函××百貨商場：貴方于×年×月×日向我廠訂購真絲襯衫×××件，貨款金額××萬元，發(fā)票編號為×××?？赡苡捎谫F方業(yè)務(wù)過于繁忙，一直忽略承付。故特致函提醒，請即行結(jié)算，我廠銀行賬號×××。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務(wù)科張先生聯(lián)系。電話：×××××，郵編：×××××，地址：××市××路××號。特此函達。

××制衣廠

××××年×月×日【寫作示例】①查閱文獻。①查閱文獻。

二、索賠函

索賠函是指買賣雙方發(fā)生合同爭議或糾紛后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。

索賠函的一般結(jié)構(gòu)包括：標題、主送單位、

正文（主要部分）落款（單位、時間、印章）

正文：簡述事由，陳述違約事實。說明索賠理由，陳述對方違約給自己帶來的損失。提出具體的索賠要求，賠償損失的辦法和金額。

在寫作索賠函前，應(yīng)先認真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，以分清是非責任，提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明。提出索賠要求應(yīng)合情合理，不漫天要價。應(yīng)根據(jù)不同的索賠情形，選擇相應(yīng)的措辭和語氣。

【寫作示例】索賠函××茶具廠：隨函寄上××市××檢驗所的檢驗報告（95）××號。報告證