會(huì)議部門制度管理制度

會(huì)議部門制度管理制度第一章總則

一、目的與原則

為加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和合法性，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本制度。

本制度旨在明確會(huì)議的組織、流程、記錄、落實(shí)及會(huì)議室管理等方面的規(guī)定，堅(jiān)持高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、有序的原則，為公司各項(xiàng)工作的順利開展提供有力保障。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類型及分類

1.按照會(huì)議性質(zhì)，可分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議和研討性會(huì)議；

2.按照會(huì)議層級(jí)，可分為公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議和項(xiàng)目級(jí)會(huì)議；

3.按照會(huì)議周期，可分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織工作由會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)，包括會(huì)議議題收集、會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備等；

2.會(huì)議主持人由會(huì)議發(fā)起人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議并確保會(huì)議的順利進(jìn)行；

3.各參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加或請(qǐng)假，并提前準(zhǔn)備會(huì)議材料，積極參與會(huì)議討論；

4.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

五、保密規(guī)定

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密和國家秘密的，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行；

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密紀(jì)律，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和討論情況；

3.會(huì)議紀(jì)要的保管、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)公司工作計(jì)劃和實(shí)際需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性；

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和主題選擇合適的會(huì)議形式；

3.報(bào)批程序：會(huì)議方案需報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行會(huì)議籌備工作；

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議的出勤情況；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果；

3.會(huì)議發(fā)言：按照會(huì)議議程，各議題負(fù)責(zé)人或參會(huì)人員依次發(fā)言，闡述觀點(diǎn)、提出建議或報(bào)告工作；

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員圍繞議題展開討論，充分發(fā)表意見，達(dá)成共識(shí)；

5.會(huì)議決策：針對(duì)議題進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題討論情況、表決結(jié)果等內(nèi)容；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議主持人審閱簽字確認(rèn)；

4.會(huì)議記錄應(yīng)作為公司檔案予以保存，并根據(jù)需要提供查閱。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決議的執(zhí)行責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決議；

3.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議執(zhí)行，如有困難和問題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議發(fā)起部門；

4.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

五、會(huì)議評(píng)估

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議組織、流程、議題等方面進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提高會(huì)議質(zhì)量；

3.定期對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行修訂，不斷完善會(huì)議管理機(jī)制。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、各議題討論情況、表決結(jié)果、決策事項(xiàng)及責(zé)任人等；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審閱確認(rèn)，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員；

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文件、電子文檔或公司內(nèi)部信息系統(tǒng)。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議決議的執(zhí)行責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后立即啟動(dòng)執(zhí)行工作，并按照決議要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成任務(wù)；

2.執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起部門報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保決議順利實(shí)施；

3.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督，必要時(shí)可設(shè)立專門的跟蹤小組，確保決議落實(shí)到位；

4.對(duì)于重大決策或跨部門的決議，會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)建立協(xié)調(diào)機(jī)制，確保相關(guān)部門協(xié)同推進(jìn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要檔案予以保存，按照規(guī)定年限進(jìn)行歸檔；

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司保密制度，確保信息安全；

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員應(yīng)向會(huì)議發(fā)起部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱；

4.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要查閱記錄，確保查閱過程的可追溯性。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決議執(zhí)行完成后，會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)組織對(duì)決議實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估；

2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)工作和完善決策的重要依據(jù)，及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門；

3.對(duì)于執(zhí)行效果不佳的決議，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)工作中予以落實(shí)；

4.定期對(duì)會(huì)議決議的評(píng)估與反饋情況進(jìn)行總結(jié)，為公司決策提供有益經(jīng)驗(yàn)。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)優(yōu)化

1.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議紀(jì)要編制和跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化工作流程；

2.鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要的格式、內(nèi)容、發(fā)布等方面提出改進(jìn)建議；

3.結(jié)合公司發(fā)展和實(shí)際需要，適時(shí)對(duì)會(huì)議紀(jì)要管理制度進(jìn)行修訂，提升會(huì)議管理效能。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)預(yù)訂；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前至少3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，以便于會(huì)務(wù)部門統(tǒng)籌安排；

4.會(huì)務(wù)部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等；

2.會(huì)務(wù)部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免會(huì)議期間出現(xiàn)故障；

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，會(huì)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作；

4.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用完畢后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)恢復(fù)原狀，確保會(huì)議室的完好。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔；

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備；

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)立即清理會(huì)議室，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀；

4.如遇特殊情況需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室，會(huì)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，會(huì)務(wù)部門應(yīng)確保會(huì)議室的安全；

2.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防器材，并定期檢查，確保其正常使用；

3.會(huì)議期間，會(huì)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的巡查工作，預(yù)防安全事故的發(fā)生；

4.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室的安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.會(huì)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高會(huì)議室利用率；

2.鼓勵(lì)跨部門共享會(huì)議室資源，減少會(huì)議室閑置時(shí)間；

3.結(jié)合公司實(shí)際需要，適時(shí)調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置，提升會(huì)議室使用效能；

4.定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室的意見和建議，不