新冠疫情會(huì)議管理制度

新冠疫情會(huì)議管理制度新冠疫情會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范新冠疫情會(huì)議的組織、召開及管理，確保會(huì)議的效率、效果和安全性，加強(qiáng)疫情防控工作，保障公司員工的健康與安全。

第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有與新冠疫情相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于疫情防控、復(fù)工復(fù)產(chǎn)、應(yīng)急處置等會(huì)議。

第三條會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格控制參會(huì)人員、時(shí)間和規(guī)模，減少不必要的人員參加，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

2.預(yù)案、準(zhǔn)備：會(huì)議召開前，應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議預(yù)案，明確會(huì)議目標(biāo)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等內(nèi)容。

3.嚴(yán)謹(jǐn)、保密：會(huì)議內(nèi)容涉及疫情防控重要信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

4.落實(shí)、跟蹤：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議決議和任務(wù)分工，會(huì)后跟蹤落實(shí)情況，確保會(huì)議成果得以實(shí)施。

第四條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議、疫情防控專項(xiàng)會(huì)議等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)疫情防控需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)提議召開。

第五條會(huì)議召開前，應(yīng)由會(huì)議主持人或組織者向全體參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

第六條會(huì)議組織者應(yīng)做好會(huì)議期間的疫情防控措施，確保參會(huì)人員佩戴口罩、保持安全距離、做好個(gè)人衛(wèi)生等。

第七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。公司各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同做好新冠疫情會(huì)議管理工作。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)疫情防控需要，明確會(huì)議目的和議題，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞疫情防控相關(guān)工作。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題、討論重點(diǎn)和預(yù)計(jì)時(shí)長，合理安排議程順序，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，合理篩選參會(huì)人員，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模，確保參會(huì)人員具備相關(guān)決策權(quán)或?qū)I(yè)知識(shí)。

4.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等內(nèi)容，并提供會(huì)議所需資料。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議發(fā)言：按照議程安排，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)言，闡述疫情防控相關(guān)工作情況、問題及建議。

4.討論與決策：參會(huì)人員就發(fā)言內(nèi)容展開討論，充分發(fā)表意見，最終形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會(huì)議議題、討論內(nèi)容、決議和任務(wù)分工等。

2.會(huì)議紀(jì)要審查：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議主持人或指定人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審查，確保記錄準(zhǔn)確無誤。

3.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：將審查后的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和執(zhí)行會(huì)議決議。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)后總結(jié)：會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

2.會(huì)議成果反饋：會(huì)議決議實(shí)施過程中，相關(guān)部門應(yīng)定期反饋執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

五、疫情防控措施

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定，做好個(gè)人防護(hù)。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室的通風(fēng)、消毒等情況，確保會(huì)議環(huán)境安全。

3.如有疫情緊急情況，會(huì)議主持人有權(quán)暫停或取消會(huì)議，確保參會(huì)人員的安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的議題、討論過程、決策結(jié)果、任務(wù)分工及完成時(shí)限等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議主持人或指定責(zé)任人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各任務(wù)的責(zé)任人，確保每一項(xiàng)決策都有明確的執(zhí)行主體。

2.責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即著手開展相關(guān)工作，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問題及時(shí)溝通解決。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議組織者或指定跟蹤人員應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況，督促責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作。

2.對(duì)于未按計(jì)劃執(zhí)行的任務(wù)，應(yīng)及時(shí)了解原因，協(xié)助解決問題，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

3.對(duì)于重大疫情防控任務(wù)的執(zhí)行情況，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督檢查，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。

四、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.隨著任務(wù)的執(zhí)行，如遇到實(shí)際情況變化或新的問題，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的更新，以反映最新情況。

2.更新的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給相關(guān)人員，確保信息的一致性和透明性。

3.會(huì)議組織者應(yīng)收集任務(wù)執(zhí)行過程中的反饋信息，評(píng)估會(huì)議決議的實(shí)際效果，為后續(xù)會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與利用

1.會(huì)議紀(jì)要作為重要的工作記錄，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查詢。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)確保信息安全，防止泄露疫情防控相關(guān)的敏感信息。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分析總結(jié)，為公司決策提供依據(jù)，不斷提高疫情防控工作的效率和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門需提前向行政管理部門預(yù)訂會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便安排合適的會(huì)議室。

2.會(huì)議室使用：會(huì)議召開期間，應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持室內(nèi)整潔。

3.會(huì)議室變更：如需變更會(huì)議室，預(yù)訂部門應(yīng)提前通知行政管理部門，以便做好相應(yīng)調(diào)整。

二、會(huì)議室配置與設(shè)施

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.行政管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并及時(shí)更新維護(hù)。

3.會(huì)議室應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明，為參會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

三、會(huì)議室疫情防控措施

1.會(huì)議室使用前，應(yīng)進(jìn)行充分通風(fēng)、消毒，確保會(huì)議環(huán)境安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備充足的口罩、消毒液等防疫用品，并提醒參會(huì)人員做好個(gè)人防護(hù)。

3.會(huì)議期間，應(yīng)控制參會(huì)人員間距，避免人員密集，降低疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)。

四、會(huì)議室秩序管理

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不得隨意離開會(huì)議室。

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地整潔，并將防疫用品歸位。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，確保會(huì)議召開安全無憂。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.遇到緊急情況，如火災(zāi)、地震等，參會(huì)人員應(yīng)按照預(yù)定逃生路線迅速撤離。

六、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密柜、監(jiān)控設(shè)備等，防止會(huì)議資料泄露。

2.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議結(jié)束后，行政管理