公司接待工作管理制度

公司接待工作管理制度為做好公司的對(duì)外接待工仵，根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本制度。第一章接待工作的類別、程序及內(nèi)容一、內(nèi)賓接待（—）內(nèi)賓按待工作的重要意義和作用1、有利于增進(jìn)單位之間和人際之間的了解，加強(qiáng)廣泛聯(lián)系。2、完善公共關(guān)系，促進(jìn)多方聯(lián)合。3、增進(jìn)兄弟單位工作經(jīng)驗(yàn)的交流，有利于改進(jìn)我公司自身的工作。4、擴(kuò)大托電的影響，提高我公司知名度。（二）內(nèi)賓接待工作的類別1、視察接待：對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)深入基層、了解情況、聽(tīng)取匯報(bào)、檢查指導(dǎo)工作的接待為視察接待。2、參觀接待：對(duì)外單位前來(lái)參觀學(xué)習(xí)的人員進(jìn)行接待為參觀接待。3、事務(wù)接待：對(duì)各方面人員來(lái)辦理各種具體事務(wù)的接待為事務(wù)接待。（三）內(nèi)賓接待工作程序1、賓客到達(dá)前的準(zhǔn)備工作（1）掌握來(lái)賓的基本情況。在接到來(lái)賓通知后，首先了解來(lái)賓的單位、姓名、身份（職務(wù)、級(jí)別）、性別、民族和人數(shù)。（2）對(duì)少數(shù)民族來(lái)賓，要了解是哪些民族，有什么風(fēng)俗習(xí)慣，在安排食宿時(shí)有什么要注意的事項(xiàng)。（3）了解來(lái)賓的來(lái)訪目的和要求，弄清來(lái)賓的意圖。（4）掌握來(lái)賓抵達(dá)日期，來(lái)賓所乘坐的車（飛機(jī)）的班次及到達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)刻。（5）把接到的來(lái)客通知和了解到的客人基本情況以及來(lái)賓意圖，及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，聽(tīng)取公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作的安排意見(jiàn)。（6）制訂接待計(jì)劃。根據(jù)來(lái)賓身份級(jí)別制訂接待標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)來(lái)賓來(lái)訪意圖確定接待地點(diǎn)，在安全保衛(wèi)、匯報(bào)內(nèi)容、陪同人員、交通工具、費(fèi)用開(kāi)支、活動(dòng)方式、日程安排等方面提出具體意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保證接待工作有計(jì)劃地進(jìn)行。（7）落實(shí)接待計(jì)劃。根據(jù)初步擬定的計(jì)劃安排，通知各方面做好必要的準(zhǔn)備工作。A通知招待所、食堂安排房間和用餐，落實(shí)來(lái)賓食宿地點(diǎn)。B安排接待用車。C通知有關(guān)部門準(zhǔn)備匯報(bào)材料，并準(zhǔn)備相應(yīng)的會(huì)議室。D通知公安、警衛(wèi)部門，落實(shí)安全警衛(wèi)措施。E重大接待活動(dòng)應(yīng)通知市、縣內(nèi)交通部門，告知來(lái)賓途徑路線，保證行車暢通。F召集有關(guān)人員當(dāng)面布置具體任務(wù)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)有專人查看落實(shí)，不允許有半點(diǎn)馬虎。2、賓客到達(dá)后的服務(wù)工作（1）迎接賓客A一般來(lái)賓，可以由企業(yè)策劃部負(fù)責(zé)同志或接待人員到車站、機(jī)場(chǎng)迎候。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或外地重要來(lái)賓到達(dá)，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)前去迎接或在下榻處迎候。B接站人員應(yīng)在來(lái)賓所乘的車次和飛機(jī)到達(dá)之前到車站、機(jī)場(chǎng)迎候。上車時(shí)，應(yīng)先請(qǐng)來(lái)賓上車，并核準(zhǔn)人數(shù)和攜帶的物品后再開(kāi)車。（2）安排好生活。來(lái)賓被接到招待所后，應(yīng)把客人引送到客房，做好室內(nèi)服務(wù)，同時(shí)告知來(lái)賓就餐的地點(diǎn)和時(shí)間，必要時(shí)，到用餐時(shí)間由專人主動(dòng)把客人請(qǐng)到餐廳用餐。如果是重要來(lái)賓，要把招待所所長(zhǎng)引見(jiàn)給來(lái)賓，有事便于聯(lián)系。（3）商議活動(dòng)日程。來(lái)賓住宿、餐飲安排就緒后，應(yīng)向來(lái)賓進(jìn)一步了解來(lái)訪或工作意圖和要求，共同商議活動(dòng)的具體日程。根據(jù)確定的活動(dòng)內(nèi)容、日程、方式，調(diào)整原接待計(jì)劃，并把變動(dòng)的情況及時(shí)通知有關(guān)部門與主管領(lǐng)導(dǎo)。如要求匯報(bào)工作，應(yīng)通知匯報(bào)人所要匯報(bào)的具體內(nèi)容、地點(diǎn)和時(shí)間。需要外出參觀和游覽，應(yīng)通報(bào)要去的單位，告知客人到達(dá)的時(shí)間、觀看的項(xiàng)目。（4）安排領(lǐng)導(dǎo)同志看望來(lái)賓。按照大體對(duì)等的禮儀原則，通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志去招待所看望來(lái)賓，并安排好會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)、時(shí)間。會(huì)見(jiàn)時(shí)，接待人員應(yīng)負(fù)責(zé)引見(jiàn)，使雙方相識(shí)。（5）組織活動(dòng)。接待人員應(yīng)按日程安排，組織好來(lái)賓的各項(xiàng)活動(dòng)，并保證活動(dòng)的順利進(jìn)行。來(lái)賓聽(tīng)取匯報(bào)或召開(kāi)座談會(huì)，要安排好會(huì)議室，通知參加人員，并將與會(huì)人員名單提供給來(lái)賓。來(lái)賓下現(xiàn)場(chǎng)視察、參觀、游覽，安排好用車和陪同人員，配備安全帽，并把到達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間告知所去單位。外出活動(dòng)若當(dāng)天不能返回，要在當(dāng)天安排好用餐、休息。（6）聽(tīng)取意見(jiàn)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)人，特別是上級(jí)派來(lái)的視察團(tuán)、調(diào)查組，在工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)安排專門時(shí)間，聽(tīng)取他們對(duì)本單位工作的意見(jiàn)。（7）安排宴請(qǐng)。根據(jù)需要宴請(qǐng)來(lái)賓，應(yīng)按照來(lái)賓的等級(jí)，確定宴請(qǐng)規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)和陪同人員。（8）根據(jù)需要，選擇適當(dāng)時(shí)間、地點(diǎn)安排賓主合影留念。（9）為來(lái)賓訂購(gòu)返程車票和機(jī)票。3、賓客返程收尾工作（1）征求來(lái)賓對(duì)接待工作的意見(jiàn)，詢問(wèn)來(lái)賓是否有需要辦理的事宜和要求。（2）把訂購(gòu)的返程車票或飛機(jī)票送到客人手中，并商議離開(kāi)招待所的時(shí)間。（3）安排送客車輛，根據(jù)來(lái)賓身份安排公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。（4）協(xié)助來(lái)賓結(jié)算住宿費(fèi)、飯費(fèi)、電話費(fèi)等。（5）由接待人員將客人送上火車或飛機(jī)。（6）電話通知來(lái)賓單位，告知客人所乘車次或班機(jī)降落時(shí)間，以便接站。（四）內(nèi)賓接待工作注意事項(xiàng)1、外貌要整潔，做到儀容潔凈，衣著整齊，精神飽滿，舉止穩(wěn)重，給人以自然、親切、大方、禮貌的印象。2、服務(wù)周到、主動(dòng)熱情，樹(shù)立“賓客至上，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的觀念。3、態(tài)度謙恭，一視同仁，平等相待。4、用語(yǔ)要文明、親切樸實(shí)、莊重柔和、簡(jiǎn)練準(zhǔn)確、真誠(chéng)謙遜，表達(dá)上要穩(wěn)、慢、輕、嚴(yán)柔、清。5、講究禮貌，言行舉止要彬彬有禮。6、對(duì)每項(xiàng)接待工作必須周密安排，負(fù)責(zé)到底，做到一環(huán)緊扣一環(huán)，不得有差錯(cuò)。7、按接待規(guī)定辦事：一是嚴(yán)格執(zhí)行伙食標(biāo)準(zhǔn)、宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)、陪餐規(guī)定，不能隨意破格、擅自提高標(biāo)準(zhǔn)；二是不準(zhǔn)大吃大喝，鋪張浪費(fèi)，揮霍資財(cái)；三是接待少數(shù)民族來(lái)賓，要按民族政策辦事，要遵守少數(shù)民族禮節(jié)和生活習(xí)慣，切忌違反民族政策。8、要向來(lái)賓學(xué)習(xí)，學(xué)人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短。9、嚴(yán)格執(zhí)行公司的有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)隨意向客人講個(gè)人的意見(jiàn)，與工作無(wú)關(guān)的事不做，對(duì)本公司不利的話不說(shuō)，嚴(yán)肅維護(hù)本公司利益，堅(jiān)持原則。二、外賓接待（一）外賓接待工作的重要意義和作用凡到我公司來(lái)的外賓，主要是檢查工作的世界銀行官員，參觀、考察的外商和到工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)的專家，做好外賓接待工作：1、可以擴(kuò)大我公司的對(duì)外影響，提高托電在國(guó)際上的知名度。2、安排好技術(shù)專家的日常生活，使他們?nèi)硇耐度牍ぷ鳎押霉こ藤|(zhì)量關(guān)。3、增進(jìn)中外同行的工作經(jīng)驗(yàn)交流，以改進(jìn)、提高我公司全方位的工作水平。（二）外賓接待工作程序l、準(zhǔn)備工作。接到上級(jí)外事部門的通知后，首先了解外賓接待類型。如果是一般性參觀、考察，可按上級(jí)要求準(zhǔn)備好接待室，安排參觀路線，主要領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備好我公司的情況介紹即可。如果是專訪、業(yè)務(wù)洽談或是長(zhǎng)期駐現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，就要按外貿(mào)部門要求做好外賓抵達(dá)前的一切準(zhǔn)備工作。（l）落實(shí)外賓基本情況。如：代表團(tuán)（組）名稱、所屬國(guó)別、所屬公司、領(lǐng)隊(duì)姓名、團(tuán)組人數(shù)、成員名單、性別、職務(wù)（職稱）、語(yǔ)種、宗教信仰、生活習(xí)慣、抵離時(shí)間，到達(dá)時(shí)乘坐的航班或車次，來(lái)我公司的目的和要求，禮遇規(guī)格及活動(dòng)安排，陪同人員人數(shù)、姓名、費(fèi)用開(kāi)支等，以便于安排。（2）查閱資料。了解來(lái)我公司外賓所屬國(guó)、所屬公司的概況及所簽訂合同中的有關(guān)資料，供制訂接待計(jì)劃和接待人員執(zhí)行任務(wù)時(shí)參考。（3）請(qǐng)示匯報(bào)。及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)求需要解決的問(wèn)題，聽(tīng)取對(duì)接待安排的意見(jiàn)。（4）成立接待班子。由企業(yè)策劃部負(fù)責(zé)成立一個(gè)有專職陪同人員、對(duì)口業(yè)務(wù)部門人員、外事接待主管、翻譯及醫(yī)務(wù)、保衛(wèi)、生活部門人員組成的接待班子，并召開(kāi)專門會(huì)議研究接待事宜，明確分工，各負(fù)其責(zé)，共同合作完成接待任務(wù)。（5）擬定接待工作計(jì)劃。根據(jù)上級(jí)主管部門通知要求及來(lái)賓的目的，結(jié)合公司主管領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和專門會(huì)議精神，安排具體的接待工作計(jì)劃。A接待計(jì)劃的具體內(nèi)容包括：擬定計(jì)劃的依據(jù)，外商或外國(guó)專家抵達(dá)日期、人數(shù)及公司名稱，食宿地點(diǎn)，工作現(xiàn)場(chǎng)，工作日程安排，迎送、會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)、游覽、娛樂(lè)活動(dòng)以及保衛(wèi)、保密要求等。B計(jì)劃應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印發(fā)有關(guān)單位，以便按照計(jì)劃執(zhí)行。我公司接待工作計(jì)劃，應(yīng)主送北京XX發(fā)電國(guó)際合作部，抄送市、縣有關(guān)單位，公司內(nèi)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和涉及接待任務(wù)的部門。（6）檢查落實(shí)。接待工作計(jì)劃發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)單位聯(lián)系，檢查準(zhǔn)備情況，落實(shí)具體事項(xiàng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并設(shè)法解訣。（7）外賓接待前具體準(zhǔn)備工作的內(nèi)容與要求。A準(zhǔn)備專業(yè)活動(dòng)。針對(duì)為執(zhí)行合同到公司進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)的外國(guó)專家，應(yīng)成立對(duì)口的技術(shù)（業(yè)務(wù)）人員班子，以合作共事搞好配合。對(duì)洽談項(xiàng)目或技術(shù)引進(jìn)的資料、圖紙，要事先譯成中文供有關(guān)人員使用，對(duì)口技術(shù)（業(yè)務(wù)）人員要事先消化掌握。B落實(shí)翻譯。我公司不能配備的語(yǔ)種口譯人員，應(yīng)事先引進(jìn)落實(shí)，并應(yīng)將有關(guān)資料及早交翻譯員熟悉。C盡早落實(shí)食宿地點(diǎn)，預(yù)訂機(jī)票、火車票。a.盡早落實(shí)食宿地點(diǎn)，一般安排在托電食堂和專家招待所。b.對(duì)公費(fèi)負(fù)擔(dān)的外賓住房，單身按一人一間（帶衛(wèi)生間）安排；團(tuán)（組）長(zhǎng)、總代表、工程師和攜帶家屬的可適當(dāng)增加。自費(fèi)者的住房標(biāo)準(zhǔn)不受此限。由我公司負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)的可按略高于內(nèi)賓住同等房間收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算。c.由我公司負(fù)擔(dān)的伙食標(biāo)準(zhǔn)，按人均100元／日辦理；對(duì)自費(fèi)在公司食堂就餐的，按原材料成本加35－40％的毛利計(jì)價(jià)收費(fèi)。明確提供的工作午餐，由公司負(fù)擔(dān)，不計(jì)毛利。長(zhǎng)駐現(xiàn)場(chǎng)專家的餐飲以自助餐（西餐）為主，輔以中餐。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為：早點(diǎn)20元，午餐40元，晚餐40元。酒水、飲料自便，按餐廳營(yíng)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)收取。d.及早預(yù)訂外賓返程機(jī)票、火車票。D準(zhǔn)備禮品。按計(jì)劃如需送禮品，應(yīng)準(zhǔn)備有紀(jì)念意義的禮品。E接待級(jí)別較高的團(tuán)（組），事先可印制較為精致的具有中外文的接待日程，發(fā)送外賓和我方陪同人員及翻譯。F準(zhǔn)備技術(shù)交流的必要器材。G對(duì)我方有關(guān)人員進(jìn)行外事教育。對(duì)涉外業(yè)務(wù)人員、司機(jī)、招待所的服務(wù)人員進(jìn)行涉外守則、涉外知識(shí)、涉外保密的教育；對(duì)我公司員工進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義、國(guó)際主義教育，提高民族自尊心和自信心。既反對(duì)閉關(guān)自守、盲目排外，又要反對(duì)奴顏婢膝、卑躬屈節(jié)。在同外賓接觸中，不要冷淡回避，也不要圍觀尾隨，應(yīng)自覺(jué)做到：熱情友好，平等相待，文明禮貌，不卑不亢。同時(shí)，要搞好環(huán)境衛(wèi)生，注意文明生產(chǎn)。H認(rèn)真檢查外賓房?jī)?nèi)設(shè)施是否齊全，設(shè)施是否有缺陷和迎賓汽車的狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。I落實(shí)外賓準(zhǔn)確到達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)，與安排接待任務(wù)的上級(jí)主管部門和上級(jí)接待單位聯(lián)系，詢問(wèn)有無(wú)變化，落實(shí)外賓準(zhǔn)確到達(dá)的航班（車次）、時(shí)間、地點(diǎn)。J迎送外賓，如需入停機(jī)坪、火車站站臺(tái)和使用貴賓休息室，應(yīng)提前與機(jī)場(chǎng)、火車站有關(guān)部門聯(lián)系，辦理好有關(guān)手續(xù)。K如需錄相、照相，事前應(yīng)告知有關(guān)部門做好準(zhǔn)備。2、外賓抵達(dá)后接待工作（1）迎賓。外賓下飛機(jī)或火車后，我迎賓人員應(yīng)上前同外賓握手表示歡迎，負(fù)責(zé)外事的工作人員應(yīng)將我方迎接人的姓名、職務(wù)一一介紹給外賓。（2）提取行李。外賓抵達(dá)后，我方有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)與外賓隨員聯(lián)系，了解情況，索取行李單，協(xié)助取出行李，集中放置并點(diǎn)齊，并讓外賓認(rèn)定是否差錯(cuò)。（3）乘車。請(qǐng)客人先上車。待客人上齊，行李放好后再開(kāi)車。如主人陪同乘車，應(yīng)請(qǐng)客人坐在主人的右側(cè)，譯員坐在司機(jī)的旁邊。上車時(shí)，請(qǐng)客人從右側(cè)上，主人從左側(cè)上車。如果客人已坐到主人的位置上，則不必請(qǐng)客人挪動(dòng)位置。乘坐旅行時(shí)，譯員應(yīng)坐在賓主的前一排。（4）進(jìn)住招待所。外賓進(jìn)入招待所后，我方接待人員應(yīng)先領(lǐng)客人到服務(wù)總臺(tái)辦理住宿登記。對(duì)人數(shù)較多的代表團(tuán)（組），可根據(jù)外賓名單，預(yù)先辦理住宿登記。我方接待人員應(yīng)帶客人進(jìn)入房間。（5）外賓進(jìn)入房間稍事休息后，應(yīng)及時(shí)與外賓隨員商談我方接待計(jì)劃，若無(wú)意見(jiàn)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候向外賓介紹日程安排（也可在領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)、接見(jiàn)時(shí)介紹日程）。如有新的情況和變化，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并通知有關(guān)部門。（6）申報(bào)戶口。凡在我公司招待所住宿的外賓，我接待人員應(yīng)及時(shí)通過(guò)翻譯收齊護(hù)照，填寫《外國(guó)人臨時(shí)住宿登記表》或《華僑、港澳和臺(tái)灣同胞臨時(shí)住宿登記表》，蓋上招待所（留宿單位）的公章后，由公安保衛(wèi)處持護(hù)照和《登記表》到公安機(jī)關(guān)申報(bào)戶口。此項(xiàng)工作必須在外賓到達(dá)住宿地點(diǎn)后24小時(shí)內(nèi)辦好。辦理完畢后，應(yīng)將護(hù)照及時(shí)退還給外賓，以免引起不必要的誤會(huì)。（7）安排會(huì)見(jiàn)或接見(jiàn)。按照接待計(jì)劃和有關(guān)規(guī)定，周密地安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面會(huì)見(jiàn)或接見(jiàn)。公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)或接見(jiàn)時(shí)，應(yīng)安排錄相和拍照，保留有價(jià)值的聲像資料。（8）安排宴請(qǐng)。提出名單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定后，分送請(qǐng)柬編排坐席，填寫座位簽。及時(shí)了解出席宴會(huì)人員的情況，若有缺席，及早彌補(bǔ)。提前檢查宴會(huì)準(zhǔn)備情況。（9）組織參觀。按照接待計(jì)劃，組織外賓參觀。如無(wú)特殊情況，不要變動(dòng)參觀項(xiàng)目和日程安排，不準(zhǔn)帶外賓去參觀事前未聯(lián)系的單位。參觀時(shí)我方陪同人員不宜多，參觀路線事前應(yīng)考慮周到。（10）實(shí)施專業(yè)活動(dòng)。按照專業(yè)活動(dòng)的目的和要求，認(rèn)真開(kāi)展專業(yè)活動(dòng)。（11）安排游覽。按照計(jì)劃，安排外賓游覽。對(duì)去非開(kāi)放或控制開(kāi)放地游覽，應(yīng)事前與所在地外辦、公安局聯(lián)系，經(jīng)允許并辦好旅行簽證手續(xù)后方可前往。應(yīng)注意我陪同人員不宜過(guò)多，且應(yīng)事前熟悉游覽點(diǎn)的情況以便介紹。（12）安排文娛活動(dòng)。可招待所外賓觀看電影、專場(chǎng)文藝演出或我公司員工文藝晚會(huì)。安排活動(dòng)時(shí)，要事前征求外賓意見(jiàn)，切不可勉強(qiáng)。安排專家活動(dòng)所需費(fèi)用按專家及其家屬實(shí)有人數(shù)每月300元／人掌握。開(kāi)支范圍包括購(gòu)置文體用品、訂閱報(bào)刊、組織觀看影劇的費(fèi)用，以及我方陪同人員相應(yīng)的費(fèi)用。（13）贈(zèng)送禮品?？筛鶕?jù)不同的情況，在不同場(chǎng)合贈(zèng)送或回贈(zèng)禮品。（14）組織驗(yàn)收。根據(jù)合同規(guī)定及引進(jìn)項(xiàng)目的技術(shù)資料要求，對(duì)外國(guó)專家在現(xiàn)場(chǎng)安裝、調(diào)試的設(shè)備、儀器等，組織我方對(duì)口技術(shù)（業(yè)務(wù)）人員嚴(yán)格進(jìn)行驗(yàn)收，簽訂驗(yàn)收協(xié)議或備忘錄。（15）購(gòu)買飛機(jī)票或火車票。按照規(guī)定手續(xù)，提前訂購(gòu)?fù)赓e返程時(shí)的飛機(jī)票或火車票。買到票后，要認(rèn)真檢查前往地點(diǎn)和起飛、開(kāi)往時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)及時(shí)更正。（16）提醒外賓結(jié)算費(fèi)用。對(duì)自費(fèi)外賓，要在離開(kāi)住地前結(jié)清一切費(fèi)用，我接待人員要注意提醒或帶領(lǐng)外賓自行結(jié)帳。（17）與下站聯(lián)系。要做好與下站接待單位的聯(lián)系工作，注意向下一站轉(zhuǎn)告外賓的要求和告訴乘坐飛機(jī)或火車車次及起飛、開(kāi)往時(shí)間。（18）送行A出發(fā)前，請(qǐng)服務(wù)人員檢查房間，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)客人有無(wú)遺忘的行李物品。B請(qǐng)相當(dāng)職務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)干部到招待所為外賓送行。C與機(jī)場(chǎng)、車站聯(lián)系，了解起飛、開(kāi)車時(shí)間有無(wú)變化，并及時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)人員。D企業(yè)策劃部外事主管派員送往機(jī)場(chǎng)或火車。E到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站后，及時(shí)幫助辦理乘務(wù)手續(xù)。F送別時(shí)，送行人員應(yīng)向客人揮手告別，等飛機(jī)起飛或火車啟動(dòng)后再返回。3、接待工作過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題（1）經(jīng)常與外賓隨員、翻譯人員聯(lián)系，交換意見(jiàn)，了解外賓的動(dòng)向和反映，以便有針對(duì)性地做好工作，可安排適當(dāng)時(shí)間，以座談會(huì)的形式進(jìn)行思想交流。（2）注意請(qǐng)示、匯報(bào)，特別是重大涉外問(wèn)題，切不可輕易作主，以免造成不良影響和工作被動(dòng)局面。（3）如遇外賓臨時(shí)提出計(jì)劃外的要求，一般不要立即承諾或拒絕，應(yīng)及時(shí)與外賓隨員聯(lián)系，在請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后再作答復(fù)。（4）如遇外賓發(fā)生車禍、被盜、傷病或死亡事故時(shí)，應(yīng)迅速采取措施，做好現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)，及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并立即與公司公安保衛(wèi)部門和公安機(jī)關(guān)聯(lián)系。（5）我公司參加涉外活動(dòng)的人員要注意禮節(jié)、禮貌、儀表、儀容，要梳理頭發(fā)，刮胡子，衣著要樸素、大方、整潔、美觀，并注意嚴(yán)格遵守作息時(shí)間。

（6）認(rèn)真做好保密、保衛(wèi)工作。涉外保密工作由企業(yè)策劃部總體負(fù)責(zé)。接待前教育我公司參加業(yè)務(wù)談判和技術(shù)交流人員在活動(dòng)中要注意保守秘密、維護(hù)國(guó)家利益，并在活動(dòng)中進(jìn)行檢查，結(jié)束后要進(jìn)行總結(jié)。整體保衛(wèi)工作由公安保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)。（7）宴請(qǐng)次數(shù)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格掌握。對(duì)來(lái)我公司工作的外商、專家，一般只宴請(qǐng)一次。若在公司工作時(shí)間較長(zhǎng)，離開(kāi)時(shí)可再宴請(qǐng)一次。我方參加宴請(qǐng)人員按“客二主一”比例掌握。外賓只有兩三人出席的宴會(huì)，我方人數(shù)可適當(dāng)增加，但不應(yīng)超過(guò)五至六人。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)文件和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。宴請(qǐng)過(guò)程中應(yīng)自覺(jué)遵守“宴請(qǐng)外賓不得勸酒、灌酒，我方人員飲酒不得超過(guò)本人酒量的三分之一”的規(guī)定。離開(kāi)時(shí)，嚴(yán)禁帶走香姻、剩余物品。當(dāng)主桌的客人和主人尚未退席時(shí)，其它桌次不得先行離開(kāi)，否則視為失禮。宴請(qǐng)時(shí)間一般掌握在一個(gè)半小時(shí)左右即可。（8）嚴(yán)格掌握禮遇規(guī)格，不得擅自提高。上級(jí)主管部門的要求是禮遇規(guī)格的依據(jù)。主要體現(xiàn)在“安排迎接”和“公司領(lǐng)導(dǎo)出面”問(wèn)題上。如一般代表團(tuán)（組）或外商，我方迎送人員一、二人即可。外商和外國(guó)專家來(lái)廠，安排相應(yīng)身份的人員迎送；到公司后可安排相應(yīng)負(fù)責(zé)人出面會(huì)見(jiàn)。請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)一定要考慮效果及影響，不要?jiǎng)愚H就要公司領(lǐng)導(dǎo)出面。（9）對(duì)在我公司工作的外國(guó)專家，我公司有關(guān)干部、工程技術(shù)（業(yè)務(wù)）人員和工人應(yīng)講禮貌，虛心向外國(guó)專家學(xué)習(xí)有關(guān)理論知識(shí)和科學(xué)管理方法，學(xué)習(xí)和消化引進(jìn)技術(shù)資料，掌握有關(guān)安裝、調(diào)試、生產(chǎn)、維修保養(yǎng)等專業(yè)技術(shù)。（10）贈(zèng)送禮品應(yīng)嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)外交往中不主動(dòng)送禮。遇對(duì)方誠(chéng)意贈(zèng)送又難以謝絕時(shí)可以收下，我方可視對(duì)方習(xí)慣，參照贈(zèng)禮情況，酌情回贈(zèng)有紀(jì)念意義的小禮品。若遇外國(guó)專家在我公司結(jié)婚，可以參加，亦可贈(zèng)送適當(dāng)紀(jì)念品。專家工作期滿，根據(jù)他們的工作表現(xiàn)及時(shí)間長(zhǎng)短，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可酌情贈(zèng)送30－50元有意義的紀(jì)念品。4、外賓離開(kāi)后的工作（l）及時(shí)向有關(guān)人員收集外賓情況，做好總結(jié)工作，盡快寫出接待工作情況簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。簡(jiǎn)報(bào)主要反映外賓的政治思想動(dòng)向、參觀后的反映、外賓活動(dòng)特點(diǎn)、有何要求、建議，以及接待工作中的收獲和存在的問(wèn)題等。簡(jiǎn)報(bào)的文字要簡(jiǎn)潔、重點(diǎn)要突出。我公司外事簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)根據(jù)不同情況報(bào)送安排我公司接待工作的上級(jí)有關(guān)部門、華北電力集團(tuán)外事局、北京XX發(fā)電外事部門和市縣有關(guān)單位以及我公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（2）結(jié)清各項(xiàng)費(fèi)用。我公司宴請(qǐng)費(fèi)用、公費(fèi)負(fù)擔(dān)的房費(fèi)、伙食費(fèi)等，按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)部門、單位報(bào)銷。（3）登記、處理禮品。對(duì)外賓贈(zèng)送的禮品進(jìn)行登記，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行如下處理：對(duì)方贈(zèng)禮價(jià)值在l00元人民幣以內(nèi)的一般小禮品可由受禮部門或個(gè)人留用；價(jià)值在100元人民幣以上的貴重禮品應(yīng)上交公司企業(yè)策劃部統(tǒng)一管理。（4）收集接待工作中形成的有保留價(jià)值的文件、材料，并整理歸檔。第二章接待費(fèi)用管理辦法—、接待費(fèi)用歸口管理部門：外單位來(lái)公司人員原則上對(duì)口接待，發(fā)生的所有接待費(fèi)用，一律由企業(yè)策劃部實(shí)行統(tǒng)一管理和控制，統(tǒng)一進(jìn)行結(jié)算。二、接待費(fèi)用開(kāi)支的范圍：接待費(fèi)用是指為保證完成基建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)任務(wù)，在基建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)生的一些必要的接待費(fèi)和交際費(fèi)用。對(duì)不屬于基建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)交往的活動(dòng)，如與系統(tǒng)內(nèi)、外有關(guān)部門非工作性質(zhì)的往來(lái)花銷的費(fèi)用，公司一律不予報(bào)銷。三、公司內(nèi)發(fā)生的接待客餐費(fèi)用，應(yīng)事先到企業(yè)策劃部辦理客餐申辦手續(xù)（“托電公司客餐單”樣式附后），經(jīng)辦部門持經(jīng)批準(zhǔn)的客餐單到指定地點(diǎn)就餐。沒(méi)有經(jīng)過(guò)客餐申辦審批手續(xù)而發(fā)生的費(fèi)用，企業(yè)策劃部不予結(jié)算。四、公司外發(fā)生的接待客餐費(fèi)用，接待人應(yīng)事先征得公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。返回后需經(jīng)企業(yè)策劃部負(fù)責(zé)人審核，最后由總經(jīng)理審批到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。未提前申請(qǐng)而檀自發(fā)生的接待費(fèi)用，企劃部不予審核，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。五、對(duì)客餐和會(huì)議用餐標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定：根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定，工作客餐、會(huì)議用餐及各種公務(wù)接待宴請(qǐng)，除特殊情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，一般不上白酒、洋酒、煙和飲料。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）工作餐標(biāo)準(zhǔn)：l、省、部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)干部，每人每天80元；2、