巴西管道項目文控管理實踐與思考

最新【精品】范文參考文獻(xiàn)專業(yè)論文巴西管道項目文控管理實踐與思考巴西管道項目文控管理實踐與思考摘要：在國際工程項目中，文件是項目運行的載體和表現(xiàn)形式，從項目投標(biāo)、中標(biāo)、項目實施伊始的文件報批至項目尾聲的竣工資料，文件檔案涉及工程項目整體運作的方方面面，信息的順暢溝通以及信息的完整性決定了眾多相關(guān)方能否做到無縫協(xié)作，共同推動項目。因此，文控管理在整個項目管理中的地位也越發(fā)顯得重要和關(guān)鍵。此外，文件的完整性和可追溯性可以為所項目索賠提供強(qiáng)有力的證據(jù)和支持，也是索賠成功的基礎(chǔ)。本文通過對巴西國際管道工程項目文控管理實踐的詳盡描述，以實踐經(jīng)驗證明，良好的文控管理對于國際項目的價值和意義。關(guān)鍵詞：工程文件文件控制管理工程項目處理流程中圖分類號：K826.16文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：工程項目文件管理的主要任務(wù)與目標(biāo)是通過建立合理有效的文件管理機(jī)制和順暢運行的控制系統(tǒng)，實現(xiàn)文件收發(fā)及時準(zhǔn)確，傳遞跟蹤快速可靠，版次更新及時完整，原件保存無錯漏，查閱檢索快捷方便，確保部門之間的信息溝通準(zhǔn)確流暢，監(jiān)督文件執(zhí)行力度及時到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同時，有效地保護(hù)和利用資料，保證項目順利執(zhí)行并支持保障項目后期索賠工作。[【1】邵化梅.總承包項目文控管理初探.勘測設(shè)計.76-80]【1】文件是工程運行的載體和表現(xiàn)形式，工程文件涉及項目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽視。但是，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此很少受到重視。事實上，文控在整個項目實施過程中是非常重要且不可或缺的。從項目伊始的文件報批至項目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門掌握了項目各個階段最為全面的信息。項目工作涉及眾多的活動，眾多的相關(guān)方需要互相合作，沒有任何部門可以在沒有其他部門的支持下而獨立完成工作。在項目的運行過程中，信息變得至關(guān)重要，負(fù)責(zé)信息發(fā)布和收集，并負(fù)責(zé)監(jiān)督信息交流是否順暢的文控部門也在項目的實施過程中發(fā)揮出越來越多作用，文控管理的意義也凸顯出來。[【2】楊妍.淺論國際合作項目中文控人員應(yīng)必備的素質(zhì).江漢石油職工大學(xué)學(xué)報.第23卷第6期]【2】實踐表明，巴西管道項目的文控管理體系完備，運行順暢，在總體上滿足了項目運作的要求，為項目順利運行并實現(xiàn)最終索賠目標(biāo)提供了有力支持和保障。巴西管道項目的合同中明確規(guī)定在項目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而與業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商/施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。因此，在巴西管線施工過程中變更、索賠的支持材料的價值和意義也在于此。完整的變更、索賠資料，是依據(jù)也是有利的證據(jù)，對于整個項目的圓滿完工有著非常重要的意義。巴西管道項目的文控管理就是一個非常成功而又具有現(xiàn)實意義的探索。在使用EIKON（文件控制）軟件的基礎(chǔ)上，巴西項目的文控管理全方位的服務(wù)于整個項目，完成了最基礎(chǔ)也是最具有價值的工作使命。一、建立文控管理體系在巴西管道項目初期，依據(jù)合同條款建立文控管理框架和管理制度，為項目啟動和實施做好充分的保障和準(zhǔn)備工作。隨著項目的運行，文件管理也從項目前期準(zhǔn)備階段的規(guī)范化管理，向項目執(zhí)行階段的深入和細(xì)化管理過渡。在這個過程中，文件的歸檔和可追溯性是基礎(chǔ)，監(jiān)督文件的及時處理和回復(fù)以及確保文件處理情況的無障礙溝通將文控工作提高到一個新的高度。在這個體系的基礎(chǔ)上，設(shè)立文控中心，各現(xiàn)場、部門配備專兼職文控人家負(fù)責(zé)文控管理，文控中心代表整個項目部，成為文件接收和發(fā)出的唯一機(jī)構(gòu)和出口。[【3】王少琴、孫紅.合資煉化EPC總承包項目的文件管理.工程建設(shè)項目管理與承包.2011年第1期]【3】整個項目部的文控工作依據(jù)《項目部文件管理規(guī)定》和業(yè)主批準(zhǔn)的《項目文控程序文件》進(jìn)行管理和運行。《項目部文件管理規(guī)定》對文控管理工作的組織體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、主文控和部門文控崗位職責(zé)進(jìn)行了劃分；制定了文件收發(fā)登記處理程序、規(guī)范了文件編碼和模板、規(guī)范了所有部門的文件傳遞管理程序，在文件的保存、查閱和控制管理等方面均給予了全面的規(guī)定，從制度上保證了文件的處理、控制和歸檔的規(guī)范有效。它重點強(qiáng)調(diào)了文控工作的管理制度、工作職責(zé)，并對程序文件未能涉及的幾個方面進(jìn)行了程序規(guī)定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及與上級單位之間的往來文件等等的控制與管理?！俄椖课目爻绦蛭募肥琼椖坎繃?yán)格按照ISO質(zhì)量管理體系要求，結(jié)合業(yè)主在合同中對于程序文件的控制規(guī)定而制定的。主要針對項目的專業(yè)技術(shù)文件，對于包括設(shè)計、采辦、施工、QHSE等方面的內(nèi)部和外部（與業(yè)主和分包商往來）專業(yè)技術(shù)文件的制作、傳遞、文件分發(fā)、版本控制、文件存檔及查閱等全過程制訂了全面而詳細(xì)的要求；在文件分類、文件格式、編碼方式、制作過程、處理流程、存檔方式、分類等方面有標(biāo)準(zhǔn)化和具體化的要求。二、規(guī)范、優(yōu)化文控工作流程在巴西管道項目中對文件進(jìn)行分類、編碼，并統(tǒng)一文件格式是對文件及其處理過程進(jìn)行形式上的規(guī)范，這是實現(xiàn)有效文件控制與管理的基本要素；以制度形式統(tǒng)一文件分類（包括電子文件和紙質(zhì)文件）、編碼和工作流程，并在文控工作運行中根據(jù)實際工作需要不斷優(yōu)化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控資料的安全性和保密性。兩者的結(jié)合保障了文檔管理工作的順暢運行。在實際的項目運行中，工作流程劃分為普通文件的工作流程和項目程序文件的工作流程。在巴西管道項目中，文控管理規(guī)定對于每個工作流程又劃分出文件接收子流程、文件發(fā)出子流程和文件存檔查閱子流程。子工作流程中，又明確劃分了每個工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)可控、可查，確保了文件的安全流通。顯而易見，工作流程中每個步驟的詳盡規(guī)定是文控管理順暢運行的基礎(chǔ)。而根據(jù)實際情況和工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化工作流程，則是保證整個文控管理有效、保障文檔流通順暢的關(guān)鍵。在巴西管道項目中，根據(jù)實際工作需求，不斷調(diào)整并優(yōu)化文控管理程序也是文檔管理的特色之一。例如，在巴西管道項目部發(fā)布的文件管理規(guī)定中，明確規(guī)定施工現(xiàn)場辦公室不保存文件原件，只保存掃描件，文件原件及時郵遞項目總部文控中心統(tǒng)一歸檔。但是，項目開工后，現(xiàn)場辦公室增加6個，施工戰(zhàn)線拉長，文件的郵寄遞交工作緩慢，且有丟失危險。為提高文控工作效率，保證文件安全，又重新明確現(xiàn)場辦公室可以保存和存檔現(xiàn)場發(fā)出和接受的文件原件，將掃描件發(fā)主文控，項目完工后最終移交主文控。還有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、計量報告、發(fā)票等例行文件原件，這些原件沒有必要在文控中心保留原件，原件而是由由項目部相關(guān)部門及其負(fù)責(zé)人處理，文控中心支保留復(fù)印存檔。在項目內(nèi)部，任何從文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上寫明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和責(zé)任推諉。小小的改動，不但使部門、項目現(xiàn)場和整個項目的文控管理更加順暢，同樣也提高了工作效率，避免了重復(fù)勞動，保障了文件管理的安全性和有效性。三、受控文件狀態(tài)的監(jiān)控為了確保對文件狀態(tài)的及時掌握，以防疏漏，管理規(guī)定確立了文件狀態(tài)報告制度。巴西管道項目中，文控部門利用EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）每周生成受控文件狀態(tài)表并寫入周會紀(jì)要。受控文件狀態(tài)包括項目部每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。圖一：EIKON軟件的優(yōu)勢與特點如圖一所示，項目引進(jìn)使用的EIKON軟件操作界面簡單；可以實現(xiàn)全球信息即時共享；對于流程中的受控文件可以全程進(jìn)行監(jiān)控；另外，不需要單獨配備軟件管理人員進(jìn)行維護(hù)，可以隨時與當(dāng)?shù)剀浖救藛T進(jìn)行溝通，修改或添加軟件功能。EIKON軟件（專業(yè)文控軟件）在巴西管道項目中全面負(fù)責(zé)信息發(fā)布和反饋意見的收集，并通過專業(yè)軟件生成的受控文件狀態(tài)表單對相關(guān)文件進(jìn)行監(jiān)督，在很大程度上保障了信息溝通的順暢，也保障了信息的安全性和可追溯性，同時也保障了文檔的完整性。使用文檔管理軟件進(jìn)行文件管理的一個主要特點是，可以隨時對受控文件的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控。利用EIKON軟件，可以根據(jù)需要在任何地方依據(jù)工作權(quán)限時時查看文件控制狀態(tài)，包括文件的接收人、涉及相關(guān)人員的處理要求、當(dāng)前處理情況，主文控中心可以根據(jù)文件處理要求，向相關(guān)人員發(fā)出提醒。同時，文控中心可以定期生成受控文件狀態(tài)表隨時提醒相關(guān)人員，或者在項目的每周例會上進(jìn)行通報，用以敦促相關(guān)人員及時完成文件要求的工作任務(wù)。受控文件狀態(tài)包括每周收發(fā)文記錄及相應(yīng)的文件處理情況，如，各部門收、發(fā)的文件數(shù)量，文件處理狀態(tài)（是否延誤處理）等等。利用專業(yè)化軟件對項目受控文件進(jìn)行監(jiān)控是該工程項目的特色之一。巴西管道項目的文控管理特別強(qiáng)調(diào)了對設(shè)計文件、程序文件、采辦文件等受控文件的版本控制，這些文件的狀態(tài)表包括受控文件目錄，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周會紀(jì)要中的一部分內(nèi)容。設(shè)計文件、程序文件、采辦訂單狀態(tài)是整個項目運行的基礎(chǔ)文件，這些文件被業(yè)主批復(fù)了多少，或者廠商交貨是否及時都決定了項目能否如期完工。受控文件狀態(tài)的清晰決定了項目，尤其是部門需要努力的方向、需要緊急處理的問題，有效的順暢了整個項目的運行狀態(tài)。四、巴西管道項目文控管理的效果工程文件通常都具有時效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)的特點，文件溝通是否順暢、文件保存是否完整直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質(zhì)。[【4】蔡同偉/王俊峰.解析國際工程項目管理模式下的文控工作.中國檔案2010.58-60]【4】巴西管道項目的文檔管理工作是通過制定規(guī)定與制度、控制與管理、優(yōu)化與細(xì)化這三部曲完成最終的文檔管理目標(biāo)與任務(wù)（圖二）。圖二：巴西管道項目文檔管理操作模式巴西管道項目主合同中明確規(guī)定：項目執(zhí)行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的損失可以向業(yè)主提出變更、索賠要求；而業(yè)主的會議紀(jì)要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規(guī)定而導(dǎo)致的總包商或施工分包商的遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失可以向業(yè)主提出索賠。憑借著完善的文控管理制度，巴西管道項目的索賠，文控中心為管道項目中幾十次的索賠談判工作提供了完整的資料支持，最終索賠金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過預(yù)期目標(biāo)。五、國際項目文控管理帶來的思考順利完工的巴西管道項目也證實了該文檔管理模式的可操作性。但是，管理中出現(xiàn)的一些缺陷和漏洞也引發(fā)了更深刻的思考。也藉此思考，推動和優(yōu)化國際項目的文控管理，為更多的國際工程項目提供服務(wù)和保障。首先，專業(yè)化文控人員是建立文檔管理的基礎(chǔ)。所謂專業(yè)文控人員的，不僅需要懂得工程整體運行的狀況，還要了解和掌握該國和業(yè)主對文檔管理的基本要求，并能夠結(jié)合這些要求制定完整的文檔收發(fā)、傳閱、歸檔、查閱流程，并在文檔管理制度運行中根據(jù)工作需要不斷調(diào)整和完善管理制度。有國際項目文檔管理經(jīng)驗的文控人員，對于整個項目的運行是非常關(guān)鍵的。專業(yè)文控人員，能夠抓住文控管理流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在紛繁復(fù)雜的流程中保障文檔的完整和流通順暢。其次，依靠先進(jìn)的文控管理軟件進(jìn)行文件管理和控制是國際工程項目文檔管理的發(fā)展趨勢。從巴西管道項目的文控管理來看，原有的EIKON軟件，在不斷的磨合使用和功能添加中，基本能夠滿足公司文檔管理需要。但是，對于大型的工程項目來說，如煉化項目，EIKON軟件的功能又過于簡單，不能勝任大型項目全方位的文檔管理需要。[【5】賈琦/吳蘭學(xué)/托博.國際化工程中一體化管理的研究與實踐.石油天然氣學(xué)報.第32卷第5期]【5】一個能與專業(yè)軟件（如P3、P6、PDMS等專業(yè)軟件）進(jìn)行對接、易于維護(hù)（軟件注冊、運維費用、成本等問題均可輕易解決）、且數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置在當(dāng)?shù)兀ㄖ饕鉀Q速度問題）的功能全面的文檔管理軟件是非常必要的，為此我們設(shè)想了今后大型工程項目文檔管理架構(gòu)圖（見圖三）。從使用過數(shù)個文控軟件的經(jīng)驗來看，文控軟件最好還是在項目所在國當(dāng)?shù)刭徺I。一來，在軟件使用前根據(jù)項目需要隨時對該文控軟件進(jìn)行流程的修改或者添加；二來，軟件運行中的故障可以隨時找當(dāng)?shù)毓具M(jìn)行解決；三來，軟件數(shù)據(jù)庫放當(dāng)?shù)?，易于管理，不會受到遠(yuǎn)程存取速度的影響；最后，利用當(dāng)?shù)赜布?、軟件資源，可以有效節(jié)約成本。圖三：大型工程項目文檔管理架構(gòu)設(shè)想圖綜上所述，我們知道文檔管理的主要使命和目標(biāo)就是通過合理的制度、恰當(dāng)?shù)挠媱?、組織、協(xié)調(diào)和控制，使參與其中的各部門、各環(huán)節(jié)實現(xiàn)最好的運作，達(dá)到預(yù)期的效益目標(biāo)。公司層面的文檔管理可以依靠嚴(yán)格的制度來保障，而工程項目的文檔管理是一個需要不斷總結(jié)和完善的管理。在工程項目合同履行過程中，任何一個階段、所有部門的工作都與文檔管理發(fā)生聯(lián)系，做好公司和項目文件資料的管理，對各類文件資料進(jìn)行分析歸類，系統(tǒng)整理，不但為項目試運行提供數(shù)據(jù)支持、為索賠工作提供材料支持。同時也為解決潛在的合同爭端的提供依據(jù)和技術(shù)支持。[【6】吳蘭學(xué).淺談合同文控索賠一體化管理.石油管道報.2011年第003版]【6】依靠專業(yè)文檔管理人員并充分利用文檔管理軟件等手段來完善的文件管理體系，發(fā)揮文檔管理的控制作用，能夠保障文檔管理有條不紊，繁而不亂，從而更好地服務(wù)于公司和項目。朱振中（1973.10―），男，安徽阜陽人，中國石化巴西有限公司綜合管理部副經(jīng)理，原山東礦業(yè)學(xué)院（山東科技大學(xué)）資源環(huán)境區(qū)劃與管理專業(yè)大學(xué)本科畢業(yè)，高級經(jīng)濟(jì)師，從事企業(yè)行政管理，人力資源管理。