規(guī)范預(yù)定會議室管理制度

規(guī)范預(yù)定會議室管理制度第一章總則

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，規(guī)范會議室的管理，制定本制度。以下為規(guī)范預(yù)定會議室管理制度的相關(guān)規(guī)定：

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的預(yù)定、召開及管理，包括但不限于部門例會、項目協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會等。

二、會議目的

1.傳達(dá)公司政策、決策及業(yè)務(wù)要求；

2.協(xié)調(diào)各部門工作，提高協(xié)作效率；

3.解決工作中存在的問題，推動項目進(jìn)展；

4.增進(jìn)員工溝通與交流，提升團(tuán)隊凝聚力；

5.提升員工業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)個人成長。

三、會議分類

1.例會：定期召開，對公司近期工作情況進(jìn)行總結(jié)，布置下一階段工作；

2.專題會：針對特定主題或項目進(jìn)行討論，解決具體問題；

3.培訓(xùn)會：提升員工業(yè)務(wù)技能，進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)；

4.其他會議：根據(jù)實(shí)際工作需要，臨時組織召開的會議。

四、會議組織

1.會議的組織者負(fù)責(zé)預(yù)定會議室、通知參會人員、制定會議議程等；

2.會議主持人負(fù)責(zé)把控會議流程，確保會議內(nèi)容緊扣主題；

3.參會人員應(yīng)按時參加，積極參與討論，并做好會議記錄；

4.各部門應(yīng)定期對會議召開情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高會議質(zhì)量。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，避免影響會議進(jìn)程；

2.未經(jīng)主持人允許，不得隨意離場；

3.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室內(nèi)物品歸位，保持環(huán)境衛(wèi)生。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

為確保會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下是會議流程的相關(guān)規(guī)定：

一、會議預(yù)定

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議類型、參會人數(shù)、時間等因素，提前通過會議室預(yù)定系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)定；

2.預(yù)定時需填寫會議主題、參會人員、會議時間等信息；

3.會議組織者應(yīng)于會議前至少一天完成預(yù)定，以便相關(guān)部門做好會議室布置及設(shè)備檢查。

二、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在預(yù)定成功后，及時通過郵件、短信或即時通訊工具通知參會人員；

2.通知中應(yīng)包含會議主題、時間、地點(diǎn)、議程及參會人員；

3.通知發(fā)送后，會議組織者需確認(rèn)參會人員是否收到，以確保會議的順利進(jìn)行。

三、會議準(zhǔn)備

1.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料、設(shè)備等；

2.會議室布置應(yīng)簡潔、舒適，符合會議主題；

3.會議組織者需確保會議室設(shè)備正常運(yùn)行，如投影儀、音響、話筒等；

4.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程，與相關(guān)人員溝通，確保會議內(nèi)容充實(shí)。

四、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查設(shè)備、資料準(zhǔn)備情況；

2.會議開始時，主持人宣布會議主題、議程及參會人員；

3.主持人按照議程逐項進(jìn)行討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題；

4.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，并提出建設(shè)性意見；

5.會議主持人需把控會議時間，避免拖延。

五、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等；

2.會議記錄應(yīng)及時整理，以備會后發(fā)放；

3.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后，將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實(shí)。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議成果及下一步工作要求；

2.參會人員應(yīng)確認(rèn)會議紀(jì)要內(nèi)容，如有異議，可提出修改意見；

3.會議結(jié)束后，主持人宣布散會，并提醒參會人員帶走個人物品，保持會議室整潔。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議內(nèi)容的書面記錄，對會議成果的落實(shí)至關(guān)重要。以下是會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)放

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理；

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任人及完成時限等；

3.會議紀(jì)要編制完成后，由會議組織者或主持人審核；

4.審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)形式發(fā)送給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)人員。

二、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要需經(jīng)參會人員確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時提出修改意見；

2.會議組織者或主持人應(yīng)對修改意見進(jìn)行評估，必要時對會議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整；

3.最終確定的會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或主持人簽字確認(rèn)；

4.確認(rèn)后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布，以確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

三、會議決策的跟蹤落實(shí)

1.各責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體實(shí)施方案；

2.責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按計劃推進(jìn)工作，并在規(guī)定時限內(nèi)完成；

3.會議組織者或指定人員應(yīng)定期跟蹤會議決策的落實(shí)情況，了解工作進(jìn)度；

4.如遇到問題或困難，應(yīng)及時反饋給相關(guān)人員，協(xié)調(diào)解決。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司內(nèi)部文件進(jìn)行歸檔，以備查閱；

2.歸檔時應(yīng)按照會議類型、時間等進(jìn)行分類，便于檢索；

3.會議紀(jì)要的保管應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全；

4.需要時，會議紀(jì)要可提供給公司內(nèi)部相關(guān)人員參考，促進(jìn)工作交流。

五、會議紀(jì)要的監(jiān)督與評價

1.會議組織者或指定人員應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查；

2.對會議決策落實(shí)不到位的情況，應(yīng)分析原因，督促責(zé)任部門或責(zé)任人改進(jìn)；

3.定期對會議紀(jì)要的編制、發(fā)放、落實(shí)等環(huán)節(jié)進(jìn)行評價，不斷提高會議紀(jì)要的質(zhì)量；

4.通過會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，推動公司各項工作有序進(jìn)行，提升管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是公司內(nèi)部進(jìn)行會議的重要場所，為保障會議室的高效使用和良好環(huán)境，特制定以下管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)定與使用

1.會議室預(yù)定采取先到先得的原則，各部門應(yīng)提前通過預(yù)定系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)定；

2.預(yù)定成功后，若需取消或變更會議，應(yīng)至少提前一天通知行政管理部門；

3.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進(jìn)行，不得隨意占用或提前入場；

4.若臨時需要使用會議室，需與行政管理部門聯(lián)系，視實(shí)際情況予以安排。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理；

2.使用會議室前，會議組織者應(yīng)檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題及時報告；

3.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，遵循操作規(guī)程，避免造成損壞；

4.會議結(jié)束后，參會人員需確保設(shè)備關(guān)閉，歸位，并保持會議室整潔。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

2.會議室內(nèi)物品擺放有序，不得擅自搬動或帶走；

3.行政管理部門定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，確保衛(wèi)生狀況良好；

4.參會人員應(yīng)遵守會議室內(nèi)相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)良好環(huán)境。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持門窗關(guān)閉，確保會議期間的安全；

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線，避免安全隱患；

3.會議涉及公司機(jī)密時，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露；

4.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等正常使用。

五、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告；

2.違規(guī)行為嚴(yán)重影響會議進(jìn)行或造成設(shè)備損壞的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

3.行政管理部門定期對會議室管理規(guī)定執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對違規(guī)行為予以通報批評；

4.通過加強(qiáng)會議室管理規(guī)定，提升公司內(nèi)部會議效率，保障各項工作順利開展。

六、會議室管理與改進(jìn)

1.行政管理部門應(yīng)不斷收集會議室使用過程中的意見與建議，改進(jìn)管理措施；

2.定期對會議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好；

3.積極探索智能化會議室管理方式，提高會議室使用效率；

4.通過持續(xù)改進(jìn)，為公司提供更優(yōu)質(zhì)的會議服務(wù)。

第五章附則