辦公室周會議管理制度

辦公室周會議管理制度第一章總則

一、目的

為確保辦公室周會議的有序進行，提高會議效率，明確會議職責，制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于辦公室周會議的組織、召開、紀要、落實及會議室管理等環(huán)節(jié)。

三、會議宗旨

1.提高工作效率，促進團隊協(xié)作；

2.及時傳達上級指示，確保政策落地；

3.解決工作中存在的問題，推動工作進展；

4.增進員工間的溝通與交流，提升團隊凝聚力。

四、會議類型

1.常規(guī)周例會：每周定期召開，總結上周工作，布置本周任務；

2.專題會議：針對特定議題召開，研究解決專項問題；

3.緊急會議：遇緊急情況時，臨時組織召開。

五、參會人員

1.必須參會人員：辦公室全體成員；

2.邀請參會人員：根據會議議題需要，邀請相關部門或人員參加。

六、會議組織

1.會議召集：由辦公室主任或指定人員負責召集；

2.會議通知：提前發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議題等；

3.會議議程：會議召集人負責制定會議議程，并在會議前通知參會人員。

七、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意離場；

2.會議內容涉及機密，參會人員需嚴格保密；

3.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求落實相關工作。

八、本管理制度的解釋權歸辦公室所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，辦公室可根據實際情況予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議召集人根據工作需要，確定會議主題和議程，并在會議前至少三天通知參會人員；

2.會議通知應包括會議時間、地點、議題、參會人員等內容，要求清晰明了；

3.會議召集人負責收集與會議議題相關的資料，提前分發(fā)給參會人員，以便于大家對議題進行充分了解和準備；

4.會務組應確保會議室設備、設施正常運行，如投影儀、音響、白板等。

二、會議簽到

1.會議開始前，會務組應設置簽到臺，并負責參會人員的簽到工作；

2.簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息；

3.簽到結束后，會務組應將簽到表匯總，以便于了解參會人員出勤情況。

三、會議議程

1.會議召集人按照事先制定的議程主持會議；

2.會議議程包括：開場、議題討論、總結發(fā)言、閉幕等環(huán)節(jié)；

3.每個議題討論結束后，會議召集人應總結各方意見，形成決議。

四、會議討論

1.會議討論應充分尊重每位參會人員的意見，鼓勵大家積極發(fā)言；

2.與會人員在發(fā)言時，應簡明扼要、條理清晰，避免長篇大論；

3.會議召集人應控制會議討論節(jié)奏，確保會議效率；

4.對于爭議性議題，會議召集人可采取投票、舉手等方式進行表決。

五、會議紀要

1.會議紀要由專人負責記錄，應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決議等內容；

2.會議紀要應真實、準確、全面地反映會議內容，便于跟蹤落實；

3.會議紀要應在會議結束后盡快整理完成，并在一個工作日內發(fā)送給參會人員。

六、會議閉幕

1.會議召集人應對本次會議進行總結，對參會人員的發(fā)言和貢獻表示感謝；

2.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，落實相關工作。

七、會議評估

1.辦公室可定期對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，以提高會議質量；

2.會議評估結果作為改進會議管理的依據，辦公室應根據評估結果調整會議流程和相關規(guī)定。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀要應在會議結束后24小時內完成整理，并由會議召集人審核；

2.審核通過的會議紀要應以書面形式發(fā)布，同時通過電子郵件、企業(yè)內部通訊平臺等方式傳閱給所有參會人員及相關部門；

3.會議紀要應明確標注需執(zhí)行的具體事項、責任人和完成時限。

二、任務分配與責任落實

1.會議紀要中確定的各項任務應明確分配給相應的責任人和執(zhí)行部門；

2.責任人接到任務后，應及時制定工作計劃，并按計劃推進任務實施；

3.辦公室應建立任務跟蹤機制，對會議紀要中列明的任務進行定期檢查和督促。

三、進度匯報與協(xié)調

1.責任人應按照會議紀要的要求，定期向會議召集人匯報任務進展情況；

2.遇到問題或困難時，責任人應及時向會議召集人反饋，尋求支持和協(xié)調；

3.辦公室應定期召開協(xié)調會議，解決任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的矛盾和問題。

四、結果評估與反饋

1.任務完成后，責任人應向會議召集人提交任務完成報告；

2.辦公室應對任務完成情況進行評估，確保會議紀要中的各項決議得到有效落實；

3.根據任務執(zhí)行結果，對相關責任人進行獎懲，激勵團隊成員提高執(zhí)行力。

五、持續(xù)改進

1.辦公室應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，分析存在的問題和不足；

2.針對存在的問題，制定相應的改進措施，優(yōu)化會議管理和執(zhí)行流程；

3.通過持續(xù)改進，提高辦公室工作效率和團隊執(zhí)行力。

六、檔案管理

1.會議紀要作為重要檔案資料，應由專人負責歸檔管理；

2.歸檔的會議紀要應便于查閱，確保在需要時能夠迅速找到相關資料；

3.按照規(guī)定，會議紀要應保存一定年限，到期后按照相關規(guī)定進行處理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，由辦公室統(tǒng)一管理；

2.預訂會議室時，需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數、所需設備等；

3.辦公室負責審核會議室預訂申請，合理安排會議室使用，避免沖突。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據會議類型和參會人數進行適當調整；

2.會議桌椅、話筒、投影儀等設備應保持清潔，功能正常；

3.會議室應有充足的照明和通風，確保會議環(huán)境舒適。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由專人負責維護和管理，確保設備正常運行；

2.使用會議室設備前，應進行測試，發(fā)現(xiàn)問題及時報修；

3.會議結束后，應關閉所有設備電源，整理設備，保持會議室整潔。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應保持安靜，遵守會議紀律；

2.愛護會議室設施，嚴禁亂涂亂畫、損壞設備；

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

五、會議室清潔與維護

1.定期對會議室進行清潔，保持環(huán)境整潔；

2.會議室設備應定期檢查、保養(yǎng)，確保設備使用壽命；

3.辦公室應定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患。

六、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由專人負責保管，借用需登記；

2.借用鑰匙者需妥善保管，不得轉借他人，會議結束后及時歸還；

3.辦公室應定期清點會議室鑰匙，確保數量一致。

七、會議室使用費用

1.會議室使用可能涉及相關費用，如茶水、設備租賃等；

2.辦公室應制定會議室使用費用標準，明確收費項目；

3.會議室使用費用由辦公室統(tǒng)一收取、管理，用于會議室的維護和改善。

八、會議室管理制度的修訂與完善

1.辦公室應定期對會議室管理制度進行評估，根據實際情況進行調整；

2.修訂后的會議室管理制度應及時公布，確保相關人員了解并遵守；

3.辦公室應不斷優(yōu)化會議室管理流程，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，辦公室