會(huì)議管理制度 發(fā)文字號(hào)

會(huì)議管理制度發(fā)文字號(hào)會(huì)議管理制度發(fā)文字號(hào)

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)本公司會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，根據(jù)公司章程及相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

（一）會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

（二）嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模，減少參會(huì)人員，縮短會(huì)議時(shí)間。

（三）鼓勵(lì)采用現(xiàn)代化手段召開會(huì)議，提高會(huì)議效率。

第四條會(huì)議類型

（一）定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議。

（二）臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織與管理

（一）會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。

（二）會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議的順利進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。

第六條會(huì)議參與人員

（一）會(huì)議參與人員應(yīng)按時(shí)參加，不得遲到、早退、無故缺席。

（二）會(huì)議參與人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，并對(duì)會(huì)議決策負(fù)責(zé)。

第七條會(huì)議保密

會(huì)議涉及公司機(jī)密事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第八條本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題及目的：明確會(huì)議的議題和目標(biāo)，確保會(huì)議具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：根據(jù)參會(huì)人員的時(shí)間安排和會(huì)議室使用情況，選擇合適的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理會(huì)議所需的各類文件、資料、報(bào)告等，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，確保會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議主持人開場：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、目的、議程，并對(duì)會(huì)議紀(jì)律進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

3.會(huì)議議程安排：按照會(huì)議通知中的議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、有序。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員圍繞會(huì)議議題展開討論，充分發(fā)表意見，達(dá)成共識(shí)。

5.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行投票或表決，形成會(huì)議決策。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.記錄會(huì)議討論過程、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并以書面形式提交給會(huì)議主持人審核。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果，對(duì)未解決的問題進(jìn)行說明。

2.將會(huì)議決策和總結(jié)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，確保決策的實(shí)施。

3.會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議記錄、決策等資料歸檔，以備查閱。

五、會(huì)議督辦

1.對(duì)會(huì)議決策的實(shí)施情況進(jìn)行督辦，確保決策落到實(shí)處。

2.定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

3.對(duì)會(huì)議決策實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)匯報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，并尋求解決方案。

六、會(huì)議評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議的組織、召開、效果等方面進(jìn)行評(píng)估，以提高會(huì)議管理水平。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，需提交給會(huì)議主持人審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

4.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時(shí)通過電子郵件、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等渠道通知相關(guān)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.相關(guān)部門應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行情況，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)進(jìn)展。

4.對(duì)執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)資源，及時(shí)解決。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向會(huì)議主持人提供書面反饋，包括任務(wù)完成情況、存在的問題及改進(jìn)建議。

2.會(huì)議主持人應(yīng)定期組織會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評(píng)估，對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

3.評(píng)估結(jié)果作為對(duì)相關(guān)部門和人員工作績效考核的依據(jù)，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行責(zé)任追究。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，確保資料的保存和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)設(shè)置合理的查閱權(quán)限，確保公司內(nèi)部相關(guān)人員能夠及時(shí)查閱。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，查找存在的問題和不足。

2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的管理流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門根據(jù)會(huì)議需求提前向行政部門申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政部門合理分配會(huì)議室資源。

3.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室預(yù)訂情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室使用的高效與公平。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，并保持設(shè)施完好。

2.行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、亂丟垃圾，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，遵守會(huì)議室管理規(guī)定。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議室，確保會(huì)議按時(shí)開始。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的話題，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議期間，如遇緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)按照疏散指示迅速撤離會(huì)議室。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以提高會(huì)議室利用率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，節(jié)約會(huì)議室資源。

3.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時(shí)調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)施，以滿足不斷變化的會(huì)議需求。

六、會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，行政部門有權(quán)進(jìn)行提醒和制止。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定的，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰，并納入個(gè)人或部門績效考核。

3.鼓勵(lì)員工積極舉報(bào)違規(guī)行為，共同維護(hù)良好的會(huì)議室環(huán)境。

第五章附則

一、本管理制度的解釋