采購合同評審制度

XXX有限公司資料來源于網(wǎng)絡(luò)整理采購合同評審管理制度第一章總則第一條為進(jìn)一步規(guī)范合同管理，有效發(fā)揮采購在經(jīng)營利潤中的杠桿作用，同時前置控制供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)和采購合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購廉潔建設(shè)，結(jié)合《采購管理制度》《采購廉潔與保密制度》等文件，制訂本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)內(nèi)除通過招標(biāo)、電子競價(jià)兩種采購方式以外的各類采購業(yè)務(wù)。第二章合同的簽訂與送審第三條合同的簽訂（一）采購專員通過市場調(diào)研，結(jié)合本公司實(shí)際情況與有簽訂合同意向的供應(yīng)商進(jìn)行洽談；（二）采購專員通過貨比三家，根據(jù)所談的意向擬訂合同書，且三家競標(biāo)單位均能符合公司的各項(xiàng)要求，可相互替換；（三）合同簽訂時，簽訂人必須對合同條款負(fù)責(zé)，有其他部門參與制定技術(shù)條款的，需在合同評審表上出具意見并簽字。第四條合同的送審（一）

送審范圍1.各子（分）公司簽訂的年度采購合同及其補(bǔ)充協(xié)議必須送集團(tuán)采購中心合同評審部審核；集團(tuán)采購中心所有合同、協(xié)議皆需送審；集團(tuán)總部除采購中心外的各部門簽訂的年度合同與合同金額高于3000元的單批次合同皆需送審；2.送審金額：子（分）公司合同單批次采購額在1萬元（含）以上或月采購額2萬元（含）以上、年采購額在5萬元（含）以上合同的必須送審；1萬元以內(nèi)的合同，由子（分）公司自行簽訂，但必須要有貨比三家的記錄同時經(jīng)子（分）公司總經(jīng)理審核后方可執(zhí)行；合同金額超過50萬元的需要提前30天將項(xiàng)目方案及投標(biāo)供應(yīng)商報(bào)到集團(tuán)總部，集團(tuán)總部將定期對送審金額進(jìn)行規(guī)范性審計(jì)；3.合同變更：子（分）公司送審的合同中，凡有對其中條款做變更的，需要再次報(bào)集團(tuán)采購中心合同評審部審核。（二）送審合同的必備附件1.采購人員在送審合同前應(yīng)對供應(yīng)商的情況進(jìn)行調(diào)查，新供應(yīng)商首次合作的，應(yīng)將供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)生產(chǎn)許可證以及產(chǎn)品型式檢驗(yàn)報(bào)告照片或掃描件與合同一并送審；2.核心原輔料新供應(yīng)商的合同送審時，應(yīng)同時提交研發(fā)部門批準(zhǔn)采購的測試合格報(bào)告；3.固定資產(chǎn)類的合同，需要附有分管總裁的請示批文；4.工程合同應(yīng)附有設(shè)計(jì)圖紙、方案及詳細(xì)的預(yù)算書；5.標(biāo)的物價(jià)格上升時，需要有行情分析報(bào)告，并詳細(xì)說明原因。（三）合同送審時間：所有合同從合同簽定之日起，七日內(nèi)必須送審，集團(tuán)采購中心及總部其他各部門送審時必須提供供應(yīng)商蓋章的合同原件；（四）送審方式：可用掃描件或原件送審。合同的版本必須為集團(tuán)格式合同。合同標(biāo)準(zhǔn)條款有改動的，并先送往集團(tuán)法務(wù)中心審核。第三章合同評審第五條合同評審流程（一）送審合同的交接合同在各部門間傳遞時，要有簽收手續(xù)，并負(fù)責(zé)對合同的暫管，各部門間傳遞時，皆由專人負(fù)責(zé)。（二）總部合同評審流程工程、IT等物資合同送審，需聯(lián)系行業(yè)管理部門在合同評審表上先出具意見并簽字。如無各行業(yè)部門評審意見，合同將直接退回。各類物資對應(yīng)行業(yè)管理部門如下：（三）分公司合同評審流程相關(guān)行業(yè)管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)條款的評審；采購中心負(fù)責(zé)商務(wù)條款的評審；法務(wù)中心負(fù)責(zé)法律條款的評審。工程中心協(xié)助評審的范圍：在建工程、車間改造、污水處理、配電、制冷等方面的專業(yè)合同，并需要在合同評審表上簽字，說明評審意見。大宗物資的采購合同，原則上通過招標(biāo)或電子競價(jià)采購方式確定供應(yīng)商和價(jià)格。因緊急等特殊原因進(jìn)行議價(jià)或詢比價(jià)采購的，由采購中心聯(lián)合事業(yè)部進(jìn)行評審。第六條合同評審內(nèi)容（一）使用的合同版本是否為標(biāo)準(zhǔn)格式合同；（二）條款是否合法、有效；（三）預(yù)見履行合同時企業(yè)的利益和風(fēng)險(xiǎn)情況；（四）供應(yīng)商的資質(zhì)是否符合制度要求；（五）合同要素是否齊全，約定是否清晰、準(zhǔn)確；（六）供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否真實(shí)；（七）采購價(jià)格的合理性，與市場價(jià)格的偏差情況；（八）緊急采購的真實(shí)原因、責(zé)任方和規(guī)避措施；（九）固定資產(chǎn)等需先做年度預(yù)算的采購項(xiàng)目，是否符合預(yù)算制；（十）是否有陪標(biāo)等違規(guī)行為。第七條合同評審的回復(fù)（一）合同的回復(fù)時間1.合同需要在規(guī)定的時間內(nèi)給予回復(fù)，逾期不回復(fù)視為同意，如有特殊情況，需在規(guī)定的時間內(nèi)與送審方確認(rèn)；2.在建工程合同，評審時間控制在3個工作日內(nèi)，行業(yè)管理部門1個工作日，采購中心1個工作日，法務(wù)評審1個工作日；3.常規(guī)采購合同，行業(yè)管理部門2個工作日、采購中心3個工作日，總時長控制在5個工作日內(nèi)；4.50萬元以下合同，按照以上時間執(zhí)行，50萬元以上合同可以依據(jù)合同需要延長合同評審時間，但審核人需要在以上規(guī)定時間內(nèi)與合同簽訂方回復(fù)確認(rèn)，如分（子）公司未將項(xiàng)目方案及投標(biāo)供應(yīng)商提前10個工作日通知的，合同評審期自動延長5個工作日。（二）合同的回復(fù)方式1.同意的，需要在以書面確認(rèn)的形式進(jìn)行回復(fù)；2.不同意的，需要以電話通知或郵件的形式進(jìn)行回復(fù)；3.退回的合同，由采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商對合同的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行再次洽談并送審。終審?fù)獾暮贤由w公章后執(zhí)行，同時按照公司歸檔要求進(jìn)行保存。第八條合同的變更（一）供應(yīng)商或我方對合同有異議時，可提出對原有合同進(jìn)行修改，但必須征得對方同意（如有一方不同意，則修改無效）。對修改的合同必須進(jìn)行重新評審，修改后的內(nèi)容要及時通知相關(guān)部門；（二）雙方都認(rèn)可的修改內(nèi)容應(yīng)作原合同的補(bǔ)充款項(xiàng)附在原合同后，雙方均必須執(zhí)行；（三）對同一供應(yīng)商，依照年度合同履行要約。簽訂的價(jià)格調(diào)整或新品合作協(xié)議，與年度合同具備同樣的法律效力，和同樣的有效期。協(xié)議中未提及的條款，按照年度合同執(zhí)行。第九條合同的執(zhí)行（一）采購中心及各分（子）公司采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行合同中的各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作；（二）相關(guān)記錄由總部辦公室及各子（分）公司辦公室進(jìn)行存檔管理；（三）發(fā)票報(bào)銷必須附上有合同評審部評審員和經(jīng)理簽署意見的評審表。財(cái)務(wù)按此評審表意見辦理結(jié)算。第四章合同評審責(zé)任第十條按集團(tuán)采購中心要求需送至采購中心合同評審部的合同，若各送審子（分）公司或部門先執(zhí)行后送審，扣除當(dāng)事人200元/次的績效工資，扣除其直接上級與所在公司或部門的總經(jīng)理500元/次的績效工資；若所執(zhí)行的合同被修正其差價(jià)或給公司帶來其他損失，除扣除上述績效外，差價(jià)或損失由其三人共同承擔(dān)。第十一條合同送審時，必須嚴(yán)格確保合同的條款經(jīng)過認(rèn)真的洽談及審核，若合同的條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、法律安全性存在明顯問題，將對合同做直接退回處理，并每月進(jìn)行通報(bào)。若相同合同問題出現(xiàn)多次（年度累計(jì)達(dá)3次以上），對當(dāng)事人作調(diào)崗處理。第十二條采購中心聯(lián)合財(cái)務(wù)中心、審計(jì)中心等部門每月對子（分）公司1萬元以下合同或集團(tuán)總部各部門3000元以下的合同至少進(jìn)行抽檢一次，采購人員惡意將大額采購分拆為若干小金額合同以規(guī)避送審的，將對當(dāng)事人扣除500元績效工資并按集團(tuán)制度予以勸退，同時對其直接上級與單位第一負(fù)責(zé)人分別扣除200元、500元績效工資，若造成損失，除扣除績效工資外，損失由當(dāng)事人、直接上級和單位第一負(fù)責(zé)人共同承擔(dān)。第十三條因合同原因?qū)е鹿緭p失或產(chǎn)生法律糾紛的，公司按照損失的實(shí)際情況進(jìn)行索賠，索賠金額依據(jù)合同評審時的責(zé)任進(jìn)行承擔(dān)：（一）子（分）公司對合同的質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)條款及價(jià)格負(fù)責(zé)，行業(yè)管理部門對技術(shù)條款負(fù)責(zé)，采購中心對價(jià)格負(fù)責(zé)，法務(wù)中心對法律風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)。以上部門在合同簽訂送審前參與合同條款商談的，須對相應(yīng)合同條款負(fù)責(zé)；（二）合同評審的通過：需要有各審批流程負(fù)責(zé)人員簽字方生效，不得在合同審批通過之前就執(zhí)行或付款。對分（子）公司合同，由采購中心合同評審經(jīng)理最終審批簽字；對總部合同，需經(jīng)采購中心總監(jiān)最終審批簽字（三）如合同評審未通過，合同簽訂人員仍然執(zhí)行，對當(dāng)事人、其直接上級、單位第一負(fù)責(zé)人分別扣除1000元/次績效工資；若所執(zhí)行的合同價(jià)格被修正，其差價(jià)或給公司帶來其他損失，差價(jià)或損失由上述三人共同承擔(dān)；（四）若送審的合同，其合同評審表的內(nèi)容不真實(shí)，按集團(tuán)制度中的不誠信行為追究當(dāng)事人責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，如抬高競標(biāo)單位的單價(jià)等，按集團(tuán)制度中的腐敗行為追究當(dāng)事人、其直接上級及單位第一負(fù)責(zé)人的責(zé)任；（五）合同價(jià)格的責(zé)任追究：合同簽訂價(jià)格的審核，建立責(zé)任追究機(jī)制，在合同檢查過程中，發(fā)現(xiàn)明顯異常的情況，報(bào)送審計(jì)中心，視情況追究相關(guān)人員責(zé)任；明顯異常情況是指：消除行情波動因素，在付款、質(zhì)量等同等條件下，價(jià)格偏差10%以上的。第十四條若有人模仿合同評審人員的字跡在合同評審表簽字并執(zhí)行，將對當(dāng)事人按集團(tuán)制度中的腐敗行為追究責(zé)任，同時對其直接上級、所在單位的財(cái)務(wù)總監(jiān)、第一負(fù)責(zé)人扣除當(dāng)月績效工資。第十五條合同未在規(guī)定時間內(nèi)送審，扣除當(dāng)事人50元/次績效工資。第十六條負(fù)責(zé)合同的洽談與簽訂人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守該制度，不