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文檔簡介

常委會議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

常委會議室管理制度(以下簡稱“制度”)旨在規(guī)范常委會議的召開、流程、決策及落實,確保會議高效、有序進行,提高決策質(zhì)量。制度遵循公開、公平、民主、集中的原則,保障常委會工作的順利進行。

二、適用范圍

本制度適用于常委會及其下屬各部門組織的各類會議,包括常委例會、專題會、臨時會等。

三、會議類型

1.常委例會:定期召開,研究、決定常委會日常工作及重大事項。

2.專題會:根據(jù)工作需要,針對特定議題召開,研究、解決相關(guān)問題。

3.臨時會:遇有緊急、重要事項需立即研究決定時,可臨時召開。

四、會議組織

1.常委會由主任負責(zé)召集并主持,副主任、委員及相關(guān)部門負責(zé)人參加。

2.專題會由主任或副主任根據(jù)工作需要召集并主持,相關(guān)人員參加。

3.臨時會由主任或副主任召集并主持,相關(guān)人員參加。

五、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加,因故不能參加的,需提前向主持人請假。

2.會議期間,與會人員應(yīng)保持手機靜音,不得隨意離場,不得遲到、早退。

3.與會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,會議內(nèi)容未經(jīng)批準不得泄露。

六、決策程序

1.會議議題由相關(guān)部門提出,經(jīng)主任或副主任批準后列入會議議程。

2.會議決策遵循民主集中制原則,充分討論,形成共識。

3.會議決策結(jié)果由主持人總結(jié),形成會議紀要,印發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行。

七、制度修訂

本制度根據(jù)工作需要適時修訂,修訂稿經(jīng)主任辦公會審議通過后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議議題征集:各部門根據(jù)工作需要,向常委會辦公室提交議題申請,議題需明確議題名稱、背景、目標及建議方案。

2.議程安排:常委會辦公室對征集到的議題進行整理、篩選,制定會議議程,報主任或副主任批準。

3.會議通知:常委會辦公室在會議召開前至少3個工作日,向與會人員發(fā)出會議通知,包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到:與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場,簽到并領(lǐng)取會議材料。

2.會議開幕:主持人宣布會議開始,介紹與會人員,明確會議主題和議程。

3.議題討論:主持人按照議程順序組織議題討論,各部門負責(zé)人或相關(guān)人員對議題進行匯報、解釋。

4.決策表決:與會人員對議題進行充分討論,形成決策意見,主持人組織表決,形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議紀要:會議期間,指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容,包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.紀要整理:會議結(jié)束后,記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理,提交主持人審批。

3.紀要發(fā)布:審批通過的會議紀要由常委會辦公室印發(fā),分送相關(guān)部門執(zhí)行。

四、會議總結(jié)

1.主持人應(yīng)在會議結(jié)束前對本次會議的決策結(jié)果進行總結(jié),明確責(zé)任部門和完成時限。

2.常委會辦公室對會議決策的落實情況進行跟蹤督促,確保決策落地。

五、會議歸檔

1.常委會辦公室將會議紀要、簽到表等相關(guān)資料進行歸檔,保存期限為5年。

2.歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版,確保資料的安全、完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、跟蹤督促

1.常委會辦公室負責(zé)對會議紀要中的決策事項進行跟蹤督促,確保各部門按照會議決策執(zhí)行。

2.跟蹤督促采取定期與不定期相結(jié)合的方式,對決策事項的進度、質(zhì)量進行全面了解。

3.對于執(zhí)行過程中存在的問題,常委會辦公室應(yīng)及時向主持人報告,并提出解決建議。

二、責(zé)任落實

1.會議決策事項明確責(zé)任部門和責(zé)任人,常委會辦公室對責(zé)任落實情況進行監(jiān)督。

2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀要的要求,制定具體實施方案,明確工作計劃、完成時限等。

3.責(zé)任人應(yīng)主動作為,確保會議決策事項的落實,對工作中遇到的問題及時報告并尋求支持。

三、信息反饋

1.責(zé)任部門在會議決策事項實施過程中,應(yīng)定期向常委會辦公室反饋工作進展情況。

2.常委會辦公室匯總各責(zé)任部門的反饋信息,形成會議決策落實情況報告,提交主持人。

四、評估與問責(zé)

1.常委會辦公室對會議決策事項的落實情況進行評估,對未按要求完成的部門和個人進行問責(zé)。

2.評估結(jié)果作為對相關(guān)部門和人員工作考核的依據(jù),對落實不力的予以通報批評或追究責(zé)任。

3.對于嚴重影響常委會工作進度和質(zhì)量的問題,依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

五、持續(xù)改進

1.常委會辦公室根據(jù)會議決策落實情況,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),提出改進措施,不斷完善會議管理制度。

2.各部門應(yīng)認真吸取教訓(xùn),加強內(nèi)部管理,提高執(zhí)行效率,確保會議決策落實到位。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用實行預(yù)訂制度,各部門需提前向常委會辦公室提交會議室使用申請,明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.常委會辦公室根據(jù)會議室使用情況,合理安排會議場地,并在會議前做好準備工作。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備,如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.常委會辦公室定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備,確保其正常運行,對損壞設(shè)備及時進行維修或更換。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)嚴禁吸煙、進食,保持環(huán)境整潔。

2.使用會議室時,應(yīng)愛護公物,遵守設(shè)備操作規(guī)程,不得擅自拆卸、搬離設(shè)備。

3.會議結(jié)束后,使用部門應(yīng)負責(zé)清理會議室,將設(shè)備歸位,關(guān)閉電源、門窗。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間,各部門應(yīng)指定專人負責(zé)安全工作,確保消防設(shè)施正常,通道暢通。

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品,不得使用大功率電器。

3.常委會辦公室應(yīng)定期對會議室進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室保密措施

1.會議室內(nèi)應(yīng)采取必要的保密措施,如安裝監(jiān)控設(shè)備、使用保密資料袋等。

2.與會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定,會議內(nèi)容未經(jīng)批準不得外傳。

3.常委會辦公室對會議室使用情況進行記錄,確保會議信息安全。

六、會議室維護與更新

1.常委會辦公室負責(zé)會議室的日常維護與管理,確保會議室設(shè)施設(shè)備完好。

2.根據(jù)工作需要,適時對會議室進行更新改造,提升會議室使用功能。

3.鼓勵各部門對會議室管理提出意見和建議,共同改善會議室

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