廣西會(huì)議管理制度

廣西會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保廣西會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議職責(zé)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于廣西全區(qū)范圍內(nèi)公司各級(jí)部門、分支機(jī)構(gòu)和子公司召開的各類會(huì)議。

第三條會(huì)議分類：會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開。

第四條會(huì)議原則：

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約的原則；

2.會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性和緊迫性，避免召開無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會(huì)議；

3.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)合理安排，確保參會(huì)人員能夠充分參與。

第五條參會(huì)人員：

1.定期會(huì)議的參會(huì)人員為各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員；

2.臨時(shí)會(huì)議的參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議題和需要，由會(huì)議主持人指定。

第六條會(huì)議紀(jì)律：

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無故遲到、早退或缺席；

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項(xiàng)需離開會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向主持人請(qǐng)假。

第七條會(huì)議記錄與保密：

1.會(huì)議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄真實(shí)、完整；

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論結(jié)果等內(nèi)容；

3.會(huì)議記錄應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許不得泄露給無關(guān)人員。

第八條制度修訂：本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)公布，并通知相關(guān)人員。

第九條附則：本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。如有爭(zhēng)議，可向公司董事會(huì)申請(qǐng)解釋。

第二章會(huì)議流程

第十條會(huì)議籌備：

1.會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)擬定會(huì)議議題、議程和會(huì)議通知；

2.會(huì)議籌備組應(yīng)提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、準(zhǔn)備工作等；

3.會(huì)議籌備組需確保會(huì)議所需資料、設(shè)備、場(chǎng)地等準(zhǔn)備就緒。

第十一條會(huì)議議程安排：

1.會(huì)議議程應(yīng)明確議題順序、預(yù)計(jì)討論時(shí)間及責(zé)任人；

2.會(huì)議主持人根據(jù)議程安排，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

3.如有特殊情況，會(huì)議主持人可臨時(shí)調(diào)整議題順序。

第十二條會(huì)議簽到與主持：

1.會(huì)議開始前，參會(huì)人員需簽到，確認(rèn)參會(huì)；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，說明會(huì)議目的、議程及注意事項(xiàng)；

3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，確保議題充分討論，避免跑題。

第十三條會(huì)議討論與決策：

1.會(huì)議議題應(yīng)逐項(xiàng)進(jìn)行討論，參會(huì)人員可就議題發(fā)表意見、建議；

2.討論過程中，會(huì)議主持人應(yīng)確保各方意見充分表達(dá)，形成共識(shí)；

3.對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況確定；

4.會(huì)議主持人總結(jié)討論結(jié)果，形成決策。

第十四條會(huì)議記錄與匯報(bào)：

1.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過程、決策結(jié)果及相關(guān)事項(xiàng)；

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給主持人及參會(huì)人員；

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容；

4.會(huì)議主持人或指定人員向未參會(huì)人員匯報(bào)會(huì)議情況。

第十五條會(huì)議總結(jié)與反饋：

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)價(jià)會(huì)議效果，提出改進(jìn)措施；

2.參會(huì)人員可就會(huì)議流程、議題討論等方面提出意見和建議；

3.會(huì)議籌備組根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

第十六條會(huì)議資料歸檔：

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、表決記錄等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔；

2.歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十七條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議決策、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人和完成時(shí)限；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人審核，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

第十八條行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行與跟蹤：

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，制定具體的執(zhí)行方案；

2.責(zé)任人應(yīng)按時(shí)推進(jìn)計(jì)劃，確保各項(xiàng)工作任務(wù)的完成；

3.會(huì)議籌備組或指定人員負(fù)責(zé)對(duì)行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，并及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。

第十九條進(jìn)度更新與協(xié)調(diào)：

1.責(zé)任人應(yīng)定期更新行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度，遇到問題時(shí)及時(shí)提出；

2.會(huì)議籌備組或指定人員應(yīng)協(xié)助責(zé)任人解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保計(jì)劃順利進(jìn)行；

3.如有必要，可召開臨時(shí)會(huì)議，針對(duì)重大問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。

第二十條會(huì)議紀(jì)要的跟蹤檢查：

1.會(huì)議籌備組應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查；

2.檢查內(nèi)容包括行動(dòng)計(jì)劃完成情況、責(zé)任人履職情況、存在的問題及原因等；

3.檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人和相關(guān)責(zé)任人，以便采取相應(yīng)措施。

第二十一條會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理：

1.對(duì)于已完成行動(dòng)計(jì)劃，會(huì)議籌備組應(yīng)進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估實(shí)施效果；

2.對(duì)于未完成的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并督促責(zé)任人盡快完成；

3.會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理情況應(yīng)作為評(píng)價(jià)部門和個(gè)人工作績(jī)效的依據(jù)。

第二十二條會(huì)議紀(jì)要的修訂與更新：

1.如行動(dòng)計(jì)劃發(fā)生變化，會(huì)議籌備組應(yīng)及時(shí)修訂會(huì)議紀(jì)要，并重新發(fā)布；

2.修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)確保所有相關(guān)人員知曉，并按照新的行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行；

3.會(huì)議紀(jì)要的修訂和更新過程，應(yīng)保持透明，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取最新信息。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十三條會(huì)議室預(yù)訂：

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議籌備組或指定人員負(fù)責(zé)管理；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，確保會(huì)議資源合理分配。

第二十四條會(huì)議室配置：

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等；

2.會(huì)議室布置應(yīng)舒適、整潔，符合會(huì)議需求；

3.定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)更新維護(hù)。

第二十五條會(huì)議室使用規(guī)范：

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持衛(wèi)生；

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)設(shè)施，遵守設(shè)備操作規(guī)程；

3.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，妥善保管會(huì)議資料。

第二十六條會(huì)議室安全管理：

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線；

3.突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

第二十七條會(huì)議室服務(wù)與支持：

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)提供必要的服務(wù)與支持，如會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試等；

2.會(huì)議期間，如有需求，會(huì)議室管理人員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，協(xié)助解決問題；

3.會(huì)議室管理人員應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)。

第二十八條會(huì)議室使用費(fèi)用：

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，由會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)核算；

2.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)遵循公司財(cái)務(wù)制度，提供相關(guān)證明材料；

3.會(huì)議籌備組應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用，接受監(jiān)督。

第二十九條會(huì)議室管理與考核：

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，接受考核；

2.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰；

3.會(huì)議室管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提高管理水平，為會(huì)議提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

第三十條制度生效：

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第三十一條特殊規(guī)定：

對(duì)于特殊會(huì)議或特殊情況，可根據(jù)實(shí)