檔案管理工作規(guī)范

PAGE—PAGE4—檔案管理工作規(guī)范第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實施辦法》，結(jié)合集團檔案管理要求，特制訂本管理規(guī)范。第二條公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)和黨、政、工、團等管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，主要包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案等實物檔案或電子檔案。第三條本工作規(guī)范適用于**公司的檔案管理工作。第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理模式。以“抓好基礎(chǔ)管理“為原則，采取“分散管理，統(tǒng)一制度，集中檢查，定期培訓”的措施，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化。第二章檔案管理職責及人員要求第五條各部門負責各自專業(yè)檔案的立卷、整理、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案，具體業(yè)務(wù)由辦公室負責監(jiān)督、檢查和指導，實行歸口管理。第六條辦公室負責本公司檔案的管理工作，指定專人負責本公司各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第七條各部門應(yīng)配備兼職檔案管理人員。建立檔案人員崗位責任制。根據(jù)本規(guī)范制定本專業(yè)管理細則。1.檔案管理人員要求大專以上學歷或同等知識水平，具有專業(yè)知識。遵紀守法、忠于職守，有高度的責任心和奉獻精神。2.認真貫徹執(zhí)行集團公司下發(fā)的檔案管理的各項規(guī)定，做好本專業(yè)檔案的收集、登記、整理、保管、提供利用等工作。3.加強業(yè)務(wù)學習，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷更新知識，接受新的檔案管理技術(shù)，提高解決實際工作中出現(xiàn)問題的能力。4.做好檔案庫房內(nèi)外的清潔衛(wèi)生和安全防護工作，保持庫房的整潔，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的工作。第三章檔案的收集歸檔第八條歸檔范圍：企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料都應(yīng)納入歸檔范圍（詳見附件1：公司檔案分類編號大綱）。第九條歸檔文件材料的主要來源有：—本企業(yè)形成的文件材料；—本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件材料；—本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第十條歸檔時間1.黨群、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的各類文書檔案在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2.科技檔案在其項目鑒定前歸檔，工程項目竣工檔案在項目交工后3個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品檔案應(yīng)定期或按階段歸檔。3.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4.會計檔案由財務(wù)部門負責整理歸檔。5.磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。6.應(yīng)隨時歸檔的材料：更新、補充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；其他活動中形成的文件材料等。第十一條歸檔要求1.實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件材料整理后歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復印機、掃描儀等)的標稱質(zhì)量要求。3.歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。4.非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。5.文書類歸檔文件材料一般一式一份。重點工程檔案要求一式兩份，其中原件由項目產(chǎn)權(quán)單位辦公室收集、整理、編目后，按規(guī)范要求向集團公司設(shè)計院移交保存，副本由產(chǎn)權(quán)單位辦公室負責歸檔保管。6.兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件材料歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與所承擔任務(wù)相關(guān)的正本。2、電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。3、電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上，歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。4、電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。5、加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。6、文件形成部門應(yīng)負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。7、超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。8、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。第七章附則1、本規(guī)范由辦公室負責起草，解釋權(quán)屬辦公室。2、本規(guī)范自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.檔案分類編號大綱2.企業(yè)管理類檔案保管期限表3.各類常用表格檔案交接登記表序號題名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人：接收人：圖1溫濕度記錄表年月序號日期時間濕度記錄人序號日期時間濕度記錄人1122圖2序號日期檔號題名借閱部門借閱人簽字歸還日期備注檔案借閱登記表批準人：編制部門：圖3銷毀清冊序號題名年度檔號卷內(nèi)文件原期限已保管期