學(xué)校檔案管理制度

學(xué)校檔案管理制度第一章總則第—條為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研及管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)文件，結(jié)合我校實(shí)際情況制定本辦法。第二條學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中,直接形成的具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條學(xué)校檔案是全校師生員工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。第四條學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分。第二章管理體制第五條學(xué)校檔案工作接受辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受市教育局辦公室指導(dǎo)。第六條檔案室的主要任務(wù)是：1.貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策、法令、條例和辦法，制定學(xué)校檔案工作規(guī)劃、管理制度和實(shí)施細(xì)則；2.組織本單位專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；3.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的接收(征集)、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作，編制檢索工具和參考資料，提供檔案信息，為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)服務(wù)；4.參加學(xué)校史料的編研工作；5.執(zhí)行保密制度，確保檔案的安全；6.開展檔案宣傳和咨詢活動(dòng)；7.開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。第七條為了妥善保管和便于利用檔案，各部門要指定一名人員兼職從事檔案工作，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和移交工作。第三章文件材料的形成和歸檔第八條各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。各部門應(yīng)按工作程序，進(jìn)行文件材料的形成、積累。工作結(jié)束時(shí)按歸檔要求，按時(shí)整理立卷歸檔。第九條對(duì)于個(gè)人在從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體材料，必須按照規(guī)定及時(shí)歸檔。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案室通過征集代管等形式進(jìn)行管理。提倡個(gè)人向檔案館捐贈(zèng)檔案，并對(duì)重大捐贈(zèng)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。第十條綜合檔案歸檔范圍1.黨群管理類學(xué)委、辦公室、工會(huì)、團(tuán)委等系統(tǒng)在工作活動(dòng)中形成的會(huì)議文件、記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)、規(guī)劃、制度、條例、法規(guī)、圖表等文件材料。2.行政管理類各部門在工作活動(dòng)中形成的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)、規(guī)劃、制度、條例、法規(guī)、圖表等文件材料。3.教學(xué)類在教學(xué)管理、實(shí)踐、研究等活動(dòng)中形成的文字、圖表、聲像等文件材料，按國家教育及檔案管理部門有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.科學(xué)研究類(1)上級(jí)下達(dá)、外協(xié)、自選等各類科研項(xiàng)目中形成的全部文件材料；經(jīng)批準(zhǔn)中斷和取得負(fù)結(jié)果的科研項(xiàng)目所形成的具有保存價(jià)值的文件材料。(2)在國內(nèi)外刊物上發(fā)表的論文，學(xué)術(shù)會(huì)議上交流的論文，研究報(bào)告的手稿和印本。(3)參加科研成果展覽會(huì)的展品目錄、說明、照片、底片、聲像和有關(guān)文件材料。(4)科研工作中形成的管理文件材料等。5、基本建設(shè)類1.基建工程歸檔文件材料，按照國家檔案局、國家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號(hào))執(zhí)行。重點(diǎn)應(yīng)放在具有法律憑證作用的文件、地質(zhì)、水文資料，隱蔽工程施工、驗(yàn)收記錄、竣工圖、設(shè)計(jì)與施工等重要原始文件材料。2.房屋普查、登記、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)等文件材料。6、儀器設(shè)備類各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、稀缺、貴重儀器設(shè)備(價(jià)值在五萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在驗(yàn)收、維修和改進(jìn)工作中形成的重要文件材料。7、出版物類學(xué)校編輯出版的?？W(xué)術(shù)刊物和主編、主審的出版物審稿單、樣本及出版發(fā)行記錄等。8、財(cái)會(huì)類會(huì)計(jì)報(bào)表、帳薄、憑證等文件材料，按照財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)預(yù)字[84]第85號(hào))執(zhí)行。9、外事類出席國際學(xué)術(shù)會(huì)議，出國考察、講學(xué)、進(jìn)修、合作研究等活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、手稿、論文(中、外文打印稿)、報(bào)告、重要原始數(shù)據(jù)、取得的學(xué)位、名譽(yù)職務(wù)證書(復(fù)制件)、照片等有關(guān)文件材料。聘請(qǐng)來校講學(xué)和合作研究的外籍、港澳專家學(xué)者，在教學(xué)、科研和其他活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、論文、講稿、照片、錄音帶，專家的簡歷、護(hù)照(復(fù)制件)等文件材料，授予中外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的證書(復(fù)制件)、錄音、錄像帶等有關(guān)材料。10、聲像檔案反映學(xué)校重大活動(dòng)和歷史發(fā)展，具有保存價(jià)值的各種聲像載體。11、人物檔案學(xué)校副高級(jí)職稱以上人員和名譽(yù)教授、兼職教授及對(duì)學(xué)校做出突出貢獻(xiàn)的其他教職工在教學(xué)、科研、管理工作和社會(huì)活動(dòng)中形成的學(xué)術(shù)論著、榮譽(yù)證件、生平事跡等各種載體的有關(guān)文件材料。12、實(shí)物檔案凡屬反映本校榮譽(yù)的國際、國內(nèi)獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗、證書及具有保存價(jià)值的贈(zèng)品、禮品等實(shí)物。第十一條人事檔案歸檔范圍學(xué)校在干部、職工人事工作中形成的各類人員登記表、自傳、鑒定、考核、考察、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審、政治歷史審查、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、錄用、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、退休及其它材料。第十二條歸檔要求1.實(shí)行由文件材料形成單位、課題組立卷并統(tǒng)一歸檔的制度。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，編寫頁號(hào)或件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)說明，案卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限。2.歸檔文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一，質(zhì)地優(yōu)良，書寫工整，聲像清晰，符合歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆等字跡不牢固的工具書寫。3.文件材料整理立卷后，由立卷部門直接向檔案室移交歸檔，科研課題檔案實(shí)行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度。4.凡由幾個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，由主持單位立卷歸檔保存一套完整的檔案，協(xié)作單位保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本外，將副本送主持單位保存。第十三條歸檔時(shí)間1.黨政部門和按年度歸檔的單位，在次年六月底前歸檔結(jié)束。2.教學(xué)部門和按學(xué)年歸檔的單位，在次學(xué)年寒假前歸檔。3.科研、基建等部門，在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4.儀器設(shè)備在開箱驗(yàn)收后將隨機(jī)技術(shù)文件歸檔。第四章檔案管理第十四條檔案室接收檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對(duì)，按照規(guī)定的分類編號(hào)方法，進(jìn)行統(tǒng)一分類、登記、編目、排列。第十五條按照《中華人民共和國保守國家秘密法》的規(guī)定，密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。凡屬絕密級(jí)檔案采取單獨(dú)登記、保管。對(duì)一定時(shí)期內(nèi)不宜公開交流的專利檔案材料，亦按絕密檔案管理。第十六條要做好檔案庫房防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防強(qiáng)光、防磁等工作，完善安全設(shè)施和應(yīng)急措施。第十七條已歸檔的檔案材料，需要補(bǔ)充、更改時(shí)，必須有負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)。第十八條要定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)的檔案，及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，并做出記錄。第十九條單位撤銷、合并和人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和文件材料的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀。第二十條對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等案卷數(shù)量和情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二十一條做好檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。第五章檔案的利用第二十二條檔案室要積極開發(fā)檔案信息資源，編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計(jì)資料，主動(dòng)做好提供利用和服務(wù)工作。利用檔案必須遵循以下規(guī)定：1.學(xué)校各部門查閱本部門歸檔的檔案，經(jīng)辦人可以直接到檔案室調(diào)閱。查閱非本部門的重要檔案，須經(jīng)檔案室同意。2.學(xué)校教職工查閱已公開的檔案，憑介紹信、證件，說明利用檔案的目的和范圍，在檔案室查閱，確需借出的檔案，一般不得超過十天。3.外單位查閱學(xué)校檔案應(yīng)持介紹信，經(jīng)辦公室主任簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。4.凡摘錄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理人員對(duì)摘錄、復(fù)制的內(nèi)容認(rèn)真核對(duì)后，出具證明，才能生效。涉及專利或成果轉(zhuǎn)讓，按專利法和成果轉(zhuǎn)讓的規(guī)定辦理。5.查閱者須珍惜檔案，對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。丟失、損壞檔案者按《檔案法》有關(guān)條例處罰。第二十四條未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無權(quán)公開檔案。第六章鑒定和銷毀第二十五條在主管校長領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、業(yè)務(wù)部門、檔案室組成檔案鑒定工作小組。其職責(zé)是調(diào)整密級(jí)和保管期限，提出檔案銷毀意見，寫出鑒定情況報(bào)告。第二十六條檔案保管期限分為永久、長期和短期。劃定的原則是：1.凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。2.凡是在一定時(shí)期學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)工作需要查考利用的檔案，根據(jù)情況可列為長期或短期保存。3.介于永久與長期或長期與短期兩種保管期限之間的檔案．一律從長劃定。第二十七條銷毀檔案，應(yīng)造冊(cè)登記，履行批準(zhǔn)手續(xù)。鑒定小組應(yīng)指定兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人和鑒定小組成員都要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)不得銷毀任何檔案。第七章檔案工作人員第二十八條檔案工作人員屬于專業(yè)技術(shù)人員(包括專職和以做檔案工作為主的兼職人員)，按《檔案人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)試行條例》(職改字[1998]第39號(hào))規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。第二十九條檔案工作人員(專、兼職)的職責(zé)：1.堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律。認(rèn)真鉆研檔案專業(yè)理論，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，努力提高檔案管理水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。2.貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策，嚴(yán)格執(zhí)行本部門規(guī)章制度。3.指導(dǎo)、協(xié)助各部門做好文件材料的立卷歸檔工作，檢查、驗(yàn)收歸檔文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，督促兼職檔案人員按期向檔案室移交檔案。4.參加科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收工作。5.做好各類檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編研等工作。6.遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案的安全。7.做好檔案宣傳、