銀行辦公室會議管理制度

銀行辦公室會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范銀行辦公室會議的組織、召開和管理工作，確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。會議管理應遵循公正、公開、高效、節(jié)儉的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于銀行辦公室組織的各類會議，包括但不限于日常辦公會議、專題協(xié)調(diào)會議、項目評審會議等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，將會議分為以下幾類：

1.必開會議：定期召開的、對銀行運營管理至關重要的會議。

2.非必開會議：根據(jù)工作需要臨時決定召開的會議。

3.內(nèi)部會議：僅限于銀行內(nèi)部員工參加的會議。

4.外部會議：與外部單位共同舉辦的會議。

第四條會議召開條件

1.必要性：會議議題應對銀行運營管理具有實質(zhì)性影響，避免召開無實質(zhì)內(nèi)容的會議。

2.準備充分：會議組織者需提前做好會議資料、場地、設施等各項準備工作。

3.參會人員：確保參會人員具備相關決策權(quán)限或?qū)I(yè)知識，以便會議能夠取得預期效果。

第五條參會人員職責

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織和總結(jié)工作，確保會議的順利進行。

2.參會人員：積極參與會議討論，對會議議題提出建議和意見，會后按照會議決議執(zhí)行相關工作。

3.會議記錄人：負責記錄會議過程、整理會議紀要，確保會議內(nèi)容的準確性和完整性。

第六條會議管理制度

會議管理制度包括會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。各級管理人員和員工應嚴格遵守本制度，共同維護會議的嚴肅性和高效性。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)銀行辦公室工作需要適時修訂，修訂后的制度報行長辦公會議審議通過后實施。各級管理人員和員工應關注制度修訂情況，確保及時了解和掌握最新規(guī)定。

第二章會議流程

第八條會議籌備

1.確定議題：會議組織者應根據(jù)銀行工作計劃和實際需要，提前確定會議議題，議題應具體、明確。

2.發(fā)送通知：會議組織者應至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員等。

3.準備資料：會議組織者需根據(jù)議題準備相關背景資料、報告等，并于會議前1個工作日送達參會人員。

第九條會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應進行簽到，會議記錄人負責統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持：會議主持人宣布會議開始，介紹會議議題、參會人員，明確會議目標。

3.討論發(fā)言：會議主持人按照議題順序組織討論，參會人員依次發(fā)言，提出建議和意見。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決或決策。

第十條會議記錄

1.記錄內(nèi)容：會議記錄人應詳細記錄會議討論過程、主要觀點、決策結(jié)果等。

2.記錄形式：會議記錄應以書面形式整理，要求字跡清楚、表述準確。

3.記錄審核：會議結(jié)束后，會議記錄人需將會議記錄提交給會議主持人審核。

第十一條會議總結(jié)

1.總結(jié)報告：會議組織者應在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，向行長辦公會議提交會議總結(jié)報告，報告內(nèi)容包括會議成果、決策事項、工作部署等。

2.傳達落實：會議組織者負責將會議決策和部署傳達至相關部門和人員，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

第十二條會議延期與取消

1.延期：如因特殊情況需要延期召開會議，會議組織者應提前通知參會人員，并重新確定會議時間。

2.取消：如會議議題已完成或因其他原因不再召開會議，會議組織者應及時通知參會人員。

第十三條緊急會議

對于突發(fā)緊急事項，需立即召開會議的，會議組織者應簡化會議流程，盡快通知參會人員，確保緊急事項得到及時處理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十四條會議紀要的編制與發(fā)布

1.紀要編制：會議記錄人應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，確保紀要內(nèi)容全面、準確。

2.紀要審核：會議紀要初稿完成后，應提交給會議主持人審核。會議主持人應在48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.紀要發(fā)布：審核通過的會議紀要應由會議組織者及時發(fā)布給所有參會人員，并在銀行內(nèi)部適當范圍內(nèi)進行傳閱。

第十五條會議決策的跟蹤

1.任務分解：會議組織者應根據(jù)會議紀要中的決策事項，將任務分解至相關部門和責任人。

2.進度報告：責任部門應在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織者報告決策事項的執(zhí)行進度，會議組織者應定期匯總并向行長辦公會議報告。

3.跟蹤檢查：會議組織者應定期或不定期對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決策得到有效落實。

第十六條問題反饋與協(xié)調(diào)

1.問題上報：執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責任部門應及時上報給會議組織者。

2.協(xié)調(diào)解決：會議組織者應協(xié)調(diào)相關部門，研究解決問題的措施，必要時提交新的會議討論。

3.紀要更新：因問題解決導致決策內(nèi)容或執(zhí)行計劃發(fā)生變化的，會議紀要應及時更新，并重新發(fā)布。

第十七條會議紀要的歸檔

1.歸檔保存：會議紀要應按照銀行檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的安全和可追溯性。

2.查詢使用：會議紀要作為銀行決策和運營管理的重要依據(jù)，應便于各級管理人員和員工查詢使用。

第十八條跟蹤落實的責任與考核

1.責任落實：會議決策的跟蹤落實情況應作為相關部門和人員的工作考核內(nèi)容。

2.考核評價：會議組織者應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評價，對執(zhí)行不力的部門和個人提出整改要求或考核意見。

第十九條特殊情況處理

對于特殊情況下會議紀要的跟蹤落實，如涉及重大事項、緊急情況等，應按照銀行的相關規(guī)定和流程迅速處理，確保不耽誤工作進度。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十條會議室預訂

1.預訂流程：需使用會議室的部門應提前向行政部門提交會議室預訂申請，行政部門負責統(tǒng)籌安排。

2.時間安排：會議室預訂應遵循先到先得的原則，同時考慮會議的重要性和緊急程度合理分配。

3.設施要求：預訂會議室時，應明確會議所需的設施設備，如投影儀、音響、白板等，行政部門應及時檢查并確保設備正常運行。

第二十一條會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、進食，不得隨意移動室內(nèi)設施。

2.會前準備：使用會議室的部門應提前進入會議室進行會前準備，確保會議按時開始。

3.會后清理：會議結(jié)束后，使用部門應負責將會議室恢復原狀，關閉電源、門窗，確保安全和節(jié)能。

第二十二條會議室維護

1.定期檢查：行政部門應定期檢查會議室的設施設備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議室的正常使用。

2.更新?lián)Q代：根據(jù)會議室使用需求和設備損耗情況，適時更新設施設備，提高會議效率。

3.安全保障：確保會議室的安全設施完備，如消防器材、安全通道等，定期進行安全演練。

第二十三條會議室服務

1.服務標準：會議室管理人員應提供專業(yè)的會務服務，包括但不限于會議資料發(fā)放、會場布置、設備操作等。

2.服務質(zhì)量：行政部門應定期收集會議室使用反饋，持續(xù)改進服務流程，提高服務質(zhì)量。

3.應急處理：會議過程中如遇設備故障或其他緊急情況，會議室管理人員應迅速響應，及時解決問題。

第二十四條會議室預訂與使用的監(jiān)督

1.監(jiān)督機制：行政部門應建立會議室預訂與使用的監(jiān)督機制，防止資源浪費和不合理占用。

2.違規(guī)處理：對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，行政部門有權(quán)進行提醒、警告或取消預訂資格等處理。

第二十五條會議室信息化管理

1.信息化平臺：建立會議室信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會議室預訂、使用、維護等環(huán)節(jié)的在線操作，提高管理效率。

2.數(shù)據(jù)分析：通過信息化平臺收集的數(shù)據(jù)，分析會議室使用情況，為會議室管理提供決策依據(jù)。

3.透明公開：會議室預訂和使用情況應在信息化平臺上公開，便于全體員工監(jiān)督和了解。

第五章附則

第二十六條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸銀行辦公室所有。如有疑問或爭議，由銀行辦公室負責解釋和裁決。

第二十七條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二十八條修訂程序

本制度的修訂需經(jīng)行長辦