高新區(qū)機關會議管理制度

高新區(qū)機關會議管理制度高新區(qū)機關會議管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強高新區(qū)機關會議管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，根據(jù)《中華人民共和國行政會議制度》及有關規(guī)定，結合高新區(qū)實際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于高新區(qū)機關召開的各類工作會議，包括但不限于全體會議、專題會議、部門會議等。

第三條基本原則

會議應堅持以下原則：

（一）務實高效原則：會議內(nèi)容要緊密圍繞高新區(qū)中心工作，注重解決實際問題，提高決策效率。

（二）計劃管理原則：會議應按照年度計劃或?qū)ｍ椆ぷ饔媱澱匍_，嚴格控制臨時性會議。

（三）公開透明原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的內(nèi)容外，會議應保持公開透明，接受監(jiān)督。

（四）節(jié)能減排原則：充分利用現(xiàn)代信息技術手段，減少紙質(zhì)文件，降低會議成本。

第四條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，將會議分為以下幾類：

（一）全體會議：討論決定高新區(qū)的重大事項，全體成員參加。

（二）專題會議：研究解決某一特定問題，相關部門或人員參加。

（三）部門會議：各部門內(nèi)部召開的工作會議，研究本部門工作。

（四）臨時會議：因特殊情況需臨時召開的會議。

第五條組織機構

設立高新區(qū)機關會議管理機構，負責會議的籌備、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等工作。其主要職責如下：

（一）制定和修訂會議管理制度；

（二）組織召開會議；

（三）制定會議議程；

（四）監(jiān)督會議紀要的落實；

（五）協(xié)調(diào)會議室資源；

（六）其他與會議管理相關的工作。

第六條參會人員職責

參會人員應遵守以下規(guī)定：

（一）按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退；

（二）會議期間，認真聽取匯報，積極參與討論；

（三）對會議決策事項進行表決；

（四）遵守會議紀律，保守會議秘密；

（五）按時完成會議布置的任務。

第七條會議紀律

會議紀律是保證會議正常進行的重要保障，參會人員應遵守以下紀律：

（一）保持會場安靜，關閉手機或調(diào)至靜音；

（二）未經(jīng)主持人允許，不得隨意離場；

（三）會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，必須嚴格保密；

（四）不得在會議期間進行與會議無關的活動。

第八條附則

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。本制度的解釋權歸高新區(qū)機關會議管理機構。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)高新區(qū)工作計劃及實際需要，明確會議主題和目標。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、資料準備等內(nèi)容。

3.報批程序：會議方案需報請相關領導審批，根據(jù)審批結果進行籌備。

4.通知參會人員：提前通知參會人員會議時間、地點、議程等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準備。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員按時到達會場，進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題和議程。

3.會議議程：按照既定議程逐項進行，確保會議內(nèi)容全面、有序。

4.討論與表決：針對會議議題，參會人員進行充分討論，并根據(jù)規(guī)定進行表決。

三、會議記錄

1.記錄員：指定專門的記錄員，負責記錄會議內(nèi)容、參會人員發(fā)言和表決結果等。

2.記錄要求：記錄要真實、準確、完整，確保會議紀要的可靠性。

3.會議紀要：會議結束后，整理形成會議紀要，包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、表決結果等內(nèi)容。

四、會議決策

1.決策程序：會議決策應遵循民主集中制原則，充分討論、民主表決。

2.決策公示：會議決策結果需在一定范圍內(nèi)進行公示，接受監(jiān)督。

3.決策實施：會議決策事項應明確責任單位、責任人和完成時限，確保決策落實。

五、會議總結

1.會議評估：會議結束后，對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議。

2.總結報告：會議管理機構根據(jù)評估結果，形成會議總結報告，為今后會議提供借鑒。

3.優(yōu)化改進：針對會議中存在的問題和不足，及時進行整改和優(yōu)化，提高會議質(zhì)量。

六、會后工作

1.會議紀要的分發(fā)：將會議紀要發(fā)送給相關領導和參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決策事項。

2.決策事項的落實：督促相關部門和責任人按照會議決策要求，按時完成工作任務。

3.跟蹤問效：對會議決策的落實情況進行跟蹤檢查，確保決策落地生根。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要的編制：由會議記錄員在會議結束后及時整理會議內(nèi)容，形成會議紀要。紀要應詳細記錄會議討論的要點、決策結果、責任分配及后續(xù)工作要求。

2.會議紀要的審批：編制完成的會議紀要需提交給會議主持人或相關領導審批，確保紀要內(nèi)容的準確性和權威性。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.發(fā)布渠道：會議紀要經(jīng)審批通過后，通過郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡平臺等方式發(fā)布，確保相關人員能夠及時獲取。

2.傳達要求：各部門負責人應確保本部門人員了解會議紀要內(nèi)容，特別是涉及本部門的決策和任務要求。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.執(zhí)行計劃：各部門根據(jù)會議紀要中的決策事項，制定詳細的執(zhí)行計劃，明確責任人、完成時限和工作標準。

2.監(jiān)督機制：建立會議決策執(zhí)行的監(jiān)督機制，通過定期匯報、現(xiàn)場檢查等方式，對執(zhí)行情況進行監(jiān)控。

四、跟蹤管理與反饋

1.跟蹤管理：會議管理機構應對會議決策的執(zhí)行情況進行持續(xù)跟蹤，確保各項工作按計劃推進。

2.反饋機制：建立反饋機制，各部門在執(zhí)行過程中遇到的問題和困難應及時上報，會議管理機構協(xié)調(diào)解決。

五、評估與改進

1.評估會議決策執(zhí)行效果：在決策執(zhí)行結束后，對執(zhí)行結果進行評估，分析存在的問題和不足。

2.改進措施：根據(jù)評估結果，制定相應的改進措施，優(yōu)化工作流程，提高會議決策的執(zhí)行效率。

六、責任追究

1.責任明確：對未按會議紀要要求執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個人，要明確責任，實施責任追究。

2.整改落實：對發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關部門和個人在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，確保會議決策得到有效落實。

七、檔案管理

1.會議紀要歸檔：會議紀要作為重要文件，應按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

2.檔案利用：充分利用會議紀要檔案，為工作總結、決策參考和效能監(jiān)督提供支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：需使用會議室的部門或個人，應提前向會議管理機構提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設備需求等信息。

2.審批制度：會議管理機構根據(jù)會議室使用情況，對預訂申請進行審批，合理安排會議室資源。

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，按照會議的重要性、緊急程度等因素確定優(yōu)先級。

二、會議室布置

1.標準配置：會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等。

2.環(huán)境要求：保持會議室整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適宜，確保會議環(huán)境舒適。

3.安全檢查：會議前進行安全檢查，確保消防設施、電源線路等安全可靠。

三、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，愛護設備。

2.會議服務：會議管理機構應提供必要的會議服務，如茶水、資料發(fā)放等。

3.會議結束后的整理：會議結束后，參會人員應配合會議管理機構做好會議室的清理和設備歸還工作。

四、會議室維護與管理

1.定期檢查：會議管理機構應定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.維修與更新：對損壞的設備及時進行維修或更新，保證會議室使用需求。

3.安全管理：加強會議室的安全管理，確保會議期間的信息安全和人員安全。

五、會議室預約信息系統(tǒng)

1.信息系統(tǒng)建設：建立會議室預約信息系統(tǒng)，實現(xiàn)會議室資源的在線預訂、審批、查詢等功能。

2.信息更新與公開：及時更新會議室使用信息，提高會議室資源利用率，實現(xiàn)會議室使用透明化。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：對違反會議室管理規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自使用、損壞設備等，應予以制止并記錄。

2.處理措施：根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度，采取相應的處理措施，如警告、賠償損失等，確