會議 管理制度

會議管理制度第一章總則

為確保會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理，提高決策的執(zhí)行力，特制定以下會議管理制度。

一、目的與原則

本制度旨在明確會議的召開程序、參會人員職責(zé)、會議紀(jì)要的整理與執(zhí)行，以及會議室的管理，確保會議的高效、有序進(jìn)行。會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實(shí)；

2.預(yù)約、準(zhǔn)備、總結(jié)；

3.尊重、傾聽、參與；

4.積極溝通，充分討論，明確決策。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)所有層級、各類會議，包括但不限于以下類型：

1.經(jīng)營管理會議；

2.部門例會；

3.項(xiàng)目協(xié)調(diào)會議；

4.專題研討會；

5.其他臨時(shí)性會議。

三、會議組織與管理

1.會議的召開應(yīng)提前預(yù)約，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員及議程；

2.會議主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)、控制會議進(jìn)程，確保會議按照既定議程進(jìn)行；

3.參會人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向主持人請假；

4.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，減少干擾；

5.會議主持人應(yīng)確保會議內(nèi)容充分討論，避免偏題、跑題；

6.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容、整理會議紀(jì)要，并于會議結(jié)束后及時(shí)發(fā)送給參會人員。

四、會議決策執(zhí)行與跟蹤

1.會議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議決策要求，積極推進(jìn)工作，確保按時(shí)完成；

3.會議記錄人負(fù)責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向會議主持人匯報(bào)；

4.會議主持人應(yīng)對執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對存在的問題予以協(xié)調(diào)、解決。

五、保密規(guī)定

1.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露；

2.會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)保密要求，明確閱讀、傳播范圍；

3.違反保密規(guī)定者，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

六、制度修訂與解釋

本制度由公司管理部門負(fù)責(zé)修訂、解釋。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容根據(jù)篇幅要求，在此不予展開。如需詳細(xì)了解，請參考相關(guān)會議管理制度規(guī)定。

第二章會議流程

一、會議預(yù)約與通知

1.會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會議主題、內(nèi)容，提前預(yù)約會議時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《會議預(yù)約申請表》；

2.會議發(fā)起人需將會議通知及議程提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員對會議內(nèi)容有充分的準(zhǔn)備；

3.會議通知應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程及會議背景資料等；

4.臨時(shí)性會議或緊急會議，可采取電話、即時(shí)通訊工具等方式通知。

二、會議籌備

1.會議主持人負(fù)責(zé)組織會議籌備工作，確保會議所需資料、設(shè)備、場地等準(zhǔn)備就緒；

2.會務(wù)組應(yīng)提前檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如投影儀、音響、白板等；

3.會議主持人應(yīng)與關(guān)鍵參會人員溝通，了解其對會議議題的意見和建議；

4.會議主持人根據(jù)會議議程，合理安排發(fā)言順序和發(fā)言時(shí)間。

三、會議進(jìn)行

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程及參會人員；

2.會議期間，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，確保討論充分、深入；

3.參會人員應(yīng)遵循會議紀(jì)律，尊重他人意見，積極參與討論；

4.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括主要觀點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任人等；

5.會議主持人根據(jù)議程控制會議時(shí)間，確保會議高效進(jìn)行。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)共識，形成決策；

2.決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；

3.參會人員對決策事項(xiàng)有異議時(shí)，可提出理由和依據(jù)，由主持人協(xié)調(diào)解決；

4.會議決策需經(jīng)過參會人員充分討論，確保決策的科學(xué)性和可行性。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人對會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)及責(zé)任人；

2.會議記錄人整理會議紀(jì)要，將會議內(nèi)容、決策事項(xiàng)等以書面形式記錄，并于會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給參會人員；

3.參會人員應(yīng)及時(shí)閱讀會議紀(jì)要，對遺漏或錯誤之處提出修改意見；

4.會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，由會議記錄人歸檔保存。

六、會議后續(xù)工作

1.責(zé)任人根據(jù)會議決策，制定具體實(shí)施方案，并報(bào)會議主持人審批；

2.會議主持人對實(shí)施方案進(jìn)行跟蹤，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)；

3.會議記錄人定期收集、整理會議決策執(zhí)行情況，為下一階段會議提供參考；

4.對于未按期完成的決策事項(xiàng)，責(zé)任人需向會議主持人匯報(bào)原因及進(jìn)展情況，并制定整改措施。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的會議記錄人在會議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息；

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人審核批準(zhǔn)，然后發(fā)送給所有參會人員；

4.發(fā)送的會議紀(jì)要應(yīng)采用公司統(tǒng)一的格式，通過電子郵件、企業(yè)通訊平臺等方式進(jìn)行分發(fā)。

二、會議紀(jì)要的確認(rèn)與反饋

1.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的一定工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，并提出意見或建議；

2.對于參會人員提出的疑問或修改意見，會議記錄人應(yīng)及時(shí)回應(yīng)并作出調(diào)整；

3.會議紀(jì)要經(jīng)過確認(rèn)無誤后，應(yīng)視為正式文件，作為后續(xù)工作的執(zhí)行依據(jù)。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的行動計(jì)劃，并按計(jì)劃執(zhí)行；

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人匯報(bào)決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，確保工作按期完成；

3.會議主持人應(yīng)對決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題；

4.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題，會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員召開臨時(shí)會議，研究解決方案。

四、會議紀(jì)要的跟蹤與評估

1.會議記錄人應(yīng)建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，定期檢查決策事項(xiàng)的完成情況；

2.對于未按期完成的決策事項(xiàng)，記錄人應(yīng)及時(shí)提醒責(zé)任人，并報(bào)告給會議主持人；

3.每次會議結(jié)束后，應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供改進(jìn)建議；

4.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總報(bào)告，向公司管理層提供決策執(zhí)行的透明度和效率。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，應(yīng)由會議記錄人負(fù)責(zé)歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.公司應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，允許有權(quán)人員查閱相關(guān)檔案；

3.對于涉及公司機(jī)密的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，控制查閱范圍；

4.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循公司信息管理規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議發(fā)起人或組織者提前填寫會議室預(yù)訂申請表；

2.預(yù)訂時(shí)需明確會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便會務(wù)組提前做好準(zhǔn)備；

3.會務(wù)組根據(jù)預(yù)訂需求，合理安排會議室，確保會議順利進(jìn)行；

4.如有特殊需求，如視頻會議、大型活動等，需提前額外通知會務(wù)組，以便做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

二、會議室設(shè)施與布局

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等；

2.會務(wù)組負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有損壞及時(shí)報(bào)修；

3.會議室布局應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行調(diào)整，確保舒適、實(shí)用的會議環(huán)境；

4.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔。

三、會議期間管理

1.會議期間，會務(wù)組應(yīng)確保會議室內(nèi)的設(shè)備、設(shè)施正常使用，及時(shí)處理突發(fā)問題；

2.會議室門上應(yīng)掛有會議進(jìn)行中的標(biāo)識，提醒非參會人員勿擾；

3.參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或振動，避免大聲喧嘩；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，保持會議室整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保會議期間的安全；

2.會議涉及公司機(jī)密內(nèi)容時(shí)，會務(wù)組應(yīng)采取措施，如設(shè)置密碼、限制參會人員等，確保會議內(nèi)容保密；

3.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容；

4.會務(wù)組應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全要求。

五、會議室使用與維護(hù)

1.各部門應(yīng)合理使用會議室資源，避免長時(shí)間占用或空置；

2.會務(wù)組應(yīng)建立會議室使用記錄，對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以提高使用效率；

3.定期對會議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如墻面、地面、家具等，確保會議室美觀耐用；

4.鼓勵各部門提出會議室改進(jìn)意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議室管理與使用。

第五章附則