設(shè)計(jì)部會議管理制度

設(shè)計(jì)部會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)設(shè)計(jì)部會議管理，提高會議效率，明確會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行和跟蹤，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合設(shè)計(jì)部實(shí)際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于設(shè)計(jì)部各類會議的組織、召開、紀(jì)要、落實(shí)及會議室管理等工作。

三、會議類型

1.定期會議：包括周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)組織的相關(guān)會議；

3.專題會議：針對某一特定主題召開的會議。

四、會議原則

1.減少無效會議，提倡高效會議；

2.明確會議主題，做好會前準(zhǔn)備；

3.會中充分討論，會后及時(shí)落實(shí)；

4.尊重與會人員，確保會議紀(jì)律。

五、參會人員

1.設(shè)計(jì)部全體成員；

2.根據(jù)會議主題，邀請相關(guān)部門人員參加；

3.特殊情況下，可邀請公司領(lǐng)導(dǎo)參加。

六、會議組織

1.定期會議由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人組織；

2.臨時(shí)會議由提議人負(fù)責(zé)組織；

3.專題會議由會議主題相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組織。

七、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)布會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會人員等內(nèi)容；

2.會議通知應(yīng)通過郵件、電話或其他有效方式傳達(dá)給相關(guān)人員；

3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。

八、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，不得無故遲到、早退；

2.會議期間，手機(jī)等通訊工具應(yīng)保持靜音，不得隨意接打電話；

3.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，尊重發(fā)言人，不得隨意插話；

4.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定。

九、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計(jì)部所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。設(shè)計(jì)部全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

一、會前準(zhǔn)備

1.確定會議主題：根據(jù)設(shè)計(jì)部當(dāng)前工作重點(diǎn)和實(shí)際需求，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰；

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間，合理安排會議時(shí)間；

3.召集與會人員：根據(jù)會議主題和議程，確定與會人員名單，并通過郵件、電話等方式通知；

4.提交會議資料：會議組織者應(yīng)提前將會議相關(guān)資料發(fā)送給與會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容；

5.場地與設(shè)備準(zhǔn)備：確認(rèn)會議室預(yù)訂情況，確保會議室設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）正常運(yùn)行。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)簽到，確保與會人員到齊；

2.會議主持人：由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程；

3.會議開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)；

4.主題發(fā)言：針對會議議題，相關(guān)人員依次進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點(diǎn)和需求；

5.討論環(huán)節(jié)：與會人員針對發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行充分討論，提出建議和解決方案；

6.決策與總結(jié)：會議主持人根據(jù)討論情況，進(jìn)行決策或總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任人。

三、會議紀(jì)要

1.會議紀(jì)要編寫：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理成會議紀(jì)要；

2.會議紀(jì)要內(nèi)容：包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、下一步工作計(jì)劃等；

3.會議紀(jì)要審核：會議紀(jì)要完成后，由會議主持人或設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；

4.發(fā)布會議紀(jì)要：將審核通過的會議紀(jì)要發(fā)送給所有與會人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

四、會后工作

1.任務(wù)分配：根據(jù)會議決策，明確責(zé)任人，分配工作任務(wù)；

2.跟蹤落實(shí)：責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要要求，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)；

3.反饋與評估：會議組織者應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，收集與會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、紀(jì)要發(fā)布與確認(rèn)

1.會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由會議組織者在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)向所有與會人員發(fā)送；

2.接收到會議紀(jì)要的人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)收到，并對紀(jì)要內(nèi)容提出疑問或建議；

3.會議組織者應(yīng)對疑問或建議進(jìn)行解答或采納，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，將工作任務(wù)分解為具體的行動項(xiàng)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人；

2.責(zé)任人應(yīng)清楚了解任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求；

3.會議組織者應(yīng)監(jiān)督責(zé)任分配的執(zhí)行情況，確保每個(gè)行動項(xiàng)都有明確的跟進(jìn)人。

三、進(jìn)度跟蹤與匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)任務(wù)進(jìn)度，定期向會議組織者或設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展；

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對任務(wù)完成情況進(jìn)行記錄和監(jiān)控；

3.對于滯后或遇到困難的工作任務(wù)，應(yīng)及時(shí)分析原因，制定應(yīng)對措施，并報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)。

四、成果評估與反饋

1.完成任務(wù)后，責(zé)任人應(yīng)提交工作成果，會議組織者負(fù)責(zé)組織對成果進(jìn)行評估；

2.根據(jù)成果評估結(jié)果，對責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的表揚(yáng)或提出改進(jìn)意見；

3.會議組織者應(yīng)收集評估反饋，為后續(xù)會議提供改進(jìn)方向和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

五、變更管理

1.若在執(zhí)行過程中出現(xiàn)需要調(diào)整決策的情況，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)提出變更申請；

2.會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對變更申請進(jìn)行評估，必要時(shí)召開臨時(shí)會議進(jìn)行決策；

3.變更一旦被批準(zhǔn)，應(yīng)更新會議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)人員。

六、閉環(huán)管理

1.對于完成的任務(wù)，會議組織者應(yīng)確保所有相關(guān)文件和資料得到歸檔；

2.對會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行閉環(huán)管理，確保所有任務(wù)都有明確的完成狀態(tài)；

3.通過定期的回顧會議，檢查閉環(huán)管理的效果，不斷提升會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：設(shè)計(jì)部人員需提前向行政部門預(yù)訂會議室，并提供會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息；

2.使用原則：會議室使用應(yīng)遵循“先預(yù)訂、先使用”的原則，優(yōu)先保證設(shè)計(jì)部的會議需求；

3.臨時(shí)使用：如遇緊急會議，可向行政部門申請臨時(shí)使用會議室，行政部門應(yīng)積極配合。

二、設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議前，使用人員應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系行政部門處理；

2.設(shè)備使用：使用人員應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備安全、高效使用；

3.設(shè)備維護(hù)：行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

三、環(huán)境與秩序

1.保持整潔：會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地整潔；

2.噪音控制：會議期間，與會人員應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩，以免影響其他會議室的正常使用；

3.會議紀(jì)律：與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得在會議室吸煙、進(jìn)食等。

四、安全與保密

1.安全檢查：會議前，使用人員應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等符合安全要求；

2.保密要求：會議涉及公司機(jī)密時(shí)，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容；

3.會議資料：會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將涉密資料妥善保管，防止遺失或泄露。

五、監(jiān)督管理

1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對會議室的管理，定期檢查會議室使用情況；

2.對違反會議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰；

3.定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

六、會議室配置

1.行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)部實(shí)際需求，合理配置會議室設(shè)備、設(shè)施；

2.定期更新會議室設(shè)備，確保會議室硬件設(shè)施滿足工作需要；

3.提供必要的會議用