部門(mén)聯(lián)系會(huì)議管理制度

部門(mén)聯(lián)系會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保部門(mén)聯(lián)系會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與協(xié)作，提高決策效率，制定本管理制度。本制度按照公開(kāi)、透明、參與、集中的原則，對(duì)會(huì)議的組織、流程、記錄及跟蹤等進(jìn)行規(guī)范。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間召開(kāi)的各類聯(lián)系會(huì)議，包括但不限于定期工作匯報(bào)會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議、專題討論會(huì)議等。

三、會(huì)議性質(zhì)與分類

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期召開(kāi)的會(huì)議，如每周、每月、每季度、每年等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議，包括應(yīng)急會(huì)議和專題會(huì)議；

3.內(nèi)部會(huì)議：僅限于公司內(nèi)部人員參加的會(huì)議；

4.外部會(huì)議：與公司外部單位或個(gè)人共同參加的會(huì)議。

四、會(huì)議的組織與管理

1.會(huì)議的召集：由會(huì)議主持人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集；

2.會(huì)議通知：會(huì)議召集人需提前向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容；

3.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議的出勤情況；

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議議題、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等；

5.會(huì)議資料的準(zhǔn)備與發(fā)放：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)會(huì)議所需資料的準(zhǔn)備和發(fā)放。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向主持人報(bào)告；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息或商業(yè)秘密的，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

4.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作。

六、本管理制度的解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)；

2.如有需要，公司管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本管理制度進(jìn)行修訂，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容請(qǐng)按照公司需求進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議的主題和目的，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性；

2.擬定會(huì)議議程：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，擬定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括各議題的討論時(shí)間、順序等；

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確與會(huì)人員范圍，包括主持人、記錄人、參會(huì)部門(mén)代表等；

4.發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前一定時(shí)間（如提前3-5天），向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議出勤情況；

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和目的，宣布會(huì)議開(kāi)始；

3.會(huì)議議題討論：按照議程安排，逐一討論各個(gè)議題，各部門(mén)代表可就議題發(fā)表意見(jiàn)和建議；

4.會(huì)議決策：針對(duì)各議題，主持人組織與會(huì)人員進(jìn)行討論，形成決策或共識(shí)；

5.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作要求。

三、會(huì)議記錄與整理

1.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程，包括議題討論、決策事項(xiàng)、與會(huì)人員發(fā)言等；

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果和待辦事項(xiàng)；

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審批后，發(fā)送給與會(huì)人員。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)與落實(shí)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)到本部門(mén)相關(guān)人員，并按照會(huì)議決議，組織落實(shí)相關(guān)工作；

2.會(huì)議決議的跟蹤：會(huì)議召集人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)；

3.會(huì)議效果評(píng)估：公司管理部門(mén)可對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)會(huì)議流程和制度進(jìn)行優(yōu)化。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議成果的落實(shí)。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要的審批：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，需提交給主持人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性；

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)放給與會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門(mén)；

3.會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)給本部門(mén)相關(guān)人員，確保全體人員了解會(huì)議決議和后續(xù)工作要求。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.任務(wù)分解：各部門(mén)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將涉及本部門(mén)的任務(wù)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.跟蹤執(zhí)行情況：會(huì)議召集人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)；

3.定期匯報(bào)：各部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議召集人匯報(bào)會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)反饋問(wèn)題和困難；

4.協(xié)調(diào)解決：會(huì)議召集人應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保會(huì)議決議的順利實(shí)施。

三、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便日后查詢和追溯；

2.紀(jì)要管理：會(huì)議紀(jì)要的保管應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保紀(jì)要的完整性和安全性；

3.紀(jì)要查閱：相關(guān)人員如有需要查閱會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照公司規(guī)定流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期評(píng)估：公司管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和不足；

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議流程和決議執(zhí)行機(jī)制；

3.持續(xù)優(yōu)化：通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率和決議落實(shí)效果。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作效果。后續(xù)章節(jié)將闡述會(huì)議室管理規(guī)定等相關(guān)內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，確保公平使用；

2.預(yù)訂方式：公司設(shè)立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，相關(guān)人員可通過(guò)該系統(tǒng)在線預(yù)訂會(huì)議室；

3.預(yù)訂時(shí)間：預(yù)訂會(huì)議室需提前一定時(shí)間（如提前3天），以便于會(huì)議通知的發(fā)送和會(huì)議準(zhǔn)備工作；

4.預(yù)訂信息：預(yù)訂時(shí)應(yīng)填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于會(huì)議室管理員進(jìn)行安排。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.基本配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等；

2.環(huán)境布置：會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，適當(dāng)布置綠植，提供良好的會(huì)議環(huán)境；

3.設(shè)備維護(hù)：會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

4.定期檢查：會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室已準(zhǔn)備就緒，會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)盡快離開(kāi)會(huì)議室，以免影響后續(xù)會(huì)議；

2.使用要求：會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律；

3.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議室管理員可根據(jù)需要提供會(huì)議服務(wù)，如茶水、資料發(fā)放等；

4.能源節(jié)約：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)的電源、空調(diào)等設(shè)備，節(jié)能減排。

四、會(huì)議室安全管理

1.保密要求：涉及公司內(nèi)部信息或商業(yè)秘密的會(huì)議，會(huì)議室應(yīng)采取保密措施，如安裝隔音設(shè)備、限制人員出入等；

2.安全檢查：會(huì)議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施齊全、通道暢通；

3.緊急情況處理：如遇緊急情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為會(huì)議提供良好的環(huán)境和設(shè)施支持。第五章附則將對(duì)本管理制度的相關(guān)補(bǔ)充和說(shuō)明進(jìn)行闡述。

第五章附則

一、本管理制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)所有。

二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有變更，公司將及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。

三、各部門(mén)應(yīng)遵循本管理制度，如有特殊情況需另行規(guī)定，可由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司管理部門(mén)審批后實(shí)施。

四、本管理制度作為公司內(nèi)部管理文件，應(yīng)予以妥善保管，相關(guān)人員未經(jīng)許可不