培訓(xùn)筆記 -《如何開(kāi)好會(huì)》

1糟糕的會(huì)議不好的會(huì)議表現(xiàn)在過(guò)程失控、結(jié)構(gòu)無(wú)效上，具體有這些特點(diǎn)：1.組織會(huì)議時(shí)：大家不響應(yīng)、不參會(huì)、不發(fā)言2.主持會(huì)議時(shí)：氛圍差、紀(jì)律差、表現(xiàn)差。3.會(huì)議發(fā)言時(shí)：無(wú)內(nèi)容、無(wú)結(jié)構(gòu)、無(wú)效果、成負(fù)擔(dān)。2中國(guó)式會(huì)議十大弊病3高效會(huì)議將不同的人，為了「共同利益或?qū)で蠊餐鏋?。投入少，產(chǎn)出多。短：開(kāi)短會(huì)。小：開(kāi)小會(huì)。結(jié)：有結(jié)果。實(shí)：有落實(shí)。04兩種會(huì)議類(lèi)型1.單向傳遞（同步信息型）：?jiǎn)蜗騻鬟f信息的會(huì)議，例2.共同討論（尋求方案型）：上下級(jí)、同級(jí)之間多次互動(dòng)，形成共識(shí)，例如研討會(huì)、務(wù)虛會(huì)。羅伯特議事規(guī)則于1876年出版的手冊(cè)，搜集并改編美國(guó)國(guó)會(huì)的議事程序，使之普及于美國(guó)民間組織，也是美1.動(dòng)議中心原則：一切圍繞主題展開(kāi)，2.主持中立原則：主持人主要串流程，不站隊(duì)。3.機(jī)會(huì)均等原則：主持人盡量讓意見(jiàn)相反的人都發(fā)言。4.立場(chǎng)明確原則：發(fā)言人要明確表達(dá)自己的立場(chǎng)，不要似是而非。5.發(fā)言完整原則：不要打斷別人的發(fā)言（超時(shí)除外）。6.面對(duì)主持原則：發(fā)言面對(duì)主持人，不要面向其他發(fā)言人直接去辯論。7.限時(shí)限次原則：每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間有限，次數(shù)有限。8.一時(shí)一件原則：每次討論就一個(gè)動(dòng)議（主題）展開(kāi)。9.遵守裁判原則：主持人要制止違反規(guī)則的行為。10.文明表達(dá)原則：不能人身攻擊，不能質(zhì)疑他人的動(dòng)機(jī)。11.充分辯論原則：表決要再充分討論后進(jìn)行。12.多數(shù)裁決原則：贊成方要嚴(yán)格多與反對(duì)方的票數(shù)。03發(fā)起者：用5W2H框架和BP法則，設(shè)計(jì)好會(huì)議15W2H框架描述問(wèn)題，制定會(huì)議方向，這可以幫助明確會(huì)議的目標(biāo)。先通過(guò)5W2H框架，搞清楚問(wèn)題的基本情況：howmuch：多少事物出了問(wèn)題？問(wèn)題出到再明確清楚三件事：1.明確會(huì)議目的：一事一議，盡量不開(kāi)多2.明確會(huì)議難度：盡量縮短，控制在40分鐘內(nèi)。3.明確參會(huì)人員：越少越好，盡量控制在個(gè)位數(shù)。）：3會(huì)議通知接下來(lái)就可以編寫(xiě)會(huì)議通知，告知他人，以下是模板：會(huì)議標(biāo)題：會(huì)議是關(guān)于什么問(wèn)題的。會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)：盡量不要提前通知，要留出適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，讓參會(huì)人準(zhǔn)備。會(huì)議目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起人為什么要開(kāi)會(huì)。會(huì)議議程：對(duì)整場(chǎng)會(huì)議的階段性分解。背景材料：參會(huì)人應(yīng)該掌握的基礎(chǔ)信息。預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)：讓參會(huì)人了解會(huì)議何時(shí)結(jié)束，從而安排自己的工作，也可久的發(fā)言時(shí)間。以下是一個(gè)具體的案例：門(mén)的銷(xiāo)售工作有較強(qiáng)相關(guān)性，需要你結(jié)合市場(chǎng)反饋，對(duì)X產(chǎn)品銷(xiāo)售計(jì)劃進(jìn)行修正。04主持人：用COF主持模式和理解三步驟，主持1會(huì)議主持人的工作2COF主持模式Common（共有的）：有效的營(yíng)造和諧的會(huì)議氣氛。在會(huì)議開(kāi)頭，重申會(huì)議目標(biāo)，以及與會(huì)議參與者的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)利益的統(tǒng)一說(shuō)：感謝各位按時(shí)參會(huì)，感謝某某領(lǐng)導(dǎo)的信任，委托我來(lái)主持此次會(huì)議。關(guān)景，在會(huì)議通知當(dāng)中已經(jīng)同步給大家了，我不再贅述。開(kāi)始討論前，我想強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：第一個(gè)是時(shí)間緊迫，我們必須在今天會(huì)議結(jié)束前拿出方案。第二個(gè)是這個(gè)方案關(guān)系到在座各位能否在Q4打一個(gè)漂亮的分身仗，一雪前恥。Overcome（克服堅(jiān)信能夠克服挑戰(zhàn)。使用5W2H明確清楚會(huì)議的問(wèn)題是什么。例如可以這么說(shuō)：雖然這次任務(wù)艱巨，但絕非不可能。我們前三個(gè)季度之所以被A公司反超，并不題，而是什么犯了輕敵的打擊。這次我們就要制定一個(gè)糾偏的方案出來(lái)。）：2.適時(shí)做小結(jié)、總結(jié)。3.適時(shí)并禮貌的提醒。4.適時(shí)用問(wèn)題引發(fā)深度思考。3理解三步驟3.1識(shí)別：識(shí)別信息中的事實(shí)和觀點(diǎn)事實(shí)：客觀的，不以主觀感受為轉(zhuǎn)移。觀點(diǎn)：主觀的，受個(gè)人感受認(rèn)知影響的。3.2判斷：判斷事實(shí)和觀點(diǎn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系3.3概括：一句話概括所有內(nèi)容例如：在近期豬肉漲價(jià)基礎(chǔ)上，從我廠人均成本高于它廠5元飯菜質(zhì)量與它廠接近三個(gè)方面，說(shuō)明了我廠食堂采購(gòu)成本太高、應(yīng)該控制的觀點(diǎn)。觀點(diǎn)是：我廠食堂采購(gòu)成本太高、應(yīng)該控制。理由是：在近期豬肉漲價(jià)的基礎(chǔ)上：3.飯菜質(zhì)量與它廠接近。05參會(huì)者：用講故事模式和說(shuō)三點(diǎn)法則，參與1講故事開(kāi)場(chǎng)法Complication：沖突，顛覆現(xiàn)狀、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。Question：疑問(wèn)，選出待完成的重要課題。舉例：S：本公司在新三版上市以來(lái)，人員增長(zhǎng)了5倍，營(yíng)業(yè)額比去年增長(zhǎng)了10倍。A：計(jì)劃開(kāi)展“核心人才”加速培養(yǎng)項(xiàng)目提高人才質(zhì)量。2說(shuō)三點(diǎn)原則順著剛剛的Answer給出具體的解釋。A：計(jì)劃開(kāi)展“核心人才”加速培養(yǎng)項(xiàng)目提高人才質(zhì)量。說(shuō)三點(diǎn)：第一，可以通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目找到100個(gè)關(guān)鍵后備人才，并且完善現(xiàn)有梯隊(duì)體系。第二，可以通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目積累一套課程體系，為未來(lái)人才培養(yǎng)打下基礎(chǔ)。第三，可以通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目萃取一線經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀人才傳幫帶。1例會(huì)常見(jiàn)問(wèn)題領(lǐng)導(dǎo)輸出很多，底下一片沉默。2例會(huì)的目的例會(huì)[regularmeeting]指依據(jù)約定的慣例，每隔一定期限舉行一次的會(huì)議，最常見(jiàn)是辦公會(huì)。例會(huì)的目的是實(shí)現(xiàn)有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。2.回顧上一季度工作任務(wù)目標(biāo)。3.審核工作進(jìn)度。4.確定下一季度重要任務(wù)目標(biāo)。5.解決主要問(wèn)題。識(shí)別并描述問(wèn)題、拆解問(wèn)題、制定方案、選擇決策、制定計(jì)劃。7.總結(jié)。2.數(shù)據(jù)通報(bào)。3.季度任務(wù)復(fù)核。4.問(wèn)題列舉。6.下一步具體工作。7.總結(jié)。1研討會(huì)流程1.識(shí)別并描述問(wèn)題。用5W2H來(lái)描述問(wèn)題。2.拆解問(wèn)題。不斷追問(wèn)，找到問(wèn)題背后的問(wèn)題。3.制定方案。4.選擇方案。5.制定計(jì)劃。促進(jìn)改變的發(fā)生。2識(shí)別并描述問(wèn)題例如：研發(fā)部現(xiàn)在骨干人員流失率高，已經(jīng)影響研發(fā)任務(wù)完成。通過(guò)5W2H的方法進(jìn)行分解，可以明確問(wèn)題的邊界：6.HowMuch：流失率達(dá)到10%，遠(yuǎn)高于同行業(yè)5%的骨干流失率。3拆解問(wèn)題分析問(wèn)題找原因?？梢允褂谩隔~(yú)骨圖」。4制定方案2.創(chuàng)新法：使用頭腦風(fēng)暴的方法。2.準(zhǔn)備記錄和展?的工具：筆、紙、白板。3.規(guī)則：鼓勵(lì)多想、不做評(píng)論、不做一對(duì)一討論、立即記錄。4.討論和發(fā)展：對(duì)有價(jià)值的想法進(jìn)行延展和討論。5.形成結(jié)果：可以是完整的方案，也可以是下一次討論的基礎(chǔ)。5選擇決策利用優(yōu)選矩陣。時(shí)間：要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成。有效性：能不能達(dá)成目的。可行性：能不能落地。成本：執(zhí)行方案要花多少成本。風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)越大，得分越低。6制定計(jì)劃WBS(WorkBreakdownStructure)工作任務(wù)分解法。得到的結(jié)果是一個(gè)個(gè)動(dòng)作。點(diǎn)上有什么結(jié)果。比如生產(chǎn)10塊鋼板，完成1份計(jì)劃。OBS(OrganizationBreakdownStructure)組織結(jié)構(gòu)分解法。對(duì)部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行組織安排。最后完成甘特圖。1線上會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：可隨時(shí)參會(huì)，可錄制反復(fù)參會(huì)。哪些會(huì)議適合線上會(huì)議：?jiǎn)蜗騻鬟f的會(huì)（例如通報(bào)新員工培訓(xùn)）。缺點(diǎn)：容易被濫用，喪失連接感，精力不集中。2高效開(kāi)好線上會(huì)2.善用視頻。大家都要出鏡。3.善用平臺(tái)。例如用好平臺(tái)的投票功能。在會(huì)議過(guò)程中，快速記錄?？眨河涗浭聦?shí)。例如「銷(xiāo)售下滑10%」。雨：對(duì)事實(shí)的解釋、推理和判斷。例如「主要原因是疫情」。傘：記錄解決方