煙草公司會議管理制度

煙草公司會議管理制度第一章總則

為了加強煙草公司會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保決策的科學性和有效性，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.傳達政策、部署工作、研究問題、溝通交流、提高工作效率。

2.集思廣益、民主決策、凝聚共識、推動公司發(fā)展。

二、會議原則

1.精簡高效：減少會議數(shù)量，縮短會議時間，提高會議質量。

2.嚴謹規(guī)范：會議議題明確，議程安排合理，會議記錄完整。

3.公開透明：會議內容、參會人員、會議結果公開，接受監(jiān)督。

4.分類管理：根據(jù)會議性質和內容，實行分類管理，確保會議效果。

三、適用范圍

本制度適用于煙草公司各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、部門例會、專題研討會等。

四、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織、通知、主持等工作。

2.參會人員：按時參加meetings，積極參與討論，遵守會議紀律。

3.會議記錄人：負責記錄會議內容，整理會議紀要，跟蹤落實情況。

五、制度執(zhí)行

1.各級管理人員應嚴格遵守本制度，確保會議的順利進行。

2.對違反會議管理制度的行為，視情節(jié)給予相應處理。

本制度的解釋權歸煙草公司董事會所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者根據(jù)公司工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議議程：會議組織者根據(jù)會議主題，制定詳細的會議議程，包括議題、時間、地點等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議性質和議程，確定參會人員范圍，通知相關人員按時參加。

4.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會前簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人：主持人簡要介紹會議主題、議程，明確會議目的和紀律要求。

3.依次進行會議議程：按照議程安排，逐一進行議題討論，確保會議內容全面、深入。

4.會議發(fā)言：參會人員應積極參與討論，發(fā)言時注意觀點明確、簡潔明了。

三、會議決策

1.主持人根據(jù)討論情況，總結各方意見，形成決策建議。

2.與會人員對決策建議進行表決，表決方式可根據(jù)實際情況采取口頭表決或投票表決。

3.形成會議決議：會議決議應記錄在案，作為會議紀要的組成部分。

四、會議總結

1.主持人對會議進行總結，概括會議成果，強調會議決議的執(zhí)行要求。

2.對參會人員的意見和建議給予回應，確保會議的溝通效果。

五、會議結束

1.會議記錄人整理會議紀要，包括會議主題、議程、討論情況、決策結果等。

2.會議紀要經主持人審核后，發(fā)送給參會人員，以便了解會議內容。

3.會議組織者負責收集會議紀要的反饋意見，為后續(xù)工作提供參考。

六、會議記錄與歸檔

1.會議記錄人將會議紀要及相關材料整理歸檔，以便查閱。

2.會議紀要作為公司決策的重要依據(jù)，應妥善保管，確保信息安全。

本章內容旨在規(guī)范會議流程，確保會議高效、有序進行。各級管理人員應認真執(zhí)行，不斷提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人在會議結束后及時編制，確保內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等關鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，由會議主持人審核批準，然后發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

二、會議決議的分解與責任分配

1.根據(jù)會議紀要中的決議內容，將任務分解為具體的行動計劃，明確責任人和完成時限。

2.各責任部門或個人應對照行動計劃，制定詳細的執(zhí)行方案，確保決議得到有效實施。

三、跟蹤監(jiān)督與進度反饋

1.設立專門的監(jiān)督機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督。

2.定期收集責任部門或個人的進度反饋，了解實施過程中的問題和困難，并及時協(xié)調解決。

四、執(zhí)行結果的評估與匯報

1.責任部門或個人在任務完成后，應提交執(zhí)行結果報告，包括完成情況、遇到的問題及解決措施等。

2.會議組織者應對執(zhí)行結果進行評估，并向公司管理層匯報，確保決策效果與預期目標相符。

五、會議紀要的閉環(huán)管理

1.對于未按期完成的任務，應分析原因，制定整改措施，并重新明確責任人和完成時限。

2.整改完成后，再次進行評估和匯報，確保所有會議決議得到閉環(huán)管理。

六、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.通過對會議紀要跟蹤落實情況的總結分析，發(fā)現(xiàn)管理流程中存在的問題，提出改進措施。

2.不斷完善會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行力和公司管理的效率。

本章強調會議紀要的跟蹤落實，旨在確保會議決策得以實施，促進公司目標的實現(xiàn)。各級管理人員應高度重視，認真執(zhí)行，不斷提升會議管理的水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用實行預訂制度，各部門或個人需提前向行政部門提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、參會人數(shù)、所需設備等詳細信息。

3.行政部門根據(jù)預訂情況合理安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等，并定期檢查維護，確保設備正常運行。

2.會議室布局應合理，座位安排便于參會人員交流。

3.保持會議室整潔衛(wèi)生，提供舒適的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持良好的衛(wèi)生習慣。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會議室。

3.未經允許，不得攜帶無關人員進入會議室。

四、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如消防設施、安全通道等，確保參會人員安全。

2.會議內容涉及公司機密時，參會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。

3.會議結束后，及時清理會議室內文件、資料，防止遺失或泄露。

五、會議室資源優(yōu)化利用

1.提高會議室使用效率，避免長時間占用或空置現(xiàn)象。

2.鼓勵部門間共享會議室資源，合理安排會議時間，減少沖突。

3.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計和分析，為會議室管理提供決策依據(jù)。

本章對會議室管理規(guī)定進行詳細闡述，旨在提高會議室使用效率，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，確保會議的順利進行。各級管理人員應嚴格遵守，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸煙草公司董事會所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

三、各級管理人員應認真貫徹執(zhí)行本制度，如有違反，將視情節(jié)給予相應處理。

四、本制度的修改和廢止，應按照公司