綜合辦公室會(huì)議管理制度

綜合辦公室會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于公司綜合辦公室召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于：總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效，提高工作效率；

2.精簡(jiǎn)會(huì)議，控制規(guī)模，縮短時(shí)間；

3.明確議程，充分準(zhǔn)備，保證質(zhì)量；

4.遵守紀(jì)律，保守秘密，確保安全；

5.及時(shí)反饋，跟蹤落實(shí)，強(qiáng)化執(zhí)行力。

四、會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；與會(huì)人員應(yīng)積極參與，認(rèn)真討論，為會(huì)議決策提供有力支持。

五、會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)放，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

六、違反會(huì)議管理制度的相關(guān)責(zé)任人，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，并在會(huì)議通知中注明。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、時(shí)間安排、與會(huì)人員等。

3.發(fā)放會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)放會(huì)議通知，確保相關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議材料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日發(fā)放給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)確保與會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員。

3.會(huì)議議題討論：按照議程安排，逐項(xiàng)討論會(huì)議議題。與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，會(huì)議主持人應(yīng)確保討論有序進(jìn)行。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給會(huì)議組織者審核。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)與會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集會(huì)議材料，整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放給與會(huì)人員。

3.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議，及時(shí)開(kāi)展工作，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

五、會(huì)議反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，以提高會(huì)議質(zhì)量。

2.會(huì)議組織者應(yīng)針對(duì)會(huì)議反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議管理制度，不斷完善會(huì)議流程。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容編制，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議組織者審核后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放給與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放應(yīng)采取適當(dāng)方式，確保相關(guān)人員及時(shí)收到并閱讀。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)按照會(huì)議決議，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解進(jìn)度，確保決策落到實(shí)處。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議決議的順利實(shí)施。

三、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，確保資料完整、安全。

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織者應(yīng)提供便利。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高決策質(zhì)量。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)積極反饋會(huì)議決議的執(zhí)行情況，為改進(jìn)會(huì)議管理制度提供依據(jù)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行改進(jìn)，完善會(huì)議管理制度。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與修訂

1.如會(huì)議決議在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生變化，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要的修訂應(yīng)遵循公司規(guī)定，確保修訂過(guò)程的規(guī)范性和合法性。

3.修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，確保相關(guān)人員了解最新的會(huì)議內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政管理部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日提交會(huì)議室申請(qǐng)，并注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)等信息。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，包括座位安排、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)等。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開(kāi)期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到場(chǎng)，不得隨意離席。

2.會(huì)議室內(nèi)不得大聲喧嘩，手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容保密，嚴(yán)禁泄露公司內(nèi)部信息。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備使用前，行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)歸還借用設(shè)備，如有損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備使用壽命。

五、會(huì)議室安全與衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施完好。

2.會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

3.行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議召開(kāi)期間的安全。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用按照公司規(guī)定執(zhí)行，各部門(mén)需合理使用，避免浪費(fèi)。

2.行政管理部門(mén)應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用，接受公司監(jiān)督。

3.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)定予以處罰。

第五章附則

一、本制度的解釋