企業(yè)會議室管理制度上墻

企業(yè)會議室管理制度上墻第一章總則

為確保企業(yè)會議的高效、有序進行，規(guī)范會議室的管理和使用，提高會議質(zhì)量，制定本管理制度。企業(yè)會議室管理制度上墻，適用于公司內(nèi)部各類會議的管理。

一、目的

本制度旨在明確會議的組織、召開、流程、記錄、落實等環(huán)節(jié)的要求，以及會議室的管理規(guī)定，為員工提供一個良好的會議環(huán)境，提高工作效率。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

2.本制度適用于公司全體員工，以及臨時借用會議室的外來人員。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則，嚴格控制會議規(guī)模、次數(shù)和時間。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準備工作，確保會議議題明確、議程合理。

3.參會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀律，按時參加會議。

4.會議室管理人員應(yīng)認真負責，確保會議室設(shè)備設(shè)施完好，為會議提供良好的環(huán)境。

四、會議類型及召開權(quán)限

1.董事會：由董事長或總經(jīng)理提議召開，討論公司重大事項。

2.總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理主持，各部門負責人參加，研究公司日常經(jīng)營管理事項。

3.部門例會：由各部門負責人主持，本部門員工參加，總結(jié)部門工作，安排下一步工作計劃。

4.項目協(xié)調(diào)會：由項目負責人主持，項目相關(guān)人員參加，協(xié)調(diào)解決項目推進過程中的問題。

5.其他臨時性會議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)人員提議召開。

五、會議管理制度

1.會議組織者應(yīng)在會議前向會議室管理人員預(yù)約會議室，并提交會議議程、參會人員名單等資料。

2.會議組織者應(yīng)確保會議通知及時、準確傳達到參會人員。

3.會議應(yīng)嚴格按照議程進行，會議主持人有權(quán)控制會議節(jié)奏，確保會議高效進行。

4.會議紀要應(yīng)真實、完整記錄會議內(nèi)容，明確責任人和完成時限。

5.會議結(jié)束后，會議紀要應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，并跟蹤落實會議決議。

六、其他

1.本制度解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

2.本制度自發(fā)布之日起實施，如有變更，以最新版本為準。

3.各部門應(yīng)按照本制度要求，制定本部門的會議管理制度，并報行政管理部門備案。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的具體流程，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，明確會議目的、議題、參會人員范圍及時間，提前向會議室管理人員預(yù)約會議室。

2.會議組織者制定會議議程，并將會議議程、參會人員名單等相關(guān)資料提前發(fā)送給參會人員。

3.會議組織者負責通知參會人員，確保參會人員了解會議時間、地點、議程等信息。

4.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和議題，提前準備會議所需材料、設(shè)備等。

二、會議簽到

1.會議開始前，由會議組織者或指定人員負責簽到工作。

2.簽到時，參會人員應(yīng)在簽到表上簽名，注明到達時間。

3.會議組織者應(yīng)統(tǒng)計簽到情況，確保參會人員到齊。

三、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議議程及參會人員。

2.會議按議程逐項進行，議題主持人負責引導討論，確保議題充分討論。

3.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議主持人請假。

4.會議主持人有權(quán)根據(jù)會議實際情況調(diào)整議題順序，控制會議節(jié)奏。

四、會議記錄

1.會議紀要由指定人員負責記錄，確保記錄真實、完整、準確。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論結(jié)果、責任人和完成時限等。

3.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并發(fā)送給會議組織者審核。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論結(jié)果進行總結(jié)，明確下一步工作計劃。

2.會議主持人對參會人員的發(fā)言和貢獻表示感謝。

3.會議結(jié)束后，會議紀要由會議組織者發(fā)送給所有參會人員。

六、會議跟蹤落實

1.會議組織者應(yīng)跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務(wù)進行催辦。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行匯總，并向公司領(lǐng)導匯報。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決議的執(zhí)行情況，對相關(guān)責任人進行考核。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內(nèi)容的書面記錄，是會議決議執(zhí)行的依據(jù)。為確保會議成果的落地，加強對會議紀要的跟蹤落實，提高工作效率，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由指定人員負責整理，確保內(nèi)容準確、完整、清晰。

2.會議紀要應(yīng)包括以下要素：會議主題、時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責任人和完成時限等。

3.會議紀要整理完成后，應(yīng)盡快提交給會議組織者審核。

4.會議組織者審核通過后，應(yīng)及時將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導。

二、會議決議的責任分解

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀要，將會議決議分解為具體的任務(wù)，明確責任人和完成時限。

2.責任人應(yīng)認真對待分配的任務(wù)，按照完成時限要求制定工作計劃，確保任務(wù)按時完成。

3.會議組織者應(yīng)對任務(wù)執(zhí)行情況進行定期檢查，對進度滯后或遇到困難的項目提供支持。

三、會議決議的跟蹤與催辦

1.會議組織者應(yīng)設(shè)立專門的跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤。

2.對未按期完成的任務(wù)，會議組織者應(yīng)及時與責任人溝通，了解原因，協(xié)助解決問題。

3.會議組織者應(yīng)定期發(fā)布會議決議執(zhí)行情況報告，對未完成的任務(wù)進行催辦。

四、會議決議的反饋與評估

1.責任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織者反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供參考。

3.對于執(zhí)行效果不佳的會議決議，會議組織者應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在必要時提交下一次會議討論。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便于今后查閱。

2.會議組織者應(yīng)確保會議紀要的保存完整，便于追溯和審計。

3.員工有權(quán)查閱與自身工作相關(guān)的會議紀要，了解會議決議和執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，維護良好的會議環(huán)境，規(guī)范會議室的管理，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向會議室管理人員提交會議室申請。

2.會議組織者需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便會議室管理人員合理安排。

3.會議室管理人員應(yīng)公平、公正分配會議室資源，優(yōu)先滿足重要會議需求。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備設(shè)施，不得隨意搬動或損壞。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議主持人說明。

3.嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、進食，遵守公司及會議室的消防安全規(guī)定。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備設(shè)施完好、功能正常。

2.會議組織者在使用會議室前，應(yīng)與會議室管理人員確認設(shè)備操作方法，如有故障應(yīng)及時報告。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備關(guān)閉，電源插座拔除，避免安全隱患。

四、會議室清潔與維護

1.會議室管理人員負責會議室的清潔工作，確保會議室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議結(jié)束后，會議室管理人員應(yīng)及時清理會議室，回收廢棄物品，保持會議室衛(wèi)生。

3.對于重大會議或活動，會議室管理人員應(yīng)提前進行深度清潔，確保會議室空氣質(zhì)量。

五、會議室安全與保密

1.會議室管理人員應(yīng)確保會議室的安全，遵守公司安全管理制度，定期進行安全檢查。

2.會議室內(nèi)嚴禁私拉亂接電源線、網(wǎng)線等，避免安全事故發(fā)生。

3.會議涉及敏感信息時，會議組織者應(yīng)提醒參會人員注意保密，不得泄露會議內(nèi)容。

六、會議室使用情況的反饋與改進

1.會議室管理人員應(yīng)收集會議室使用過程中的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改進。

2.定期對會議室使用情況進行評估，優(yōu)化會議室分配策略，提高使用效率。

3.鼓勵員工提出會議室管理改進建議，共同提升會議室管理水平。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，明確相關(guān)事項，特制定以下附則。

一、本管理制