物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（標準版）

物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（公司內部協(xié)議書、合同模板）甲方：**單位或個人乙方：**單位或個人簽訂日期：**年**月**日簽訂地點：**省**市**地物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)

(一)總則公司實行"統(tǒng)一領導,各負其責。

分級歸檔,集中管理"的原則。

公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?業(yè)務往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。

其特點是有重要保存價值。

包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。

在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。

公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內自己經手的各種檔案資料。

任何人不得據為己有。

(二)管理機構和崗位職責公司的檔案管理工作為總經理負責制。

公司設立檔案室,行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。

辦公室定期到各部門,復制各部門計算機內所形成的文字資料和圖片資料。

每個年度的一月份,到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。

各部門的經理為本部門檔案管理的負責人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經辦本部門檔案的管理工作。

行政人事的檔案管理職責是,掌握國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領導的指示及時調整公司的管理制度;

檢查、指導和督促各部門的檔案工作,組織對有關人員的培訓。

檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。

保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。

(三)歸檔范圍

1、各類請示,報告,會議紀要。

2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,

4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告

5、公司資信變動情況,

6、外出考察、調查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料),

7、企業(yè)負責人,名單,及人選情況,

8、合同、章程,

9、向上級單位上報的報告書及批復,

10、有關部門出具的證明制將:

11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件),

12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內容文稿,

13、企業(yè)代碼證書等。

14、與重要的客戶來往的信件、函電,

15、歷年工作總結,

16、年度預算報告;

(四)立卷程序根據"誰辦誰立卷"的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。

對每年年度內各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。

(五)管理與利用

1、公司辦公室應建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。

對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。

2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設施。

定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質的檔案應及時修補和復制。

3、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)

4、辦公室根據工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調卷迅速準確,積極為一線部門提供服務。

5、檔案的移交、鑒定與銷毀各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。

移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。

各部門在人員發(fā)生變化時,應及時辦理檔案移交手續(xù)。

按照工作移交的有關規(guī)定,列出清單,部門經理作為監(jiān)交人,負責清點核對檔案的移交工作。

辦公室應根據保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。

鑒定檔案應在本單位主管領導主持下,由檔案部門和有關業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。

鑒定結束后應自本單位領導提出鑒定報告。

經過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經本單位領導審批后方可銷毀。

銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。

(六)考核與獎懲對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應寫出書面報告,上報公司領導做出處理意見。

對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法"》有關規(guī)定處理。

對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。

(七)其它其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關規(guī)定執(zhí)行。

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