第三章-會(huì)后收尾工作

第三章會(huì)后收尾工作單擊此處添加標(biāo)題文字學(xué)習(xí)目標(biāo)：

◆了解會(huì)后工作的主要內(nèi)容◆掌握送別參會(huì)人員的方法與要求◆掌握會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算方法，能夠開具規(guī)范的發(fā)票◆掌握會(huì)議文件的收集、整理與歸檔的方法與要求◆掌握會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)的方式◆理解編發(fā)會(huì)議紀(jì)要的工作流程，掌握會(huì)議紀(jì)要的撰寫要求◆掌握會(huì)議催辦的方法和要求，能夠選擇適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行催辦◆掌握會(huì)議評(píng)估的方法，能夠進(jìn)行會(huì)議評(píng)估第一節(jié)參會(huì)人員的送別服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某公司召開了為期兩天的全國(guó)經(jīng)銷商會(huì)議。在開會(huì)之前，會(huì)務(wù)組逐一和計(jì)劃到會(huì)的客商進(jìn)行了聯(lián)系，登記了他們對(duì)返程票的需求，詳細(xì)記錄的需要乘坐的車次、時(shí)間以及數(shù)量。由于參加會(huì)議的經(jīng)銷商人數(shù)比較多，所以會(huì)務(wù)組專門安排了3個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)返程票預(yù)定服務(wù)。會(huì)議報(bào)到時(shí)，有客商就要求會(huì)務(wù)組發(fā)放返程票。但是由于報(bào)到的人數(shù)比較多，而且時(shí)間很集中，會(huì)務(wù)組工作人員忙不過(guò)來(lái)，于是就告訴大家等到會(huì)議結(jié)束后統(tǒng)一發(fā)放返程票，并且一再向客商保證票都訂好了，不用擔(dān)心。案例導(dǎo)入會(huì)議結(jié)束后，外省客商找到會(huì)務(wù)組要取回返程票。大多數(shù)客商都順利拿到票啟程了，但是距離很遙遠(yuǎn)的某省3名客商卻被告知沒(méi)有訂到他們所需要乘坐的那趟火車。會(huì)議工作人員解釋說(shuō)：“去訂的時(shí)候，那趟車已經(jīng)沒(méi)有票了，只能買第二天的。當(dāng)時(shí)想和你們商量一下看能否晚一天回去，但是后來(lái)忙起來(lái)就忘了?！笨腿诵睦锖懿桓吲d：“沒(méi)什么可商量的，那就晚一天吧?！庇谑枪ぷ魅藛T連忙去訂票，誰(shuí)知第二天的票也已經(jīng)售完了，只好給客人打電話告知這一情況。客人非常生氣：“那就訂第三天的票吧，但是這兩天的住宿你們得負(fù)責(zé)，房費(fèi)由你們承擔(dān)?！惫ぷ魅藛T請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)之后，同意了客人的要求，重新為客人安排了兩個(gè)房間。這樣一來(lái)，不僅會(huì)務(wù)支出比原計(jì)劃增加了1000多元的經(jīng)費(fèi)，而且還讓客人非常不滿意。想一想1.在這個(gè)案例中，什么原因?qū)е驴腿朔党虝r(shí)間一拖再拖？2.為參會(huì)人員預(yù)訂的返程票，在什么時(shí)間轉(zhuǎn)交給對(duì)方比較合適？3.當(dāng)參會(huì)人員不能按時(shí)離開時(shí)，會(huì)務(wù)組應(yīng)當(dāng)提供哪些服務(wù)？參會(huì)人員的送別服務(wù)

做好送別準(zhǔn)備工作結(jié)算會(huì)議費(fèi)用安排人員送站安頓暫留人員一、做好送別準(zhǔn)備工作

1.返程票務(wù)準(zhǔn)備會(huì)議組織者應(yīng)提前做好參會(huì)者車票、機(jī)票或船票的登記預(yù)售工作；組織者應(yīng)事先了解參會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿；返程票購(gòu)買回來(lái)以后，組織者應(yīng)當(dāng)選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間將票發(fā)給參會(huì)人員，并收回票款。2.送站安排準(zhǔn)備3.協(xié)助參會(huì)者做好返程準(zhǔn)備會(huì)議組織者應(yīng)提醒參會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。提醒參會(huì)者及時(shí)和會(huì)務(wù)組結(jié)算各種賬目，開好發(fā)票或收據(jù)。二、結(jié)算會(huì)議費(fèi)用

1.收款結(jié)算收款結(jié)算，即向參會(huì)者收取費(fèi)用并為其出具發(fā)票。在某些類型的會(huì)議中，參會(huì)者需要支出一些費(fèi)用，一般包括會(huì)務(wù)費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、參觀費(fèi)、路費(fèi)等。開具會(huì)議住宿發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有印章的正式發(fā)票。發(fā)票開具還應(yīng)注意，必須按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。2.付款結(jié)算付款結(jié)算，即向某些特定的參會(huì)者（例如演講嘉賓）和會(huì)議服務(wù)提供商、設(shè)備租賃商支付費(fèi)用。三、安排人員送站

和報(bào)到時(shí)不同，會(huì)議結(jié)束后人員離會(huì)往往比較集中，在短時(shí)間內(nèi)需要大量車輛送站，因此會(huì)議組織者應(yīng)提前安排足夠的車輛和人員為與會(huì)人員服務(wù)。如果會(huì)場(chǎng)距離機(jī)場(chǎng)、車站較遠(yuǎn)，為了滿足需要可以安排大型客車集中運(yùn)送。送站之前，會(huì)議工作人員可根據(jù)所預(yù)定車票的情況合理分配車輛和運(yùn)力，保證參會(huì)人員能及時(shí)到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)以免延誤行程。四、安頓暫留人員

由于各種原因，有部分人員在會(huì)議結(jié)束后暫時(shí)不能離開，需要主辦方繼續(xù)做好服務(wù)工作，妥善安排他們的住宿、飲食和出行。暫留人員中有一部分是外地人員，可能會(huì)存在旅游或購(gòu)物需求，會(huì)議主辦方應(yīng)適當(dāng)給予必要的協(xié)助。暫留人員中還有一部分是會(huì)議工作人員，由于進(jìn)行善后工作而需要繼續(xù)駐留，應(yīng)合理安排費(fèi)用，盡快完成全部工作。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、在為參會(huì)人員預(yù)定返程票時(shí)，應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？二、小李有一次去某市參加電子產(chǎn)品交流會(huì)。按照會(huì)議通知要求，他交了1000元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開具了發(fā)票?？墒钱?dāng)他回到單位報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，財(cái)務(wù)處工作人員告知他發(fā)票無(wú)效，原因是發(fā)票上沒(méi)有加蓋公章。小李幾經(jīng)周折聯(lián)系到了會(huì)議組織者，對(duì)方十分肯定地說(shuō)他們出具的是正規(guī)發(fā)票，不可能沒(méi)有公章。小李只好將這份沒(méi)有公章的發(fā)票快遞給了對(duì)方，在證據(jù)面前組織者只好重新開具了一份規(guī)范的發(fā)票。思考回答下面兩個(gè)問(wèn)題：在這個(gè)案例中，會(huì)議發(fā)票沒(méi)有加蓋公章的原因可能有哪些？會(huì)務(wù)費(fèi)如果開具成發(fā)票的話，應(yīng)該使用哪種類型的發(fā)票？第二節(jié)會(huì)議文件的收集與歸檔單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某物業(yè)公司準(zhǔn)備在年底舉行一場(chǎng)新年聯(lián)歡會(huì)，公司綜合部已經(jīng)擬訂了聯(lián)歡會(huì)的相關(guān)方案，并列出了經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。在公司的例會(huì)上，經(jīng)理讓參會(huì)的各部門以及各社區(qū)物業(yè)管理中心的負(fù)責(zé)人討論一下聯(lián)歡會(huì)的方案和費(fèi)用預(yù)算。由于參加會(huì)議的人員比較多，所以秘書劉軍就將文件復(fù)印了多份供大家閱讀。會(huì)上，大家就方案提出了許多修改建議，并且相應(yīng)地將費(fèi)用預(yù)算也進(jìn)行了修改。散會(huì)后，這些文件沒(méi)有及時(shí)收回，而是被開會(huì)的人員帶回了各自的部門。公司的許多員工看到這份方案草稿后，還以為聯(lián)歡會(huì)就要按照文件中寫明的方式舉行，引起了不小的誤會(huì)。原來(lái)在方案草稿中，沒(méi)有考慮到聯(lián)歡會(huì)當(dāng)天值班的員工，他們因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系不能到場(chǎng)，既享受不到美食，也無(wú)法參與抽獎(jiǎng)活動(dòng)。有員工將這一問(wèn)題直接反映給了公司領(lǐng)導(dǎo)。面對(duì)大家的不滿，公司領(lǐng)導(dǎo)不得不反復(fù)向大家解釋說(shuō)明最新的方案。想一想1.在這個(gè)案例中，聯(lián)歡會(huì)方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果不是涉密文件，為什么還需要在會(huì)后收回？2.如果在會(huì)后要收回討論過(guò)的方案草稿，應(yīng)注意哪些方面？會(huì)議文件的收集與歸檔

會(huì)議文件收集的要求和范圍會(huì)議文件的立卷歸檔一、會(huì)議文件收集的要求和范圍

1.會(huì)議文件收集的要求（1）收集范圍要明確。（2）收集要及時(shí)。（3）嚴(yán)格登記。（4）注意保密。2.會(huì)議文件收集的范圍（1）會(huì)前籌備期間產(chǎn)生的文件。（2）會(huì)議召開期間產(chǎn)生的文件。（3）會(huì)議結(jié)束后產(chǎn)生的文件。二、會(huì)議文件的立卷歸檔

1.會(huì)議文件立卷歸檔的意義2.會(huì)議文件立卷歸檔的范圍（1）會(huì)議文件立卷歸檔范圍包括以下方面：各種例行會(huì)議、工作會(huì)議和其他各種會(huì)議所形成的全部正式文件資料；出席、列席、分組名單；會(huì)議的議程、日程和程序；書面通知、來(lái)往重要電報(bào)、電話記錄等；會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、紀(jì)要及其復(fù)印稿；領(lǐng)導(dǎo)在上述會(huì)議上的報(bào)告、講話、談話及其復(fù)印稿；會(huì)議的選舉材料、證件等。（2）以下幾種會(huì)議文件不應(yīng)立卷歸檔，可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、登記、按照文件銷毀手續(xù)銷毀。二、會(huì)議文件的立卷歸檔

3.會(huì)議文件立卷的方法（1）編制案卷目錄。（2）立卷。4.會(huì)議文件的歸檔會(huì)議文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應(yīng)在次年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。移交前，檔案部門應(yīng)檢查案卷質(zhì)量。歸檔時(shí)交接雙方應(yīng)按照案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，履行簽字手續(xù)。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、請(qǐng)根據(jù)本節(jié)的“案例引入”中所介紹的情況，列出此次例會(huì)需要收集的文件的列表，并注明數(shù)量。二、波揚(yáng)公司于2011年7月2日在公司二樓會(huì)議室，針對(duì)上半年公司的情況召開了各部分負(fù)責(zé)人會(huì)議。生產(chǎn)部、銷售部、財(cái)會(huì)部、后勤部等主要部門負(fù)責(zé)人在會(huì)上發(fā)言，最后總經(jīng)理肯定了成績(jī)，指出了存在問(wèn)題。請(qǐng)根據(jù)以上介紹，列出一份會(huì)后需要整理的文件清單。三、會(huì)議文件立卷歸檔都有哪些關(guān)鍵環(huán)節(jié)？進(jìn)行這些操作需要注意哪些方面？第三節(jié)會(huì)議紀(jì)要的編制單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某建工集團(tuán)為了貫徹當(dāng)?shù)卣募?，促進(jìn)安全施工，準(zhǔn)備在全集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行一次安全施工大檢查活動(dòng)，并專門召開了一次動(dòng)員會(huì)，各分公司和直屬部門的主要領(lǐng)導(dǎo)參加了會(huì)議。集團(tuán)總部的秘書李愛華負(fù)責(zé)此次會(huì)議的記錄，并在會(huì)后編發(fā)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)上，集團(tuán)公司主管安全施工工作的一位負(fù)責(zé)人劉副總在講話中提到了四個(gè)方面：一是思想上高度重視安全施工工作，二是要嚴(yán)格貫徹落實(shí)市政府有關(guān)文件要求和公司的相關(guān)制度，三是安全施工大檢查活動(dòng)具體部署，四是對(duì)后進(jìn)單位的處罰措施。在劉副總講話過(guò)程中，李愛華臨時(shí)有事離開了會(huì)場(chǎng)幾分鐘。等她再回來(lái)的時(shí)候，另一位領(lǐng)導(dǎo)開始發(fā)言。案例導(dǎo)入會(huì)后，李愛華編寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)發(fā)現(xiàn)，會(huì)議記錄中劉副總講話開頭提到了“四點(diǎn)”，但是記錄中卻只有三點(diǎn)。她查閱了一下關(guān)于這次檢查活動(dòng)的通知，也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)還有“第四點(diǎn)”，于是她推測(cè)可能是劉副總一開始口誤，將“三點(diǎn)”意見說(shuō)成了“四點(diǎn)”。因此，李愛華就根據(jù)自己所做的記錄，在紀(jì)要中僅寫明了劉副總的三點(diǎn)意見。完成紀(jì)要初稿后，李愛華請(qǐng)辦公室主任審核了一下，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，于是就打印成文下發(fā)了。第二天，劉副總把李愛華叫到辦公室，問(wèn)她：“我明明講了四點(diǎn)意見，而且我還特意強(qiáng)調(diào)了第四個(gè)方面，你為什么不在紀(jì)要中寫出來(lái)這一點(diǎn)呢？”李愛華頓時(shí)明白了自己的失誤，連忙道歉：“對(duì)不起，劉總。我當(dāng)時(shí)有事出去了一下，您講的這一點(diǎn)我沒(méi)有記錄下來(lái)。我再把紀(jì)要文件修改一下?！眲⒏笨傉f(shuō)：“算了，不用修改了，反正我在會(huì)上已經(jīng)說(shuō)清楚了。你以后再發(fā)紀(jì)要的時(shí)候，一定要提前先讓開會(huì)發(fā)言的人看一下，稿子沒(méi)問(wèn)題再去印刷發(fā)文?！毕胍幌?.在本案例中，劉副總為什么特別在意會(huì)議紀(jì)要中漏掉他講話的一部分？2.李愛華在會(huì)議紀(jì)要中沒(méi)有將領(lǐng)導(dǎo)的講話意思完整表達(dá)出來(lái)，主要原因是什么？會(huì)議紀(jì)要如果沒(méi)有完整準(zhǔn)確地傳遞會(huì)議精神，可能會(huì)造成怎樣的影響？3.為了避免出現(xiàn)案例中的失誤，在編發(fā)會(huì)議紀(jì)要時(shí)應(yīng)當(dāng)注意什么？

會(huì)議紀(jì)要的編制

會(huì)議紀(jì)要的文體內(nèi)涵會(huì)議紀(jì)要的種類會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)會(huì)議紀(jì)要的寫作注意事項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)一、會(huì)議紀(jì)要的文體內(nèi)涵

會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位召開的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括地反映會(huì)議精神，以便參會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)地進(jìn)行傳達(dá)組織落實(shí)開展工作的依據(jù)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議。大型的會(huì)議和專業(yè)會(huì)議，因?yàn)橛姓轿募?，如?huì)議決定、決議，一般不再印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。二、會(huì)議紀(jì)要的種類

1.辦公會(huì)議紀(jì)要辦公會(huì)議紀(jì)要主要記載和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的辦公會(huì)議決定和決議事項(xiàng)。2.工作會(huì)議紀(jì)要工作會(huì)議紀(jì)要主要是傳達(dá)重要的工作會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，有較強(qiáng)的政策性和指示性。3.協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要用于記載協(xié)調(diào)性會(huì)議所取得的共識(shí)以及議定事項(xiàng)，對(duì)與會(huì)各方有一定的約束力。4.研討會(huì)議紀(jì)要研討會(huì)議紀(jì)要主要記載研究和總結(jié)性會(huì)議的情況。三、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題2.前言3.主體這是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。4.結(jié)尾5.發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間辦公會(huì)議紀(jì)要需寫明召開會(huì)議的機(jī)關(guān)單位名稱。四、會(huì)議紀(jì)要的寫作注意事項(xiàng)

1.忠于會(huì)議精神2.突出會(huì)議要點(diǎn)與重點(diǎn)3.使用第三人稱4.寫作要及時(shí)五、會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)流程2.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)后印刷發(fā)放。

實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、請(qǐng)為本系或本班最近召開的一次會(huì)議撰寫會(huì)議紀(jì)要，并按照流程要求模擬印發(fā)過(guò)程。二、揚(yáng)波公司于2011年7月2日在公司二樓會(huì)議室，針對(duì)上半年公司的情況召開了各部分負(fù)責(zé)人會(huì)議。生產(chǎn)部、銷售部、財(cái)會(huì)部、后勤部等主要部門負(fù)責(zé)人在會(huì)上發(fā)言，最后總經(jīng)理肯定了成績(jī)，指出了存在問(wèn)題。請(qǐng)根據(jù)以上介紹，確定會(huì)議紀(jì)要印發(fā)的范圍，列出接收人員和部門的清單。第四節(jié)會(huì)議總結(jié)與評(píng)估單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某汽車銷售服務(wù)公司經(jīng)常為旗下的各個(gè)銷售門店舉行促銷宣傳推介會(huì)。推介會(huì)的內(nèi)容往往是介紹汽車的性能、價(jià)格、特點(diǎn)，并且還有抽獎(jiǎng)、歌舞、競(jìng)猜、魔術(shù)等多種活動(dòng)。以前在舉行這類推介會(huì)的時(shí)候，現(xiàn)場(chǎng)的觀眾和準(zhǔn)車主數(shù)量比較多，而且大家對(duì)活動(dòng)都能自始至終持續(xù)觀看。但是最近，再舉行這類活動(dòng)時(shí)，內(nèi)容還是原來(lái)那些項(xiàng)目，可是觀眾人數(shù)顯著變少了，而且現(xiàn)場(chǎng)成交的訂單更是極具下滑，甚至連續(xù)幾場(chǎng)出現(xiàn)“零成交”。面對(duì)這種局面，公司領(lǐng)導(dǎo)要求承辦推介會(huì)的市場(chǎng)部找到原因并拿出解決方法。市場(chǎng)部的工作人員開會(huì)討論了其中的原因。有人認(rèn)為：天氣逐漸變冷，在室外舉行這類活動(dòng)自然不能吸引觀眾；有人認(rèn)為：競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手在搞同類活動(dòng)時(shí)力度更大，帶走了一部分客戶；有人認(rèn)為：節(jié)目太陳舊，不能引起觀眾的興趣，應(yīng)創(chuàng)新節(jié)目形式；有人認(rèn)為：所銷售推介的汽車產(chǎn)品市場(chǎng)形象不好，對(duì)準(zhǔn)車主的吸引力越來(lái)越低。這種會(huì)議開了幾次，大家的分析似乎都有道理，但是推介會(huì)的效果依然不盡如人意。想一想1.本案例中，你是否贊同市場(chǎng)部人員所分析的那些原因？為什么？2.市場(chǎng)部人員開會(huì)討論導(dǎo)致活動(dòng)效果不佳的原因，這種方式能否找到真正的原因？為什么？會(huì)議總結(jié)與評(píng)估

會(huì)議評(píng)估與總結(jié)的目的會(huì)議評(píng)估與總結(jié)的基本要求進(jìn)行評(píng)估的會(huì)議因素會(huì)議評(píng)估與總結(jié)的常用方法一、會(huì)議評(píng)估與總結(jié)的目的