DB12T 544-2014 南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案歸檔整.理規(guī)范

ICS

93.160P

55DB12

2014

specification

Tianjin

South-to-North

天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會(huì)

DB12/T

544—2014前 言本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T

1.1—2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則

第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》給出的規(guī)則起草。

IDB12/T

544—2014南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案歸檔整理規(guī)范1

范圍編制與整理、文件材料的歸檔及檔案著錄。本標(biāo)準(zhǔn)適用于天津市南水北調(diào)工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔及檔案著錄與移交工作，其他水利工程可參照執(zhí)行。2

總則2.1 規(guī)定進(jìn)行檢查驗(yàn)收。2.2 勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件材料的收集、整理、歸檔，按合同約定期限向項(xiàng)目法人移交相應(yīng)的設(shè)計(jì)文件材料。2.3 監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)理文件材料的收集、整理、歸檔，按合同約定期限向項(xiàng)目法人移交工程檔案，并督促、檢查施工文件材料的整理工作，對施工文件材料簽署審核意見。2.4 施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)本單位施工文件材料的形成、收集、整理、歸檔工作。按合同約定期限向項(xiàng)目法人移交文件材料，并會(huì)同工程技術(shù)人員定期檢查文件材料的整理情況，及時(shí)送交監(jiān)理單位審核。2.5 工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并及時(shí)向項(xiàng)目法人移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件材料整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位。2.6 勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等單位的工程技術(shù)人員和管理人員是檔案歸檔工作的直接責(zé)任人，如工作變動(dòng)應(yīng)先交情原崗位應(yīng)歸檔的資料。2.7 對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔。2.8 項(xiàng)目法人在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對工程文件材料的收集、整理質(zhì)量、套數(shù)、移交時(shí)間等提出明確要求和違約責(zé)任。2.9

C

2.10 收不合格的工程，不得進(jìn)行或通過竣工驗(yàn)收。2.11 竣工后三個(gè)月內(nèi)，向城市建設(shè)檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。3

文件材料的收集3.1紙質(zhì)文件材料收集1DB12/T

544—20143.1.1 歸檔的工程文件材料應(yīng)為原件。如果案卷內(nèi)有復(fù)印的文件材料時(shí)，要求復(fù)印件圖文清晰，必須與原件內(nèi)容及形式保持一致并注明提供復(fù)印件的單位及原件保存地點(diǎn)并加蓋公章。3.1.2 文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實(shí)際相符。3.1.3 文件材料的內(nèi)容及其描述應(yīng)符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測繪等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3.1.4 文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。3.1.5文件材料的抄寫要字跡工整、清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字（章）手續(xù)完備。不得使用未經(jīng)國家頒布實(shí)施的簡化字。禁止使用涂改工具。3.1.6 文件材料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為

A4

3.1.7文件材料的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。對于破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行算機(jī)出圖的復(fù)印件。3.2 聲像材料收集3.2.1建設(shè)項(xiàng)目聲像材料是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工、驗(yàn)收全過程形成的照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保存價(jià)值的聲像素材，是紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充。聲像材料收集內(nèi)容如下：1)

工程施工前原地貌的聲像材料。2)

工程在立項(xiàng)、科研、土地征用、勘測設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等過程中形成的主要聲像材料。3)

典禮、驗(yàn)收等）。4)

工程施工過程中形成的反映關(guān)鍵部位及重要隱蔽工程、基礎(chǔ)處理、重點(diǎn)工作、重大事件、質(zhì)量事故、質(zhì)量缺陷、新技術(shù)應(yīng)用的聲像材料。5)

反映竣工后工程現(xiàn)狀的聲像材料。6)

反映工程獲獎(jiǎng)評優(yōu)的有關(guān)聲像材料。7)

有關(guān)工程建設(shè)的其他有保留、紀(jì)念價(jià)值的聲像材料。8)

項(xiàng)目法人自己組織制作的反映工程建設(shè)情況的有關(guān)電視專題片、匯報(bào)片等。3.2.2 編輯的照片和錄像帶內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，并能客觀反映工程狀況。3.2.3 工程照片應(yīng)是原版、原件。3.2.4 照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。3.2.5 照片規(guī)格為

6

不少于

30

3.2.6 數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)使用不低于

600

JEPG

3.2.7 錄像應(yīng)當(dāng)使用

DV

攝像機(jī)或比

3.2.8 錄像材料應(yīng)當(dāng)主題明確，圖像穩(wěn)定、畫面清晰、聲音清楚、色彩真實(shí)。3.2.9 錄像檔案資料片長一般不少于

30

長一般為

10

用普通話。3.2.10 內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、錄音者。3.3 電子文件材料收集2DB12/T

544—20143.3.1 記錄了重要文件材料的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件材料及其電子版本的定稿均應(yīng)保留。3.3.2 收集電子文件材料時(shí)應(yīng)同時(shí)收集工程建設(shè)過程中形成便于留存的紙質(zhì)文件材料的電子版本。3.3.3 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件材料，收集時(shí)應(yīng)注明文件材料存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件材料以

3.3.4 對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件材料格式的圖像電子文件材料，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件材料以

JPEG、TIFF

為通用格式。3.3.5 對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件材料，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。3.3.6對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件材料以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件材料以

MPEG、AVI

為通用格式。3.3.7 對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件材料以

WAV、MP3

為通用格式。3.3.8 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說應(yīng)連同專用軟件一并收集。3.3.9 具有電子版本利用價(jià)值的紙質(zhì)文件材料應(yīng)掃描成電子文件材料，掃描型電子文件材料應(yīng)符合下列要求：1)

證、驗(yàn)收鑒定書等。2)

色插圖的文件材料采用彩色模式進(jìn)行掃描。3)

工程圖紙采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。4)

掃描分辨率應(yīng)大于或等于

4

文件材料的整理4.1紙質(zhì)文件材料整理4.1.1 文件材料整理包括組卷、卷內(nèi)文件材料排列、案卷編目及案卷的裝訂工作。文件材料的整理應(yīng)符合下列要求：1)

案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件材料（轉(zhuǎn)發(fā)件除外）。不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。2)

一份復(fù)印件。3)

保管期限最長的那份文件材料確定本卷保管期限。4)

案卷不宜過厚，文字材料一般不超過

4.1.2 組卷要保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，做到分類科學(xué)，組卷合理，便于保卷。組卷可采用如下方法：3DB12/T

544—20141)

可另行組卷。2)

數(shù)卷，不同問題案卷內(nèi)容較少可按結(jié)構(gòu)組成一卷。3)

構(gòu)、專業(yè)、時(shí)間組成數(shù)卷，不同文件材料類型內(nèi)容較少的可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)組成一卷。4)

設(shè)備文件材料單獨(dú)組卷，案卷內(nèi)容較多的按文件材料的不同性質(zhì)組卷。5)

竣工圖按專業(yè)、圖號組卷。6)

報(bào)、推廣應(yīng)用等不同時(shí)間階段組卷。7)

某一專項(xiàng)驗(yàn)收的申請報(bào)告、通知、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見成套組為一卷。8)

分部、單位、合同完工、設(shè)計(jì)單元工程驗(yàn)收各階段形成的文件材料一般單獨(dú)組卷，

如果案卷內(nèi)容較多，可按各驗(yàn)收階段的程序組成數(shù)卷。9)

建設(shè)項(xiàng)目后評價(jià)、改擴(kuò)建或重建所形成的文件材料應(yīng)單獨(dú)組卷。4.1.3 案卷和卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)符合下列要求：1)

材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。2)

原件內(nèi)容有不符合歸檔要求的地方）。3)

項(xiàng)目前期及建設(shè)管理文件材料一般按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。4)

5)

中排列，如土建、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備、安全監(jiān)測、水土保持、通訊管道和光纜敷設(shè)等。6)

設(shè)備文件材料按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。7)

竣工圖按專業(yè)、圖號排列。8)

申報(bào)、推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。9)

專項(xiàng)驗(yàn)收案卷按驗(yàn)收批復(fù)、申請，各種報(bào)告、驗(yàn)收意見順序排列。10)

書順序排列。4.1.4 編制卷內(nèi)文件材料頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

字從“1”開始。2)

頁號編寫位置：編在每頁（張）文件材料正面的右下角，背面的左下角；圖紙（折疊后）寫頁號；統(tǒng)一使用打號機(jī)或碳素墨水筆編寫。各卷之間不連續(xù)編寫頁號。3)

案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號。4.1.5卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

相關(guān)信息。行距、列距尺寸不能調(diào)整，填寫內(nèi)容如較多，可適當(dāng)改變字號調(diào)整。4DB12/T

544—20142)

檔號：由檔案保管單位填寫。3)

序號：

1

依次標(biāo)注。每一個(gè)責(zé)任者形成的文件材料（附件除外），都要編寫序號。4)

號（或相關(guān)代號）的可不填寫。方括號用“[]”，不要用“【】”等其他符號。5)

規(guī)范簡稱，不得隨意簡化。6)

容的，要在原標(biāo)題后自擬標(biāo)題，外加“[

7)

日期：即文件材料的形成時(shí)間，以

8

例:2008

年

5

月

1

日，用“2008-05-01”表示。填寫

01

日。8)

9)

“-”間隔開。如一份文件材料為單頁，只填寫起號（或止號）即可。10)

卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)文件材料首頁之前。卷內(nèi)目錄采用標(biāo)準(zhǔn)

A4

公文紙。11)

同時(shí)交電子文檔一份。4.1.6 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

案卷裝訂完成后，由立卷人填寫案卷備考表內(nèi)的情況說明，立卷人、檢查人簽字。

卷內(nèi)備考表的格式尺寸不得進(jìn)行改變（備考表式樣見附錄

B.2）。2)

檔號：填寫方法同

3)

起。4)

說明：要填寫卷內(nèi)文件材料的頁數(shù)，組卷過程中需要說明的問題。如：文件材料的缺損、“本卷共

X

件，總計(jì)

XXX

頁，其中圖紙

XX

張。”5)

立卷人：負(fù)責(zé)立卷者的簽字。6)

立卷時(shí)間：填寫立卷完成的日期。7)

檢查人：案卷審核者的簽名。8)

檢查時(shí)間：審核案卷的日期。9)

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。4.1.7 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

卷單位、起止日期、保管期限、密級。2)

檔號、保管期限、密級由檔案保管單位按相關(guān)規(guī)定填寫。3)

中文。4)

立卷單位：文件材料編制單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。5) 填寫四位數(shù)字），例:2005-12-20~2007-03-05。6)

密級：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。5DB12/T

544—20147)

保管期限：案卷內(nèi)有不同保管期限的文件材料，該案卷保管期限應(yīng)從長。8)

案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前。4.1.8

案卷脊背的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

案卷脊背內(nèi)容包括：保管期限、檔號、案卷題名（案卷脊背式樣見附錄

2)

保管期限、檔號、案卷題名：填寫方法同

4.1.9

案卷目錄的編制應(yīng)符合下列要求：1)

式樣見附錄

2)

序號：應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。3)

檔號、案卷題名、保管期限：填寫方法同

4)

編制日期：卷內(nèi)文件材料的起止年、月、日。5)

總頁數(shù)：案卷的總頁數(shù)。6)

盒號：案卷裝具的排列序號。7)

備注：可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。8)

時(shí)交電子文檔一份。4.1.10

案卷的裝訂應(yīng)符合下列要求：1)

皮。2)

的圖紙不裝訂，文件材料中夾帶的圖紙隨文件材料一起裝訂。3)

案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件材料應(yīng)疊裝。破損的文件材料應(yīng)修復(fù)。4)

案卷內(nèi)不應(yīng)有空白頁，金屬物要剔除。5)

對規(guī)格小于

6)

案卷裝訂采用線繩三孔左側(cè)裝訂法（橫排文件材料裝訂字頭朝左）。三孔之間的間距為180mm（即孔距為

邊。7)

卷內(nèi)目錄和備考表，案卷封面應(yīng)用

A4

8)

成冊的書本式文件材料可保持原狀（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等裝訂的易腐

A

圖

號填本卷的檔號，序號不填。9)

外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件材料排列順序、文號。4.1.11

同類型的案卷可按照順序裝盒裝滿為止。4.2 聲像材料整理4.2.1 聲像材料的整理應(yīng)遵循建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于聲像檔案的保管和利用。4.2.2 聲像材料整理前應(yīng)對聲像材料進(jìn)行篩選和鑒別，選擇聲音、圖像清晰、完整，體現(xiàn)主題內(nèi)容、主要人物等主要因素的聲像材料歸檔。4.2.3 照片檔案組卷應(yīng)符合下列要求：1)

照片數(shù)量較多時(shí)，可選擇重要的、有代表性的照片歸檔，印制成標(biāo)準(zhǔn)

6

英寸照片。6DB12/T

544—20142)

照片檔案按施工標(biāo)段或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動(dòng)按照專題組卷。3)

照片案卷由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。4)

照片用雙面膠貼固定在芯頁上，豎幅照片統(tǒng)一往左轉(zhuǎn)

90

度粘貼。5)

數(shù)碼照片應(yīng)按階段建立文件材料夾，存放一組聯(lián)系密切的照片。以案卷為單位刻制光盤，料。光盤說明文件材料應(yīng)說明本光盤保存的內(nèi)容、照片數(shù)量、制作日期、制作者、密級、光碟類型等。6)

數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為

DVD

文件材料盤。4.2.4 錄像（錄音）檔案組卷應(yīng)符合下列要求：1)

錄像（錄音）檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目或單位工程、重大事件、重要活動(dòng)組卷。以盤為單位。2)

錄像檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為

DVD

MPEG；錄音檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)為CD

金盤，文件材料格式為

3)

每盤錄像（錄音）檔案由帶盒、標(biāo)簽、光盤組成。4.2.5 紙質(zhì)照片檔案的編目應(yīng)符合下列要求：1)

B.7

時(shí)間、保管期限、密級、編制單位、編制日期。按下列要求填寫：2)

拍攝時(shí)間：填寫本卷照片拍攝的起止年月。年代編寫四位數(shù)。3)

其他項(xiàng)目的填寫符合本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4.2.6

B.8

拍攝日期、頁號、底片號、備注。按下列要求填寫：1)

照片號：每張照片在本冊內(nèi)的排列順序號。2)

齊全。3)

8

1～4

5～6

位表示月，第

7～8

位表示日。例：2009

年

3

月

2日寫作

2009-03-02。4)

頁號：填寫本卷內(nèi)照片所在芯頁的頁號。5)

底片號：照片底片的編號，沒有底片的填寫對應(yīng)數(shù)碼照片的編號。6)

備注：填寫所要說明的問題。7)

卷內(nèi)芯頁頁號的編制符合本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。8)

照片檔案芯頁的樣式符合附錄

B.9

間、攝影者、文字說明等內(nèi)容。9)

題名：

10)

照片號：同上。11)

底片號：同上。12)

參見號：指與本張照片有密切聯(lián)系的紙質(zhì)檔案或其他載體檔案的檔號。13)

拍攝日期：同上。14)

攝影者：填寫該照片的攝影者的真實(shí)姓名。15)

的全部信息。或僅對題名未及的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充說明。16)

備考表列在案卷內(nèi)芯頁首頁之后，樣式符合附錄

的規(guī)定，內(nèi)容包括本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時(shí)間。17)

內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。7DB12/T

544—201418)

立冊人：立卷人簽名。19)

檢查人：審查者簽名。20)

立冊時(shí)間：立冊完成日期。4.2.7 數(shù)碼照片電子檔案目錄樣式見附錄

人員、拍攝時(shí)間、拍攝內(nèi)容、文字說明。按下列要求填寫：1)

2)

底片號：同上。3)

拍攝單位：填寫照片的攝影單位全稱。4)

拍攝人員：同上。5)

拍攝時(shí)間：同上。6)

齊全。7)

文字說明：同上。4.2.8

拍攝單位、拍攝人員、拍攝時(shí)間、拍攝長度、拍攝內(nèi)容。按下列要求填寫：1)

文件材料夾類型：同類型錄像（錄音）歸類文件材料夾的名稱。2)

錄像（錄音）號：填寫錄像（錄音）順序號。3)

拍攝單位：同上。4)

拍攝人員：同上。5)

拍攝時(shí)間：同上。6)

拍攝長度：填寫該項(xiàng)目拍攝的時(shí)間長度。以分鐘為單位。7)

拍攝內(nèi)容：填寫拍攝段落的內(nèi)容名稱。4.2.9 數(shù)碼照片及數(shù)碼錄音、錄像材料應(yīng)和電子檔案目錄等一起存儲(chǔ)至一張或多張只讀光盤中。光盤或硬盤應(yīng)貼附標(biāo)簽，標(biāo)注盤類型、載體類型、盤號、工程名稱等。1)

盤類型：填寫

CD-R

光盤、DVD

光盤。2)

載體類型：存儲(chǔ)載體的內(nèi)容。如：照片、錄像等。3)

盤號：檔號中的分類號+Z（X）（Y）+順序號，Z

代表照片電子檔案、X

代表錄音檔案….。4)

工程名稱：初步設(shè)計(jì)工程名稱。5)

整編人員：負(fù)責(zé)整編人員的真實(shí)姓名。6)

整編日期：整編完成日期。4.3 電子文件材料整理4.3.1 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件材料，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件材料或縮微品等。歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件材料的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。4.3.2 歸檔的紙質(zhì)文件材料的電子版本整理應(yīng)與紙質(zhì)文件材料整理相對應(yīng)，分類明確，標(biāo)注清楚。4.3.3 電子文件材料按載體類別-標(biāo)段-問題組卷，按載體類別-標(biāo)段-問題-時(shí)間排列。4.3.4 歸檔的電子文件材料應(yīng)和電子文件材料目錄一起存儲(chǔ)至一張或多張只讀光盤中，或存儲(chǔ)至移動(dòng)

本標(biāo)準(zhǔn)

條的規(guī)定。4.4 裝具的要求4.4.1 紙質(zhì)文件材料歸檔的裝具應(yīng)符合下列要求：8DB12/T

544—20141)

案卷總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表采用

70g

以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用

A4幅面。2)

裝訂線主要使用線繩。3)

案卷封面及封底采用

180

A4

幅面。4)

310mm×220mm,厚度分別為

220g

壓制。統(tǒng)一按照市調(diào)水辦的要求訂制。5)

檔案卷盒封面不用填寫，脊背內(nèi)容按下列要求填寫：

5.1.7

條的規(guī)定。4.4.2 照片檔案歸檔的裝具應(yīng)符合下列要求：1)

照片檔案案卷封面、封底、芯頁均采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其

PH

值在

7.2-9.5

之A4

幅面。2)

照片檔案卷盒、卷內(nèi)目錄、備考表參照紙質(zhì)檔案有關(guān)要求。4.4.3 光盤應(yīng)使用質(zhì)地良好的

A

文件材料或不完整的文件材料。4.4.4 電子文件材料裝具應(yīng)使用規(guī)定的單片裝光盤盒。標(biāo)簽采用

70g

118mm，最小內(nèi)圓直徑

22mm

4.4.5 案卷總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封皮，包括聲像資料及電子文件材料的目錄等，通過激光打印機(jī)打出。5

竣工圖編制與整理5.1竣工圖編制5.1.1 竣工圖是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，應(yīng)做到完整、正確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工和監(jiān)理單位的審核和確認(rèn)責(zé)任。5.1.2 竣工圖應(yīng)真實(shí)反映工程項(xiàng)目驗(yàn)收的實(shí)際情況。有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附目錄、編制說明及鑒定意見。5.1.3 按施工圖施工沒有變動(dòng)的，可利用原施工圖作為竣工圖，由施工單位在圖標(biāo)欄上方（或左側(cè)）

A

圖

代簽。5.1.4 有一般性的設(shè)計(jì)變更，但能在原施工圖上修改、補(bǔ)充的，可以在原施工圖上更改，要在說明欄蓋并簽署竣工圖章。5.1.5凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更面積超過

1/3

的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)（見附錄

A9DB12/T

544—2014圖

在圖標(biāo)上方加蓋并簽署“竣工圖確認(rèn)章”（樣式見附錄

A

圖

5.1.6 竣工圖的編制還應(yīng)符合下列要求：1)

材料，并與其相符合。2)

圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。不需要重新繪制的竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖。3)

圖上更改處說明（引出的細(xì)實(shí)線約為

45°，說明線與圖框平行）應(yīng)在圖紙的空白處，不遮蓋其他線條。4)

容較多時(shí)，可采用注記說明。5)

原圖空白處重新繪制。6)

圖紙更改標(biāo)記、次數(shù)用字母

1、2、3、…表示。如

b3

7)

新增加的文字說明，可在涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。8)

制，并配制詳細(xì)編制說明和目錄。9)

理人員負(fù)責(zé)檢查更改圖紙圖面是否清晰和更改標(biāo)記是否規(guī)范。5.2 竣工圖的整理5.2.1 竣工圖按專業(yè)、圖號排列。5.2.2 一個(gè)單位工程的圖紙數(shù)量少可組成一卷，卷內(nèi)圖紙的排列按原設(shè)計(jì)圖紙的目錄進(jìn)行；圖紙的數(shù)量較多，可按不同的專業(yè)組成若干案卷，不同專業(yè)的圖紙數(shù)量不一，組卷時(shí)可適當(dāng)分卷或合并為一卷。5.2.3 圖紙有目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列，沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部與施工圖數(shù)量不一致（有增加或減少）時(shí)應(yīng)重新填寫目錄，同時(shí)保留原施工圖紙目錄。5.2.4 既有文字材料又有圖紙的案卷，如果文字是針對整個(gè)工程或某個(gè)專業(yè)進(jìn)行的說明或指示，文字后。5.2.5 圖紙一般采用藍(lán)曬圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。5.2.6竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。5.2.7 圖紙應(yīng)采用與檔案歸檔文件相統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

A4

5.2.8 每張圖紙為一件，編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始。每件的左上角空白處應(yīng)加蓋檔號章，并填寫檔號

表示本卷共有

張。6

文件材料的歸檔6.1 工程完工后，項(xiàng)目法人應(yīng)及時(shí)完成工程文件材料的歸檔工作。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。10工程項(xiàng)目名稱工程建設(shè)地點(diǎn)責(zé)任者理單位）文號項(xiàng)可研批準(zhǔn)文號勘察、設(shè)計(jì)單位初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文號DB12/T

544—20146.2 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

件材料的質(zhì)量應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求。2)

歸檔文件材料應(yīng)經(jīng)過分類整理并應(yīng)組成符合要求的案卷。3)

歸檔文件材料應(yīng)經(jīng)過著錄和數(shù)字化處理。4)

歸檔范圍和向上級單位檔案管理部門移交目錄及保管期限應(yīng)符合主管部門相關(guān)文件材料的要求。5)

件材料的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件材料與工程其他檔案同時(shí)歸檔。6)

材料的要求。6.3 歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：1)

歸檔應(yīng)在單位工程或合同項(xiàng)目工程通過驗(yàn)收后進(jìn)行。2)

關(guān)工程文件材料向項(xiàng)目法人移交。6.4 勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件材料并整理立卷后，項(xiàng)目法人應(yīng)根據(jù)主管部門的要求對文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向項(xiàng)目法人移交。6.5 不同歸檔文件材料的份數(shù)由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不得少于

5

套，其中正本（原件）一套，副本四套（含圖片、照片、聲像、電子文件材料檔案，并附有文字說明），原件移交產(chǎn)權(quán)單位。6.6 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向項(xiàng)目法人移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。6.7 凡勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件材料，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。6.8 工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久需永久保存，長期為

16-50

50

短期為

20

程全線通水前應(yīng)予保存。7

檔案著錄7.1 紙質(zhì)檔案著錄7.1.1 工程級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)：工程級著錄項(xiàng)目見表1。表1 工程級著錄項(xiàng)目11責(zé)任者施工單位投資計(jì)劃批準(zhǔn)文號監(jiān)理單位開工報(bào)告批準(zhǔn)文號規(guī)劃許可證號用地規(guī)劃許可證號用地許可證號專業(yè)記載設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模及主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)主要建設(shè)內(nèi)容主要工程量工程等級建設(shè)工期開工日期竣工日期總投資萬元檔案狀況總卷數(shù)文字（卷）圖紙卷底圖（張）照片（張）底片（張）張錄音帶（盒）錄像帶（盒）光盤（張）計(jì)算機(jī)磁帶(盤)縮微片盤其它磁盤(張)張保管期限密級進(jìn)館日期移交單位排檢與編號檔號縮微號存放位置起始號附注DB12/T

544—2014表

表

1

工程級著錄項(xiàng)目（續(xù)）——工程建設(shè)地點(diǎn)：工程主體坐落的準(zhǔn)確位置，以地名辦所發(fā)的地名文件材料為準(zhǔn)?！?xiàng)目法人：移交清冊或工程規(guī)劃許可證的項(xiàng)目法人全稱，以公章為準(zhǔn)。——勘察、設(shè)計(jì)單位：該單項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)單位全稱，以公章為準(zhǔn)。——施工單位：該設(shè)計(jì)單元工程的各施工單位全稱，以公章為準(zhǔn)?！O(jiān)理單位：該設(shè)計(jì)單元工程的各監(jiān)理單位全稱，以公章為準(zhǔn)。——開工報(bào)告批準(zhǔn)文號：該設(shè)計(jì)單元工程開工報(bào)告編號?！?guī)劃許可證號：城市規(guī)劃主管部門對該工程項(xiàng)目核發(fā)“工程規(guī)劃許可證”的編號?！玫匾?guī)劃許可證號：城市規(guī)劃主管部門對該工程項(xiàng)目核發(fā)“建設(shè)用地規(guī)劃許可證”的編號。12檔號縮微號存放地址庫

列

節(jié)（柜）

層案卷題名編制單位載體類型數(shù)量/單位規(guī)格卷內(nèi)文件材料起始時(shí)間卷內(nèi)文件材料終止時(shí)間保管期限密級主題詞附注DB12/T

544—2014——用地許可證號：著錄城市土地主管部門對該工程項(xiàng)目核發(fā)“土地使用證”的編號。——工程等級：該設(shè)計(jì)單元工程質(zhì)量評定情況，分優(yōu)良和合格兩種?！ㄔO(shè)工期：該設(shè)計(jì)單元工程計(jì)劃建設(shè)工期，以月計(jì)?！_工日期：設(shè)計(jì)單元工程的開工時(shí)間，以開工報(bào)告中的開工日期為準(zhǔn)。——總卷數(shù)：該工程所形成的檔案案卷卷數(shù)總和?！９芷谙蓿涸擁?xiàng)由檔案保管部門填寫。——密級：該項(xiàng)由檔案保管部門填寫。門填寫）——檔號、縮微號、存放位置起始號：該項(xiàng)由檔案保管部門填寫。交清冊整編說明中的特殊情況說明部分。7.1.2 案卷級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)案卷級著錄項(xiàng)目見表2。表2 案卷級著錄項(xiàng)目案卷級著錄標(biāo)準(zhǔn)：“竣工圖”等。以案卷封面中的案卷題名為準(zhǔn)。13檔號縮微號存放地址文件材料題目責(zé)任者文（圖）號文本保管期限密級形成時(shí)間載體類型數(shù)量/單位規(guī)格提要主題詞附注DB12/T

544—2014錄像帶、光盤、計(jì)算機(jī)磁盤、計(jì)算機(jī)磁帶、電影膠片、唱片等。根據(jù)檔案實(shí)際載體類型著錄，除底圖外，以紙為載體的檔案一律不著錄本項(xiàng)?！獢?shù)量及單位：數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“卷、件、頁”等?！?規(guī)格：檔案載體的尺寸及型號?！韮?nèi)文件材料起止時(shí)間：卷內(nèi)文件材料形成的最早、最晚時(shí)間?！９芷谙蓿涸擁?xiàng)由檔案保管部門填寫?！芗墸涸擁?xiàng)由檔案保管部門填寫。

4

至

6

——附注：著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。7.1.3 文件材料級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)文件材料級著錄項(xiàng)目見表3.表3文件材料級著錄項(xiàng)目文件材料級著錄標(biāo)準(zhǔn)——文（圖）號：工程文件材料制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人編寫的文號或竣工圖的圖號。本、復(fù)印件等。——形成時(shí)間：著錄文件材料形成時(shí)間。——提要：是對檔案內(nèi)容的簡介和評述，應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)）。7.2 照片檔案著錄14分類號建設(shè)工程規(guī)劃許可證號工程名稱項(xiàng)目法人密級保管期限照片總卷數(shù)照片總張數(shù)庫存地址工程簡介單位工程名稱卷數(shù)建設(shè)地點(diǎn)建設(shè)時(shí)間附注DB12/T

544—20147.2.1 工程級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)工程級著錄項(xiàng)目見表4.表4 工程級著錄項(xiàng)目工程級著錄標(biāo)準(zhǔn)——分類號：由大類、屬類的編號組成。工程級著錄標(biāo)準(zhǔn)——建設(shè)工程規(guī)劃許可證號：核發(fā)

“建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證”的編號。——工程名稱：工程項(xiàng)目全稱，以移交單位清冊、案卷封面或工程竣工圖圖標(biāo)為準(zhǔn)?！芗?、保管期限：應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定劃分?！獛齑娴刂罚簬焯枺?排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。7.2.2 單位工程級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)單位級著錄項(xiàng)目見表5.表5 單位工程級著錄項(xiàng)目單位工程級著錄標(biāo)準(zhǔn)——單位工程名稱：項(xiàng)目名稱。單位工程級著錄標(biāo)準(zhǔn)——卷數(shù)：單位工程照片的案卷數(shù)量?！ㄔO(shè)地點(diǎn)：單位工程坐落的準(zhǔn)確位置?！ㄔO(shè)時(shí)間：單位工程的竣工時(shí)間。15檔號照片盒號案卷題名載體類型照片總數(shù)庫存地址整編人員照片題名拍攝地點(diǎn)拍攝日期拍攝人員頁號文字說明DB12/T

544—20147.2.3 案卷級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)案卷級著錄項(xiàng)目見表6.表6 案卷級著錄項(xiàng)目案卷級著錄標(biāo)準(zhǔn)——檔號：分類號＋案卷號。案卷級著錄標(biāo)準(zhǔn)——照片盒號：案卷在工程檔案案卷中的順序編號。——案卷題名：案卷目錄中的案卷標(biāo)題。——照片總數(shù)：案卷內(nèi)照片的總張數(shù)?！獛齑娴刂罚簬焯枺?排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。7.2.4 文件材料級著錄項(xiàng)目及著錄標(biāo)準(zhǔn)文件材料級著錄項(xiàng)目見表7表7 文件材料級著錄項(xiàng)目文件材料級著錄標(biāo)準(zhǔn)文件材料級著錄標(biāo)準(zhǔn)區(qū)名稱、街道名稱及門牌號。召開地點(diǎn)一般指會(huì)議活動(dòng)召開場所名稱?！臄z人員：照片拍攝人員姓名，必要時(shí)可加寫單位?！臄z日期:

照片拍攝的具體年、月、日?！撎枺赫掌诰韮?nèi)的頁碼的編號。像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容做出補(bǔ)充；其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。7.3 電子檔案著錄16DB12/T

544—2014電子檔案著錄應(yīng)符合8.2的規(guī)定。7.4 著錄基本要求7.4.1 項(xiàng)目法人應(yīng)在工程文件材料歸檔前，組織實(shí)施著錄工作。7.4.2 依據(jù)著錄對象的不同，檔案著錄劃分為工程（項(xiàng)目）級、案卷級、文件材料級三級。工程（項(xiàng)分析、記錄。7.4.3 著錄用文字應(yīng)規(guī)范化；文件材料編號、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、排檢與編號項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字；其他語種文字檔案著錄時(shí)必須依照其語種文字書寫規(guī)則。7.4.4 主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件材料目錄、備考表等；被著錄的檔案信息不足時(shí)，參考其他有關(guān)的檔案、資料。7.4.5檔號是檔案保管部門在檔案整理過程中對檔案的編號。檔