財務(wù)中心會議管理制度

財務(wù)中心會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強財務(wù)中心會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本制度。

2.會議應(yīng)遵循務(wù)實、高效、民主、集中的原則，注重解決問題，促進決策的科學(xué)化、民主化。

3.本制度適用于財務(wù)中心各類會議的組織、召開和管理工作。

二、適用范圍

1.本制度適用于財務(wù)中心召開的各類工作會議，包括但不限于：主任辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會等。

2.本制度不適用于公司級會議，公司級會議按照公司相關(guān)會議管理制度執(zhí)行。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如部門例會、主任辦公會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如專題協(xié)調(diào)會、緊急會議等。

四、會議組織

1.會議的組織工作由會議主持人負責(zé)，會議主持人應(yīng)由財務(wù)中心負責(zé)人或指定人員擔(dān)任。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議議題收集、議程安排、會議通知、會議材料準(zhǔn)備等。

3.會議組織者應(yīng)確保會議的召開符合規(guī)定程序，會議記錄齊全，會議紀(jì)要真實、準(zhǔn)確、完整。

五、會議參與

1.與會人員應(yīng)按時參加規(guī)定的會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.與會人員應(yīng)認真履行職責(zé)，積極參與討論，對會議議題提出意見和建議。

3.與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸財務(wù)中心所有，自頒布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。財務(wù)中心各部門應(yīng)認真執(zhí)行本制度，共同維護會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)中心工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間安排。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)收集與會議議題相關(guān)的資料，整理會議材料，并在會議召開前至少2個工作日發(fā)放給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：會議組織者或相關(guān)人員對會議議題進行匯報、分析和討論。

4.會議討論：與會人員針對會議議題展開討論，提出意見和建議。

5.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，進行總結(jié)歸納，形成決策。

三、會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄：會議組織者指定專人負責(zé)會議記錄，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的撰寫，包括會議時間、地點、議程、與會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要完成后，應(yīng)提交給財務(wù)中心負責(zé)人審批。

4.發(fā)布會議紀(jì)要：會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，會議組織者應(yīng)及時發(fā)布給與會人員，并按要求進行存檔。

四、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行，確保工作落實到位。

2.反饋與評估：會議組織者應(yīng)定期收集與會人員對會議效果和決策執(zhí)行的反饋，對會議進行評估和總結(jié)，不斷優(yōu)化會議流程。

五、會議變更與取消

1.會議變更：如需變更會議時間、地點等，會議組織者應(yīng)提前通知與會人員，并重新發(fā)送會議通知。

2.會議取消：如需取消會議，會議組織者應(yīng)及時通知與會人員，并說明原因。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，會議組織者應(yīng)在1個工作日內(nèi)通過電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有與會人員。

2.對于未與會人員，會議組織者應(yīng)單獨通知，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和決策結(jié)果。

二、會議決策任務(wù)的分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決策的具體負責(zé)人和執(zhí)行期限。

2.會議組織者應(yīng)與決策負責(zé)人確認任務(wù)要求，確保負責(zé)人明確了解任務(wù)目標(biāo)和工作內(nèi)容。

三、執(zhí)行進度監(jiān)控

1.會議組織者應(yīng)建立會議決策執(zhí)行進度跟蹤表，記錄每項決策的執(zhí)行情況。

2.定期對執(zhí)行進度進行檢查，至少每兩周進行一次更新，確保決策任務(wù)按時完成。

四、問題反饋與協(xié)調(diào)

1.在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，負責(zé)人應(yīng)及時向會議組織者反饋。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)問題性質(zhì)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員，提供必要的支持和協(xié)助。

五、執(zhí)行結(jié)果評估

1.決策任務(wù)完成后，負責(zé)人應(yīng)向會議組織者提交執(zhí)行結(jié)果報告。

2.會議組織者應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估，確認是否符合會議決策要求。

六、后續(xù)措施

1.對于未按期完成的決策任務(wù)，會議組織者應(yīng)查明原因，制定補救措施，并重新設(shè)定完成期限。

2.對于執(zhí)行效果不佳的決策，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員進行分析，提出改進措施，并形成新的決策。

七、會議紀(jì)要的歸檔

1.會議紀(jì)要及其執(zhí)行結(jié)果報告應(yīng)作為重要文件進行歸檔，以便于未來的查詢和審計。

2.歸檔工作應(yīng)由專人負責(zé)，確保文件的安全、完整和可追溯。

八、持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議流程和管理制度。

2.定期組織會議管理培訓(xùn)，提高會議組織者和與會人員的管理能力和執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議組織者提交會議室預(yù)訂申請。

2.會議組織者根據(jù)申請的緊急程度、重要性和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室資源。

3.預(yù)訂會議室時，需明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息，以便于會議組織者提供相應(yīng)服務(wù)。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合會議主題。

2.根據(jù)會議需求，提前布置好座位、名牌、投影儀、音響等設(shè)備。

3.確保會議室內(nèi)的照明、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施正常運作，為與會人員提供舒適的環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守設(shè)備操作規(guī)程，如有損壞，需及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會議進行期間，請勿大聲喧嘩，保持手機靜音或振動，以免影響會議進程。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由專人負責(zé)管理，定期進行維護、檢查。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備在會議開始前正常運行，如有故障，及時聯(lián)系維修人員處理。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至原狀，關(guān)閉電源，避免浪費資源。

五、會議室清潔與維護

1.定期對會議室進行清潔，確保會議室衛(wèi)生整潔。

2.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)檢查會議室衛(wèi)生情況，及時清理垃圾，保持環(huán)境整潔。

3.對于重大會議，可安排專業(yè)保潔人員進行會后清潔。

六、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急疏散指示等。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室在使用期間的安全，及時消除安全隱患。

3.與會人員應(yīng)遵守會議室安全管理規(guī)定，如遇緊急情況，按照疏散