《寫作學(xué)教程》-第九章課件

第九章事務(wù)文書WRITINGCOURSE目錄WRITINGCOURSE計劃總結(jié)簡報會議記錄調(diào)查報告演講詞電子公文第一節(jié)計劃WRITINGCOURSE一、計劃（一）含義1.定義：計劃是某一個部門、單位或個人，對預(yù)計在一定時期內(nèi)所要完成的工作或任務(wù)所作的書面化、條理化和具體化的一種應(yīng)用文書。2.作用：計劃可以使決策具體化，計劃也是組織實施的綱領(lǐng)，并為控制提供依據(jù)。由此可見，計劃的作用可以概括為：預(yù)見性。在計劃制訂時，必須預(yù)見到今后可能出現(xiàn)的問題和遇到的困難，并提出相應(yīng)的對策。計劃是保證決策付諸實踐的行為準(zhǔn)則，必須認真貫徹執(zhí)行。WRITINGCOURSE一、計劃（二）種類1.分類：①根據(jù)內(nèi)容涉及的范圍，分為綜合計劃和專題計劃。綜合計劃較為廣泛全面，專題計劃涉及的范圍較窄，通常針對某一項具體的工作；②根據(jù)時間長短，可分為長期計劃和短期計劃。長期計劃是一種戰(zhàn)略性的宏觀安排，通常稱為規(guī)劃。短期計劃時限較短，內(nèi)容比較具體細致；③根據(jù)內(nèi)容劃分，可分為生產(chǎn)計劃、建設(shè)計劃、學(xué)習(xí)計劃等；④按形式劃分，有條文式計劃、表格式計劃、條文表格兼?zhèn)涫接媱澋?。WRITINGCOURSE一、計劃（二）種類2.區(qū)分：計劃是一個總的名稱，我們?nèi)粘W(xué)習(xí)、工作中常用的規(guī)劃、設(shè)想、要點等，都是計劃的具體表現(xiàn)形式。它們之間的區(qū)別不在內(nèi)涵，而在外延上。規(guī)劃是帶有全局性、長遠性和方向性的計劃；設(shè)想是初步的，不太成熟的，僅供參考的計劃；方案、意見是原則性較強、內(nèi)容較完整的計劃；安排、打算是適用時間較短，內(nèi)容較具體且側(cè)重于實施步驟的計劃；要點則是只列出工作任務(wù)中主要事項的計劃。WRITINGCOURSE一、計劃（三）寫作1.標(biāo)題：計劃第一類常用標(biāo)題的格式為：單位名稱＋期限＋計劃種類，或單位名稱＋內(nèi)容范圍＋計劃種類。這類標(biāo)題可以明確地表明什么單位在什么時限內(nèi)制訂了什么內(nèi)容的計劃。第二類常用標(biāo)題的格式是：期限＋內(nèi)容范圍＋計劃種類。第三類常用標(biāo)題的格式是：單位名稱＋期限＋內(nèi)容范圍＋計劃種類，這類標(biāo)題不僅表明了是何單位在何期限內(nèi)的何種計劃，而且具體寫明了是關(guān)于何種工作或活動的計劃。WRITINGCOURSE一、計劃（三）寫作2.正文（計劃寫作的核心）：①基本情況/前言。主要寫明制訂計劃的依據(jù)和要求，介紹背景情況。內(nèi)容單一的計劃可以省去前言；②目的與要求。分條分項寫明目標(biāo)、任務(wù)及其完成時限等。制訂計劃一定要有目的與要求，而且要具體明確；③方法與步驟。方法是為實現(xiàn)計劃目標(biāo)而采取的具體做法，步驟是指實現(xiàn)目標(biāo)的程序安排。在實際寫作中，這一部分常常與目的要求合并在一起來寫；④結(jié)尾。結(jié)尾部分可以總結(jié)全文，表明決心，或提出希望、發(fā)出號召，或指明注意事項，有時亦可省去。3.落款：通常包括制訂計劃的單位名稱和日期兩項內(nèi)容，如果計劃的標(biāo)題中有單位名稱，就可以省略。WRITINGCOURSE一、計劃（四）要求1.要有科學(xué)依據(jù)。科學(xué)的預(yù)見性來自科學(xué)的依據(jù)，這就要求制訂計劃一定要經(jīng)過調(diào)查、論證，確實保證可行性；2.要從實際出發(fā)。制訂計劃要把全局需要同具體實際結(jié)合起來，既要尊重科學(xué)、尊重客觀規(guī)律，又要尊重實際、尊重現(xiàn)實的可行性；3.要具體、全面、簡明（在重點突出的前提下）；4.要留有余地。充分考慮到各種偶發(fā)因素和可能性，在任務(wù)的提出和時間的規(guī)定等方面，都要有一定的靈活性。WRITINGCOURSE第二節(jié)總結(jié)WRITINGCOURSE二、總結(jié)（一）概述1.含義：是工作進行到一定階段或告一段落后進行檢查和研究，從中找出經(jīng)驗和教訓(xùn)，歸結(jié)出事物的規(guī)律，通過文字使其條理化、系統(tǒng)化，以指導(dǎo)今后工作的一種應(yīng)用文體。簡言之，總結(jié)就是對已做過的工作的總檢查和總評價。2.意義：總結(jié)是做好各項工作的重要環(huán)節(jié)。通過總結(jié)，可以有效借鑒經(jīng)驗教訓(xùn)，指導(dǎo)今后的工作。WRITINGCOURSE二、總結(jié)（二）特點1.階段性：總結(jié)是針對前一階段的工作而進行的，是工作在進行一定階段后所作的回顧，要受工作進程的制約；2.業(yè)務(wù)性：由于不同部門或單位所擔(dān)負的具體工作不同，總結(jié)的內(nèi)容應(yīng)具有鮮明的業(yè)務(wù)性特征；3.理論性：應(yīng)深入分析已完成的工作，使之上升到理論的高度；4.實踐性：總結(jié)從實踐中產(chǎn)生，并為實踐服務(wù)，實踐性貫穿于總結(jié)的始終。WRITINGCOURSE二、總結(jié)（三）種類1.分類標(biāo)準(zhǔn)：范圍、內(nèi)容及時間等；2.綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)：①綜合性/全面性總結(jié)，是對一個單位部門在一定時期內(nèi)整個工作情況的各方面經(jīng)驗、教訓(xùn)所作的比較全面系統(tǒng)的總結(jié)；②專題性總結(jié)，是對一定時期的某項工作或某一方面的經(jīng)驗進行專門的總結(jié)，而對其他方面的情況則不涉及。目前，許多經(jīng)驗性的總結(jié)標(biāo)題多采用這種方式。WRITINGCOURSE二、總結(jié)（四）寫作1.結(jié)構(gòu)：標(biāo)題、正文、落款和日期。2.正文內(nèi)容：①基本情況。有時也作為前言來寫，這一部分要寫得簡要，必要時還應(yīng)引用一些數(shù)據(jù)來說明工作的收獲和成績；②成績或缺點。這是總結(jié)的中心或重點，應(yīng)有詳細的論述；③經(jīng)驗和教訓(xùn)。要根據(jù)內(nèi)容分成幾個方面分別來寫，下面陳述具體內(nèi)容。總結(jié)經(jīng)驗，要做到觀點與材料有機統(tǒng)一。若是存在著缺點，就應(yīng)有教訓(xùn)，找出存在的問題，引以為戒，以利于今后改進工作；④努力方向。應(yīng)明確寫出以后的打算。WRITINGCOURSE二、總結(jié)（五）寫作注意事項1.掌握客觀事實是寫總結(jié)的基礎(chǔ)。要全面掌握情況和整個工作過程，以便統(tǒng)觀全局?？偨Y(jié)中的材料，一要準(zhǔn)確，二要翔實，三要典型；2.進行分析研究是寫總結(jié)的關(guān)鍵。應(yīng)以辯證唯物主義認識論為指導(dǎo)，科學(xué)地分析整個工作進程，從中總結(jié)出規(guī)律；3.要反映特點，找出規(guī)律。寫總結(jié)要從本單位的特點中找出規(guī)律性的經(jīng)驗。4.成績、不足要客觀評述。在談?wù)摮煽儠r要掌握尺度，在談及存在的問題時要找準(zhǔn)，避免總結(jié)虎頭蛇尾。WRITINGCOURSE第三節(jié)簡報WRITINGCOURSE三、簡報（一）概述1.含義：簡報是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位編發(fā)的反映情況、交流經(jīng)驗、傳達信息的一種文體。2.作用：簡報具有向上級機關(guān)反映日常工作和業(yè)務(wù)活動情況，與下級機關(guān)或平級單位互相溝通信息的作用。簡報由于具有適用范圍廣、形式靈活、速度快等特點，在許多機關(guān)、單位中使用頻率很高，有的機關(guān)甚至同時編發(fā)幾種簡報。WRITINGCOURSE三、簡報（二）特點1.快速：簡報有很強的時限性；2.簡短：要求形式短小精悍，主要反映客觀情況，不作過多的評述和議論；3.新穎：簡報編寫人員要反映新情況、新動向等，能給人以啟發(fā)和借鑒，并給各級領(lǐng)導(dǎo)提供大量的信息、經(jīng)驗，以促進整個工作的進展；4.秘密：簡報有不同程度的機密性，發(fā)送范圍越小，機密程度就越高。簡報的機密程度一般有兩種標(biāo)示方法：一種是首頁上方標(biāo)上密級，一種是在末頁注明發(fā)送范圍。WRITINGCOURSE三、簡報（三）分類（按照性質(zhì)和使用范圍）1.工作簡報：又稱情況簡報，即日常工作中編發(fā)的常規(guī)簡報，這類簡報面廣量大。2.會議簡報：指會議期間編發(fā)的簡報，主要用于比較重要、規(guī)模較大的會議。由于這類會議出席人數(shù)較多，討論分散，為了讓與會代表及領(lǐng)導(dǎo)及時了解會議進展和代表們的想法、意見，就需要快速編印簡報。會議簡報主要反映會議情況，包括領(lǐng)導(dǎo)講話，會議進程，代表座談及書面發(fā)言中的意見、建議以及會議進程。會議結(jié)束，會議簡報也就結(jié)束了。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式1.報頭-①簡報名稱：可自定。為使簡報名稱醒目，一般要用套紅大字將其印在簡報第一頁上方居中的位置；②期數(shù)：名稱下面寫期數(shù)。通常期數(shù)以年為時限依次排列，會議簡報的期數(shù)以一次會議的始終為順序排列；③編印單位：指具體負責(zé)編印簡報的部門。一般印在名稱的左下方；④編印日期：一般寫成“××年×月×日”，打印在名稱的右下方，與編印單位對應(yīng)排列；⑤密級：機密等級。一般印在名稱左上方的空白處；⑥編號：即印制簡報的份數(shù)，以數(shù)碼形式打印在密級的上面。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式2.正文-①標(biāo)題：在橫線下面居中排印，簡報的標(biāo)題要求新穎、醒目、能吸引人；②導(dǎo)語：導(dǎo)語是概括簡報的主要事實，揭示簡報的中心內(nèi)容，介紹時間、地點、目的、意義等的文字，導(dǎo)語又稱作按語；③主體：簡報主體部分的寫法比較靈活，只求做到“達意”即可。簡報一般使用敘述的語言，不加評論、解釋。簡報的正文結(jié)束，要用一條粗橫實線與報尾分開。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式3.報尾：這一部分主要包括發(fā)送單位和印發(fā)份數(shù)兩項內(nèi)容，寫在簡報最后一頁的末尾。發(fā)送單位一般要分別標(biāo)明“報××××（上級單位）、送××××（同級單位或不相隸屬的單位）及發(fā)××××（下級單位）”，印發(fā)份數(shù)寫“共印××份”的字樣。WRITINGCOURSE三、簡報（五）寫作注意事項1.選材要精：要善于精心挑選典型材料，要將那些能夠說明問題，能夠揭示事物的本質(zhì)特征或者能夠表明事物發(fā)展趨勢的材料用到簡報中去；2.內(nèi)容要真實準(zhǔn)確：要實事求是，恰如其分地寫明客觀情況，要讓事情本身來說話，切莫主題先行；3.迅速及時：簡報的一個重要特點是“快”，只有快速反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，其作用才能得到發(fā)揮；4.行文簡潔：寫作時應(yīng)簡明扼要，突出一個“簡”字。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例第四節(jié)會議記錄WRITINGCOURSE四、會議記錄（一）概述1.含義：會議記錄是開會時當(dāng)場把會議的基本情況和會上的報告、討論的問題、發(fā)言、形成的決議等內(nèi)容記錄下來的書面材料。2.作用：會議記錄可以作為傳達、執(zhí)行會議決定和貫徹會議精神的依據(jù)，也可以作為會后進一步分析、研究、總結(jié)工作的重要參考資料，還可以起到備查的作用。WRITINGCOURSE四、會議記錄（二）分類（按照會議性質(zhì)）1.行政例會記錄：在各級行政機關(guān)召開的辦公會議和行政例會上形成的會議記錄。2.工作會議記錄：召開工作會議、研究一些重大問題所形成的會議記錄。3.座談會記錄：為解決某個重要問題，召集有代表性的人員參加，進行座談討論而作的會議記錄。WRITINGCOURSE四、會議記錄（三）寫作1.要求：專人專門記錄，每次會后主持人要在記錄的右下方署名。2.內(nèi)容-①會議的基本情況：標(biāo)題/名稱：通常由單位名稱、會議事由加“記錄”二字構(gòu)成。時間：要詳細，不僅要寫年、月、日，還應(yīng)寫明幾時幾分。出席人&缺席人：視與會人數(shù)機動調(diào)整。列席人：不屬于會議的正式成員但與會議有關(guān)的人員，一般要注明單位名稱和職務(wù)。記錄人：要寫明記錄人的姓名，若是多人記錄，則應(yīng)寫清各自所記的內(nèi)容，以示負責(zé)。WRITINGCOURSE四、會議記錄（三）寫作2.內(nèi)容-②會議內(nèi)容（記錄的主體）：a.要求-應(yīng)包括主持人的發(fā)言、會上的報告或傳達的事情、討論的問題、作出的決議等項目；b.記錄方法-摘要記錄法&詳細記錄法（方法的選取要根據(jù)會議的性質(zhì)、目的、要求及討論的問題而定。除重要的會議/關(guān)鍵性內(nèi)容/決議等作詳細記錄外，一般性的會議記錄是有詳有略的）。WRITINGCOURSE四、會議記錄（四）寫作注意事項1.

寫明基本情況：要準(zhǔn)確無誤，并在會前記錄已掌握的自然情況。2.記好會議內(nèi)容：要準(zhǔn)確記錄重點。3.提高記錄速度：要不斷提高聽、寫能力以及理解與概括能力。WRITINGCOURSE四、會議記錄（五）會議記錄與會議紀要的異同1.同：都要反映會議的基本情況，都要突出和強調(diào)會議的主要精神，都必須尊重客觀事實并以會議情況為寫作的出發(fā)點；2.異-①寫作方式不同：會議記錄要求現(xiàn)場進行，而會議紀要在會議結(jié)束后再撰寫；②寫作對象不同：會議記錄適用于任何會議，而會議紀要往往只用于重要的會議；③寫作要求不同：會議記錄要求純客觀自然狀態(tài)，其線索為會議的進程順序，其寫作的內(nèi)容要求具有文秘的素材性和檔案的資料性；會議紀要的寫作要求具有較強的理論性和系統(tǒng)性，要集中反映會議的精神；④發(fā)揮的作用不同：會議記錄的作用是作為憑證或資料保存，以備查考；會議紀要則具有指揮性公文的作用，或向上級報告，或下發(fā)指導(dǎo)工作。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例正文略第五節(jié)調(diào)查報告WRITINGCOURSE五、調(diào)查報告（一）概述1.含義：對某一事物或某一問題進行調(diào)查研究后所寫的報告。2.作用：對于上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來說，通過它可以了解情況，制定出切合實際的方針政策，指導(dǎo)下級工作，避免工作的盲目性；對于基層單位來說，通過它可以總結(jié)經(jīng)驗，樹立正反面典型，發(fā)揚成績，克服缺點，改進工作；對于廣大群眾來說，通過它可以受到教育，認清形勢，明確方向，學(xué)有榜樣，趕有目標(biāo)，將工作提高到一個新水平。WRITINGCOURSE五、調(diào)查報告（二）特點1.內(nèi)容真實：要求在對事實資料進行科學(xué)的實事求是的分析基礎(chǔ)上，得出某些規(guī)律性的認識和符合客觀實際的結(jié)論（科學(xué)價值所在）。2.針對性強：在對某個問題進行調(diào)查時必須深入（影響指導(dǎo)性）。3.重時效性：在進行調(diào)查課題的選擇時，首先要考慮那些在現(xiàn)實社會生活中具有迫切性的問題。4.以敘為主，敘議結(jié)合：要用鮮明的觀點統(tǒng)率事實材料，使觀點與材料有機結(jié)合。WRITINGCOURSE五、調(diào)查報告（三）種類（根據(jù)內(nèi)容&作用）1.總結(jié)典型經(jīng)驗的調(diào)查報告：具有較強的針對性和政策性，能對表彰先進起到重要作用。2.反映情況的調(diào)查報告：有助于了解其發(fā)展的過程和值得注意的傾向。也可作為領(lǐng)導(dǎo)部門掌握全局、制定方針政策的依據(jù)。3.揭露問題的調(diào)查報告：特點在于揭露性、鞭撻性、批評性、懲戒性，有助于教育群眾、解決問題。4.市場調(diào)查報告：也是財經(jīng)類的專業(yè)文書。據(jù)此可以及時指導(dǎo)、調(diào)整市場策略和營銷戰(zhàn)術(shù)，并據(jù)此進行市場預(yù)測。WRITINGCOURSE五、調(diào)查報告WRITINGCOURSE（四）寫作1.基本環(huán)節(jié)：①充分占有材料-a.意義：撰寫調(diào)查報告的前提；b.要求：對材料的占有要盡量詳盡、全面，做到“面面觀”。對獲得的材料必須隨時加以核實，做到去偽存真；②精心研究-a.意義：可以加工材料，為以后的研究做準(zhǔn)備；b.要求：在充分占有材料的基礎(chǔ)上，將研究貫穿至調(diào)查的全過程；③提煉觀點-a.意義：觀點是調(diào)查報告的宗旨/核心，對材料起統(tǒng)率作用；b.確定觀點的三要素：最初的目的、得到的基本材料、現(xiàn)實中迫切的問題。c.要求：在客觀材料的基礎(chǔ)上，抓住本質(zhì)；④合理布局-a.意義：材料是基礎(chǔ)，研究是靈魂，主題是核心，結(jié)構(gòu)是骨架；b.要求：為表現(xiàn)、突出主題而合理布局，安排結(jié)構(gòu)。五、調(diào)查報告WRITINGCOURSE（四）寫作2.結(jié)構(gòu)：①標(biāo)題-a.特點：醒目&高度概括；b.類型：文章式標(biāo)題（直接揭示內(nèi)容，簡潔奪目，但不易明確展現(xiàn)對象和具體問題，因此需要添加副題交代）、公文式標(biāo)題（可直接標(biāo)明對象和問題）以及提問式標(biāo)題（以提問引出內(nèi)容，常用于揭露矛盾的調(diào)查）；c.意義：好的標(biāo)題可以概括揭示正文內(nèi)容，喚起讀者注意，使閱讀方便。②正文內(nèi)容-五、調(diào)查報告WRITINGCOURSE2.結(jié)構(gòu)：②正文內(nèi)容-a.前言/導(dǎo)語/引言（用于概述情況，提出問題。要求緊扣主題，文字簡練，概括性強）；b.主體（調(diào)查報告的中心部分，寫作時要考慮主題與布局）；*主體的三種結(jié)構(gòu)：一是縱式結(jié)構(gòu)（按時間順序安排材料，確定敘述的次序，其脈絡(luò)較為清楚，多用于揭露問題的調(diào)查報告）；二是橫式結(jié)構(gòu)（按性質(zhì)特征歸類材料，緊扣主題進行綜合分析。其條理性強，觀點鮮明，中心突出，多用于典型經(jīng)驗性質(zhì)的調(diào)查報告）；三是綜合式結(jié)構(gòu)（兼有縱橫二式特點，綜合考慮事物的發(fā)展脈絡(luò)與分類特征）。c.結(jié)尾（調(diào)查報告的必然結(jié)果，寫法靈活多樣。一般有前言通常也要有結(jié)尾）。第六節(jié)演講詞WRITINGCOURSE六、演講詞（一）概述1.含義：在一定場合的集會或較為隆重的會議上供演說用的文稿。2.類型：記敘式、議論式與抒情式。（二）特點1.書面表達與口頭表達的統(tǒng)一體（內(nèi)涵與激情結(jié)合）。2.通俗易懂（有助于聽眾當(dāng)場消化、吸收）。3.內(nèi)容要完成“雙向統(tǒng)一”的任務(wù)（演講詞要實現(xiàn)演講人與聽眾思想感情之間的交流）。WRITINGCOURSE六、演講詞WRITINGCOURSE（三）寫作結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題：類型為單一/復(fù)式，可適當(dāng)采用修辭手法，使之更具藝術(shù)性。2.開頭：①作用：開頭和結(jié)尾對于演講詞至關(guān)重要。好的開場能抓住聽眾，便于內(nèi)容展開；②要求：開頭應(yīng)具備制造氣氛、突出主題、吸引聽眾、控制場面的效果；③方法（視具體場合及內(nèi)容而定）：a.入話啟動法（穩(wěn)定現(xiàn)場情緒，吸引更多聽眾）；b.經(jīng)典啟動法（引經(jīng)據(jù)典，贏得信服）；c.會話啟動法（激起聽眾的參與意識，使觀演者保持同步）；d.情感啟動法（溝通情感，激發(fā)共鳴）。六、演講詞WRITINGCOURSE（三）寫作結(jié)構(gòu)3.正文：a.意義-演講詞的主體部分；b.要求-要講究謀篇布局、章法結(jié)構(gòu)、過渡照應(yīng)。邏輯性要強，條理要清晰，材料要生動，感情要真實，具有強烈的感染力。4.結(jié)尾：a.意義-收攏全篇，總結(jié)全文，鼓舞精神，也可以表示決心，展望前景，還可以收到含意雋永、耐人尋味的效果；b.要求：精心設(shè)計，要揭示主旨，發(fā)人深省，使人回味無窮。WRITINGCOURSE“尊敬的××市長先生及夫人，女士們、先生們：中國人宴會上的習(xí)慣是先致詞后吃飯，這樣做的好處是把該辦的事辦完，沉住氣、不慌不忙地吃；而歐洲人是吃起來以后再講話，這也有好處，不會餓肚子。今天我是入鄉(xiāng)隨俗——吃飽了再說。”——《在馬爾巴赫市一次晚宴上的祝酒詞》WRITINGCOURSE

“很多很多年前，有一位學(xué)大提琴的年輕人去向本世紀最偉大的大提琴家卡薩爾斯討教：我怎樣才能成為一名優(yōu)秀的大提琴家？卡薩爾斯面對雄心勃勃的年輕人，意味深長地回答：先成為優(yōu)秀而大寫的人，然后成為一名優(yōu)秀而大寫的音樂人，再然后就會成為一名優(yōu)秀的大提琴家。聽到這個故事的時候，我還年少，老人回答時所透露出的含義我還理解不多，然而隨著采訪中接觸的人越來越多，這個回答就在我腦海中越印越深?！薄讕r松《人格是最高的學(xué)位》第七節(jié)電子公文WRITINGCOURSE七、電子公文（一）概述1.含義：通過電腦進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)字化公文。2.評價（與紙質(zhì)公文相比）：①優(yōu)點-存儲體積小、檢索速度快、遠距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等，應(yīng)用廣泛；②局限-信息