會議流程規(guī)范程序文件

會議流程規(guī)范程序

2022年4月19日

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會議流程規(guī)范

一、合用范圍

1、凡本公司組織的各類綜合性和業(yè)務(wù)性會議、銷售會議、產(chǎn)品發(fā)

布會、研討會、專業(yè)會議、獎勵會議、培訓(xùn)會議（以下簡稱會議）等，

均合用本流程規(guī)范。

2、綜合性會議由行政部負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會議由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，

其它部門配合。原則上“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”，特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)

安排。

二、會前工作規(guī)范

1、召開準(zhǔn)備會議。組織會務(wù)人員，明確工作職責(zé)。主辦部門負(fù)責(zé)

制訂詳細(xì)的會議工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與

會人員范圍。

3、印制會議日程。編排好會議程序，制定注意事項。

4、會務(wù)籌備。

七酒店：根據(jù)會議類型確定酒店。

&會場：主會場及分會場的選擇預(yù)定，設(shè)計、布置方案。

&印刷制作：會議日程、宣傳資料（單頁、海報、手冊）、會

議憑證、橫幅、引導(dǎo)牌、席簽、出席證、列席證、工作證、

請柬等。

&設(shè)備：投影儀、X支架、易拉寶、背景板、展架、充氣模

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型、舞臺燈光、同聲傳譯、攝影器、錄音器、顯示器、樂

器、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備。

&車隊：按實際情況進(jìn)行用車安排等。

&用品：筆記本電腦、簽字筆、資料袋、筆記本、曲別針、訂

書機、水果、礦泉水等。

&禮品：根據(jù)要求制定。

&餐廳住宿：根據(jù)要求協(xié)調(diào)餐廳菜品、口味、宴會等（附菜

單）。合理安排男女住宿。

5、會場布置。

&懸掛標(biāo)語橫幅、張貼指示牌等。

&設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排坐次，設(shè)置發(fā)言席，擺

放席簽、話筒，并保證音響效果。

&確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使預(yù)會者明

確。

&保證照明、通風(fēng)、錄音、錄相、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

廣7迎賓區(qū)入口處有醒目的引導(dǎo)牌

&簽到區(qū)設(shè)置在會場路口處，要求干凈、整潔，最好有臺布。

&咨詢處桌子正上方懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌

6、食宿安排。綜合性會議由行政部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會議由行政部

門或者主辦部門負(fù)責(zé)。

7、會前協(xié)調(diào)。綜合性會議由行政部門負(fù)責(zé)安排。各類業(yè)務(wù)會議由

主辦部門負(fù)責(zé)安排，其它科室協(xié)助配合。主辦部門在會議前檢查、協(xié)

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調(diào)、落實好會務(wù)籌備工作。

三、會中工作規(guī)范

按照會議流程規(guī)范分工責(zé)任要求，各相關(guān)部門做好以下工作：

1、會前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品。

2、會前檢查。會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，重復(fù)檢查會場條

幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

3、會議款待。會議報到、發(fā)放會議資料、食宿安排、車輛使用等

接待工作。

4、機場、車站接站。專人負(fù)責(zé)機場，車站的接站服務(wù)。

5、安排就坐。按預(yù)定方案組織預(yù)會人員由前向后挨次就坐。

6、核實人員。落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

7、維持會場秩序。會議開始前5分鐘，預(yù)會人員入坐就緒，無關(guān)

人員離開會場。

8、會議記錄。

9、組織照像。

四、會后工作規(guī)范

主辦部門要做好以下工作：

1、檢查會場，帶回剩余材料、席卡。整理出席簽到情況。

2、提前安排車輛。會議根據(jù)預(yù)會人員離會時間。

3、信息整理。會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、攝影圖片等資料

的匯總、整理。

4、文件的清退、采集、歸檔。

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5、宣傳報導(dǎo)。向行政部門、相關(guān)部門報送預(yù)會議精神有關(guān)的信息

和新聞圖片，向各級媒體進(jìn)行投稿

6、會議相關(guān)費用的結(jié)算工作。

五、會議流程制定

主辦部門協(xié)助部門備注

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會議流程責(zé)任分工表

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會議名稱

主辦部門主持人

會議時間會議地點

事項內(nèi)容責(zé)任人事項內(nèi)容責(zé)任人

1.桌椅擺放

會議通知會場布置

2.鮮花布置

1.會標(biāo)內(nèi)容

邀請

會標(biāo)橫幅

出席領(lǐng)導(dǎo)

2.制作、懸掛

1.坐次表

邀請、接待新

坐位安排

聞媒體

2.桌簽

1.人員選定

會議議程禮儀服務(wù)

2.分工安排

1.起草1.背景音樂

會議材料2.審閱音響設(shè)備2.話筒

3.印刷、裝

3.投影儀

袋、分發(fā)

1.時間、地點

1.器材準(zhǔn)備

2.坐次安排表

用餐安排攝影

3.用餐標(biāo)準(zhǔn)2.視頻、照片整

4.酒水等理

1.預(yù)定、安

住宿安排排、結(jié)算會議記錄

2.住宿安排表

1.安排接待車

輛、司機

車輛安排會議簽到

2.參會車輛停

放