《ISO 55001-2024資產(chǎn)管理-資產(chǎn)管理體系-要求》之8：“5領導作用-5.3崗位、職責和權限”解讀和應用指導材料（雷澤佳-2024）

《ISO55001-2024資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》之8：“5領導作用-5.3崗位、職責和權限”解讀和應用指導材料IISO55001-2024《資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》ISO55001-2024《資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》5.3崗位、職責和權限最高管理者應確保組織相關崗位的職責、權限得到分配和溝通。最高管理者應為下述活動分配職責和權限：a)確保資產(chǎn)管理體系符合本標準的要求；b)向最高管理者和相關方報告資產(chǎn)、資產(chǎn)管理和資產(chǎn)管理體系的績效。領導作用崗位、職責和權限確保職責、權限的分配與溝通；職責與權限的分配：與資產(chǎn)、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)管理體系有關的相關（職能或運行）部門：主要包括但不限于以下幾類，這些部門在組織中扮演著關鍵角色，共同推動資產(chǎn)管理體系的有效運行：資產(chǎn)管理部/資產(chǎn)管理部門：主要負責整體資產(chǎn)管理策略的制定與執(zhí)行，確保資產(chǎn)管理體系的符合性和有效性。涉及資產(chǎn)的采購、登記、分配、維護、處置等全生命周期管理；財務部：負責與資產(chǎn)管理相關的財務計劃、預算編制、成本控制及財務報告等工作。評估資產(chǎn)的價值、折舊、資本化及回報分析等，為決策提供財務支持；采購部/供應鏈管理部門：負責資產(chǎn)的采購、供應商管理、合同談判及執(zhí)行，確保采購的資產(chǎn)符合質(zhì)量、成本及交付要求；運維部/維護部門：負責資產(chǎn)的日常運維、檢修、保養(yǎng)及故障處理，保障資產(chǎn)的安全、穩(wěn)定運行。實施預防性維護計劃，提高資產(chǎn)使用效率，降低運行成本；技術部/研發(fā)部門：負責資產(chǎn)的技術支持、改進升級及技術創(chuàng)新，提升資產(chǎn)的技術性能和競爭力。評估新技術在資產(chǎn)管理中的應用潛力，推動技術創(chuàng)新與管理融合；風險管理部：負責識別、評估及應對與資產(chǎn)及資產(chǎn)管理相關的風險，制定風險管理策略。實施風險管理計劃，確保資產(chǎn)管理體系的穩(wěn)健運行；信息技術部/IT部門：負責資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護及優(yōu)化，提供信息技術支持。確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性，為資產(chǎn)管理決策提供數(shù)據(jù)支持；內(nèi)部審計部：負責對資產(chǎn)管理體系進行定期審計，評估其合規(guī)性、有效性和效率。提出改進建議，推動資產(chǎn)管理體系的持續(xù)優(yōu)化；戰(zhàn)略規(guī)劃部：參與制定組織的長期戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資產(chǎn)管理策略與組織戰(zhàn)略目標的一致性。評估資產(chǎn)投資、并購及處置等重大決策對組織戰(zhàn)略的影響；法務部：負責審查資產(chǎn)管理相關的合同、協(xié)議及政策，確保合法合規(guī)。處理與資產(chǎn)管理相關的法律糾紛，提供法律咨詢和支持。內(nèi)部崗位：最高管理者應仔細審視組織內(nèi)部的各個層級和部門，根據(jù)組織的業(yè)務需求和資產(chǎn)管理目標，為每一個內(nèi)部崗位分配明確的職責。與資產(chǎn)管理和資產(chǎn)管理體系相關的崗位主要包括但不限于以下幾類：資產(chǎn)管理負責人（或首席資產(chǎn)官，CAO）：全面負責資產(chǎn)管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和策略制定，確保資產(chǎn)管理體系的有效運行，并與高層管理團隊緊密合作，推動資產(chǎn)管理目標的實現(xiàn)；資產(chǎn)管理分析師：負責收集和分析資產(chǎn)數(shù)據(jù)，評估資產(chǎn)性能、風險和價值，為決策提供支持。分析師需要具備深厚的專業(yè)知識和數(shù)據(jù)分析能力，能夠識別潛在的投資機會和風險點；資產(chǎn)采購專員：負責資產(chǎn)的采購工作，包括供方選擇、談判、合同簽訂等流程。該崗位需要具備較強的市場洞察力和商務談判能力，以確保采購活動的成本效益最大化；資產(chǎn)運營與維護經(jīng)理：負責資產(chǎn)的日常運營和維護工作，包括制定維護計劃、監(jiān)督維護活動的執(zhí)行、處理突發(fā)事件等。該崗位需要具備豐富的技術知識和項目管理經(jīng)驗，以確保資產(chǎn)的高效、安全運行；財務分析師：負責編制資產(chǎn)相關的財務報表和預算，分析資產(chǎn)成本、收益和現(xiàn)金流，為資產(chǎn)投資和處置決策提供數(shù)據(jù)支持。該崗位需要精通財務管理和會計準則，能夠準確評估資產(chǎn)的經(jīng)濟效益；風險管理師：負責識別和評估資產(chǎn)管理過程中的潛在風險，制定風險應對策略和措施，監(jiān)控風險變化，并向管理層報告。風險管理師需要具備敏銳的風險意識和專業(yè)的風險評估技能，以保護組織的資產(chǎn)安全；內(nèi)部審計師（審核員）：定期對資產(chǎn)管理體系進行審計，確保其符合法規(guī)要求和組織標準，評估內(nèi)部控制的有效性，并提出改進建議。內(nèi)部審計師（審核員）需要具備扎實的審計知識和獨立客觀的工作態(tài)度，以確保審計結果的公正性和準確性；IT系統(tǒng)管理員：負責資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性。該崗位需要具備豐富的信息技術知識和項目管理經(jīng)驗，以支持資產(chǎn)管理的信息化進程；法律顧問：為資產(chǎn)管理和處置活動提供法律咨詢和支持，確?；顒臃戏煞ㄒ?guī)要求，降低法律風險。法律顧問需要具備深厚的法律功底和豐富的實踐經(jīng)驗，為組織提供全面的法律保障。外包崗位職責分配：外包識別：在涉及外包的情況下，最高管理者需要首先識別哪些資產(chǎn)管理活動被外包，以及這些活動的關鍵性和敏感性。在資產(chǎn)管理和資產(chǎn)管理體系中，組織可能會選擇將一些非核心業(yè)務或專業(yè)性較強的崗位外包給專業(yè)的服務提供商，以便更高效地利用資源并降低成本。以下是組織可能外包的一些典型崗位：資產(chǎn)維護與維修服務：組織可能會將資產(chǎn)的日常維護、定期檢查、故障排除和修理等工作外包給專業(yè)的維修服務公司。這些服務提供商通常擁有專業(yè)的技術人員和工具，能夠快速響應并解決資產(chǎn)運行中出現(xiàn)的問題；IT系統(tǒng)管理與支持：隨著信息技術的快速發(fā)展，許多組織選擇將IT系統(tǒng)的管理和支持工作外包給專業(yè)的IT服務公司。這些服務包括系統(tǒng)維護、軟件升級、數(shù)據(jù)備份與恢復、網(wǎng)絡安全管理等。通過外包，組織可以獲得更專業(yè)的IT服務，并確保其資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性；財務與會計服務：對于一些中小企業(yè)而言，為了降低成本并提高效率，可能會將財務管理和會計工作外包給專業(yè)的會計師事務所或財務咨詢公司。這些服務提供商可以幫助組織處理日常的賬務處理、稅務申報、財務報表編制等工作，并確保組織遵守相關的財務法規(guī)；人力資源服務：在人力資源管理方面，組織可能會將招聘、培訓、薪酬福利管理等部分或全部工作外包給專業(yè)的人力資源服務公司。這些服務提供商可以根據(jù)組織的需求定制人力資源解決方案，幫助組織優(yōu)化人力資源配置并提高員工滿意度；供應鏈管理與采購服務：為了降低采購成本并提高采購效率，組織可能會將供應鏈管理和采購工作外包給專業(yè)的供應鏈管理公司或采購代理。這些服務提供商可以幫助組織優(yōu)化采購流程、尋找合適的供方、協(xié)商合同條款并監(jiān)督供方表現(xiàn)；風險管理服務：雖然風險管理是組織內(nèi)部的核心職能之一，但一些組織可能會選擇將風險識別、評估和管理的部分工作外包給專業(yè)的風險管理咨詢公司。這些服務提供商可以提供獨立的風險評估報告、制定風險管理策略和措施，并協(xié)助組織應對潛在的風險挑戰(zhàn)；法律咨詢和審計服務：為確保資產(chǎn)管理活動的合法性和合規(guī)性，組織可能會聘請外部法律顧問和審計師（審核員）提供專業(yè)服務。最高管理者對資產(chǎn)管理活動外包中的職責分配：職責劃分的重要性：外包活動中，明確的職責劃分能夠減少誤解和沖突，確保各參與方對自己的角色和責任有清晰的認識,保證外包項目的順利執(zhí)行，避免因職責不清而導致的延誤或質(zhì)量問題。在資產(chǎn)管理領域，特別是當涉及到關鍵資產(chǎn)的維護、保養(yǎng)或處置時，明確的職責劃分能夠最大限度地降低潛在的風險，保障組織資產(chǎn)的安全和完整性；承包商和外部服務提供商的職責：承包商和外部服務提供商的職責應涵蓋資產(chǎn)管理活動的全過程，包括但不限于策劃、執(zhí)行、監(jiān)控和報告等環(huán)節(jié)。組織應確保合同或協(xié)議中詳細列出了各項職責的具體內(nèi)容，以便雙方在合作過程中能夠明確各自的分工和合作方式；合同管理：與外包服務提供商簽訂的合同中，必須明確列出雙方的責任、義務、期望成果以及考核標準。最高管理者應確保合同內(nèi)容詳盡、無歧義，以保護組織的利益。分配崗位職責和權限的方式主要有以下幾種：組織架構設計：通過科學合理的組織架構設計，明確各部門、各崗位之間的層級關系和匯報線路。組織架構圖直觀地展示了各崗位的上下級關系及職能劃分，有助于員工了解自己在組織中的位置和作用；崗位說明書：詳細列出每個崗位的職責、權限、工作內(nèi)容、任職資格等，作為員工履職的依據(jù)；權責清單：明確列出各崗位的關鍵職責和權限，確保每個崗位都清楚自己的責任和權限范圍。職務說明書是分配職責與權限的基礎文檔，確保每位員工都清楚自己的工作任務和權限范圍；角色與責任矩陣：制定角色與責任矩陣（RACI矩陣），明確每個項目或任務中各個角色（負責人、批準人、咨詢?nèi)?、被告知人）的職責。這種可視化工具能夠直觀地展示各個崗位的職責與權限關系；職責分配會議：定期召開職責分配會議，討論并確認各崗位的職責與權限。會議應邀請相關崗位的負責人參與，確保各方對職責分配達成共識。會議記錄應詳細記錄討論過程和最終決定，以備后續(xù)查閱；內(nèi)部制度：通過制定和執(zhí)行內(nèi)部管理制度，明確各崗位的職責和權限，并對違規(guī)行為進行約束和處罰；流程化管理：通過流程化管理，明確各項工作流程中的各個環(huán)節(jié)及其負責人。每個流程節(jié)點都應有明確的職責劃分和權限設定，確保流程順暢進行。流程圖是流程化管理的重要工具，它直觀地展示了工作流程和職責分配情況；權限管理系統(tǒng)：利用信息技術手段建立權限管理系統(tǒng)，對員工的訪問權限進行嚴格控制。根據(jù)員工的崗位職責和權限需求，分配相應的系統(tǒng)訪問權限。權限管理系統(tǒng)能職能接口的定義與管理：在構建和運行資產(chǎn)管理體系時，明確并有效管理職能接口是至關重要的。資產(chǎn)管理體系不僅僅是一個部門的責任，而是需要多個職能部門的緊密協(xié)作與配合，包括但不限于財務、采購、運營、維護等部門。為了確保這一體系的順暢運行，最高管理者必須承擔起定義和管理這些職能部門間接口的責任。明確接口定義；接口識別：應對資產(chǎn)管理體系中涉及的所有職能部門進行全面梳理，識別出它們之間的所有接口點。這些接口點可能體現(xiàn)在信息流動、決策制定、資源分配等多個方面；職責界定：對于每個接口，必須清晰界定各方的職責范圍，確保每項任務都有明確的責任人。這有助于避免責任不清、工作重復或遺漏的情況，從而提高整體工作效率。協(xié)調(diào)機制建立；跨部門協(xié)調(diào)會議：定期召開跨部門協(xié)調(diào)會議，為各部門提供一個面對面溝通的平臺。通過這些會議，各部門可以就資產(chǎn)管理中的關鍵問題進行深入討論，共同尋找解決方案；專門協(xié)調(diào)小組：針對一些復雜的或需要長期關注的接口問題，可以設立專門的協(xié)調(diào)小組。這些小組由來自各部門的代表組成，負責持續(xù)跟蹤問題進展，推動解決方案的實施，并定期向最高管理者匯報工作成果；信息共享平臺：利用現(xiàn)代信息技術手段，建立信息共享平臺，實現(xiàn)各部門之間的實時數(shù)據(jù)交換和信息共享。這不僅可以提高信息流通的效率，還可以減少因信息傳遞不暢而導致的誤解和沖突。解決職能交叉與沖突。明確優(yōu)先級：在出現(xiàn)職能交叉或沖突時，最高管理者需要根據(jù)組織的整體戰(zhàn)略目標，明確各項任務的優(yōu)先級。通過設定明確的優(yōu)先級順序，可以確保關鍵任務得到及時有效的處理，避免因職能重疊而導致的資源浪費和效率低下；制定解決方案：針對具體的職能交叉或沖突問題，最高管理者需要組織相關部門進行深入分析，共同制定解決方案。這些方案應充分考慮各部門的實際情況和利益訴求，確保方案的可行性和有效性。在分配崗位的職責、權限時應考慮：個人的經(jīng)驗和能力(見7.2)；經(jīng)驗：個人在資產(chǎn)管理或相關領域的工作經(jīng)驗是評估其能否勝任特定崗位的重要依據(jù)。經(jīng)驗豐富的員工通常能更快地適應崗位需求，更有效地執(zhí)行資產(chǎn)管理任務；能力：能力包括個人的專業(yè)知識、技能水平以及解決問題的能力等。組織應根據(jù)崗位的具體要求，評估個人是否具備履行該崗位職責所需的能力。通過正式和非正式的培訓和指導對崗位提供支持；正式培訓：組織應提供系統(tǒng)的、結構化的培訓課程，以幫助員工掌握履行崗位職責所需的知識和技能；非正式培訓：除了正式培訓外，組織還應鼓勵員工通過導師制度、工作坊、在線學習等方式進行非正式學習，以不斷提升其能力；指導：對于新入職或經(jīng)驗較少的員工，組織應提供必要的指導，幫助他們更快地適應崗位需求。其他工作負荷要求及其變化性，這可能影響其實現(xiàn)資產(chǎn)管理相關目標的能力；工作負荷：組織在分配崗位職責時，應考慮員工當前的工作負荷，避免過度分配導致員工無法有效履行職責；變化性：工作負荷可能會因各種因素（如項目周期、季節(jié)性需求等）而發(fā)生變化。組織應評估這些變化對員工履行資產(chǎn)管理職責的影響，并采取相應的應對措施。個人能證明其對自身崗位職責的理解(見7.3)。個人應能夠證明自己對崗位職責有清晰的認識和理解。這可以通過面試、測試、工作演示等方式來實現(xiàn)。最高管理者應為下述活動分配職責和權限：確保資產(chǎn)管理體系符合ISO55001標準的要求：最高管理者需要確保整個資產(chǎn)管理體系完全符合ISO55001標準的規(guī)定。這要求從體系的建立、實施、保持到持續(xù)改進，每一個階段都有明確的職責分配和權限界定。確保與資產(chǎn)管理體系建立、實施、保持和持續(xù)改進相關活動的職責和權限得到落實：建立階段：最高管理者應指定專人負責體系的初始搭建工作，包括制定資產(chǎn)管理體系的框架、政策和目標，并確保這些工作符合ISO55001的要求；實施階段：分配責任給具體部門或個人，負責將資產(chǎn)管理體系的要求轉化為實際操作流程，并監(jiān)督其實施情況；保持階段：明確職責，確保體系的持續(xù)有效運行，包括定期審查、更新和改進體系文件，以及進行必要的內(nèi)部審核和管理評審；持續(xù)改進階段：鼓勵和支持團隊成員提出改進建議，并對有效的改進措施給予認可和獎勵。同時，分配資源以支持持續(xù)改進活動的實施。確保資產(chǎn)管理體系支持戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃的實施；最高管理者應確保資產(chǎn)管理體系與組織的戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃（SAMP）緊密對接。在分配職責時，應考慮到體系如何支持SAMP中確定的目標和策略；設立跨部門協(xié)調(diào)機制，確保資產(chǎn)管理體系的實施與SAMP的目標保持一致，及時解決實施過程中出現(xiàn)的問題。確保支持并確保資產(chǎn)管理體系的適宜性、充分性和有效性：最高管理者應定期組織對資產(chǎn)管理體系的評估，確保其能夠適應組織內(nèi)外部環(huán)境的變化，滿足新的業(yè)務需求；分配職責給具有專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員，負責評估體系的適宜性、充分性和有效性，并根據(jù)評估結果提出改進建議；確保體系所需的資源（如人力、財力、技術等）得到及時補充和調(diào)整，以支持體系的持續(xù)改進和有效運行。建立與更新戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃，包括資產(chǎn)管理目標；建立戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃：最高管理者應指派具有戰(zhàn)略眼光、全局觀念和豐富管理經(jīng)驗的專人負責或領導團隊來制定戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃（包括明確資產(chǎn)管理目標）；更新戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計劃：最高管理者應確保負責計劃更新的人員或團隊能夠及時獲取最新的信息和數(shù)據(jù)，對計劃進行必要的調(diào)整和優(yōu)化。向最高管理者和相關方報告資產(chǎn)、資產(chǎn)管理和資產(chǎn)管理體系的績效。職責分配；報告編制：最高管理者需要分配職責給相關部門或個人，負責編制資產(chǎn)、資產(chǎn)管理和資產(chǎn)管理體系的績效報告。這些報告應涵蓋關鍵績效指標（KPIs）、趨勢分析、風險評估、改進建議等內(nèi)容；數(shù)據(jù)收集與分析：報告的基礎是準確的數(shù)據(jù)收集和分析。因此，最高管理者還需確保有專門的團隊或人員負責數(shù)據(jù)的收集、整理和分析工作，以確保報告內(nèi)容的真實性和可靠性。報告對象；最高管理者：報告的首要對象是組織的最高管理者，他們需要全面了解資產(chǎn)管理的成效，以便作出戰(zhàn)略決策和資源配置；相關方：除了內(nèi)部管理者外，報告還需要面向外部相關方，如投資者、債權人、監(jiān)管機構等。這些外部相關方對組織的資產(chǎn)管理狀況有著不同的關注點，報告內(nèi)容應根據(jù)其需求進行定制化。報告頻率與內(nèi)容；定期報告：通常，資產(chǎn)管理績效報告需要按照一定的頻率（如季度、半年或年度）進行編制和提交。這有助于最高管理者和相關方及時跟蹤資產(chǎn)管理活動的進展和成效；關鍵內(nèi)容：報告內(nèi)容應涵蓋資產(chǎn)的使用效率、維護成本、故障率、投資回報率等關鍵績效指標，并結合風險管理、合規(guī)性等方面的信息進行綜合分析。透明度與溝通；透明度提升：通過定期向內(nèi)外部相關方報告資產(chǎn)管理績效，組織可以提升透明度，增強信任度，為長期發(fā)展奠定良好基礎；雙向溝通：報告不僅是單向的信息傳遞，還應成為雙向溝通的橋梁。最高管理者和相關方可以通過報告發(fā)現(xiàn)問題、提出建議，促進資產(chǎn)管理體系的持續(xù)改進。責任與監(jiān)督。明確責任：最高管理者通過分配職責和權限，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責，從而避免責任不清、推諉扯皮的現(xiàn)象；監(jiān)督機制：為了確保報告的真實性和準確性，最高管理者還需要建立有效的監(jiān)督機制，對報告編制過程進行審查和把關。相關角色的職責和權限應形成成文信息。組織機構圖：展示組織內(nèi)部各部門及崗位之間的關系，明確匯報線和職責范圍；部門職能與職責：詳細描述各部門的主要職責、業(yè)務范圍和工作目標；資產(chǎn)管理職責分配表：列出所有涉及資產(chǎn)管理的崗位及其對應的職責和權限；崗位說明書：為每個關鍵崗位編寫詳細的崗位說明書，包括崗位職責、任職資格、績效指