公司會(huì)議室5s管理制度

公司會(huì)議室5s管理制度第一章總則

為確保公司會(huì)議室管理規(guī)范，提高會(huì)議效率，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定本會(huì)議室5S管理制度。本制度旨在通過(guò)整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）五大原則，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全方位管理。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室及與會(huì)議相關(guān)的配套設(shè)施。

二、定義

1.會(huì)議：指在公司內(nèi)部舉行的各類(lèi)討論、研究、決策、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)等活動(dòng)。

2.會(huì)議室：供召開(kāi)會(huì)議使用的專門(mén)場(chǎng)所。

3.5S：整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)，確保會(huì)議室設(shè)施完好、環(huán)境整潔。

3.參會(huì)人員：遵守會(huì)議室管理制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序和環(huán)境衛(wèi)生。

四、制度目標(biāo)

1.提高會(huì)議效率，縮短無(wú)效會(huì)議時(shí)間。

2.營(yíng)造整潔、舒適的會(huì)議環(huán)境，提升公司形象。

3.培養(yǎng)員工良好的會(huì)議素養(yǎng)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

五、制度執(zhí)行

1.全體員工應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議室管理秩序。

2.各級(jí)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保制度落實(shí)到位。

3.對(duì)違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處理。

六、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度經(jīng)公司批準(zhǔn)后予以公布，自公布之日起生效。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，以下詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議目的，確保會(huì)議內(nèi)容緊密?chē)@主題展開(kāi)。

2.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，避免不相關(guān)人員參會(huì)，以提高會(huì)議效率。

3.確定會(huì)議時(shí)間：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免影響正常工作，同時(shí)確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加。

4.通知與提醒：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行提醒。

二、會(huì)議組織

1.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，確保座位舒適、視線良好。

2.會(huì)議材料準(zhǔn)備：提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，包括會(huì)議議程、發(fā)言稿、參考資料等，并于會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

3.設(shè)備檢查：檢查會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、音響、話筒等）是否正常，確保會(huì)議過(guò)程中無(wú)技術(shù)問(wèn)題影響會(huì)議進(jìn)程。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人發(fā)言：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和期望成果。

3.各部門(mén)匯報(bào)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人按照會(huì)議議程，依次匯報(bào)相關(guān)工作，并提出問(wèn)題和建議。

4.討論與決策：針對(duì)會(huì)議主題和各部門(mén)匯報(bào)內(nèi)容，展開(kāi)討論，形成決策。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決策和行動(dòng)計(jì)劃。

四、會(huì)議總結(jié)

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確決策和行動(dòng)計(jì)劃。

2.分工與責(zé)任：明確各責(zé)任人，將決策和行動(dòng)計(jì)劃落實(shí)到位。

3.會(huì)議紀(jì)要：整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)給參會(huì)人員。

五、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員就會(huì)議組織、內(nèi)容和效果等方面提出意見(jiàn)和建議。

2.會(huì)議組織者針對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行改進(jìn)，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的書(shū)面記錄，是會(huì)議決策和行動(dòng)計(jì)劃的重要依據(jù)。為確保會(huì)議成果的落實(shí)，以下對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，由指定的會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員征求意見(jiàn)。

4.經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)誤后，會(huì)議紀(jì)要最終版應(yīng)在72小時(shí)內(nèi)正式發(fā)布。

二、決策事項(xiàng)的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任人對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)和行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，并按照既定時(shí)間表推進(jìn)實(shí)施。

2.會(huì)議組織者或指定專人定期對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)人員，協(xié)調(diào)資源予以解決。

三、進(jìn)度報(bào)告與評(píng)估

1.各責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，包括已完成事項(xiàng)、進(jìn)行中事項(xiàng)及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。

2.會(huì)議組織者對(duì)進(jìn)度報(bào)告進(jìn)行分析，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)情況，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

3.對(duì)于未按計(jì)劃推進(jìn)的事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人落實(shí)到位。

四、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要最終版應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行存檔，以便于后續(xù)查閱和追溯。

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠方便、快捷地查閱到所需會(huì)議紀(jì)要。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的存檔和查閱情況進(jìn)行定期檢查，確保資料的安全與完整。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用和良好維護(hù)，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等。

2.預(yù)訂者需通過(guò)公司規(guī)定的預(yù)訂系統(tǒng)或聯(lián)系會(huì)議室管理員進(jìn)行預(yù)訂，遵循先到先得的原則。

3.若預(yù)訂時(shí)間發(fā)生沖突，會(huì)議室管理員將協(xié)調(diào)安排或提出替代方案。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，不得吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

2.會(huì)議開(kāi)始前，使用人員應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）的正常運(yùn)作，并在會(huì)議結(jié)束后恢復(fù)原狀。

3.會(huì)議室內(nèi)物品應(yīng)妥善使用，不得隨意搬動(dòng)或損壞，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.非專業(yè)人員不得隨意拆卸或調(diào)整會(huì)議室設(shè)備，如需技術(shù)支持，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)人員處理。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議用品，如白板筆、紙筆、垃圾桶等，并定期補(bǔ)充。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室使用后，使用人員應(yīng)負(fù)責(zé)清理垃圾，保持會(huì)議室整潔。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，包括地毯、座椅、窗臺(tái)等，確保會(huì)議室衛(wèi)生。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常工作。

2.會(huì)議室使用人員應(yīng)熟悉安全逃生路線和應(yīng)急措施。

3.會(huì)議室內(nèi)不得存放易燃、易爆物品，確保會(huì)議安全。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理員有權(quán)制止并記錄。

2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，違規(guī)者將接受相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、限制使用會(huì)議室等。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)定期匯總違規(guī)情況，并向管理層報(bào)告，以便持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室管理。

第五章附則

為確保本會(huì)議室5S管理制度的實(shí)施效果，以下為附則內(nèi)容：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有未