《ISO 55001-2024資產(chǎn)管理-資產(chǎn)管理體系-要求》之16：“7支持-成文信息”解讀和應(yīng)用指導(dǎo)材料（雷澤佳-2024）

《ISO55001-2024資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》之16：“7支持-成文信息”解讀和應(yīng)用指導(dǎo)材料IISO55001-2024《資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》ISO55001-2024《資產(chǎn)管理—資產(chǎn)管理體系—要求》7.5成文信息7.5.1總則組織的資產(chǎn)管理體系應(yīng)包括：a)本標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；b)組織所確定的、為確保資產(chǎn)管理體系有效性所需的成文信息；c)有關(guān)適用法律法規(guī)管要求的成文信息。注：對(duì)于不同組織，資產(chǎn)管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模，以及活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過程及其相互作用的復(fù)雜程度；——人員的能力；——資產(chǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)量、多樣性、復(fù)雜程度和重要性。7.5.2和7.5.3中關(guān)于創(chuàng)建和控制成文信息的要求也適用于成文數(shù)據(jù)和成文知識(shí)（視組織需要而定）。7.5.2成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴)標(biāo)識(shí)和說明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)）；b)形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；c)評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制資產(chǎn)管理體系和本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息，以確保：a)在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；b)予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：——分發(fā)、訪問、檢索和使用；——存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；——更改控制（如版本控制）；——保留和處置。對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行資產(chǎn)管理體系所必需的來自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。注：對(duì)于成文信息的“訪問”可能意味著僅允許查閱或者意味著允許查閱和并授權(quán)修改。成文信息總則成文信息定義：成文信息：指組織需要控制并保持的信息及其載體，用于支持資產(chǎn)管理體系的策劃、實(shí)施、監(jiān)視、測(cè)量、分析和改進(jìn)過程，它是資產(chǎn)管理體系有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的基礎(chǔ)。成文信息可以任何格式和載體存在，包括但不限于紙質(zhì)文檔、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖片、視頻等，并可來自任何來源，如內(nèi)部生成、外部獲取或合作共享。成文信息涵蓋與資產(chǎn)管理體系相關(guān)的所有信息，包括但不限于：資產(chǎn)管理體系文件：包括方針、目標(biāo)、程序、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等，這些文件定義了資產(chǎn)管理體系的結(jié)構(gòu)、要求、職責(zé)和過程；為組織運(yùn)行而產(chǎn)生的信息：這是指在組織進(jìn)行資產(chǎn)管理活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各種文件，如資產(chǎn)清單、維護(hù)記錄、檢查報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等。這些文件記錄了資產(chǎn)的狀態(tài)、性能、歷史數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息；實(shí)現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)（記錄）：記錄是成文信息的一種重要形式，它提供了資產(chǎn)管理體系運(yùn)行和資產(chǎn)管理活動(dòng)結(jié)果的客觀證據(jù)。記錄可以包括培訓(xùn)記錄、審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄、不符合項(xiàng)及其糾正措施記錄等。組織的資產(chǎn)管理體系應(yīng)包括：ISO55001標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；條款號(hào)及標(biāo)題名稱標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成文信息要求類別（文件、記錄）成文信息功能（或用途）5.2資產(chǎn)管理方針資產(chǎn)管理方針應(yīng)可獲取并保持成文信息文件確立資產(chǎn)管理的宗旨和方向，為制定資產(chǎn)管理目標(biāo)提供框架6.1.2應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施應(yīng)提供有關(guān)策劃、實(shí)施和評(píng)價(jià)這些措施的成文信息記錄記錄風(fēng)險(xiǎn)管理過程及其效果，確保措施的有效性6.2.1戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計(jì)劃（SAMP）戰(zhàn)略資產(chǎn)管理計(jì)劃應(yīng)作為成文信息可獲取，并應(yīng)定期評(píng)審和更新文件確定資產(chǎn)管理決策框架、目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)方法，確保與資源計(jì)劃的一致性6.2.2資產(chǎn)管理目標(biāo)資產(chǎn)管理目標(biāo)作為成文信息可獲取文件明確資產(chǎn)管理目標(biāo)，確保與組織目標(biāo)相協(xié)調(diào)7.2能力組織應(yīng)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔?，作為人員能力的證據(jù)記錄記錄并證明人員的能力符合資產(chǎn)管理需求6.2.3實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理目標(biāo)的策劃組織應(yīng)建立并保持資產(chǎn)管理計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)作為成文信息可獲取文件明確實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理目標(biāo)的策略、資源、時(shí)間框架等7.4溝通應(yīng)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔?，作為所需溝通及其有效性的證據(jù)記錄記錄溝通內(nèi)容及其效果，確保內(nèi)外部溝通的有效性7.6數(shù)據(jù)和信息如有必要存在差異，差異作為成文信息予以記錄和溝通記錄確保財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)職能部門間信息和術(shù)語(yǔ)的一致性和可追溯性8.1運(yùn)行策劃和控制（包括生命周期管理）在必要的范圍和程度上，提供成文信息，以確信過程已經(jīng)按策劃進(jìn)行記錄證明資產(chǎn)管理過程按照策劃進(jìn)行，確保過程的有效控制9.1監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)組織應(yīng)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔ⅲ鳛楸O(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)結(jié)果的證據(jù)記錄記錄監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)的結(jié)果，確保績(jī)效的持續(xù)改進(jìn)9.2.3內(nèi)部審核方案應(yīng)保留成文信息，作為實(shí)施審核方案以及審核結(jié)果的證據(jù)記錄記錄內(nèi)部審核方案的實(shí)施及結(jié)果，確保資產(chǎn)管理體系的有效性9.3.3管理評(píng)審結(jié)果組織應(yīng)提供成文信息，作為管理評(píng)審結(jié)果的證據(jù)記錄記錄管理評(píng)審的結(jié)果及后續(xù)改進(jìn)措施，確保資產(chǎn)管理體系的持續(xù)適宜性10.2不符合和糾正措施應(yīng)保留成文信息，作為下列事項(xiàng)的證據(jù)：<br>-不符合或事件的性質(zhì)以及隨后所采取的措施<br>-糾正措施或預(yù)防措施的結(jié)果記錄記錄不符合或事件的性質(zhì)、處理措施及效果，防止再次發(fā)生組織所確定的、為確保資產(chǎn)管理活動(dòng)和資產(chǎn)管理體系有效性所需的成文信息：這些成文信息應(yīng)全面、準(zhǔn)確且及時(shí)地反映資產(chǎn)管理的關(guān)鍵要素、流程和決策依據(jù)，以確保資產(chǎn)管理活動(dòng)的規(guī)范性和資產(chǎn)管理體系的有效性。具體而言，這些信息應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)方面：詳細(xì)的資產(chǎn)清單和資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄資產(chǎn)的物理特性、技術(shù)規(guī)格、使用狀況、維護(hù)歷史等信息。資產(chǎn)管理策略與規(guī)劃：資產(chǎn)管理方針和政策聲明，明確組織對(duì)資產(chǎn)管理的總體方向和承諾；長(zhǎng)期和短期的資產(chǎn)管理規(guī)劃，包括資產(chǎn)投資、更新、處置等策略；資產(chǎn)管理流程和程序：詳細(xì)描述資產(chǎn)管理的各個(gè)流程和程序，包括資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、報(bào)廢等全生命周期管理環(huán)節(jié)；關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPIs)和平衡計(jì)分卡，用于衡量資產(chǎn)管理的財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部流程和學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)等方面的績(jī)效；風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)制定預(yù)防和應(yīng)對(duì)措施；供方和合作伙伴管理文件，包括供方評(píng)估、選擇和監(jiān)控等方面的信息；培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃，確保資產(chǎn)管理人員具備必要的技能和知識(shí)；最佳實(shí)踐和創(chuàng)新案例：整理和分享資產(chǎn)管理的最佳實(shí)踐和創(chuàng)新案例，為組織內(nèi)部的資產(chǎn)管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。有關(guān)適用法律法規(guī)要求的成文信息。國(guó)家和地方關(guān)于資產(chǎn)管理的法律法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。行業(yè)規(guī)范、最佳實(shí)踐和指南，特別是與資產(chǎn)管理相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（如ISO55000系列）。環(huán)保、安全、健康等方面的法律法規(guī)要求，確保資產(chǎn)管理活動(dòng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。合同和法律協(xié)議中關(guān)于資產(chǎn)管理的條款和條件，確保組織在履行合同義務(wù)時(shí)符合法律法規(guī)要求。對(duì)于不同組織，資產(chǎn)管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：組織的規(guī)模，以及活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；組織的規(guī)模：組織的規(guī)模直接影響了其資產(chǎn)管理體系的復(fù)雜性和覆蓋范圍。大型組織通常擁有更多的資產(chǎn)、更復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程和更廣泛的服務(wù)范圍，因此需要更詳細(xì)、更全面的成文信息來確保資產(chǎn)管理體系的有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。相比之下，小型組織可能擁有較少的資產(chǎn)和更簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程，因此其成文信息可以相對(duì)簡(jiǎn)潔，但仍需確保涵蓋所有關(guān)鍵要素和流程；活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型：不同類型的活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)對(duì)資產(chǎn)管理體系的要求不同。例如，高科技制造業(yè)可能需要詳細(xì)的成文信息來管理其復(fù)雜的生產(chǎn)流程和高度專業(yè)化的設(shè)備，而服務(wù)業(yè)可能更側(cè)重于服務(wù)交付過程和客戶資產(chǎn)的管理。因此，組織應(yīng)根據(jù)其實(shí)際活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的特性，調(diào)整資產(chǎn)管理體系成文信息的詳略程度，以確保其針對(duì)性和實(shí)用性。。過程及其相互作用的復(fù)雜程度；過程復(fù)雜性：不同組織在資產(chǎn)管理方面涉及的過程復(fù)雜程度可能大相徑庭。一些組織可能擁有較為簡(jiǎn)單、直接的資產(chǎn)管理流程，而另一些組織則可能擁有高度復(fù)雜、相互交織的流程。過程的復(fù)雜性直接影響到成文信息的詳細(xì)程度。在過程較為復(fù)雜的組織中，需要更詳細(xì)的成文信息來明確各個(gè)步驟、責(zé)任主體、關(guān)鍵控制點(diǎn)以及不同過程之間的交互關(guān)系，以確保資產(chǎn)管理的有效性和效率；相互作用復(fù)雜性：過程之間的相互作用也是決定成文信息詳略程度的重要因素。在相互作用復(fù)雜的組織中，不同資產(chǎn)管理過程之間可能存在緊密的聯(lián)系和依賴關(guān)系。這種復(fù)雜性要求更詳細(xì)的成文信息來闡明這些關(guān)系，避免信息孤島和溝通障礙，確保各個(gè)過程能夠順暢銜接，共同支持資產(chǎn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。人員的能力；能力水平與信息需求：?jiǎn)T工的專業(yè)技能、知識(shí)水平和經(jīng)驗(yàn)直接決定了他們對(duì)成文信息的理解和應(yīng)用能力。能力較強(qiáng)的員工可能更擅長(zhǎng)從簡(jiǎn)要的指導(dǎo)和原則中提煉出所需信息，并自主做出決策；而能力相對(duì)較弱的員工則可能需要更詳細(xì)、具體的成文信息來指導(dǎo)其工作，確保操作的準(zhǔn)確性和一致性；定制化信息：根據(jù)員工的能力差異，組織可以定制化成文信息的詳略程度。對(duì)于高能力員工，可以提供更簡(jiǎn)潔、概括性的信息，鼓勵(lì)他們發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性；而對(duì)于低能力員工，則需要提供更詳細(xì)、步驟化的操作指南，以減少錯(cuò)誤和提高工作效率。資產(chǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)量、多樣性、復(fù)雜程度和重要性。資產(chǎn)和資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)量：數(shù)量多：當(dāng)組織擁有大量的資產(chǎn)或資產(chǎn)系統(tǒng)時(shí)，為了有效管理和控制這些資產(chǎn)，需要更多的成文信息來記錄、跟蹤和維護(hù)。例如，詳細(xì)的資產(chǎn)清單、分類編碼、技術(shù)規(guī)格、維護(hù)記錄等，以確保每項(xiàng)資產(chǎn)都能得到妥善管理；數(shù)量少：資產(chǎn)數(shù)量較少的組織可能不需要過于復(fù)雜的成文信息體系，但仍需確保關(guān)鍵信息的完整性和準(zhǔn)確性，如關(guān)鍵資產(chǎn)的詳細(xì)檔案、重要維護(hù)記錄等。多樣性：多樣性強(qiáng)：資產(chǎn)類型多樣的組織需要更加細(xì)化和具體的成文信息來應(yīng)對(duì)不同資產(chǎn)的管理需求。例如，對(duì)于既有電力設(shè)備又有信息技術(shù)設(shè)備的組織，需要分別為這兩類資產(chǎn)制定不同的管理標(biāo)準(zhǔn)、操作手冊(cè)和維護(hù)指南；多樣性弱：資產(chǎn)類型相對(duì)單一的組織可以采用較為通用的成文信息模板，但仍需確保信息的針對(duì)性和適用性。復(fù)雜程度；復(fù)雜度高：高度復(fù)雜的資產(chǎn)系統(tǒng)（如大型工業(yè)設(shè)備、復(fù)雜的IT系統(tǒng)等）需要詳盡的成文信息來支持其運(yùn)行和維護(hù)。這包括詳細(xì)的設(shè)計(jì)圖紙、操作手冊(cè)、維修指南、故障診斷流程等，以確保系統(tǒng)能夠高效、安全運(yùn)行；復(fù)雜度低：對(duì)于復(fù)雜度較低的資產(chǎn)系統(tǒng)，成文信息可以相對(duì)簡(jiǎn)化，但仍需涵蓋關(guān)鍵的管理和控制要點(diǎn)。重要性。重要性高：對(duì)于組織運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要的資產(chǎn)或資產(chǎn)系統(tǒng)（如關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備、核心信息系統(tǒng)等），需要更加嚴(yán)格和詳盡的成文信息來確保其可靠性和安全性。這可能包括嚴(yán)格的操作規(guī)程、定期的維護(hù)計(jì)劃、緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案等；重要性低：對(duì)于相對(duì)不那么重要的資產(chǎn)或資產(chǎn)系統(tǒng)，成文信息可以相對(duì)寬松，但仍需確保基本的管理要求得到滿足。7.5.2和7.5.3中關(guān)于創(chuàng)建和控制成文信息的要求也適用于成文數(shù)據(jù)和信息（見7.6）和成文知識(shí)（見7.7）（視組織需要而定）。對(duì)于資產(chǎn)管理體系而言，成文信息的創(chuàng)建和更新是確保信息準(zhǔn)確性和時(shí)效性的關(guān)鍵。這一要求同樣適用于成文數(shù)據(jù)和信息以及成文知識(shí)的創(chuàng)建與更新：創(chuàng)建原則：在創(chuàng)建成文數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)時(shí)，應(yīng)確保其內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，并符合組織的資產(chǎn)管理策略和目標(biāo)。這要求組織在創(chuàng)建過程中進(jìn)行充分的審查和驗(yàn)證，以確保信息的可靠性；更新機(jī)制：成文數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)應(yīng)隨著資產(chǎn)管理活動(dòng)的進(jìn)展和外部環(huán)境的變化而及時(shí)更新。組織應(yīng)建立有效的更新機(jī)制，包括定期審查、修訂和批準(zhǔn)流程，以確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；版本控制：對(duì)于重要的成文數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)，組織應(yīng)實(shí)施版本控制，以記錄其歷史變更情況，并便于追溯和恢復(fù)。成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶?biāo)識(shí)和說明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)）；標(biāo)題：每個(gè)成文信息文件都應(yīng)具有清晰、描述性的標(biāo)題，以便用戶快速識(shí)別文件的內(nèi)容和目的。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的核心內(nèi)容；日期：成文信息的創(chuàng)建和更新（或修訂）日期應(yīng)明確標(biāo)注，以便追蹤文件的時(shí)效性和歷史變更。這有助于確保用戶使用的是最新版本的信息，并便于在需要時(shí)回溯到以前的版本；作者：應(yīng)明確記錄成文信息的作者或責(zé)任部門（責(zé)任人），能夠追溯文件的來源和責(zé)任歸屬，以便在出現(xiàn)問題或需要進(jìn)一步解釋時(shí)能夠聯(lián)系到相關(guān)人員。這也有助于建立責(zé)任追究機(jī)制，確保信息的質(zhì)量和準(zhǔn)確性；索引編號(hào)：為了便于文件的管理和檢索，組織應(yīng)為成文信息分配唯一的索引編號(hào)或代碼，索引編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)，確保其在組織內(nèi)部的唯一性和可識(shí)別性；統(tǒng)一格式與模板：為不同類型的成文信息（如手冊(cè)、程序文件、記錄表格等）制定統(tǒng)一的格式和模板，確保標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)等信息的規(guī)范性和一致性。形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；形式的適宜性；語(yǔ)言選擇：成文信息應(yīng)使用組織內(nèi)部通用的語(yǔ)言，以確保信息的有效傳遞和理解。對(duì)于多語(yǔ)言組織，應(yīng)考慮提供關(guān)鍵信息的多語(yǔ)言版本，以滿足不同語(yǔ)言背景員工的需求；軟件版本兼容性：若成文信息以電子形式存在，如使用特定軟件創(chuàng)建或展示，應(yīng)確保所選軟件版本與組織內(nèi)部廣泛使用的版本兼容，以避免因軟件不兼容導(dǎo)致的信息訪問障礙；圖表和可視化工具：適當(dāng)使用圖表、圖形、流程圖等可視化工具來輔助說明復(fù)雜信息或數(shù)據(jù)，以提高信息的可讀性和理解度。這些圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，并符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或組織內(nèi)部的規(guī)范。載體的適宜性；紙質(zhì)載體：對(duì)于需要長(zhǎng)期保存或便于攜帶的成文信息，可考慮使用紙質(zhì)載體。在選擇紙質(zhì)載體時(shí)，應(yīng)考慮紙張質(zhì)量、印刷清晰度等因素，以確保信息的持久性和可讀性；電子載體：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子載體因其便于存儲(chǔ)、檢索和共享的特點(diǎn)而越來越受歡迎。組織應(yīng)建立電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)電子成文信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索和備份，以確保信息的完整性和安全性。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注電子文檔的版本控制，避免使用過時(shí)的信息；混合載體：根據(jù)實(shí)際需要，組織還可以采用紙質(zhì)和電子混合載體的方式。例如，對(duì)于重要政策文件或標(biāo)準(zhǔn)，可以同時(shí)提供紙質(zhì)和電子版本，以滿足不同場(chǎng)景下的需求。評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評(píng)審流程；實(shí)施多方參與、多層級(jí)評(píng)審：評(píng)審過程應(yīng)涉及資產(chǎn)管理體系內(nèi)多個(gè)層級(jí)和部門的參與，包括決策層、管理層和執(zhí)行層，以確保成文信息全面反映各方需求和期望；成文信息應(yīng)經(jīng)過多層級(jí)的評(píng)審，包括初步評(píng)審、專業(yè)評(píng)審和最終審批。初步評(píng)審可由信息創(chuàng)建者或其同事進(jìn)行，以確保信息的基本準(zhǔn)確性和完整性；專業(yè)評(píng)審應(yīng)由具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的專家進(jìn)行，以確保信息的專業(yè)性和技術(shù)性；最終審批應(yīng)由具有決策權(quán)的管理人員進(jìn)行，以確保信息符合組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和政策要求。內(nèi)容完整性：評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息的準(zhǔn)確性、完整性（涵蓋了資產(chǎn)、資產(chǎn)管理活動(dòng)和資產(chǎn)管理體系的所有相關(guān)方面）、一致性、可讀性以及是否符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等方面；邏輯一致性：評(píng)審還應(yīng)確保成文信息內(nèi)部的邏輯一致性，以及與其他相關(guān)成文信息的協(xié)調(diào)性；記錄評(píng)審過程：組織應(yīng)記錄評(píng)審過程，包括評(píng)審人員、評(píng)審時(shí)間、評(píng)審意見和修改情況等信息。這有助于追蹤評(píng)審的歷史和結(jié)果，確保評(píng)審的透明性和可追溯性。同時(shí)，記錄評(píng)審過程也有助于發(fā)現(xiàn)評(píng)審中存在的問題和不足，為持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。批準(zhǔn)流程；明確責(zé)任：組織應(yīng)明確成文信息批準(zhǔn)的責(zé)任人，通常應(yīng)為具有相應(yīng)權(quán)限和決策能力的決策層成員；正式批準(zhǔn)：所有成文信息在發(fā)布前均需經(jīng)過正式批準(zhǔn)流程，確保信息內(nèi)容符合組織戰(zhàn)略目標(biāo)和資產(chǎn)管理體系要求；確保批準(zhǔn)的有效性：批準(zhǔn)是成文信息創(chuàng)建和更新流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。組織應(yīng)確保批準(zhǔn)的有效性，即批準(zhǔn)人員應(yīng)具有相應(yīng)的權(quán)限和責(zé)任，能夠?qū)Τ晌男畔⒌倪m宜性和充分性做出準(zhǔn)確判斷。批準(zhǔn)應(yīng)以書面形式進(jìn)行，并明確標(biāo)注批準(zhǔn)日期和批準(zhǔn)人姓名，以便后續(xù)追蹤和驗(yàn)證；記錄與追溯：批準(zhǔn)過程應(yīng)留下記錄，以便于后續(xù)追溯和審核。保持適宜性和充分性。定期復(fù)審和動(dòng)態(tài)更新：成文信息并非一成不變，而是需要隨著組織內(nèi)外部環(huán)境的變化而不斷更新和完善。組織應(yīng)建立定期復(fù)審和更新機(jī)制，對(duì)成文信息進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，確保其始終符合組織的實(shí)際需求和法規(guī)要求。在復(fù)審和更新過程中，應(yīng)充分考慮利益相關(guān)方的意見和建議，確保信息的全面性和客觀性；反饋機(jī)制：組織應(yīng)建立成文信息的反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工和其他利益相關(guān)方提出改進(jìn)建議，以便不斷完善成文信息。成文信息的控制應(yīng)控制資產(chǎn)管理體系和本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息，以確保：在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；“在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)”：指資產(chǎn)管理體系運(yùn)行過程中，無論何時(shí)何地，只要涉及資產(chǎn)、資產(chǎn)管理活動(dòng)或資產(chǎn)管理體系的決策、執(zhí)行、監(jiān)控、評(píng)價(jià)、改進(jìn)等環(huán)節(jié)，相關(guān)人員都能夠及時(shí)獲取到所需的成文信息。這涵蓋了從資產(chǎn)規(guī)劃、采購(gòu)、運(yùn)維到退役處置的全壽命周期各階段，以及從管理層到執(zhí)行層的各級(jí)組織和個(gè)人。即時(shí)性：成文信息應(yīng)在需要時(shí)即刻可用，避免因信息滯后導(dǎo)致的決策失誤或執(zhí)行偏差；準(zhǔn)確性：提供的信息必須是最新、最準(zhǔn)確的版本，以確保決策基于可靠的數(shù)據(jù)和依據(jù)；便捷性：信息應(yīng)易于訪問，無論是通過紙質(zhì)文檔、電子系統(tǒng)還是其他媒介，都應(yīng)確保用戶能夠方便地獲取。確保均可獲得并適用。訪問權(quán)限與分發(fā)控制：根據(jù)崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，為不同層級(jí)和部門的人員設(shè)置適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠在需要時(shí)訪問到相關(guān)信息。同時(shí)，應(yīng)建立有效的分發(fā)機(jī)制，確保成文信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)至需要的人員或部門。物理與電子存儲(chǔ)：根據(jù)成文信息的類型和使用習(xí)慣，合理選擇物理存儲(chǔ)（如文件柜、檔案室）或電子存儲(chǔ)（如數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)）方式，確保信息的安全性和易獲取性；檢索與查詢系統(tǒng)：建立高效的檢索與查詢系統(tǒng)，使得用戶能夠快速定位到所需信息。對(duì)于電子存儲(chǔ)的成文信息，應(yīng)提供關(guān)鍵詞搜索、分類瀏覽等功能；確保適用：提供的成文信息應(yīng)緊密貼合實(shí)際工作需求，具有明確的指導(dǎo)性和可操作性。避免提供過于籠統(tǒng)或與實(shí)際工作脫節(jié)的信息。予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。建立保護(hù)框架：制定一套全面的成文信息保護(hù)政策。這應(yīng)包括信息的分類、存儲(chǔ)、訪問、使用、傳輸、披露、保留和處置等方面的規(guī)定；防止成文信息的泄密；訪問權(quán)限管理：實(shí)施嚴(yán)格的訪問權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問敏感或機(jī)密信息。采用身份驗(yàn)證、密碼保護(hù)、數(shù)字證書、生物識(shí)別技術(shù)等手段，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。加密技術(shù)：對(duì)重要和敏感的成文信息進(jìn)行加密處理，即使文件被未經(jīng)授權(quán)的人員獲取，也無法輕易解密和讀??；安全存儲(chǔ)：對(duì)于紙質(zhì)文檔，應(yīng)存放在安全的地方，如上鎖的文件柜或保險(xiǎn)柜中。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備位于安全的環(huán)境中，并配備防火、防水、防盜等物理安全設(shè)施，避免信息泄露給未授權(quán)人員；培訓(xùn)與意識(shí)提升：定期對(duì)員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的保密意識(shí)，確保他們了解成文信息泄密的嚴(yán)重后果，并知道如何妥善處理敏感信息。防止成文信息的不當(dāng)使用；明確使用目的和范圍：在發(fā)布成文信息時(shí)，應(yīng)明確其使用目的和范圍，限制其在特定領(lǐng)域或特定人員中的傳播和使用；版本控制：對(duì)成文信息進(jìn)行版本控制，確保只有最新、最準(zhǔn)確的版本被使用。通過編號(hào)或時(shí)間戳等方式來區(qū)分不同的版本，避免使用過時(shí)的信息；使用權(quán)限：明確不同崗位人員對(duì)成文信息的使用權(quán)限，禁止非授權(quán)人員修改、刪除或傳播信息。審批流程：建立嚴(yán)格的成文信息審批流程，確保在信息發(fā)布或使用前經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)。這有助于防止錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性的信息被傳播或使用；合規(guī)性審查：在成文信息發(fā)布前進(jìn)行合規(guī)性審查，確保其符合公司政策、法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，避免不當(dāng)使用導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)；定期審查：定期對(duì)成文信息進(jìn)行審查，確保其仍然符合當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求和管理要求。對(duì)于過時(shí)或不再需要的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或刪除。防止成文信息的缺失（即保持成文信息的完整性）。備份與恢復(fù)：定期對(duì)成文信息進(jìn)行備份，并建立災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保在發(fā)生意外情況（如系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等）時(shí)能夠快速恢復(fù)信息；完整性檢查：在傳輸或存儲(chǔ)成文信息時(shí)，應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保信息在傳輸或存儲(chǔ)過程中沒有被篡改或損壞；流程管理：建立嚴(yán)格的成文信息審批和發(fā)布流程，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。在信息發(fā)布前進(jìn)行多輪審核，避免遺漏或錯(cuò)誤；定期審核：定期對(duì)成文信息進(jìn)行審核和更新，確保其反映最新的資產(chǎn)管理和業(yè)務(wù)實(shí)踐。同時(shí)，清理過時(shí)或無效的信息，避免信息冗余和混淆；記錄管理：建立完善的記錄管理機(jī)制，對(duì)成文信息的創(chuàng)建、修改、刪除、訪問等操作進(jìn)行記錄，以便追蹤信息的流向和狀態(tài)。這有助于在發(fā)現(xiàn)信息缺失時(shí)迅速定位問題并采取補(bǔ)救措施。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：分發(fā)、訪問、檢索和使用：分發(fā)；組織應(yīng)建立明確的成文信息分發(fā)機(jī)制，確保相關(guān)成文信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞給需要的人員或部門；分發(fā)過程應(yīng)記錄分發(fā)對(duì)象、分發(fā)時(shí)間、分發(fā)方式等信息，以便追溯和審核；對(duì)于敏感或機(jī)密信息，應(yīng)采取加密或限制訪問等措施，確保信息的安全性。訪問；確定訪問權(quán)限：組織應(yīng)設(shè)定成文信息的訪問權(quán)限，明確哪些人員或部門需要訪問查看成文信息,確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)信息；查看權(quán)限：對(duì)于僅需了解信息內(nèi)容的人員，授予查看權(quán)限，但不允許編輯或復(fù)制。復(fù)制權(quán)限：對(duì)于需要參考或分享信息的人員，除查看權(quán)限外，額外授予復(fù)制權(quán)限，但仍不允許編輯。編輯權(quán)限：對(duì)于需要修改或更新信息的人員，授予編輯權(quán)限，但需嚴(yán)格監(jiān)控和記錄修改行為。修改過程權(quán)限：對(duì)于負(fù)責(zé)信息流程管理或質(zhì)量控制的人員，授予修改過程權(quán)限，以監(jiān)督信息的正確性和一致性。刪除權(quán)限：僅在極少數(shù)情況下，如信息過時(shí)或存在嚴(yán)重錯(cuò)誤，且經(jīng)過嚴(yán)格審批后，才授予刪除權(quán)限。訪問權(quán)限的設(shè)置應(yīng)基于崗位職責(zé)和工作需要，避免信息泄露或?yàn)E用；應(yīng)提供便捷的訪問途徑，如企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、文件服務(wù)器等，以便員工能夠高效地獲取所需信息。檢索；組織應(yīng)建立有效的成文信息檢索系統(tǒng)，方便員工快速找到所需信息；檢索系統(tǒng)應(yīng)支持關(guān)鍵詞搜索、標(biāo)簽、分類瀏覽等多種檢索方式，提高檢索效率；應(yīng)定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。使用。組織應(yīng)明確成文信息的使用目的和范圍，確保信息被正確使用；對(duì)于需要遵循的成文信息（如標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、制度等），應(yīng)通過培訓(xùn)、宣傳等方式確保員工充分理解和執(zhí)行；在使用成文信息時(shí)，應(yīng)關(guān)注其時(shí)效性，避免使用過時(shí)的信息導(dǎo)致決策失誤或操作不當(dāng)；對(duì)于因使用成文信息而產(chǎn)生的問題或改進(jìn)建議，應(yīng)及時(shí)反饋并記錄，以便對(duì)成文信息進(jìn)行修訂和完善；監(jiān)控信息的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不當(dāng)使用行為。存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；成文信息的存儲(chǔ)；建立安全的存儲(chǔ)環(huán)境：確保成文信息存儲(chǔ)在安全、適宜的環(huán)境中，防止信息因物理因素（如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊）或技術(shù)因素（如病毒、黑客攻擊）而丟失或損壞；采用可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)：選擇穩(wěn)定、可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如服務(wù)器、云存儲(chǔ)或物理存儲(chǔ)設(shè)備，并定期檢測(cè)其性能和可靠性；建立文檔管理系統(tǒng)：組織應(yīng)建立一個(gè)結(jié)構(gòu)化的文檔管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)所有與資產(chǎn)、資產(chǎn)管理活動(dòng)和資產(chǎn)管理體系相關(guān)的成文信息。該系統(tǒng)應(yīng)能夠支持信息的分類、檢索、歸檔和版本控制；分類存儲(chǔ)：根據(jù)信息的性質(zhì)、用途和重要性，對(duì)成文信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)。例如，將資產(chǎn)管理手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)文件、規(guī)章制度、法律法規(guī)、政策文件等分別存放在不同的文件夾或數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于管理和檢索；電子與紙質(zhì)雙重備份：對(duì)于關(guān)鍵的成文信息，組織應(yīng)采取電子和紙質(zhì)雙重備份的方式，以防止因單一存儲(chǔ)方式出現(xiàn)故障而導(dǎo)致信息丟失；定期備份與恢復(fù)測(cè)試：對(duì)于電子存儲(chǔ)的成文信息，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并測(cè)試備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性，以確保在需要時(shí)能夠快速恢復(fù)信息。成文信息的防護(hù)；訪問控制：對(duì)成文信息的訪問應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問、修改或刪除信息。這可以通過設(shè)置密碼、指紋識(shí)別、面部識(shí)別等身份驗(yàn)證手段來實(shí)現(xiàn)；物理安全：對(duì)于紙質(zhì)存儲(chǔ)的成文信息，應(yīng)確保其存放在安全、干燥、防火、防潮的環(huán)境中，以防止信息因物理?yè)p壞而丟失或損壞；網(wǎng)絡(luò)安全：對(duì)于電子存儲(chǔ)的成文信息，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，以防止信息被非法訪問、篡改或泄露；防病毒與惡意軟件：定期更新和運(yùn)行防病毒軟件，以保護(hù)存儲(chǔ)成文信息的系統(tǒng)和設(shè)備免受病毒和惡意軟件的攻擊。保持可讀性。格式標(biāo)準(zhǔn)化：確保所有成文信息都采用標(biāo)準(zhǔn)化的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和展示，以便于閱讀和理解。例如，使用統(tǒng)一的字體、字號(hào)、行距和段落格式；定期審核與更新：定期對(duì)存儲(chǔ)的成文信息進(jìn)行審核，確保其仍然準(zhǔn)確、有效且符合當(dāng)前的管理要求。對(duì)于過時(shí)的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或刪除；易讀性檢查：在存儲(chǔ)和發(fā)布成文信息之前，應(yīng)進(jìn)行易讀性檢查，確保信息清晰、簡(jiǎn)潔、無歧義。對(duì)于復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)或概念，應(yīng)提供必要的解釋或說明；保護(hù)信息完整性：在存儲(chǔ)和傳輸成文信息的過程中，應(yīng)采取必要的措施保護(hù)信息的完整性，防止信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中被篡改或損壞。更改控制（如版本控制）；建立變更控制程序：制定并實(shí)施一套全面的變更控制程序，確保所有成文信息的更改都經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、記錄、審查和批準(zhǔn)；變更申請(qǐng)與審批：任何對(duì)成文信息的更改都應(yīng)始于正式的變更申請(qǐng)，該申請(qǐng)需明確說明變更的原因、范圍、預(yù)期影響及建議的新內(nèi)容。申請(qǐng)需經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限的人員審批，確保變更符合組織策略和法規(guī)要求；更改記錄：對(duì)成文信息的每次更改都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括更改日期、更改人、審批人、更改內(nèi)容概述等。這些記錄有助于跟蹤成文信息的歷史演變，確保信息的可追溯性；分發(fā)與回收：在成文信息更改后，應(yīng)及時(shí)更新并分發(fā)新版本給所有相關(guān)方，同時(shí)回收舊版本以防止誤用。分發(fā)和回收過程應(yīng)有明確記錄，確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；通知與培訓(xùn)：當(dāng)成文信息發(fā)生重要更改時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并提供必要的培訓(xùn)或指導(dǎo)，以確保他們了解更改的內(nèi)容和影響，并能夠正確地應(yīng)用更改后的信息。實(shí)施版本控制：對(duì)成文信息實(shí)施嚴(yán)格的版本控制，確保每個(gè)版本的變更歷史都清晰可追溯。這包括為每個(gè)文件分配唯一的版本號(hào)，記錄每次變更的內(nèi)容、時(shí)間、原因和實(shí)施人員，以及保留舊版本的副本以備查閱；應(yīng)急響應(yīng)：針對(duì)可能因成文信息更改而引發(fā)的緊急情況，組織應(yīng)制定應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃。該計(jì)劃應(yīng)明確應(yīng)急情況下的處理流程、責(zé)任分工及溝通機(jī)制，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地應(yīng)對(duì)；審核與監(jiān)督：定期對(duì)成文信息的更改控制程序進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保其有效性和合規(guī)性。審核應(yīng)關(guān)注變更申請(qǐng)的合理性、審批流程的嚴(yán)謹(jǐn)性、版本控制的準(zhǔn)確性以及分發(fā)與回收的及時(shí)性等方面。保留和處置：以避免對(duì)于過期成文信息的非預(yù)期使用。制定保留和處置決策：組織應(yīng)基于業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求及內(nèi)部管理政策，制定成文信息的保留、處理和銷毀決策。這些決策應(yīng)明確哪些信息需要長(zhǎng)期保留，哪些信息可以定期清理，以及具體的處理流程；了解保留策略：組織應(yīng)深入了解自身及相關(guān)方對(duì)成文信息保留的具體要求，確保所制定的保留策略與這些要求保持一致。限制過期信息累積：組織應(yīng)制定并實(shí)施策略，以限制過期或被替代的成文信息過度累積。這包括建立定期審查機(jī)制，識(shí)別并清理不再需要的文件，確保信息存儲(chǔ)空間的有效利用。確定保留時(shí)間限制：對(duì)于不同類型的成文信息，組織應(yīng)根據(jù)其重要性、法規(guī)要求及業(yè)務(wù)需要，確定合理的保留時(shí)間限制。高度詳細(xì)的成文信息可能需要更長(zhǎng)的保留期，以確?？勺匪菪院蛯徲?jì)要求。定期檢查與刪除：建立定期檢查機(jī)制，以識(shí)別并刪除不必要的成文信息副本。這包括識(shí)別重復(fù)的信息