協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度范文

協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度范文第一章總則

為確保協(xié)會(huì)內(nèi)部溝通順暢、決策高效，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于協(xié)會(huì)召開的各類會(huì)議，包括但不限于會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、專題會(huì)議等。

一、會(huì)議宗旨

1.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持公開、公平、公正原則，充分發(fā)揮集體智慧，提高決策效率。

2.會(huì)議旨在促進(jìn)協(xié)會(huì)內(nèi)部溝通，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，推動(dòng)協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作任務(wù)的落實(shí)。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：根據(jù)協(xié)會(huì)工作計(jì)劃，定期召開的會(huì)議，如會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)突發(fā)事件或特定議題，臨時(shí)召集的會(huì)議。

三、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、主持和總結(jié)。

2.與會(huì)人員：包括協(xié)會(huì)全體會(huì)員、理事會(huì)成員、特邀嘉賓等。

3.記錄人：由協(xié)會(huì)工作人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄和整理。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意接打電話或走動(dòng)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。

五、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，協(xié)會(huì)全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行。

本章內(nèi)容僅為協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度的一部分，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。協(xié)會(huì)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的需求。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)協(xié)會(huì)工作需要，提前確定會(huì)議主題和討論議題，并在會(huì)議通知中明確列出。

2.發(fā)送通知：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

3.準(zhǔn)備資料：會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，并在會(huì)前至少1個(gè)工作日分發(fā)給與會(huì)人員，以便提前了解議題背景和相關(guān)信息。

4.會(huì)議室安排：協(xié)會(huì)工作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、形式和設(shè)備需求，提前預(yù)訂合適的會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議討論：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)引導(dǎo)與會(huì)人員進(jìn)行討論，確保每個(gè)議題充分討論，形成共識(shí)。

4.暫停與休息：會(huì)議過程中，可根據(jù)實(shí)際情況安排短暫休息，以便與會(huì)人員整理思路，提高會(huì)議效率。

三、會(huì)議決策

1.表決：對(duì)于需要決策的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行表決，確保決策過程公開、公正。

2.記錄表決結(jié)果：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄表決結(jié)果，包括贊成、反對(duì)和棄權(quán)等情況。

3.形成決議：根據(jù)表決結(jié)果，會(huì)議主持人宣布形成決議，并對(duì)決議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要概括。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)與會(huì)人員的意見和建議給予回應(yīng)。

2.會(huì)議主持人布置會(huì)后工作任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議籌備、會(huì)議召開、會(huì)議決策和會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，旨在為協(xié)會(huì)會(huì)議的有序進(jìn)行提供指導(dǎo)。后續(xù)章節(jié)將進(jìn)一步介紹會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的書面記錄，是會(huì)議決策和任務(wù)分配的重要依據(jù)。為確保會(huì)議成果的有效落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并將初稿發(fā)送給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議主持人的意見進(jìn)行修改，形成最終版會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會(huì)人員。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、任務(wù)分配等內(nèi)容。

二、會(huì)議任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確分配的任務(wù)，應(yīng)指定具體責(zé)任人，并明確任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.責(zé)任人應(yīng)在接到任務(wù)后立即開始執(zhí)行，并定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議決策的跟蹤與評(píng)估

1.協(xié)會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的跟蹤評(píng)估機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

2.跟蹤評(píng)估應(yīng)包括決策執(zhí)行進(jìn)度、存在的問題和困難、改進(jìn)措施等。

3.每次會(huì)議決策的跟蹤評(píng)估結(jié)果應(yīng)在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)，以便全體與會(huì)人員了解決策落實(shí)情況。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照協(xié)會(huì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.協(xié)會(huì)成員如有需要查閱會(huì)議紀(jì)要，可向會(huì)議記錄人或指定負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)資料。

本章內(nèi)容主要圍繞會(huì)議紀(jì)要的整理、任務(wù)分配、決策跟蹤和紀(jì)要?dú)w檔等方面展開，旨在確保會(huì)議成果的落實(shí)。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)介紹會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以進(jìn)一步完善協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障協(xié)會(huì)會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，協(xié)會(huì)成員需提前向會(huì)議室管理人員提出預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息，以便管理人員安排合適的會(huì)議室。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則，管理人員需公平、公正地處理預(yù)訂請(qǐng)求。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行，確保座位安排合理、舒適。

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，包括音響、投影儀、白板等。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向管理人員報(bào)告，以便及時(shí)修復(fù)。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議開始前15分鐘，與會(huì)人員應(yīng)到達(dá)會(huì)議室，保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，遵守會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食或亂丟垃圾，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并通知管理人員進(jìn)行清理。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施正常，通道暢通。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和敏感信息。

3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密或敏感議題的會(huì)議，會(huì)議室管理人員應(yīng)采取措施，確保會(huì)議內(nèi)容不被外泄。

本章針對(duì)會(huì)議室預(yù)訂、布置與設(shè)備管理、使用規(guī)范及安全保密等方面制定管理規(guī)定，旨在為協(xié)會(huì)提供一個(gè)高效、安全、舒適的會(huì)議環(huán)境。后續(xù)章節(jié)將闡述附則等內(nèi)容，進(jìn)一步完善協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度。

第五章附則

為確保協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，協(xié)會(huì)全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、協(xié)會(huì)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)本管理制度進(jìn)行修訂和完善，修訂后的管理制度應(yīng)及時(shí)通知全體成員。

三、